論檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與對策

翁國輝

（中鐵二局第三工程有限公司 四川成都 610000）

論檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與對策

翁國輝

（中鐵二局第三工程有限公司 四川成都 610000）

現(xiàn)代社會是一個信息化的社會，隨著信息化進程的不斷加快，檔案管理信息化建設(shè)也取得了較大的發(fā)展與進步，檔案管理逐漸實現(xiàn)科技化、智能化與規(guī)范化，但是在檔案管理信息化建設(shè)的過程中同樣存在著不少的問題，對此，本文首先對檔案管理信息化建設(shè)存在的問題進行了分析，并對其對策進行了探討，僅供參考。

檔案管理；信息化建設(shè)；問題及對策

1 引言

檔案管理信息化建設(shè)，不僅需要對檔案信息化管理標準進行制定并完善，使檔案管理工作的健康有序進行得以保證，而且還需要對檔案管理應(yīng)用軟件進行研發(fā)并推廣，使電子檔案的完整有效以及其規(guī)范齊全得以切實地保證。其最終的目的就是使檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)的管理與合理的分配，確保檔案資源系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化、標準數(shù)字化。檔案管理信息化建設(shè)具體包括基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息資源、應(yīng)用系統(tǒng)、標準規(guī)范與人才隊伍等建設(shè)內(nèi)容。從本質(zhì)上來看，檔案管理信息化是管理模式與工作方法的革新與改進，以現(xiàn)代數(shù)字信息化方式存儲與轉(zhuǎn)送，為社會提供便利服務(wù)。

2 檔案管理信息化的內(nèi)容以必要性

2.1 企業(yè)檔案管理信息化的內(nèi)容

所謂檔案管理信息化是指充分利用信息技術(shù)對檔案信息資源進行管理，為檔案信息資源管理提供信息化的管理和服務(wù)。企業(yè)檔案信息管理的內(nèi)容包括多方面，例如使檔案信息管理朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的方向發(fā)展；使企業(yè)檔案信息接收、存儲及傳遞的一體化得到實現(xiàn)，針對企業(yè)電子檔案進行有效管理和標識，基于電子信息資源標識、查詢等展開標準化建設(shè)；利用檔案信息管理來實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息檔案的共享。

2.2 企業(yè)檔案管理信息化的必要性

企業(yè)檔案管理信息化的實現(xiàn)，對于現(xiàn)代企業(yè)來說是一種必然的趨勢。①加強檔案管理信息化可以使企業(yè)檔案管理工作的效率得到有效提升，同時還能減輕檔案管理人員的勞動強度，在檔案管理工作中避免出現(xiàn)文檔存積的問題。②加強檔案管理信息化可以有效補漏文檔，在工作中檔案管理人員只需要對相關(guān)檔案進行歸檔，直接利用計算機檢索相關(guān)信息，就可以找到檔案管理中存在的問題，以便及時查漏補缺。③加強檔案管理信息化建設(shè)，可以有效緩解檔案中供需的矛盾問題，促進檔案信息質(zhì)量的提升。④現(xiàn)在大量的高科技文件已經(jīng)被開發(fā)和利用，檔案載體也朝著多元化的方向發(fā)展，所以，檔案管理方式也面臨著較高的要求，這種情況下傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展需求，加強企業(yè)檔案管理信息化工作很有必要。

3 檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

3.1 對檔案管理信息化的了解不深入

①檔案管理信息化是一種新的檔案管理方式，其管理理念和管理方式都與傳統(tǒng)檔案管理存在一定差別，要想從傳統(tǒng)檔案管理成功過渡到現(xiàn)代化的信息管理，如果檔案管理人員不能正確認識這一轉(zhuǎn)變，那么檔案管理信息化建設(shè)必然會出現(xiàn)阻礙。②檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的資金，目前企業(yè)中相關(guān)人員認為檔案管理信息化建設(shè)的必要性不大，這種觀念嚴重影響了檔案管理信息化建設(shè)的順利進行。

