文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

周家靈

（廣西水文地質(zhì)工程地質(zhì)隊(duì) 廣西柳州 545006）

文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

周家靈

（廣西水文地質(zhì)工程地質(zhì)隊(duì) 廣西柳州 545006）

對(duì)于企業(yè)以及其他組織的管理工作而言，文書檔案能夠提供非常關(guān)鍵的信息，對(duì)于企業(yè)及其他組織來(lái)說(shuō)，是非常重要的。因此，只有加強(qiáng)對(duì)文書的管理，促使管理方式科學(xué)到位，才能夠協(xié)助組織處理好各項(xiàng)工作，促進(jìn)組織的發(fā)展，提高實(shí)際的辦事效率，尤其是在新的形式下，隨著信息技術(shù)的不斷加強(qiáng)，探索新形勢(shì)下，加強(qiáng)對(duì)文書檔案的現(xiàn)代化管理策略更顯得尤為重要。

文書檔案；現(xiàn)代化；管理

引言

伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展與進(jìn)步，創(chuàng)建完整和健全的檔案管理制度，提高文書工作者的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化文書人員檔案意識(shí)，提高文書工作者的綜合素質(zhì)，提升檔案管理水平是現(xiàn)代檔案管理工作的必然趨勢(shì)。當(dāng)前。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)口新月異的發(fā)展和普及應(yīng)用，大部分企業(yè)的文書檔案管理都實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理和利用，取代了部分手工勞動(dòng)，減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)又提高了工作效率，使文書檔案管理能夠適應(yīng)不斷發(fā)展的新趨勢(shì)。本文以建立文書檔案現(xiàn)代化管理策略為研究目的，對(duì)創(chuàng)新當(dāng)前文書檔案管理模式提出幾點(diǎn)建議。

1 目前文書檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 辦公室文書檔案管理工作重視度不夠

大部分企業(yè)，及一些組織單位，雖然在工作規(guī)劃中，規(guī)劃了文書檔案管理工作，但是在實(shí)際操作中卻并不認(rèn)真落實(shí)，究其原因，是對(duì)文書檔案管理工作認(rèn)知程度不夠。受傳統(tǒng)管理理念的栓桔，部分企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)僅僅把辦公室文書檔案管理作為一種可有可無(wú)的輔助手段，認(rèn)為只需對(duì)單位日常工作活動(dòng)進(jìn)行簡(jiǎn)單記錄、收集，以備不時(shí)之需，沒有意識(shí)到文書檔案對(duì)于單位工作的審計(jì)輔助功能和對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展的引導(dǎo)作用。從而導(dǎo)致整個(gè)單位對(duì)于文書檔案管理工作重視程度低，工作人員在文書管理過(guò)程中對(duì)自身的工作職責(zé)認(rèn)知不到位，又缺乏系統(tǒng)的理論指導(dǎo)，很難高效科學(xué)地工作，文書檔案管理的滯后現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

1.2 文書檔案資料規(guī)范化不足

根據(jù)上文所敘述的，文書檔案管理是一項(xiàng)非常繁瑣和復(fù)雜的工作，并不是簡(jiǎn)單的記錄數(shù)據(jù)、整理資料，而是有著對(duì)文書資料進(jìn)行整合以期提供借鑒價(jià)值的內(nèi)在需求，要以科學(xué)的理論為指導(dǎo)，講究適宜手段的運(yùn)用。在現(xiàn)有的文書檔案整理工作中，材料混雜、散亂的現(xiàn)象屢見不鮮，部分文書檔案雖然裝訂成冊(cè)，但是沒有條理，格式未能統(tǒng)一，致使文書檔案之問(wèn)難以區(qū)分，給查閱人員帶來(lái)了極大困難，不利于文書檔案功效的發(fā)揮。

1.3 檔案現(xiàn)代化管理人才水平不高

伴隨著文書檔案管理工作日益重要，因此一定要認(rèn)識(shí)到，專業(yè)和先進(jìn)的人才是進(jìn)行文本檔案現(xiàn)代化管理革新的關(guān)鍵。當(dāng)前我國(guó)的檔案管理專業(yè)人才的素質(zhì)普遍較低，行業(yè)內(nèi)難以找到與國(guó)際文檔管理體系相適應(yīng)的高端人才。這種人才缺乏及素質(zhì)低下的情況可以從政府，企事業(yè)單位等多個(gè)行業(yè)體現(xiàn)出來(lái)。①政府的文本檔案管理人員大多年齡較大，在日常工作中容易用舊的操作習(xí)慣進(jìn)行文檔管理，難以學(xué)習(xí)新的知識(shí)和管理方法，僅停留在收發(fā)整理的階段，難有創(chuàng)新。②在企事業(yè)單位也存在同樣的問(wèn)題。企業(yè)應(yīng)對(duì)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)反映較敏捷，但是由于資金及技術(shù)上的缺乏，使得企業(yè)往往選擇繼續(xù)使用原有的文本檔案管理辦法，少有革新，不利于適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求。

