關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的思考

王蔚綺

（云南省道路交通管理科學(xué)技術(shù)研究所，昆明 650000）

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關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的思考

王蔚綺

（云南省道路交通管理科學(xué)技術(shù)研究所，昆明 650000）

［摘 要］檔案作為一個(gè)企業(yè)發(fā)展過程中的歷史見證，真實(shí)記錄了企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中的運(yùn)動(dòng)形態(tài)與規(guī)律，真實(shí)記錄了全體員工創(chuàng)造的智慧結(jié)晶與勞動(dòng)成果，為企業(yè)制定決策導(dǎo)向提供了重要依據(jù)。在分門別類的檔案中，科技檔案作為一種保存企業(yè)技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)的信息基礎(chǔ)工作，具有重要價(jià)值。作為一種記錄技術(shù)成果，提供生產(chǎn)與運(yùn)維信息的特殊檔案門類，除了具有檔案的原始記錄性、信息性、文化知識(shí)性，還具備專業(yè)性。在項(xiàng)目工程法中雖然對(duì)檔案的收集范圍提出了相關(guān)要求，但對(duì)資料內(nèi)容缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案資料收集的完善程度由于檔案管理人員的個(gè)人理解與對(duì)專業(yè)知識(shí)的深入程度不同而有所不同。實(shí)現(xiàn)科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)產(chǎn)業(yè)精細(xì)化的必然要求。本文就科技檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化的對(duì)策進(jìn)行系統(tǒng)闡述。

［關(guān)鍵詞］信息化；數(shù)字檔案；檔案管理

1　提升專業(yè)技能，采用多種技術(shù)進(jìn)行管理

在當(dāng)前的環(huán)境趨勢(shì)下，科技檔案與生產(chǎn)生活的結(jié)合日益緊密。由于科技檔案自身所具備的專業(yè)性，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越無法滿足生產(chǎn)活動(dòng)的需要。如何拓展檔案利用與收集成為擺在人們眼前的重要問題。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以及網(wǎng)絡(luò)的普及，借助網(wǎng)絡(luò)與終端將成為檔案利用的新趨勢(shì)。應(yīng)構(gòu)架檔案管理系統(tǒng)，依托局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，將各孤立信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)雙軌化管理，確保檔案信息的安全性。制定企業(yè)統(tǒng)一建立、健全科技文件的形成、積累、歸檔制度，做到每一項(xiàng)科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件資料歸檔保存并在檔案系統(tǒng)中根據(jù)制度設(shè)置內(nèi)容，配合管理。對(duì)已完成的項(xiàng)目，要有科技檔案部門參加，驗(yàn)收應(yīng)歸檔的科技文件材料。利用終端設(shè)備使申報(bào)調(diào)閱通過網(wǎng)上流程控制，并將接口聯(lián)通企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，甚至嵌入局域網(wǎng)各政策、生產(chǎn)、政工、會(huì)議模塊，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)形成必要提示功能并實(shí)現(xiàn)模糊查詢、關(guān)聯(lián)查詢、圖像查詢。在政府公眾服務(wù)中，提供公眾簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)辦理查詢，將大大提升檔案的調(diào)閱速度，縮減人力物力投入，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。這有利于開發(fā)新產(chǎn)品，拓展新技術(shù)，提高企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力。

對(duì)于不同密級(jí)的檔案，可通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限劃分，建立檔案多級(jí)架構(gòu)體系，形成完備的檔案系統(tǒng)覆蓋企業(yè)管理的多個(gè)層級(jí)，滿足檔案的移交、報(bào)審、歸檔查閱需要，使上下級(jí)生產(chǎn)、建設(shè)資料得以流通，保障生產(chǎn)、運(yùn)維的有序開展。將平面化管理模式提升為立體管理模式。

2　建立完備科技檔案鑒定體制

由于科技檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，僅具備單一的檔案管理知識(shí)將無法完成檔案鑒定工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技的不斷發(fā)展，檔案信息數(shù)據(jù)與日俱增，鑒定成為保證檔案質(zhì)量、促使檔案發(fā)揮作用的重要舉措。首先要設(shè)立專門的科技檔案管理部門，檔案管理人員除了要具有檔案管理知識(shí)外還需了解生產(chǎn)活動(dòng)的各個(gè)過程中會(huì)產(chǎn)生的相關(guān)文件，并參與到生產(chǎn)環(huán)節(jié)中，了解生產(chǎn)發(fā)展過程，負(fù)責(zé)對(duì)科技檔案實(shí)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保科技檔案的完整、準(zhǔn)確和齊全。

