報銷審批輔助決策系統(tǒng)研究

孫曉東，唐 靜，魯 靜，向萬紅

（遠光軟件股份有限公司，廣東 珠海 519085）

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報銷審批輔助決策系統(tǒng)研究

孫曉東，唐 靜，魯 靜，向萬紅

（遠光軟件股份有限公司，廣東 珠海 519085）

［摘 要］傳統(tǒng)的報銷管理系統(tǒng)僅僅停留在報銷業(yè)務處理層面，沒有對數(shù)據(jù)進行深入分析，導致審批人在審批報銷單時缺乏相應的關鍵信息，從而使審批過程流于形式，無法對報銷支出進行有效監(jiān)控。本文介紹了一種輔助審批系統(tǒng)，通過分析報銷相關的數(shù)據(jù)，將分析結果和相關關鍵信息集中展示給審批人，輔助其審批決策。

［關鍵詞］報銷；審批；輔助決策；報銷管理

1　報銷審批中存在的主要問題

報銷管理系統(tǒng)是企業(yè)成本支出的窗口，對于控制企業(yè)成本、提升企業(yè)盈利能力和企業(yè)競爭力起著十分關鍵的作用。傳統(tǒng)的報銷管理系統(tǒng)僅停留在報銷業(yè)務處理層面，沒有對數(shù)據(jù)進行深入分析，導致審批人在審批報銷單時缺乏相應的關鍵信息，從而使審批過程淪為走過場，無法對報銷支出進行有效監(jiān)控。

漏洞百出的報銷管理常常給企業(yè)帶來巨大損失，如美國廣播公司ABC曾有報道，某公司的多位員工成功將蘋果網(wǎng)上音樂商店的下載費用算到了公司頭上，金額累計高達10萬美元；諾基亞公司原人力資源經(jīng)理曹威利用職務之便，以本單位已離職員工王某的名義，虛報各類費用52筆，共計人民幣478萬余元，后轉入其個人賬戶內(nèi)消費揮霍。

在報銷單據(jù)審批過程中，各級管理者應當分別對報銷單據(jù)的真實性、合規(guī)性、必要性、合理性、經(jīng)濟性分別進行審核，但由于缺乏審核所需要的相關信息，各級管理者，尤其是高層管理者根本無法履行自己的審批責任。比如，高層管理者難以判別一張住宿費單據(jù)是否具備經(jīng)濟性，因為不同時間、不同地區(qū)、不同檔次的賓館價格差異很大，高層管理者無法僅憑報銷單據(jù)本身的信息作出準確判斷。

2　報銷審批輔助決策系統(tǒng)設計

報銷審批輔助決策系統(tǒng)的主要目標是解決各級管理者在審批中的信息缺失問題，從而使審批真正落到實處。為防止問題報銷單通過審批，系統(tǒng)設置了四道防線，分別是:真實性檢驗、合規(guī)性檢查、經(jīng)濟性檢查、支出報表分析。

2.1真實性檢驗

報銷內(nèi)容的真實性是審批中最主要的檢驗項目，系統(tǒng)通過檢驗發(fā)票真實性，賬實一致性和異常檢測來實現(xiàn)真實性檢驗。

2.1.1發(fā)票真實性

系統(tǒng)通過圖像識別，自動提取發(fā)票掃描圖像中的發(fā)票代碼等信息，然后在后臺查詢稅務系統(tǒng)發(fā)票數(shù)據(jù)庫，根據(jù)發(fā)票代碼等簽別發(fā)票真?zhèn)巍?/p>

2.1.2賬實一致性

原始票據(jù)信息通過圖像識別錄入系統(tǒng)后，可自動與報銷單中的費用發(fā)生日期、費用金額等進行比對。如公司為減少旅程時間，規(guī)定出差應優(yōu)先選用高鐵普通座，若員工實際車票為普快硬臥，則系統(tǒng)可自動識別并提醒審核人員。

2.1.3異常檢測

異常檢測是指對異常報銷行為進行自動識別。

（1）重復報銷檢查。例如一個月內(nèi)報銷兩次宿舍水電/網(wǎng)絡費或電話費，兩次差旅費報銷區(qū)間重疊，差旅費與探親費報銷時間區(qū)間重合，同一張發(fā)票用于兩次報銷（發(fā)票號相同）等。

（2）員工差旅費報銷單與請假單時間重疊。

（3）差旅費報銷單目的地與同時間接待費開票地點不一致，例如出差目的地為“湖北”，客戶接待費開票單位為“廣東XX公司”。

2.2合規(guī)性檢查

企業(yè)針對報銷有很多規(guī)定，這些規(guī)定可以轉化成校驗規(guī)則，嵌入本系統(tǒng)。系統(tǒng)對嵌入的規(guī)則逐條檢查，將每張報銷單的違規(guī)情況通過信息展示界面展示給審批者。每張報銷單提交時，系統(tǒng)都自動進行合規(guī)性檢查。合規(guī)性又可分為個體合規(guī)性和整體合規(guī)性。

2.2.1個體合規(guī)性

個體合規(guī)性即單張單據(jù)合規(guī)性，包括數(shù)據(jù)自洽性、金額及交通工具是否超標，報銷項目是否在規(guī)定允許范圍內(nèi)等。其中數(shù)據(jù)自洽是指單據(jù)各項內(nèi)容之間沒有矛盾，例如:住宿天數(shù)不能超過出差天數(shù)（即出差結束日期－出差開始日期），出差補帖天數(shù)不能超過出差天數(shù)，費用截止日期不能早于費用開始日期，制單日期不能晚于費用截止日期6個月以上等。

2.2.2整體合規(guī)性

檢查員工、部門、項目各類報銷總金額是否超出規(guī)定上限或者預算，具體檢查項目取決于公司具體規(guī)定。對金額較大報銷單，即使其未超出上限，也可將其對部門、項目總支出的影響情況報給審核人。

2.3經(jīng)濟性檢查

即使報銷內(nèi)容真實、合規(guī)，也不一定就是合理的。虛假報銷的另一類表現(xiàn)形式就是價格虛高，針對這一問題，審批人需要對報銷單據(jù)的經(jīng)濟性進行檢查。本系統(tǒng)的經(jīng)濟性檢查模塊首先對報銷單進行分類，找出與當前報銷單同類的歷史報銷單，然后通過對比，檢查當前報銷單在成本上是否合理。對成本明顯偏高的，相關信息將作為疑點通知審核人。

2.4支出報表分析

報表分析模塊預先設置好報表模板，根據(jù)審批人自身的審批職責和權限，提供相應的財務匯總數(shù)據(jù)及其分析結果。系統(tǒng)便自動把對應數(shù)據(jù)預先計算好，并同時對數(shù)據(jù)進行智能分析，最后將分析結果和數(shù)據(jù)以文字、數(shù)字、圖形、表格等方式按報表模板格式展示給審批人。審批人通過查看當前報銷單據(jù)對部門預算的影響、當前報銷人的歷史報銷總金額、當前支出總金額等信息，決定當前報銷單據(jù)是否審批通過。

3　結 語

報銷審批輔助決策系統(tǒng)可以為審批決策提供信息支持。借助本系統(tǒng)，審批人可以快速獲取審批所需信息并作出合理的審批決策，從而提高審批效率，降低企業(yè)成本，提升企業(yè)競爭力。

主要參考文獻

［1］戴慧敏.網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)的設計實現(xiàn)［J］.中國科技信息，2010（11）.

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.023

［中圖分類號］F232；TP311.52

［文獻標識碼］A

［文章編號］1673-0194（2016）12-0036-01

［收稿日期］2016-05-12