Excel基本操作技巧研究

楊俏煒

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，Excel電子表格幾乎成為人們在日常、辦公時(shí)都需要用到的軟件，甚至成為人們參加工作必備的一項(xiàng)技能。本人從事計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)教學(xué)多年，由于我們的學(xué)生大部分基礎(chǔ)知識比較薄弱，接受能力不強(qiáng)，學(xué)習(xí)態(tài)度也有所欠缺，他們在學(xué)習(xí)Excel過程中覺得有一定的困難，因此本文將著重介紹一些Excel基本操作的簡單方法，以此來降低學(xué)生學(xué)習(xí)和應(yīng)用的難度，讓Excel更加簡單，成為人人必會的工具軟件。

【關(guān)鍵詞】Excel 基本操作 靈活運(yùn)用

我們學(xué)校是一所職業(yè)技術(shù)學(xué)校，注重培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)技能和實(shí)踐能力，每一個(gè)學(xué)生都要進(jìn)行計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)課程的學(xué)習(xí)，要參加國家級考試并取得相應(yīng)的資格證書。在長期的教學(xué)過程中發(fā)現(xiàn)，學(xué)生在學(xué)習(xí)Excel這一辦公軟件時(shí)，不能很好地牢固掌握并靈活運(yùn)用，為了進(jìn)一步提高學(xué)生的計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用能力，我們針對學(xué)生的薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)行以下闡述，希望能夠?qū)ξ覀兊膶W(xué)生有所啟發(fā)和幫助。

1 數(shù)據(jù)輸入篇

1.1 單元格中多行文本的輸入

Excel 中默認(rèn)狀態(tài)下單元格中輸入的文本和數(shù)字是單行的， 若文本超過列寬后會占用后一單元格顯示， 后一單元格若有內(nèi)容就不顯示，這時(shí)如果按回車則跳到下一單元格，那么如何在同一單元格中輸入多行文本呢，一般用兩種方法，一是右擊單元格，打開“設(shè)置單元格格式”對話框，選“對齊”標(biāo)簽，選中“自動(dòng)換行”復(fù)選框。二是在單元格中輸入時(shí)，在需要換行時(shí)按“Alt+Enter”鍵。

1.2 文本數(shù)字的輸入

在Excel單元格中輸入身份證號碼時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)它會以科學(xué)計(jì)數(shù)法來表示，這不能符合我們的要求。所以如果想將數(shù)字作為文本輸入， 除了將單元格設(shè)置為“ 文本” 以外， 最快捷的方法就是在輸入數(shù)字前加一個(gè)英文狀態(tài)下的單引號， 數(shù)字即會在單元格中作為文本靠左存放。

1.3 分?jǐn)?shù)的輸入

當(dāng)我們在Excel的兩個(gè)單元格中輸入分?jǐn)?shù)“1/2”或“5/32”時(shí)，它們分別會在單元格的右側(cè)顯示“1月2日”、在單元格的左側(cè)顯示“5/32”，分別作為日期和文本來處理了，所以如果要在單元格中輸入分?jǐn)?shù)，正確的應(yīng)是先輸入零和空格，然后再輸入分?jǐn)?shù)。

1.4 自動(dòng)填充單元格數(shù)據(jù)序列

比較簡便的方法，一般來說可以有兩種方法，一種是利用填充柄填充相同的數(shù)據(jù)或有規(guī)律的數(shù)據(jù)，方法就是只要選定一個(gè)單元格或單元格區(qū)域，光標(biāo)移動(dòng)到右下角，出現(xiàn)“+”形狀填充柄時(shí)，拖動(dòng)它就能自動(dòng)填充相應(yīng)的序列。另一種是利用快捷菜單，先選定一個(gè)單元格輸入序列起始值，用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)填充柄，再松開時(shí)彈出快捷菜單，可根據(jù)我們的要求選擇填充的內(nèi)容。

2 圖表篇

通俗地講，用圖形來表示Excel工作表中的數(shù)據(jù)就形成了圖表。建立圖表關(guān)鍵是四個(gè)步驟：數(shù)據(jù)源的選擇、圖表類型的確定、圖表選項(xiàng)、圖表位置的設(shè)定。一個(gè)圖表主要由圖表標(biāo)題、坐標(biāo)軸與坐標(biāo)軸標(biāo)題、圖例、繪圖區(qū)、數(shù)據(jù)系列、網(wǎng)格線、背景墻與基底等部分組成。圖表創(chuàng)建完成后，一般可以采取兩種方法對圖表的“圖表類型”、“圖表源數(shù)據(jù)”、“圖表選項(xiàng)”、“圖表位置”以及圖表的各個(gè)對象進(jìn)行修改和修飾，一是利用“圖表工具”選項(xiàng)卡下的“設(shè)計(jì)”、“布局”、“格式”選項(xiàng)卡的命令，二是選中圖表或?qū)ο蠛髥螕羰髽?biāo)右鍵，利用彈出的快捷菜單進(jìn)行修改和修飾。

