網絡環(huán)境下檔案管理模式的探討

楊曉光齊齊哈爾市第一醫(yī)院

網絡環(huán)境下檔案管理模式的探討

楊曉光
齊齊哈爾市第一醫(yī)院

在當前網絡時代，網絡技術在各行各業(yè)中廣泛應用，檔案管理工作也加快了網絡化建設的進程。利用網絡技術來完成檔案的生成、采集、歸檔和管理等工作，檔案載體從紙質轉變?yōu)殡娮訖n案形式。但在網絡環(huán)境下，由于網絡的開放性和傳播的快速性等特點給檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。電子檔案的生成物對傳統(tǒng)檔案管理模式帶來了較大的影響，因此對網絡環(huán)境下檔案管理模式進行分析，從而更好的將電子檔案的優(yōu)勢發(fā)揮出來，使其能夠為社會發(fā)展更好地服務。

網絡環(huán)境；檔案；管理模式；電子檔案

一、網絡環(huán)境下檔案管理模式概述

在網絡環(huán)境下，電子檔案得以產生，其作為當前檔案的重要載體及檔案管理的重要組成部分，需要對電子檔案管理工作中建立完善的檔案信息系統(tǒng)。將大量分散的檔案信息進行收集和加工，同時建立搜索引擎和檢索體系，為檔案需求者隨時查閱和傳送檔案信息提供便利。在當前檔案工作中，還是先有紙質文件，然后再針對具體的需要來進行數(shù)字化轉化。另外，由于受制于長期以來形成的閱讀習慣，也會將電子文件轉換為紙質文件，即當前檔案管理工作中，電子檔案和紙質檔案處于共存的模式，二者之間相互依存、各自發(fā)展和完善。但隨著信息形態(tài)多樣化的發(fā)展，信息傳遞更為高速和便捷，這也使部分電子文件受制于格式、基數(shù)、字數(shù)等限制無法轉換為標準的紙質檔案。當前各種音頻、視頻等的運用也給紙質記錄帶來了較大的難度，因此以數(shù)字形態(tài)生存的文件無論是種類還是數(shù)量都越來越多，而且越來越復雜，這就需要實現(xiàn)紙質載體和電子載體檔案管理工作的互融，需要建立檔案信息管理系統(tǒng)，使其與紙質檔案保持同步，同時還要增加檢索目錄的數(shù)據模塊分析統(tǒng)計，針對具體的需求來決定是否將檔案信息轉化為電子檔案，充分地發(fā)揮紙質檔案和電子檔案各自優(yōu)勢，實現(xiàn)二者的協(xié)調管理。

二、網絡環(huán)境下我國檔案管理模式的轉變

在當前網絡環(huán)境下，計算機技術和網絡技術開始廣泛的應用于檔案管理工作中，大量電子檔案產生，這使傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越無法適應當前信息發(fā)展和傳播的需求，檔案管理工作需要加快向信息化管理轉變，以便于更好地適應網絡時代的發(fā)展需求。

（一）由人工管理向計算機管理轉變

當前在檔案管理工作中廣泛的應用計算機技術，利用計算機來對檔案信息資源進行管理，不僅有效地代替了人力，而且對檔案管理效率的提高起到了積極的促進作用。

（二）由檔案管理向檔案信息管理拓展

在網絡環(huán)境下，檔案管理加快了向檔案信息管理的轉變，可以說檔案管理和檔案信息管理作為檔案工作的兩個不同階段。檔案管理為檔案信息管理的實現(xiàn)奠定了良好的基礎，檔案信息管理作為檔案管理的深度拓展。充分地利用現(xiàn)代技術來對檔案進行信息管理，實現(xiàn)檔案管理工作自動化和網絡化。同時利用網絡優(yōu)勢來對檔案信息進行收集、整理和利用，實現(xiàn)了無紙化辦公。

（三）檔案一體化管理和資源共享得以實現(xiàn)

