辦公自動化系統(tǒng)在制造業(yè)企業(yè)中的應(yīng)用

趙冬博

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到社會各個行業(yè)的信息化建設(shè)當(dāng)中。而作為基礎(chǔ)管理軟件，辦公自動化系統(tǒng)（簡稱OA系統(tǒng)）被當(dāng)做企業(yè)信息化建設(shè)的必備系統(tǒng)，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著舉足輕重的作用。文章先就OA系統(tǒng)的發(fā)展歷程進(jìn)行了簡要概述，然后重點論述了OA系統(tǒng)在制造業(yè)企業(yè)中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化系統(tǒng) 制造業(yè)企業(yè) 應(yīng)用分析

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢下，越來越多的企業(yè)都在重視加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)，OA系統(tǒng)作為現(xiàn)代化企業(yè)運(yùn)營的必備系統(tǒng)，在企業(yè)管理中充分展現(xiàn)著其應(yīng)用價值。隨著現(xiàn)代化科技的日益發(fā)展，制造業(yè)企業(yè)必須進(jìn)一步加強(qiáng)OA系統(tǒng)應(yīng)用能力的提升，以滿足企業(yè)自動化辦公的需求，同時也應(yīng)當(dāng)重視加強(qiáng)員工的OA系統(tǒng)操作技能培訓(xùn)，讓員工熟悉OA系統(tǒng)的功能及使用方法，以便于各部門之間的交流與協(xié)作，從而大幅的提升工作效率。

1 發(fā)展歷程

OA系統(tǒng)的發(fā)展是一個不斷更新和完善的過程，從設(shè)計之初到現(xiàn)在大致經(jīng)歷了四個發(fā)展階段：第一個階段是簡單的文字信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過程，就是將文字圖表信息人工轉(zhuǎn)換到電腦當(dāng)中，這是OA系統(tǒng)最為基本的一項功能；第二個階段是以工作流為核心的一個階段，包括公文流轉(zhuǎn)以及流程審批等功能；第三個階段是以B/S應(yīng)用模式為主的階段，這一階段的OA系統(tǒng)已經(jīng)日漸成熟，較為接近目前應(yīng)用的最為先進(jìn)的第四階段OA系統(tǒng)；第四階段的OA系統(tǒng)出現(xiàn)了協(xié)同辦公這一概念，是目前正在廣泛應(yīng)用的辦公系統(tǒng)，是將公文流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)審批、制度管理以及門戶技術(shù)等綜合為一體的辦公系統(tǒng)。經(jīng)過這四個階段的發(fā)展，如今OA系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)已經(jīng)得到了極大的豐富和完善，其功能也更加的強(qiáng)大及多樣化。

2 OA系統(tǒng)的應(yīng)用特點

由于OA系統(tǒng)的核心是公文處理及事務(wù)處理，兼顧信息通訊等功能，因此，OA系統(tǒng)除了具備公文檔案管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理以及信息采集與發(fā)布等功能以外，還應(yīng)當(dāng)能夠和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接，實現(xiàn)移動辦公等功能。概括而言，OA系統(tǒng)的應(yīng)用特點可以分為以下幾個方面：

2.1 提供電子郵件功能

OA系統(tǒng)當(dāng)中通常都會囊括很多應(yīng)用子系統(tǒng)，譬如會議管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、活動管理系統(tǒng)、信息服務(wù)系統(tǒng)以及收發(fā)公文系統(tǒng)等等。各個子系統(tǒng)中，可以將電子郵件作為統(tǒng)一的接口，員工只需要通過個人的E-mail就可以清楚地了解到個人所需要處理的工作內(nèi)容。利用如此設(shè)計不僅大大提升了系統(tǒng)的便利性，而且還能為企業(yè)節(jié)省額外的培訓(xùn)支出。

