基于電子文件歸檔與移交體系的構(gòu)建研究

曾波

（國網(wǎng)陜西省電力公司商洛供電公司 陜西商洛 726000）

基于電子文件歸檔與移交體系的構(gòu)建研究

曾波

（國網(wǎng)陜西省電力公司商洛供電公司 陜西商洛 726000）

本文主要研究了電力行業(yè)中電子文件資料在歸檔與移交過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)以及具體改進(jìn)的辦法，同時還探討了電子文件資料歸檔與移交系統(tǒng)在具體建立過程中其相關(guān)要求有哪些，在結(jié)合體系、構(gòu)造要點(diǎn)的基礎(chǔ)上，將電力企業(yè)電子文件歸檔及移交系統(tǒng)的有效方法進(jìn)行了有針對性的探討。

歸檔；電力企業(yè)；安全性；可靠性

為了進(jìn)一步加強(qiáng)電力企業(yè)檔案維護(hù)管理由傳統(tǒng)的手工整理向著數(shù)字化的管理方式轉(zhuǎn)變，進(jìn)而促進(jìn)電力企業(yè)檔案整理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的發(fā)展與進(jìn)步，本文將具體分析并努力證實(shí)電子文件資料歸檔與移交系統(tǒng)成功有效構(gòu)建的可實(shí)施性，并結(jié)合系統(tǒng)構(gòu)建的相關(guān)重點(diǎn)，為建立完善的電子文件資料歸檔與移交系統(tǒng)提出了科學(xué)的建議。

1 電子文件資料歸檔與移交系統(tǒng)的構(gòu)建相關(guān)要求

電子文件資料歸檔與移交系統(tǒng)的構(gòu)建應(yīng)該以電力企業(yè)部門或單位在日?；顒又锌偨Y(jié)出來的具有在日后工作中能服務(wù)于電力企業(yè)的電子文件資料的歸檔為主要原則，且電力企業(yè)的電子文件歸檔與移交人員一定要盡職盡責(zé)的保證電子數(shù)據(jù)和有關(guān)電子文檔的嚴(yán)謹(jǐn)性以及確保歸檔與移交的電力企業(yè)電子文件具有較強(qiáng)的事實(shí)依據(jù)。此外，電子文件資料的歸檔與移交系統(tǒng)構(gòu)建還應(yīng)遵守業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)方面的電子文檔資料歸檔及移交的整個過程管理與文檔一體化的方式，進(jìn)而在確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完整的同時，保證其安全性較高。有了這些基本的電力企業(yè)電子文件的歸檔與移交的準(zhǔn)則，那么就需要對其作出相關(guān)的要求，以便實(shí)現(xiàn)電子文件在電力企業(yè)中存在的意義與作用。首先，電力企業(yè)的電子文件資料管理人員要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，因其需要將文件資料的真實(shí)可靠性進(jìn)行有效的辨別，不能出現(xiàn)常識性的錯誤。再將電子文件資料及時轉(zhuǎn)交給檔案保管機(jī)構(gòu)，并由檔案保管機(jī)構(gòu)對電子文件集中保管。如果不能在脫機(jī)環(huán)境中移交電子文件資料給檔案保管的機(jī)構(gòu)，那么就務(wù)必先對電腦進(jìn)行殺毒處理，在確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全的情況下再進(jìn)行移交的工作。

2 電子文件歸檔體系與移交體系的構(gòu)建關(guān)鍵點(diǎn)

（1）歸檔體系構(gòu)建關(guān)鍵點(diǎn)。①電力企業(yè)電子文件資料的鑒定方面：鑒定在上文中也提到過，即對電力企業(yè)電子文件資料的真實(shí)與可靠性進(jìn)行鑒定，也要對其完整性與有效性做全面鑒定。電力企業(yè)電子文件檔案管理人員完成鑒定工作之后還要將其移交給檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行二次鑒定。如果在電力企業(yè)檔案內(nèi)部的管理人員鑒定過程中發(fā)現(xiàn)文件資料有不同的問題出現(xiàn)，那么就應(yīng)該將其返回給資料供應(yīng)的對應(yīng)部門，讓該部門將資料進(jìn)行整理與核實(shí)之后重新上交電力企業(yè)檔案管理人員手中。在檔案管理機(jī)構(gòu)鑒定通過后，確定電子文件的機(jī)密等級以及歸檔范圍和保存期限。在歸檔范圍上面，應(yīng)該將原文件資料的背景信息與原數(shù)據(jù)并入其中，并以我國檔案的歸檔規(guī)定進(jìn)一步去確保電子文件資料的歸檔范圍。電子文件的保管時限是一定要做出科學(xué)規(guī)劃的。電子文件的保管時限是文件歸檔中的關(guān)鍵工作。在規(guī)劃電子文件的保管時限時，參照的依據(jù)也沒有電子文件自身的明確規(guī)定，一般是默認(rèn)與其對應(yīng)的紙質(zhì)文件資料的管理時限的長短做出相關(guān)的參考；②檢測及歸檔。在進(jìn)行電子文件資料的歸檔與移交時，應(yīng)該對所構(gòu)成或采集到的電子文件資料的工作內(nèi)容做全面的檢驗(yàn)。此外，還應(yīng)對支持儲存、分類或轉(zhuǎn)交電子文件的硬件安全進(jìn)行檢測。檢查軟件的過程中要注意檢查其質(zhì)量以及檢查軟件的性能，并且也要確保其安全可靠。然后再進(jìn)行電子文件資料的進(jìn)一步歸檔事項(xiàng)。在歸檔時，需要用鑒定標(biāo)識作為根據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的歸檔事項(xiàng)。在對當(dāng)前即正在進(jìn)行的文件進(jìn)行邏輯歸檔還不夠，物理歸檔在后期的工作中也要按時進(jìn)行。

