水電水利勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理信息化

羅曉燕

（中國(guó)電建集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司 四川成都 610072）

水電水利勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理信息化

羅曉燕

（中國(guó)電建集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司 四川成都 610072）

水電水利勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)有著大量的地質(zhì)勘探基地、辦公用房以及住宅用房，因此加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案管理，有效提高它的利用率，是檔案管理工作的重點(diǎn)。結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，從建立健全房產(chǎn)檔案的信息化管理著手，探討建設(shè)水電水利勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理信息化的具體措施，供水電水利勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)的從業(yè)人員參考。

信息化建設(shè)；水電水利勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)；檔案管理

引言

加強(qiáng)水電水利勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)地質(zhì)勘探基地、辦公用房以及住宅用房的檔案管理，提高它的利用率，是檔案管理工作的重點(diǎn)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善及住房制度改革的逐漸深入，水電科技地檔案管理工作也漸漸步入正軌，但是屬于檔案管理范圍的房產(chǎn)檔案管理工作目前尚處于停頓滯后的階段。隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，利用信息化的管理手段對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，是提升房產(chǎn)檔案管理水平的重要途徑。

檔案是一種信息資源，而房產(chǎn)檔案作為檔案眾多門類之一，是房產(chǎn)權(quán)屬的登記管理工作中最真實(shí)的記載和最重要的依據(jù)。現(xiàn)今，在管理工作中計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被普遍應(yīng)用，如何把現(xiàn)代信息的處理技術(shù)和房產(chǎn)檔案管理工作相結(jié)合，有效提高房產(chǎn)檔案的利用效率和利用價(jià)值，依然成為目前最迫切等待解決的問(wèn)題。

1 檔案信息化的管理工作中存在的困難

1.1 重視不夠，檔案管理意識(shí)較落后

對(duì)檔案管理重視不足是目前影響建設(shè)房產(chǎn)的檔案管理信息化工作的首要問(wèn)題。多年以來(lái)，一直將房產(chǎn)的信息管理工作視為是水電水利勘測(cè)企業(yè)的一個(gè)副業(yè)，隸屬行政后勤的范疇，沒(méi)有引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。很多的管理人員對(duì)檔案管理信息化的重要性認(rèn)識(shí)不夠，許多的檔案資料長(zhǎng)期處于堆放狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，更加談不上利用。而部分人員不習(xí)慣從網(wǎng)上了解信息，無(wú)法接受網(wǎng)絡(luò)辦公形式，依然采用傳統(tǒng)的管理觀念及方法，習(xí)慣于用傳統(tǒng)手工操作的方式處理檔案信息。

1.2 管理方式陳舊，技術(shù)手段相對(duì)落后

目前，許多房產(chǎn)檔案管理部門在辦公自動(dòng)化方面仍停留在文字處理與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理上，無(wú)論是信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與應(yīng)用，還是對(duì)網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)知度及參與度都低于其他的部門。多數(shù)房產(chǎn)信息管理部門基本上采取是接收檔案、編冊(cè)立卷、儲(chǔ)藏入庫(kù)、查閱調(diào)卷、移交檔案等工作方式，檔案管理好似資源倉(cāng)庫(kù)。絕大部分管理介質(zhì)仍然是紙質(zhì)檔案，雖然已運(yùn)用光盤技術(shù)和機(jī)讀，但是十分有限，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)比現(xiàn)如今信息的傳輸技術(shù)要求相差很大，檔案部門的作用未能有效發(fā)揮出來(lái)。究其根本原因，就是員工對(duì)信息化管理沒(méi)有給予重視，簡(jiǎn)單認(rèn)為安裝了電腦等軟硬件便是信息化了。

1.3 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，網(wǎng)絡(luò)辦公難度相對(duì)較大

目前，檔案管理人員的專業(yè)水平差異比較大，而且缺乏相互協(xié)作的精神，采用網(wǎng)絡(luò)化方式辦公之后，部門之間需要互相提供信息，才能夠達(dá)到方便快捷的辦公目的，假如其中有一個(gè)部門沒(méi)有及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行更新，沒(méi)有專人進(jìn)行維護(hù)，就無(wú)法查閱到最新的資料。如果各個(gè)部門的信息化水差異較大，人員的素質(zhì)參差不齊，則很難達(dá)到信息的共享。

