信息化的文書檔案歸檔管理

徐艷

（重慶市潼南區(qū)水務(wù)局 重慶潼南 402660）

信息化的文書檔案歸檔管理

徐艷

（重慶市潼南區(qū)水務(wù)局 重慶潼南 402660）

在信息化背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理制度難以跟單位發(fā)展的需求相滿足，因此，單位要善于利用信息技術(shù)，對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，使得文書檔案管理的水平以及效率得到進(jìn)一步的提高。基于此，本文主要信息化技術(shù)對(duì)文書檔案管理歸檔工作的影響、信息化環(huán)境下進(jìn)行文書檔案歸檔管理的基本現(xiàn)狀以及主要作用，并提出了創(chuàng)新文書檔案歸檔管理的主要措施，以供相關(guān)人員參考。

信息化；文書檔案；歸檔管理

1 引言

現(xiàn)代社會(huì)在發(fā)展過(guò)程中，檔案影像管理系統(tǒng)應(yīng)用的頻率越來(lái)越廣泛，而建立和管理文書檔案過(guò)程中專業(yè)化程度也越來(lái)越高，極大的提高了檔案管理和保存的工作效率。因此，加強(qiáng)對(duì)信息化背景下文書檔案歸檔管理的分析有著十分重要的意義。

2 信息化技術(shù)對(duì)文書檔案管理工作的影響

2.1 影響文件的生成以及歸檔內(nèi)容

電子文件由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”，這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別。電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性，歸檔時(shí)除了電子文件本身，還應(yīng)包括電子文件的讀取軟件、操作系統(tǒng)。歸檔載體不再限于紙質(zhì)文件，而應(yīng)包括計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤或光盤等存儲(chǔ)器。

2.2 影響檔案歸檔的內(nèi)容和方式

電子文件歸檔涉及電子文件生成、收集、積累、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)利用等方面要求。生成階段，要有科學(xué)規(guī)范的管理制度和嚴(yán)格有效的技術(shù)措施，以保證電子文件的完整性、原始性、真實(shí)性和有效性。整理階段，要有全過(guò)程監(jiān)控，以保證電子檔案管理工作的連續(xù)性。歸檔階段，要完善時(shí)間、內(nèi)容、范圍、相關(guān)人員（含授權(quán)人）、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要素，保證歸檔電子文件的質(zhì)量和可追溯性。在歸檔方式上，當(dāng)歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，要實(shí)行“雙軌制”歸檔，在內(nèi)容、描述及相關(guān)說(shuō)明上保持一致。

2.3 影響檔案的本質(zhì)屬性

原始?xì)v史記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，是檔案存在的最重要的特性，也是檔案區(qū)別于其他非檔案最主要的特點(diǎn)，而具有法律憑證的作用。電子文件生成、使用和借閱等都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，正本與副本的差異，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。要使電子文件具有法律憑證的作用，就必須增加其原始記錄性，如轉(zhuǎn)換為PDF格式，或刻錄在不可讀寫光盤上，確保其無(wú)法被修改。

3 檔案實(shí)行信息化管理的基本現(xiàn)狀

3.1 原稿存在著很多的不確定性

電子文件生成后輸出紙質(zhì)文件，作為底稿的電子文件反而被忽視，經(jīng)常因工作需要被增、刪、改等操作，由于時(shí)間跨度大，修改無(wú)授權(quán)，使電子文件面目全非，失去了原稿特性，甚至失去歸檔保存的意義。

3.2 不重視文書檔案歸檔管理

歸檔就是直接保存在原計(jì)算機(jī)，或刻錄在光盤、U盤等移動(dòng)存儲(chǔ)器，如果信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障或存儲(chǔ)器受損，電子文件安全完整性就無(wú)從保障。電子文件由于存儲(chǔ)方便，便捷經(jīng)濟(jì)，因此很多檔案工作者從不鑒別，一股腦地全部歸檔，泥沙俱下，使應(yīng)歸檔的檔案湮沒(méi)在大量的文件材料之中，利用困難。

3.3 文書檔案歸檔管理人員素質(zhì)較低

當(dāng)前檔案工作，要求工作人員專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)，計(jì)算機(jī)水平高，還要有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和工作軟件，但是，很多單位人員不重視檔案投入，硬件軟件配備無(wú)法達(dá)標(biāo)，致使工作還處于手工時(shí)代。

4 基于信息化環(huán)境下文書檔案管理工作的作用

4.1 提高文書檔案查閱與使用效率

文書檔案管理信息化后，文書檔案便可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行在線瀏覽，這在很大程度上提高了文書檔案的查閱與使用效率。信息使用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線了解相關(guān)信息，只需要輸入關(guān)鍵詞就可以快速查找到相關(guān)信息，省去了去檔案部門查閱的環(huán)節(jié)，有效提高了文書檔案查閱與使用的效率。此外，當(dāng)單位某部門工作人員需要查閱檔案信息時(shí)，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式需要消耗大量的時(shí)間，二信息化文書檔案管理可以快速地為其提供服務(wù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢，時(shí)間明顯減少。

