淺談如何做好高職高專院校系教學(xué)秘書工作

李娜

摘要：高職高專院校屬于我國人才的主要培養(yǎng)基地，教學(xué)是養(yǎng)成人才關(guān)鍵環(huán)節(jié)，教務(wù)管理則是提高教學(xué)質(zhì)量的重點(diǎn)。高職高專院校的教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)教務(wù)管理工作，且自身工作呈現(xiàn)復(fù)雜多變特征，經(jīng)常面臨多重工作關(guān)系與人際關(guān)系，因此，做好高職高專院校的教學(xué)秘書工作至關(guān)重要。對此，文章首先分析高職高專院校系教學(xué)秘書，其次進(jìn)行角色定位的闡述，最后研究做好此項工作的措施。

關(guān)鍵詞：高職高專院校；教學(xué)秘書；角色定位

伴隨高職高專院校的迅速發(fā)展，國家高等教育模式隨之發(fā)生較大變化，即從辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)張轉(zhuǎn)變?yōu)槿瞬排囵B(yǎng)方面，各高校更是將內(nèi)部管理改革和探索作為重點(diǎn)，以便于及時解決當(dāng)前存在的問題，如系行政人員的減少，需要教學(xué)秘書承擔(dān)系辦公室相關(guān)工作內(nèi)容，使其在教學(xué)工作的開展中發(fā)揮重要作用。對此，認(rèn)真做好教學(xué)秘書相關(guān)工作，能夠有效促進(jìn)高職高專院校的發(fā)展。

一、高職高專院校系教學(xué)秘書工作的分析

對于高職高專院校系的教學(xué)秘書來講，其主要是輔助領(lǐng)導(dǎo)完成相關(guān)工作，不僅需要具備教學(xué)管理基礎(chǔ)知識，而且還承擔(dān)考勤員和報賬員等文字工作，工作內(nèi)容包括：信息檔案的管理和辦公用品相應(yīng)采購等，具有工作量大和涉及范圍廣的特點(diǎn)。伴隨學(xué)生與教工規(guī)模不斷增加，其教學(xué)秘書的工作范圍隨之逐漸增加，從而面臨較大工作壓力。當(dāng)對教學(xué)秘書工作特點(diǎn)進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，其主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，機(jī)要性，由于教學(xué)秘書工作相對比較復(fù)雜，同時接觸較多人和事物，主要承擔(dān)上傳下達(dá)作用，因此，教學(xué)秘書需要對每項工作內(nèi)容予以準(zhǔn)確了解，堅持做到守口如瓶。第二，事務(wù)性，通常情況下，教學(xué)秘書工作會涉及科研活動與教育管理等，和學(xué)校多個部門存在聯(lián)系，在對此項工作進(jìn)行具體實施時，不僅需要服從領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)安排，還應(yīng)管理學(xué)校其他部門。第三，服務(wù)性，因為教學(xué)秘書工作性質(zhì)是以服務(wù)為主，所以，其工作對象相對比較廣泛，如職能部門或本系師生等，通過良好溝通和交流，為領(lǐng)導(dǎo)提供有利建議。

二、教學(xué)秘書角色定位的淺析

在對教學(xué)秘書進(jìn)行角色定位時，其主要為協(xié)理和助理類崗位，通過對教學(xué)秘書特點(diǎn)和職能進(jìn)行了解可知，只有對此項工作予以正確了解，認(rèn)真做好上傳下達(dá)工作，才能正確樹立工作態(tài)度?；诖耍趯Ω呗毟邔Ｔ盒Ｏ到虒W(xué)秘書角色進(jìn)行定位時，需要特別注意以下幾點(diǎn)：強(qiáng)化主動服務(wù)意識，避免停留于傳統(tǒng)被動式服務(wù)狀態(tài)，只有保證教學(xué)秘書認(rèn)真做好相關(guān)工作的前提下，才能做好參謀；對信息進(jìn)行有效傳遞的基礎(chǔ)上，對信息內(nèi)容進(jìn)行深入研究和處理；基于經(jīng)驗管理，強(qiáng)化科學(xué)管理，同時對其進(jìn)行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，使其管理素質(zhì)得以充分彰顯；加大工作積累與原始資料保存力度，避免出現(xiàn)資料丟失的情況，其原因為：原始資料屬于教學(xué)運(yùn)行情況的真實展現(xiàn)，同時也是教學(xué)檢查的關(guān)鍵，需要教學(xué)秘書重點(diǎn)關(guān)注資料整理與歸檔等工作。