科技檔案是各個(gè)企事業(yè)單位科技生產(chǎn)活動(dòng)的歷史記錄，其他任何材料都難以替代。如果錯(cuò)誤地銷毀了有價(jià)值的科技檔案，將造成不可挽回的損失。為保障銷毀工作的準(zhǔn)確性，首先，科技檔案的銷毀應(yīng)由檔案管理部門與相關(guān)生產(chǎn)部門的專家組成專家組，嚴(yán)格依照法律法規(guī)判別檔案性質(zhì)，并嚴(yán)格執(zhí)行報(bào)審報(bào)批流程。另外，應(yīng)留存數(shù)字檔案資料，作為補(bǔ)救。數(shù)字檔案資料具有節(jié)省存儲(chǔ)成本空間，便于利用的性能?？萍紮n案管理者的工作就是通過正確的鑒定，把真正有價(jià)值的科技檔案保留下來，使檔案部門投入的人力、物力、資金等發(fā)揮更加積極、有效的作用，從而提高科技檔案工作的效益。

科技檔案鑒定工作要嚴(yán)格遵循科技檔案鑒定工作的原則，一是要加強(qiáng)對(duì)科技檔案鑒定工作重要性的認(rèn)識(shí)，成立專門的科技檔案鑒定委員會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)檔案的內(nèi)容鑒定；二是確立科技檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，由于科技檔案呈現(xiàn)出的多樣性、相對(duì)性和潛在性等特點(diǎn)，必須使檔案價(jià)值鑒定者“有標(biāo)可依”，讓科技檔案鑒定人員在判定檔案價(jià)值過程中，有效避免個(gè)人局限性、主觀隨意性和片面性，在規(guī)范的原則和統(tǒng)一認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，順利開展科技檔案的鑒定工作；三是通過培訓(xùn)提高鑒定人員素質(zhì)。

3　提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體制

在檔案管理工作中，檔案的開發(fā)利用和現(xiàn)代化發(fā)展，最核心的基礎(chǔ)工作就是檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。為保障科技檔案的真實(shí)性、完整性，從源頭上把控檔案資料的收集，對(duì)科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化具有重要意義。

3.1標(biāo)準(zhǔn)化管理對(duì)科技檔案的意義

科技檔案是一切檔案中類型最為豐富多樣的一種，其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理顯得尤為復(fù)雜和重要。應(yīng)根據(jù)每個(gè)行業(yè)的特殊性結(jié)合生產(chǎn)部門的實(shí)際需求，對(duì)檔案收集內(nèi)容提出具體要求?？萍紮n案的利用方式?jīng)Q定其收集過程是長(zhǎng)期持續(xù)延續(xù)的，所以應(yīng)針對(duì)甲乙雙方制定相應(yīng)的檔案階段收集表，以明確各階段收集的內(nèi)容和時(shí)限。

3.2信息的分類利用

針對(duì)科技檔案的利用，除美國(guó)學(xué)者霍爾提出的系統(tǒng)方法“三維結(jié)構(gòu)體系”外，還可采用以下幾種方式:一是信息綜合分析法，從項(xiàng)目形成過程的特征和聯(lián)系進(jìn)行分析研究、理解和提煉出對(duì)下一步發(fā)展有借鑒性的內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)科技檔案的利用。二是系統(tǒng)整體優(yōu)化法。從整個(gè)平臺(tái)系統(tǒng)所包含的范圍出發(fā)，關(guān)注整體與部分間聯(lián)系，系統(tǒng)地進(jìn)行信息整理與測(cè)評(píng)，從而達(dá)到全面最佳地解決問題的目的。

3.3信息的存放

采用集中式與分散式。集中式是指把在相對(duì)對(duì)立的信息資源集中存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)管理中心，也可以是獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)。將信息資源分門別類，采用分散式可以只存儲(chǔ)與自己業(yè)務(wù)有關(guān)的信息資源。

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.131

［中圖分類號(hào)］G271；G647.24

［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

［文章編號(hào)］1673-0194（2016）12-0194-01

［收稿日期］2016-05-20