2 文書檔案現(xiàn)代化管理的策略

2.1 加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)知程度

讓領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)于文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)是企業(yè)或者組織工作的基礎(chǔ)，文書檔案管理工作在領(lǐng)導(dǎo)階層的支持系，可以獲得更為完備的基礎(chǔ)設(shè)施和人員配置，便于提高管理效率和管理水平。很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案管理不夠重視的原因不僅來(lái)自于自身的意識(shí)缺失，還可能是由于檔案管理人員對(duì)工作的不重視，形成的檔案資料并為體現(xiàn)出良好的指導(dǎo)意義和實(shí)用價(jià)值，從而形成了文書檔案管理失效的惡性循環(huán)。為此，文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)從自身做起，做好檔案的宣傳匯報(bào)工作，做好包括《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》等檔案相關(guān)政策法規(guī)的傳達(dá)工作，讓領(lǐng)導(dǎo)深入的認(rèn)識(shí)到文書檔案的重要和必要性，匯報(bào)方式應(yīng)盡量多樣化，避免單一形式的低說(shuō)服力，積極主動(dòng)的爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)和職工對(duì)文書檔案工作的理解和支持，進(jìn)而推動(dòng)文書檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。

2.2 加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)以實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化

伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，當(dāng)前文書檔案管理工作一定要加強(qiáng)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，以促進(jìn)現(xiàn)代化管理的規(guī)范化。文書檔案人員要嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文，結(jié)合工作實(shí)際，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理、歸檔統(tǒng)計(jì)、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀七位一體的管理方式。同時(shí)，還要加強(qiáng)文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)科技管理模式，加強(qiáng)科技對(duì)文書檔案管理的支撐，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理的硬件和軟件技術(shù)建設(shè)，加強(qiáng)文書檔案在全球化網(wǎng)絡(luò)資源中的整介。總之，加強(qiáng)現(xiàn)代化文書檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化，是文書檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。

2.3 增強(qiáng)檔案團(tuán)隊(duì)的力量以提升檔案工作者的整體素養(yǎng)

只有擁有素質(zhì)更高的檔案團(tuán)隊(duì)才能在檔案管理中不斷進(jìn)步和發(fā)展，所以團(tuán)隊(duì)中文化水平各不相同，團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部力量不夠穩(wěn)固。所以要建立一個(gè)精通業(yè)務(wù)、管理規(guī)范、風(fēng)氣端正以及服務(wù)質(zhì)量好的檔案團(tuán)隊(duì)。加入競(jìng)爭(zhēng)的要素，實(shí)施優(yōu)勝劣汰、舉賢任能、唯才是舉的管理機(jī)制。檔案管理的人才是具有知識(shí)和管理的雙而人才，正因?yàn)槠湫畔⒌膬?nèi)容和檔案工作的專業(yè)技能說(shuō)明了檔案工作是知識(shí)性的腦力勞動(dòng)?，F(xiàn)在，對(duì)于檔案工作的現(xiàn)代管理方法是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，也就是所謂的檔案計(jì)算機(jī)管理。所以每個(gè)檔案工作者需要盡快地適應(yīng)現(xiàn)在的社會(huì)，學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)去處理檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題，否則很容易被社會(huì)所淘汰。因此要求檔案人員有現(xiàn)代技術(shù)作為支撐，擁有大量的電子知識(shí)，對(duì)于現(xiàn)代辦公軟件的使用和制作等方面的知識(shí)。

3 結(jié)束語(yǔ)

本文結(jié)合文書檔案管理中的問(wèn)題，提出了文書檔案現(xiàn)代化管理策略，具體包拓寬信息資源共享空間括：加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)知程度，加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)以實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化，增強(qiáng)檔案團(tuán)隊(duì)的力量以提升檔案工作者的整體素養(yǎng)。

[1]李 蚌.優(yōu)化文書檔案管理工作之我見[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（09）.

[2]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011（20）.

[3]陳 亮.淺析文書檔案的信息化管理[J].中國(guó)管理信息化，2011（13）.

[4]賀燕南.文書檔案的現(xiàn)代化管理策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（01）.

G275.2

A

1004-7344（2016）14-0007-01

2016-4-28

周家靈（1971-），女，廣西靈山人，助理館員，大學(xué)本科，主要從事檔案管理方面的工作。