在網絡化環(huán)境下，計算機技術廣泛地應用于檔案管理工作中，檔案信息資源以數(shù)字化形式進行存儲，并利用網絡來進行傳輸，特別是檔案領域內區(qū)域性網絡的建立及檔案檢索系統(tǒng)的不斷完善，有效地實現(xiàn)了檔案資源的共享，并加快推進了檔案一體化管理目標的實現(xiàn)。

三、網絡環(huán)境下加強檔案信息管理的途徑

（一）增加信息服務的意識

傳統(tǒng)的信息管理方式已越來越不能滿足人們的需要，社會和公眾需要更加先進的信息收集渠道和接收方式，這就要求檔案部門一定要增加服務社會公眾的意識，及時迅速地轉變思想，增強服務意識，不斷完善檔案信息化管理工作，使得檔案信息化水平快速提高。

（二）維護檔案信息的網絡安全

在網絡環(huán)境下，人們對檔案信息的利用更為便捷，但由于網絡的開放性特點也給檔案信息的安全帶來較大的威脅。這就需要檔案管理部門做好檔案信息安全防護工作。首先，需要加快構建安全的電子檔案數(shù)據庫，利用現(xiàn)代化技術來對檔案進行歸類保密管理。建立完善的電子檔案數(shù)據庫，對于需要高等級保密的檔案資料，需要定期對檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓，明確其工作職責和操作規(guī)范，合理對操作權限進行分配，確保檔案收集、整理和傳輸?shù)囊?guī)范性。其次，要制定嚴格的安全管理制度，加強對檔案信息資源的安全管理，將檔案信息進行內部、外部分別管理，針對檔案信息的保密級別來進行適當?shù)墓_和發(fā)布，確保檔案信息共享，同時不會有泄密情況發(fā)生。另外，還要加強軟硬件設施的配備，利用先進的技術來有效地防范病毒、黑客對系統(tǒng)的入侵，做好設備和系統(tǒng)的維護和監(jiān)控工作，有效地保障檔案信息的安全。

（三）創(chuàng)新檔案管理方式

在管理方式上，要實現(xiàn)管理程序文件化、科學化和現(xiàn)代化，加強電子檔案的統(tǒng)一管理，發(fā)揮檔案管理者的主觀能動性。檔案管理人員要最大限度地發(fā)揮檔案功能，縱向和橫向，多元化的進行資源整合。配合上級主管部門，建立電子檔案數(shù)據庫和信息監(jiān)控，設置權限瀏覽，在提供便捷工作方式的同時，做到上下共享資源。

（四）加快傳統(tǒng)檔案向數(shù)字化的轉換

在當前網絡環(huán)境下，在檔案管理工作中，需要正確處理傳統(tǒng)檔案與電子檔案之間的關系，特別是當前網絡檔案信息來源于網絡系統(tǒng)自動生成的電子文件，同時還有傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉換而來的信息，因此在檔案管理工作中，需要加快將傳統(tǒng)檔案資源向數(shù)字化方向進行轉換，有效地提高檔案的使用效率。

（五）改進人才培養(yǎng)模式向創(chuàng)新型轉變

在原有的人才培養(yǎng)模式基礎上拓展新方法，提高工作人員綜合素質，加強管理人員的規(guī)范化教育和創(chuàng)新思維模式培訓。在日常工作中發(fā)現(xiàn)問題，并針對問題不斷提高自身的操作能力，更好地適應電子信息管理模式，發(fā)揮檔案電子管理的優(yōu)勢。

四、結束語

在網絡環(huán)境下，檔案工作在實踐和發(fā)展過程中衍生了更多的新事物，這對檔案工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。因此，需要檔案工作者要加快自身觀念的轉變，充分地運用現(xiàn)代化的技術來加快推動檔案信息管理，使檔案在網絡環(huán)境下更好地發(fā)揮其重要作用。

[1]孫慧.淺談網絡環(huán)境下電子檔案的安全問題[J].黑龍江檔案，2011（1）.

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