人的管理與操作在檔案信息化建設(shè)中有著至關(guān)重要的作用，現(xiàn)階段，從事檔案管理的工作人員中的大部分只能對一些文件進行歸檔以及其他的一些基礎(chǔ)性工作。隨著社會的不斷發(fā)展與進步，檔案管理工作的內(nèi)容與形式均發(fā)生了較大的變化，傳統(tǒng)的工作及管理模式已經(jīng)越來越不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的要求，而且僅僅依靠一點粗淺的檔案管理知識也難以勝任現(xiàn)代的檔案信息工作。①檔案信息化建設(shè)需要與目前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)等相結(jié)合，對工作人員的要求非常高，不僅要具備檔案管理方面的素質(zhì)，還要具有相應(yīng)的管理和技術(shù)能力，但是目前這種人才非常少。②現(xiàn)階段檔案信息化管理的工作人員在技術(shù)能力、管理經(jīng)驗方面都都有所欠缺，加上人員的穩(wěn)定性也不足，多數(shù)情況下人員剛剛熟悉工作內(nèi)容，就將其調(diào)離崗位，因此，管理人員并不能充分滿足檔案管理的需求。③多數(shù)檔案管理人員對檔案管理信息化建設(shè)的認識程度不足，不能按照相關(guān)要求展開嚴格的管理，這種情況下檔案管理信息化建設(shè)的展開受到了一定的阻礙。

3.3 檔案管理信息化技術(shù)缺失

在檔案管理信息化建設(shè)工作中，技術(shù)確實也是一個非常重要的問題。在檔案信息化管理工作中需要用到很多專業(yè)技術(shù)，然而目前多數(shù)檔案人員還未明確相關(guān)設(shè)備的使用方法，很多情況下設(shè)備的功能并不能得到充分發(fā)揮。同時，目前在技術(shù)指導(dǎo)及管理上也存在嚴重問題，因此很多技術(shù)在應(yīng)用過程中并不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。技術(shù)指導(dǎo)的缺乏對檔案管理信息化建設(shè)進程產(chǎn)生了嚴重阻礙。

3.4 缺少資金方面的支持

在檔案管理信息化建設(shè)過程中需要投入大量的資金，然而目前資金投入不足嚴重影響了檔案管理的信息化建設(shè)，目前很多部門缺乏檔案建設(shè)資金的來源，利用其他方面經(jīng)費來支持起到的作用非常小。雖然一些單位有經(jīng)費，但是遠遠不能使檔案管理信息化建設(shè)的要求得到滿足，在設(shè)備采購工作中不能將設(shè)備配備齊全，檔案管理信息化建設(shè)工作受到了嚴重影響。

3.5 管理體系不完善

管理體系不完善是檔案管理信息化建設(shè)過程中非常重要的一個問題。①檔案管理信息化建設(shè)中沒有建立完善的質(zhì)量控制體系，檔案管理信息化建設(shè)的效果不能得到充分發(fā)揮。②檔案管理信息化建設(shè)開發(fā)利用體系不完善，檔案管理工作不到位，不能對信息進行有效檢索。

4 對策

4.1 加強對檔案管理信息化建設(shè)的認識

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，引導(dǎo)人們認識到檔案管理信息化的重要性非常重要。①應(yīng)在企業(yè)中組織相關(guān)人員參加有關(guān)檔案管理信息化的培訓(xùn)，進一步明確檔案管理信息化建設(shè)的重要性，促進檔案管理人員管理思想與管理模式的轉(zhuǎn)變。②企業(yè)發(fā)展過程中，領(lǐng)導(dǎo)的意志起到了決定性的作用，因此應(yīng)該不斷強化相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的責(zé)任意識，由領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)檔案管理人員展開信息化建設(shè)。

小學(xué)生加法和減法口算速度的發(fā)展趨勢上較為一致，都是隨著年級的增長，口算速度得到提高，并在高年級逐漸趨于穩(wěn)定．其中，口算廣度為2的加法和減法的口算速度在二~三年級增長幅度最快，口算廣度為3的加法和減法的口算速度在四~五年級增幅最大．因此，二年級和四年級是小學(xué)生口算速度發(fā)展的關(guān)鍵期．

4.2 提高檔案管理人員的管理水平與業(yè)務(wù)素質(zhì)