4.2 提高文書檔案管理的工作效率

文書檔案是記錄單位工作活動(dòng)的重要資料，其中涉及了大量的人事、財(cái)務(wù)等檔案，對(duì)單位的發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用。文書檔案管理指的是將相關(guān)文檔、資料、音頻等統(tǒng)一收集整理并歸檔，方便查詢，因此，文書檔案管理工作非常復(fù)雜且對(duì)其完整性與準(zhǔn)確性有著較高的要求。信息化文書檔案管理能夠有效提高文書檔案管理的效率，省去了許多管理環(huán)節(jié)，同時(shí)也在一定程度上減輕了文書檔案管理人員的工作量。

4.3 有利于文書檔案現(xiàn)代化管理水平的提升

文書檔案管理作為行政管理的重要組成部分，通過(guò)加強(qiáng)文書檔案信息化管理水平，有利于文書檔案管理水平及建設(shè)質(zhì)量的全面提升。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，文書檔案工作應(yīng)充分的利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加快現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。作為文書檔案管理部門，更需要在管理工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步對(duì)信息化管理流程進(jìn)行規(guī)范和優(yōu)化，確保工作效率的大幅度提升。

4.4 加快了文書檔案開發(fā)效益的實(shí)現(xiàn)

文書檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，不僅有利于檔案資料原開發(fā)利用，而且加快促進(jìn)了文書檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)，為文書檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。而且在文書檔案管理信息化推進(jìn)過(guò)程中，有效的改變了檔案的利用方式，文書檔案公開度及利用效益都有了大幅度的提升，這為文書檔案職能轉(zhuǎn)變及更好的提供服務(wù)工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

5 創(chuàng)新信息化背景下文書檔案管理的途徑

5.1 提高對(duì)信息化管理理念的認(rèn)識(shí)

文書檔案管理信息化需要以先進(jìn)的信息化管理理念作為指導(dǎo)，充分利用信息技術(shù)，單位的主管領(lǐng)導(dǎo)需要提高對(duì)文書檔案管理的重視程度，使信息化文書檔案管理理念可以深入到管理人員中，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，改善傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，樹立信息化的檔案管理理念，并制定統(tǒng)一的文書檔案管理制度，將文書檔案管理信息化落實(shí)到實(shí)處。文書檔案管理部門需要有計(jì)劃地開展文書檔案信息化管理工作，加大人力與基礎(chǔ)設(shè)施的投入，使現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備可以滲入到文書檔案管理工作中，這樣可以有效加強(qiáng)人機(jī)交互，簡(jiǎn)化文書檔案管理中流程，通過(guò)信息化軟件，可以實(shí)現(xiàn)文書檔案的收集、整理、分類歸檔數(shù)字化與高效率，這對(duì)于文書檔案管理具有重要意義。

5.2 建立科學(xué)規(guī)范有效的檔案管理信息平臺(tái)

實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須要有科學(xué)的管理平臺(tái)作保障。檔案信息化的核心是電子文件的管理，檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)包括以下四個(gè)系統(tǒng)：①建立文書檔案歸檔系統(tǒng)，主要處理電子文件的收集、整理、歸檔等工作。②建立電子文件檢查審核系統(tǒng)，要保證電子公文法律效力，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期檢查，確保文本真實(shí)有效。③建立文書檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能建立文書檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)信息進(jìn)行編目、歸類、儲(chǔ)存，便于查找利用。對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)，實(shí)行多種形式的存儲(chǔ)。④建立文書檔案保密系統(tǒng)，制定檔案保密制度，設(shè)置檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限，安裝高級(jí)別的防火墻，庫(kù)房等重要場(chǎng)所強(qiáng)化防磁設(shè)施。

5.3 文書檔案管理自動(dòng)化

信息化背景下信息技術(shù)快速發(fā)展，也促進(jìn)了檔案管理的信息化進(jìn)程，為了加強(qiáng)信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，在構(gòu)建文書檔案信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還需要積極推進(jìn)信息化管理在文書檔案管理中的應(yīng)用，促使文書檔案管理自動(dòng)化。文書檔案管理的信息錄入需要使用同一的專業(yè)用語(yǔ)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣更有利于檔案信息的規(guī)范管理。同時(shí)，各單位還需要建立自己的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，規(guī)范數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出，使文書檔案可以通過(guò)相關(guān)軟件自動(dòng)進(jìn)行收集、整理、歸納與查詢等。為保證檔案信息的安全性，需要進(jìn)一步完善檔案管理體系，加強(qiáng)文書檔案電子信息的監(jiān)管，確保文書檔案信息的安全性，促進(jìn)文書檔案管理的自動(dòng)化。

5.4 提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在信息化背景下，文書檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越普遍，這就對(duì)文書檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求，為保證文書檔案管理的準(zhǔn)確性與效率，需要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員需要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，熟練掌握相關(guān)的信息技術(shù)，能夠?qū)n案的關(guān)鍵信息進(jìn)行抽取，使檔案信息得到更為充分的利用。各單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，使其更好地解決檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，提高文書檔案管理水平。

6 結(jié)語(yǔ)

總而言之，實(shí)行對(duì)文書檔案的信息化管理，能夠滿足人們的需求的同時(shí)，有效提高文書檔案的現(xiàn)代化以及信息化水平，以便跟時(shí)代發(fā)展的需求相滿足，為人們提供更為優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，促進(jìn)文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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G275.2

A

1004-7344（2016）36-0003-02

2016-11-5

徐 艷（1978-），女，重慶潼南人，水利管理工程師，檔案館員，本科，主要從事水利管理方面工作。