三、做好高職高專院校系教學(xué)秘書工作的有效措施

（一）加強(qiáng)教學(xué)秘書能力素質(zhì)

在高職高專院校的教學(xué)活動中，管理人員屬于其組織者，應(yīng)該全面了解心理學(xué)和教育管理等學(xué)科內(nèi)容，同時積極學(xué)習(xí)相關(guān)政治理論，確保政治素養(yǎng)得到顯著提升，以便于教學(xué)秘書可以正確樹立價值觀與人生觀。與此同時，教學(xué)秘書還需要具備扎實專業(yè)知識，從而更好以專業(yè)角度對教學(xué)計劃進(jìn)行修訂和實施，并為院校學(xué)科建設(shè)和課程建設(shè)等作出貢獻(xiàn)。

（二）對教學(xué)管理予以重視

教學(xué)秘書需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)錯誤思想，正確認(rèn)識到自身工作的重要性，通過培養(yǎng)其責(zé)任感等方式，使其更好向師生提供服務(wù)。由于教學(xué)秘書和教師存在本質(zhì)上的差異，即教學(xué)秘書缺少奉獻(xiàn)精神，無法高效完成自身本職工作，因此，教學(xué)秘書需要認(rèn)識到發(fā)展和創(chuàng)新的重要性，其中創(chuàng)新是指：對方法和措施的創(chuàng)新，使其教學(xué)管理迎來新的發(fā)展機(jī)遇。對此，教學(xué)秘書需要通過借鑒與學(xué)習(xí)，對教學(xué)管理新內(nèi)容和新方法等進(jìn)行不斷創(chuàng)新，確保教學(xué)管理工作水平得到顯著提升。

（三）強(qiáng)化教學(xué)秘書綜合能力

因為高職高專院校教學(xué)管理和師生、院系存在直接聯(lián)系，所以，教學(xué)秘書需要具備全局意識與合作精神，以多方面進(jìn)行問題的考慮，保證各項工作任務(wù)得到及時準(zhǔn)確傳達(dá)。除此之外，教學(xué)秘書還是院校教學(xué)管理組織人員，需要對各學(xué)期、學(xué)年事務(wù)提前做出相應(yīng)計劃，避免出現(xiàn)超出工作范疇的情況，從而發(fā)揮教學(xué)秘書的重要作用。為了更好實現(xiàn)以上目標(biāo)，高職高專院校需要重點(diǎn)加強(qiáng)教學(xué)秘書綜合能力的培養(yǎng)，如統(tǒng)籌能力、溝通能力和協(xié)作能力等，以便于更好勝任自身工作。

（四）激勵機(jī)制的合理構(gòu)建

為了做好高職高專院校系教學(xué)秘書工作，要求院校正確認(rèn)識到此項工作的重要性，同時根據(jù)其工作能構(gòu)建相應(yīng)激勵機(jī)制，通過有效措施進(jìn)行教學(xué)秘書培養(yǎng)與教育。針對優(yōu)秀秘書應(yīng)予以鼓勵，如提高相應(yīng)待遇等，確保教學(xué)秘書工作行為得到有效規(guī)范，在提升教學(xué)管理整體水平的同時，還能有效提高高職高專院校的教學(xué)效率，進(jìn)而促進(jìn)教學(xué)管理工作的更好發(fā)展。

結(jié)束語：

對于高職高專院校來講，若要成為優(yōu)秀教學(xué)秘書，需要院系領(lǐng)導(dǎo)予以重視的同時，還應(yīng)該通過自身努力與學(xué)習(xí)，使其工作水平得到顯著提升，在高職高專院校系教學(xué)秘書工作中，教學(xué)管理屬于院校主要管理內(nèi)容，同時也是提升辦學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵。因此，對教學(xué)秘書工作給予正確了解，重點(diǎn)加強(qiáng)教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)，不僅可以發(fā)揮其在教學(xué)工作的價值，而且還能為教學(xué)管理工作的發(fā)展起到促進(jìn)作用。

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