新時(shí)期科技檔案管理存在的問題及對策

戴學(xué)華

（山東鄒城經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管委會 山東鄒城 273500）

新時(shí)期科技檔案管理存在的問題及對策

戴學(xué)華

（山東鄒城經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管委會 山東鄒城 273500）

科研機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的企業(yè)檔案是其在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營與管理活動過程中形成并積累的對當(dāng)前與未來具有重要參考價(jià)值與借鑒作用的信息記錄。本文就針對科技檔案管理過程中的問題展開了探討。

科技檔案管理；問題；對策

1 前言

科技檔案作為檔案的一大門類，是社會組織在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的圖紙、文字材料、錄音、錄像、磁盤、光盤等，是有保存價(jià)值的科技文件，對指導(dǎo)科技生產(chǎn)建設(shè)起著非常重要的作用。

2 當(dāng)前科技檔案管理中存在的問題

2.1 科研人員檔案意識不強(qiáng)

部分科研人員歸檔意識薄弱，對檔案重要性認(rèn)識不足，缺乏歸檔自覺性、主動性，檔案人員不主動催要往往延期歸檔；有些科研人員為了自己工作方便而不愿將開會帶回或自己收到的文件歸檔；還有些人對檔案管理者不信任，認(rèn)為在科研過程中取得的成果屬于私有財(cái)產(chǎn)，歸檔后就會成為公有財(cái)產(chǎn)，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

從目前來看，在各單位的檔案管理部門，非檔案專業(yè)的人員比例較大，檔案、信息處理復(fù)合型人才更是少之又少。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，這嚴(yán)重阻礙了先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。這樣一來，即使引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，也不能充分發(fā)揮設(shè)備的作用，更談不上檔案信息化了。這就使得檔案管理人員的自身素質(zhì)成為制約檔案管理現(xiàn)代化的重要因素。

2.3 檔案管理硬件設(shè)施不全

一般而言，檔案庫房應(yīng)滿足以下條件：配備相應(yīng)的控制溫濕度的機(jī)器，使溫度保持14～20℃，濕度保持在50～65%之間；具備防光保存條件，日常防蟲等手段；做到庫房、閱覽室、辦公室“三分開”。但目前很多單位的檔案硬件達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，有的甚至不具備最基本的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等檔案保管要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。

2.4 檔案管理信息化程度不高

許多科研單位仍以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔的管理模式，能電子化的檔案僅僅局限于目錄明細(xì)等，真正日常科研生產(chǎn)利用率高的檔案文件還是紙質(zhì)保存，不利于日常利用。此外，由于檔案管理人員大多數(shù)是非專業(yè)人員，日常檔案工作僅僅滿足于收、發(fā)、管、藏，不損、不丟、不亂的低水準(zhǔn)的管理狀態(tài)，加之日常忙于重復(fù)性、事務(wù)性的簡單勞動，因此很難抽出時(shí)間和精力去研究、改進(jìn)檔案工作，這與飛速發(fā)展的現(xiàn)化化辦公手段形成強(qiáng)烈反差。檔案管理信息化程度不高，制約著科研單位檔案管理工作的順利發(fā)展。

3 提高科技檔案管理質(zhì)量的思路

3.1 要堅(jiān)持以《檔案法》為依據(jù)，建立健全科技檔案的規(guī)章制度，實(shí)行規(guī)范化管理

《檔案法》是開展檔案工作的法律依據(jù)，檔案管理部門必須堅(jiān)持以《檔案法》為核心，包括以《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《開發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》等一系列科技檔案工作法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本部門科技生產(chǎn)的實(shí)際情況制定更為具體的、具有可操作性的規(guī)章制度。從科技檔案的形成、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)有具體而明確的規(guī)定。對嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，科技檔案工作成效顯著者，要給予表彰獎勵(lì)；對不按規(guī)章制度辦事，科技檔案收集不齊全，歸檔不及時(shí)，整理不規(guī)范，不積極主動提供利用的，要給予批評教育并限時(shí)整改。同時(shí)，要從強(qiáng)化基礎(chǔ)工作入手，建立科技檔案的檢索體系，編制實(shí)用、系統(tǒng)、多功能、多角度的檔案檢索工具，為全面準(zhǔn)確開發(fā)利用檔案信息創(chuàng)造條件。

3.2 更新思維和意識，提高科技檔案管理水平

社會的進(jìn)步和形勢的發(fā)展需要檔案部門用科學(xué)的思維方式思考問題，用創(chuàng)造性思維、逆向思維等多種思維方式指導(dǎo)科技檔案管理工作。要確立機(jī)遇意識、發(fā)展意識、競爭意識、溝通合作意識、責(zé)任意識、時(shí)效意識、終身學(xué)習(xí)意識、人才資源意識等，以適應(yīng)當(dāng)今科技生產(chǎn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。要利用新的縮微復(fù)制技術(shù)，提高檔案的存儲密度，縮小檔案的體積，解決空間不足的問題，配備適當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)科技文件的信息化處理。文件數(shù)據(jù)的歸檔要移交軟盤、光盤或硬盤，或建立域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，從時(shí)間、空間上為利用者提供方便。

3.3 應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段，搞好電子科技文件的歸檔工作

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔相比，電子科技文件的歸檔難度較大，其主要原因是大多數(shù)電子科技文件的形成者或由于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子科技文件不是檔案而忽視其歸檔；或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；或由于電子科技文件對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對不熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事傳統(tǒng)紙質(zhì)文件立卷工作那樣駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。紙質(zhì)科技文件是采用人眼可識讀的記錄符號形成的，其載體較為穩(wěn)定安全；而電子科技文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體且依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能識別和利用，其載體穩(wěn)定性差、易損壞。因而，歸檔方式的選擇至關(guān)重要。實(shí)踐證明，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失，如質(zhì)量較差的磁盤會影響檔案的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失就需制作多份備份盤存檔，這樣一來不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量。為此，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔并利用光盤存貯。

3.4 堅(jiān)持服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，主動開發(fā)科技檔案信息

目前，科技檔案服務(wù)方式一般都停留在以科技檔案閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、制發(fā)科技檔案證明服務(wù)、科技檔案目錄信息服務(wù)等為主的被動服務(wù)方式上。隨著形勢的發(fā)展，必須在做好原有服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，開辟更多的新方式，如網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、電話服務(wù)等，為社會基層服務(wù)。通過建立愛國主義教育基地、拍攝檔案文獻(xiàn)專題片等實(shí)現(xiàn)文件與科技檔案的集中管理。在科技檔案中介服務(wù)、重大活動專題服務(wù)、檔案人力資源開發(fā)服務(wù)等活動中采取各種靈活方式，由被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)。

4 結(jié)束語

總之，抓好科研單位科技檔案工作，切實(shí)管好用好科技檔案，不僅僅是檔案管理人員的重要責(zé)任，同時(shí)也離不開單位領(lǐng)導(dǎo)和全體科研工作者的支持與配合，需要全體人員齊心協(xié)力，提高認(rèn)識，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。此外，我們還要清醒認(rèn)識到，在今后還會遇到更多的新情況、新問題，需要我們直面問題，努力學(xué)習(xí)、不斷探索，只有這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代科研單位快速發(fā)展對科技檔案的需求，使檔案管理現(xiàn)代化不斷邁上新臺階。

[1]沈麗華.發(fā)揮科技檔案信息在科研課題研究中的作用[J].科技檔案，2007（3）.

[2]劉新喻.科技檔案管理信息化發(fā)展[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2010（3）．

G275.3

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1004-7344（2016）17-0022-01

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