3 公式函數(shù)篇

3.1 復(fù)制公式

在Excel的操作過程中，經(jīng)常要完成相鄰單元格公式的復(fù)制工作，方法是選定含有公式的被復(fù)制公式的單元格，拖動(dòng)單元格的自動(dòng)填充柄，即可完成公式的復(fù)制。在這里，單元格地址的正確使用十分關(guān)鍵，Excel中單元格的地址分為相對地址、絕對地址、混合地址三種。絕對地址的表示只要在單元格名稱的每個(gè)字符前面加一個(gè)“$”符號，例如A1是相對地址，$A$1是絕對地址，$A1是混合地址，絕對地址表示在單元格中當(dāng)含有該地址的公式無論被復(fù)制到哪個(gè)單元格，公式永遠(yuǎn)是照搬原來單元格的內(nèi)容。

3.2 常用函數(shù)

Excel提供了強(qiáng)大的函數(shù)功能，在教學(xué)過程中常用的有求和（SUN）、平均值（AVERAGE）、最大值（MAX）、最小值（MIN）、計(jì)數(shù)（COUNT）、條件（IF）、條件計(jì)數(shù)（COUNTIF）、排名（RANK）等函數(shù)。要正確使用這些函數(shù)，首先要理解各個(gè)函數(shù)的意義和作用，其次是參數(shù)的設(shè)置，每一個(gè)不同的函數(shù)有不同的參數(shù)，我們在“插入函數(shù)”，打開“函數(shù)參數(shù)”對話框后，特別要研究每個(gè)參數(shù)的說明，從而進(jìn)行正確設(shè)置。學(xué)生們只有學(xué)會了使用函數(shù)的方法，才能舉一反三，靈活運(yùn)用。要注意的是，在函數(shù)的參數(shù)設(shè)置中也會用到三種地址的正確使用問題。如果輸入的公式或函數(shù)有錯(cuò)誤的話，Excel會返回一些以“#”號開頭的錯(cuò)誤信息，根據(jù)這些錯(cuò)誤信息可以知道錯(cuò)誤值出現(xiàn)的原因，以便及時(shí)改正錯(cuò)誤。

4 數(shù)據(jù)處理篇

利用Excel“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的命令，可以對工作表進(jìn)行排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)合并、建立數(shù)據(jù)透視表等操作。

4.1 數(shù)據(jù)排序

數(shù)據(jù)排序是按照一定的規(guī)則對數(shù)據(jù)進(jìn)行重新排列，一是利用“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的升序和降序按鈕，但這種方法只能進(jìn)行一個(gè)關(guān)鍵字的排序；二是利用“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下“排序”命令，這種方法可以給出主要關(guān)鍵字、次要關(guān)鍵字，或根據(jù)需要添加和選取，也可以利用“排序”對話框內(nèi)“次序”下拉列表中的“自定義序列”選項(xiàng)所彈出的對話框，不按字母或數(shù)值等常規(guī)排序，而是根據(jù)需求自行設(shè)置。

4.2 數(shù)據(jù)篩選

數(shù)據(jù)篩選是在工作表的數(shù)據(jù)清單中快速查找具有特定條件的記錄?？梢赃M(jìn)行自動(dòng)篩選和高級篩選。它們都能夠進(jìn)行多字段的條件篩選，使用高級篩選必須先建立一個(gè)條件區(qū)域，它的第一行是把數(shù)據(jù)清單中的字段名復(fù)制過來，其他行輸入篩選條件，“與”關(guān)系的條件必須在同一行，“或”關(guān)系的條件不能出現(xiàn)在同一行，條件區(qū)域與數(shù)據(jù)清單區(qū)域空一行。

4.3 分類匯總

分類匯總是對數(shù)據(jù)清單的內(nèi)容進(jìn)行分類，然后統(tǒng)計(jì)同類記錄的相關(guān)信息。一定要注意的是：在進(jìn)行分類匯總前必須根據(jù)分類匯總的數(shù)據(jù)類對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序，然后根據(jù)要求在“分類匯總”對話框中進(jìn)行設(shè)置，匯總后的數(shù)據(jù)暫時(shí)不需要的可以隱藏。

4.4 數(shù)據(jù)合并

數(shù)據(jù)合并可以把來自不同源數(shù)據(jù)區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，并進(jìn)行合并計(jì)算。它是利用“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下“數(shù)據(jù)工具”命令組的“合并計(jì)算”命令，在“合并計(jì)算”對話框中進(jìn)行設(shè)置。

4.5 數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表從工作表的數(shù)據(jù)清單中提取信息，它可以對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行重新布局和分類匯總，并立即計(jì)算出結(jié)果。利用“插入”選項(xiàng)卡下“表格”命令組的命令可以完成數(shù)據(jù)透視表的建立。

5 小結(jié)

本文所闡述的絕大部分還是屬于Excel基本操作，主要還是針對中職技校的學(xué)生而言，因?yàn)樗麄兓A(chǔ)較差，只是淺談。我希望通過這篇文章讓計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)差的同學(xué)可以直觀的看懂、學(xué)會使用Excel基本的功能。

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作者單位

無錫工業(yè)高級技工學(xué)校 江蘇省無錫市 214106