（2）移交系統(tǒng)構(gòu)建關(guān)鍵點(diǎn)。①電子文件的轉(zhuǎn)交與接受檢查。檢查各個部門單位提供的檔案資料是非常有必要的，具體檢測的內(nèi)容包含載體是否存有傷痕，且是否干凈，還要檢查并查殺電子文件資料中的病毒，若沒有病毒，就要檢查其具體內(nèi)容是否具有真實(shí)性的特點(diǎn)。②移交手續(xù)。在檔案資料接收部門對所接到的電子文件檢驗(yàn)合格后，應(yīng)及時補(bǔ)寫《歸檔電子文件資料的驗(yàn)收、檢驗(yàn)記錄表》一式兩份然后簽字蓋章，兩份中有一份是要給檔案管理機(jī)構(gòu)做儲存的，還有一份就要留給檔案提供的部門自己可作留檔與備份。

3 建立完善的電子文件歸檔及移交體系的措施

3.1 避免與其它文件共用一個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

相對于紙質(zhì)文件來說，電子文件具有其極大的優(yōu)越性能，比如在保存方面，只要加以妥善保管，電子文件就具備永久保管的性能，而紙質(zhì)文件的保存時間就相對較短，但是電子文件也有其不安全的因素，隨著科技也越來越發(fā)達(dá)，網(wǎng)絡(luò)病毒也就越來越猖狂，那么電子文件處于共用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中就容易遭遇病毒的侵害，影響電子文件的安全，因此，必須要將電力企業(yè)的電子文件放置于一個獨(dú)立的安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，才能避免共用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)里面其它不相關(guān)文件自身隱藏的病毒入侵電力企業(yè)重要的電子文件的歸檔和移交過程中。

3.2 在斷網(wǎng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行電力企業(yè)電子文件的保存工作

由于網(wǎng)絡(luò)是一個豐富的、未知的、有潛在危險(xiǎn)性的一個大的環(huán)境，那么，電力企業(yè)很多重要的電子文件要規(guī)避網(wǎng)絡(luò)環(huán)境這個較大的風(fēng)險(xiǎn)來源，就必須要在存檔的過程中將網(wǎng)絡(luò)斷開，讓將計(jì)算機(jī)病毒無機(jī)可乘，這樣，就可對電力企業(yè)電子文件歸檔自由安全、放心地進(jìn)行操作了。同時，在自由操作的過程中也一定要嚴(yán)謹(jǐn)行事，電子文件檔案方面的管理人員必須確保電力企業(yè)電子文件原文件的真實(shí)性被保存進(jìn)來，還要將其進(jìn)行整體、完整的歸檔，切不可漏掉重要電子文件相關(guān)內(nèi)容，否則，電力企業(yè)有需要的人員在查閱資料時可能碰到不完整的信息，也可能會導(dǎo)致查閱信息的人員遇到虛假的信息，這樣的檔案歸檔后會給整個電力企業(yè)帶來巨大的損失，使電子文件歸檔的可靠性與嚴(yán)謹(jǐn)性大大降低。

3.3 建立完善的電子文件資料歸檔管理的質(zhì)量系統(tǒng)

①確保電子文件具有真實(shí)性。檔案部門的工作是有一定難度的，因?yàn)闄n案部門必須要將檔案接收與傳輸?shù)娜窟^程做記錄，只有這樣，它才具備將檔案還原與修復(fù)的功能，從而有效的確保檔案資料的真實(shí)性。②保證電子文件資料的完整性。要將電力企業(yè)電子文件的歸檔過程中與紙質(zhì)文件對照著進(jìn)行，只有時刻與紙質(zhì)文件的內(nèi)容，時間甚至格式保持一致，才可保證電子文件資料不缺損。③保證電子文件具有有效性。a.重要文件要予以高度重視。對于電力企業(yè)電子文件中的機(jī)密性的文件以及其它的重要文件一定要進(jìn)行嚴(yán)格審核，并且還要檢查其保存的時間是否具有較長的時限。b.文件轉(zhuǎn)移的匹配性。文件轉(zhuǎn)移的匹配性是指脫機(jī)載體始終存在一個持續(xù)的更新與升級的過程，那么保存的的資料也應(yīng)產(chǎn)生相應(yīng)遷移，那么檔案部門就能夠快速的調(diào)用轉(zhuǎn)移到脫機(jī)載體里面的電子文件，那么，電力企業(yè)電子文件的可靠性就得到了相應(yīng)的保證。④保證電子文件資料的安全性。保證電子文件安全性做法有：國家計(jì)地方在檔案管理方面已經(jīng)做出了較為人性化的相關(guān)規(guī)定，電子文件資料保存了一年以上的必須在本年度的中旬向檔案機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)交歸檔，這樣就能避免檔案丟失與損壞的麻煩，確保其安全性。

4 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時代信息化的社會中，建立完善的電力企業(yè)電子文件資料歸檔與移交系統(tǒng)在以方面可以將電力企業(yè)電子文件資料的原文件進(jìn)行真實(shí)可靠，完整規(guī)范的保存，還可以增加電力企業(yè)電子文件歸檔與后期的定期維護(hù)工作操作的規(guī)范性。

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1004-7344（2016）14-0025-02

2016-4-26

曾波（1966-），女，助理館員，大專，主要從事文書、音像檔案管理工作。