信息化時代帶動檔案管理工作內(nèi)容也發(fā)生了改變，工作領(lǐng)域與服務(wù)范圍擴大，服務(wù)水平與檔案管理手段提高，這些都給檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。當前，各單位檔案管理部門中專業(yè)人才普遍缺乏，檔案管理人員隊伍結(jié)構(gòu)不合理。基于此，一方面，各單位應(yīng)改變檔案工作者現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，建立由檔案學(xué)專業(yè)、相關(guān)學(xué)科專業(yè)、外圍基礎(chǔ)學(xué)科專業(yè)知識和科學(xué)文化知識組成的合理的知識結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型檔案管理隊伍，以便在信息化建設(shè)中提供最大的人才保障，同時，還要引進各方面的人才，充實檔案管理隊伍，建立多樣化的專業(yè)人才，以便應(yīng)對檔案管理現(xiàn)代化與信息化需求；另一方面，各單位應(yīng)通過檔案信息化管理的繼續(xù)教育與“外包”，調(diào)整檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)，對他們進行繼續(xù)教育，提高他們的操作水平與服務(wù)能力，將自身不擅長的、專業(yè)化要求很高的相關(guān)業(yè)務(wù)外包給專業(yè)公司完成，利用社會資源彌補檔案人員能力的不足，這也有利于專業(yè)技術(shù)人才缺乏的檔案館獲取最好的、最新的技術(shù)，節(jié)約人力資源，提高工作效率。

4.3 增設(shè)存儲設(shè)備，加大對檔案信息資源的硬件建設(shè)

在具備了豐富的信息資源之后，還需要有統(tǒng)一、專業(yè)的管理設(shè)備，以實現(xiàn)檔案部門電腦網(wǎng)絡(luò)全覆蓋。同時，信息資源的存儲要舍棄傳統(tǒng)的儲存模式，采取大容量的存儲載體。隨著各單位檔案信息的迅速增加，檔案部門面臨著繁重的工作內(nèi)容，這在客觀上要求其具備高容量、便捷化的存儲設(shè)備，可以通過計算機的磁盤存儲系統(tǒng)、光盤存儲系統(tǒng)、云盤存儲系統(tǒng)等，解決檔案信息存儲難的問題。如此，通過使用高速度、大容量的存儲設(shè)備，一方面減少了工作人員的工作量，另一方面也提高了存儲效率。這種規(guī)范化、科學(xué)化的處理手段能確保信息管理的穩(wěn)定性與安全性，實現(xiàn)檔案管理的信息傳輸、交換與資源共享。

4.4 制定并完善科學(xué)合理的標準規(guī)范與管理制度

實現(xiàn)用戶高速便捷獲取檔案信息需求是檔案信息化建設(shè)的重要目的，為實現(xiàn)這一目的，很重要的一項工作就是要完成檔案數(shù)據(jù)庫的信息存儲與資源使用標準化、規(guī)范化建設(shè)，兼顧國際要求，避免檔案信息資源的重復(fù)研發(fā)、重復(fù)利用等問題，為信息資源共享提供基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)除要有科學(xué)合理的管理制度外，還應(yīng)實現(xiàn)信息的標準化建設(shè)，促進檔案事業(yè)與檔案信息化建設(shè)的健康有序、協(xié)調(diào)穩(wěn)步發(fā)展。信息化建設(shè)的標準規(guī)范能提高檔案管理與服務(wù)水平，加強檔案管理工作與其他社會工作的交流融合，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的雙重目的。檔案管理標準的信息化建設(shè)應(yīng)著重從檔案管理信息化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境標準化與信息資源標準化入手，制定符合實際的檔案管理信息化的相關(guān)標準規(guī)范。

5 結(jié)語

檔案信息化管理建設(shè)需要以上各種軟硬件條件，它不僅僅是檔案管理部門的單獨網(wǎng)絡(luò)與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更要求大環(huán)境下配套完善的高速數(shù)字化信息與智能化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的牢固支撐，只有這樣，才有可能形成科學(xué)完備的信息化檔案管理體系。

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G270.7

A

1004-7344（2016）13-0026-02

2016-4-20

翁國輝（1969-），女，館員，本科，主要從事檔案管理工作。