2 檔案管理信息化建設(shè)的措施

2.1 提高建設(shè)檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)

要想建立健全檔案的信息化管理，首先必須充分認(rèn)識(shí)加快房產(chǎn)檔案的管理信息化建設(shè)的意義。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的載體發(fā)生了變化，檔案的內(nèi)容也多樣化起來(lái)，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體以及縮微技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)管理模式和手段已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代要求。我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，以計(jì)算機(jī)以及檔案的管理軟件等這些管理應(yīng)用為主，有效利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、縮微機(jī)、甚至是互聯(lián)網(wǎng)等工具對(duì)檔案進(jìn)行檢索、存儲(chǔ)與管理，依然成為檔案管理手段發(fā)展的趨勢(shì)。房產(chǎn)檔案的信息化是當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的客觀要求，必須朝現(xiàn)代化方向發(fā)展，否則將無(wú)法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展要求。運(yùn)用現(xiàn)代的信息處理技術(shù)對(duì)房產(chǎn)的檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，必然可以很大提高檔案資源的利用效率，使房產(chǎn)的檔案管理在各個(gè)方面產(chǎn)生深刻的變化，促進(jìn)房產(chǎn)的檔案管理得以提高，最大程度發(fā)揮利用房產(chǎn)檔案的價(jià)值。

2.2 推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程

實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程是建設(shè)房產(chǎn)的檔案管理信息化的基礎(chǔ)及前提。想要建立健全數(shù)字房產(chǎn)檔案，需要利用技術(shù)手段，將重要的固化信息進(jìn)行數(shù)字化的加工與整理，并且把握好節(jié)點(diǎn)的有償訪問(wèn)。一般性的查詢、檢索，不管是傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)都可以進(jìn)行無(wú)償?shù)奶峁蔷W(wǎng)上的深入查詢或者是特殊的專題檢索、下載等應(yīng)當(dāng)變?yōu)橛袃數(shù)姆?wù)，特別是對(duì)于科技成果等還應(yīng)當(dāng)收取一定的成果轉(zhuǎn)讓費(fèi)。此外，關(guān)于檔案的開(kāi)放范圍以及權(quán)限問(wèn)題，需要設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)那些可以對(duì)外開(kāi)放的檔案，公眾可以在公共網(wǎng)上對(duì)信息進(jìn)行查詢、利用，而只能對(duì)內(nèi)部人員開(kāi)放的檔案，則只可以通過(guò)內(nèi)部的局域網(wǎng)進(jìn)行查詢利用。開(kāi)放數(shù)字房產(chǎn)信息檔案必然會(huì)進(jìn)一步提高房產(chǎn)檔案的教育、宣傳、服務(wù)以及經(jīng)營(yíng)功能。

2.3 完善檔案信息的歸集、檢索系統(tǒng)

為了能夠準(zhǔn)確全面地收集信息，要將房產(chǎn)的檔案信息系統(tǒng)同房產(chǎn)的交易系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，把房產(chǎn)交易過(guò)程當(dāng)中所產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)的信息自動(dòng)地歸入房產(chǎn)的檔案信息系統(tǒng)當(dāng)中，形成文本信息；另外，可以利用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等先進(jìn)的設(shè)備把相關(guān)資料以圖像信息的方式歸入到房產(chǎn)的信息檔案系統(tǒng)中去；原始的檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)入計(jì)算機(jī)以后，利用計(jì)算機(jī)中的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等強(qiáng)大的功能建立起準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)庫(kù)。因?yàn)榉慨a(chǎn)產(chǎn)權(quán)存在頻繁易動(dòng)的特征，房產(chǎn)的檔案更新速度非?？?。所以，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理、維護(hù)、更新方面要必須進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，以確保房產(chǎn)的檔案信息和房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)狀況同步變動(dòng)，這也是房產(chǎn)檔案信息管理工作的核心。房產(chǎn)交易的涉及面很廣，這就要求我們要建立起高效的檢索系統(tǒng)用以檢索房產(chǎn)的檔案信息。由于房屋租賃、房產(chǎn)交易、司法查封等的業(yè)務(wù)特點(diǎn)存在很大的不同，對(duì)房產(chǎn)的檔案信息的要求也不盡相同，所以必須建立起一個(gè)可以多角度檢索的系統(tǒng)。充分的利用好強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)檢索功能，將房屋的坐落、面積、產(chǎn)權(quán)人的姓名、交易的時(shí)間以及產(chǎn)權(quán)情況等等這些產(chǎn)權(quán)管理工作中的每一個(gè)要素都設(shè)置為檢索點(diǎn)，編制各種類型的檢索工具，形成手工與計(jì)算機(jī)檢索相互補(bǔ)的檔案檢索體系，實(shí)現(xiàn)萬(wàn)能檢索，為工作提供便捷的高效的查詢服務(wù)。