2.2 工作流的應(yīng)用

工作流，指"業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動化"，是對工作流程及其各操作步驟之間業(yè)務(wù)規(guī)則的抽象、概括描述。在OA系統(tǒng)中，流程式的子系統(tǒng)非常普遍，例如公文審批，就是由文件起草者發(fā)起流程，到部門主管審批簽字，直至流程終點。多數(shù)情況下，工作流既可以相互連接，也可以交叉循環(huán)，某個工作流的起點往往可能是另一個工作流的終點。目前比較多見的工作流實現(xiàn)模式有三種：即以郵件為基礎(chǔ)、以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)和以群件模式為基礎(chǔ)。三種模式當(dāng)中，群件模式借助了郵件模式和數(shù)據(jù)庫模式的技術(shù)優(yōu)勢，但又彌補(bǔ)了郵件和數(shù)據(jù)庫兩種模式的不足，是辦公系統(tǒng)中十分理想的處理模式。制造業(yè)企業(yè)生產(chǎn)管理當(dāng)中，生產(chǎn)管理者通過查閱所有生產(chǎn)環(huán)節(jié)的信息，能夠及時掌握上下游生產(chǎn)的進(jìn)度情況，便于生產(chǎn)計劃的落實及管理。

2.3 處理大量數(shù)據(jù)信息

OA系統(tǒng)可以對多種形式的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的處理，例如文件、傳真、報表以及信函等等，所以從某種角度來說，又可以將OA系統(tǒng)看作是文檔處理系統(tǒng)。一般情況下，OA系統(tǒng)所處理的信息數(shù)據(jù)都是非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，而關(guān)系數(shù)據(jù)庫對于這類非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理以及儲存效率都不高，因此，數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域中引入了文檔數(shù)據(jù)庫，目的就是為了高效的處理和儲存此類數(shù)據(jù)。需要強(qiáng)調(diào)的是關(guān)系數(shù)據(jù)庫也是OA系統(tǒng)中的有機(jī)構(gòu)成部分，但OA系統(tǒng)的核心還是文檔數(shù)據(jù)庫。

2.4 支持協(xié)同辦公和移動辦公

在以前，企業(yè)員工需要花費(fèi)大量的時間和精力在一些重要事項的交流與討論上，這種工作方式的效率比較低，特別是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢下，這種工作方式的弊端也不斷的凸顯出來。現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)會議的出現(xiàn)為協(xié)同辦公提供了新的方式，通過利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)實現(xiàn)了異地協(xié)作，突破了時間和地點的限制，極大的提升了工作效率。另外，移動辦公的出現(xiàn)節(jié)省了大量的辦公費(fèi)用，企業(yè)員工可以借助互聯(lián)網(wǎng)隨時訪問企業(yè)OA系統(tǒng)，極大方便了外出辦公人員。

2.5 集成其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)

在當(dāng)前的新形勢下，企業(yè)管理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有賴于諸多系統(tǒng)的支撐，譬如財務(wù)系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、生產(chǎn)銷售系統(tǒng)以及人力資源管理系統(tǒng)等等。然而，受制于信息孤島建設(shè)方式的影響，企業(yè)內(nèi)部各種系統(tǒng)無法實現(xiàn)緊密協(xié)調(diào)，這種情況普遍存在于現(xiàn)今的企業(yè)當(dāng)中，大大影響了工作效率。為切實改善這一現(xiàn)狀，部分企業(yè)采用ERP來集成各個系統(tǒng)，然而效果并不理想。在科技飛速發(fā)展的今天，OA系統(tǒng)可以通過連接互聯(lián)網(wǎng)使其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成變?yōu)榭赡堋?/p>

綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)是目前信息化飛速發(fā)展的情況下，制造業(yè)企業(yè)與信息化建設(shè)的一個良好結(jié)合。制造業(yè)一般都是生產(chǎn)流程比較復(fù)雜，并且制造環(huán)節(jié)很多，但通過引入辦公自動化系統(tǒng)可以很好地促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)每個環(huán)節(jié)的銜接，提高員工的操作技能水平和工作效率，同時為企業(yè)決策提供了依據(jù)，提高了企業(yè)的管理水平和信息化建設(shè)水平，讓制造業(yè)企業(yè)在市場中得到更好的發(fā)展。

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作者單位

沈陽飛機(jī)工業(yè)（集團(tuán)）有限公司 遼寧省沈陽市 110000