2.4 建立房產(chǎn)的檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)

房產(chǎn)的檔案信息不僅僅要能夠滿足產(chǎn)權(quán)人進(jìn)行產(chǎn)權(quán)交易的需要，并且還應(yīng)當(dāng)為職能部門進(jìn)行房產(chǎn)的宏觀調(diào)控提供有利科學(xué)的決策性依據(jù)。這便要求我們必須建立起一整套的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便于管理人員可以從多個(gè)角度對(duì)房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)以及產(chǎn)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析。通過(guò)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對(duì)整個(gè)房產(chǎn)市場(chǎng)的現(xiàn)狀以及發(fā)展態(tài)勢(shì)做出最為準(zhǔn)確的判斷；以便于有關(guān)職能部門可以及時(shí)運(yùn)用有關(guān)調(diào)控手段，使得房產(chǎn)的需求基本保持平衡、在結(jié)構(gòu)上基本科學(xué)合理，以達(dá)成科學(xué)決策，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)這一目的。

2.5 提高信息管理人員的綜合素質(zhì)

檔案的信息化管理的完善，要依靠掌握好現(xiàn)代化技術(shù)以及管理方法的檔案專業(yè)工作人員來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理工作人員不能滿足現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)正視自己組織能力、管理能力等方面的欠缺，及時(shí)主動(dòng)地提升加強(qiáng)自己的檔案學(xué)知識(shí)與相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)，切實(shí)做好依法治檔，使檔案信息得以科學(xué)利用和安全保管。要努力學(xué)習(xí)各級(jí)檔案的專業(yè)刊物以及業(yè)務(wù)文件，充分了解檔案管理工作的法律法規(guī)，貫徹落實(shí)相關(guān)檔案管理工作的新規(guī)定，切實(shí)執(zhí)行新規(guī)范，要密切關(guān)注國(guó)內(nèi)外檔案管理工作的發(fā)展態(tài)勢(shì)，借鑒先進(jìn)的技術(shù)與管理經(jīng)驗(yàn)，不斷提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理事業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，法制化，推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。將新的歸檔方法推廣并使用，設(shè)法減輕檔案管理工作的工作量以及勞動(dòng)的強(qiáng)度，有效提高工作的效率及工作的質(zhì)量，完成檔案管理工作的信息化現(xiàn)代化目標(biāo)，使我們不能回避的責(zé)任與義務(wù)。管理人員要學(xué)習(xí)并掌握新的技術(shù)，充分利用計(jì)算機(jī)的檔案管理軟件，對(duì)檔案的收集、儲(chǔ)存、查找、借閱以及統(tǒng)計(jì)等都實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息化的管理，為相關(guān)部門提供方及時(shí)、快捷、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理的信息化是先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段及管理方法與傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，是新形勢(shì)下房產(chǎn)事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理的技術(shù)手段對(duì)房產(chǎn)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，將極大提高檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。

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G270.7

A

1004-7344（2016）04-0032-02

2016-1-2

羅曉燕（1986-），女，本科，主要從事水電工程檔案管理等相關(guān)工作。