電子化對(duì)傳統(tǒng)檔案的影響

李秀梅

【摘要】隨著電子計(jì)算機(jī)在各行業(yè)的應(yīng)用，電子文件應(yīng)運(yùn)而生，檔案工作的電子化勢(shì)在必行，本文主要對(duì)電子化對(duì)傳統(tǒng)檔案的影響進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】電子化；傳統(tǒng)檔案；影響

一、歷史的必然

當(dāng)代社會(huì)檔案工作革命性的變革，就是電子文檔的出現(xiàn)與管理問(wèn)題，就是“無(wú)紙時(shí)代”的即將到來(lái)。它是擺在我們面前最重要的課題，也是最嚴(yán)峻的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)。電子文件的出現(xiàn)是一種記錄方式的變革。歷史上，記錄方式的變革一般要經(jīng)歷幾百年上千年，但電子文件的出現(xiàn)是加速度的。它將在幾年內(nèi)完全改變檔案工作的面貌?？傮w上看，歷史上記錄方式的變革大約經(jīng)歷了四個(gè)階段：第一階段：原始材料的直接利用階段；第二階段：原始材料的粗加工階段；第三階段：紙質(zhì)文件階段；第四階段：電子文件階段。

二、電子文檔發(fā)展歷程簡(jiǎn)述

電子文件的出現(xiàn)，最早可追溯到20世紀(jì)50年代的美國(guó)和日本。當(dāng)時(shí)的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化的發(fā)展對(duì)辦公信息的處理提出了提高工作效率、加快處理速度和降低辦公費(fèi)用的要求，這就使得辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生。

一般地說(shuō)，電子文件發(fā)展要經(jīng)歷四個(gè)階段：第一階段：過(guò)程階段，在這一階段；許多單位開(kāi)始采用電子計(jì)算機(jī)，電子文件充當(dāng)形成文件的過(guò)程（工具）。機(jī)關(guān)單位首先形成的是電子文件，然后由電子文件；轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔。這時(shí)候的電子文檔被稱(chēng)為“草稿性電子文檔”。第二階段：輔助性電子文檔階段。這—“階段的基本特征是：紙質(zhì)文檔為正本，電子文檔為副本。電子文檔的效力比上一個(gè)階段要高一些。第三階段：電子文檔階段。這一階段的基本特征是：電子文檔為正本，紙質(zhì)文檔為副本；電子文檔的法律效力被確認(rèn)，紙質(zhì)文檔只在某些情況下使用。第四階段：無(wú)紙階段。這一階段真正進(jìn)入了無(wú)紙電子文檔階段。人們?cè)诠ぷ髦幸巡辉偈褂眉堎|(zhì)文檔，以往的紙質(zhì)文檔已成為“文物“。

在這里需要說(shuō)明的是：絕對(duì)的無(wú)紙時(shí)代并不存在，因?yàn)榧堎|(zhì)文檔會(huì)作為文物被人們保存起來(lái)。我們所指的無(wú)紙時(shí)代，主要是指我們?cè)诠ぷ髦幸巡辉偈褂眉垙?，沒(méi)有新的紙質(zhì)文檔產(chǎn)生。

三、電子化對(duì)檔案的影響

我們的檔案事業(yè)長(zhǎng)期建立在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上。而當(dāng)我們的事業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游募碗娮訖n案管理為主要內(nèi)涵時(shí)，檔案事業(yè)的許多方面都將發(fā)生直接和間接的變化。近期內(nèi)，檔案業(yè)務(wù)工作的變化和檔案學(xué)理論的變化將會(huì)十分明顯。

檔案工作在長(zhǎng)期實(shí)踐基礎(chǔ)上，以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，總結(jié)出一系列業(yè)務(wù)工作流程及管理方法和原則。而電子文件的產(chǎn)生對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理方法產(chǎn)生了革命性的影響，在操作方法上對(duì)傳統(tǒng)檔案工作進(jìn)行了全面的變革，在理論體系上也要發(fā)生相應(yīng)的巨大變化。下面，我們按照傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程來(lái)簡(jiǎn)述電子文件對(duì)檔案工作的影響：

（一）立卷歸檔

立卷歸擋環(huán)節(jié)，是傳統(tǒng)文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)。文書(shū)處理部門(mén)立卷，檔案管理部門(mén)接收，一年歸檔一次，這已經(jīng)成為傳統(tǒng)檔案工作的固定程式。電子文件出現(xiàn)后，打破了這個(gè)固定的程式。在辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)中，電子文件一經(jīng)形成，馬上存儲(chǔ)到辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，并由文書(shū)處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案工作人員所共享。這就使得文件與檔案之間不在有明顯的界限，不再需要一年一次的立卷歸檔，而需要制定在電子文件環(huán)境下新的歸檔制度和立卷原則。

（二）分類(lèi)整理

從檔案工作的分類(lèi)整理環(huán)節(jié)看，這一環(huán)節(jié)一直是我們傳統(tǒng)檔案工作的重點(diǎn)，耗費(fèi)檔案工作人員大量時(shí)間和精力。紙質(zhì)文件材料只能逐份整理清楚，分類(lèi)明確，歸入適當(dāng)?shù)念?lèi)目，組成合適的案卷，對(duì)檔案信息進(jìn)行有序化的處理，才能為以后的開(kāi)發(fā)利用提供方便。紙質(zhì)文檔的有序化是單一角度的，有形的，它無(wú)法實(shí)現(xiàn)多角度的有序化。然而，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件由于可以得到系統(tǒng)迅速、有效、多角度、無(wú)形的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行紙質(zhì)文件那樣的組卷，實(shí)行多角度的隨機(jī)分類(lèi)?？梢杂赊k公自動(dòng)化系統(tǒng)，根據(jù)用戶(hù)的不同需要，對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。

總之，傳統(tǒng)檔案整理工作是一種有形的單一角度的物理整理，而電子文檔的整理則是大形的多角度的邏輯整理。

（三）檔案鑒定

從檔案工作的鑒定環(huán)節(jié)看，電子文件的鑒定方法也不同于傳統(tǒng)檔案。電子文件的鑒定過(guò)程演變?yōu)閷?duì)某一系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的清理過(guò)程，操作簡(jiǎn)化為刪除指令的輸入。同時(shí)，由于電子文件制作方便，將會(huì)產(chǎn)生比以往更多的文件，增加了文件的鑒定工作員。

（四）檔案保管

從檔案工作的保管環(huán)節(jié)看，電子文件出現(xiàn)后，多媒體技術(shù)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，豐富館藏被賦予了新的特殊的含義，也帶來(lái)了檔案保管方法的變革?，F(xiàn)在傳統(tǒng)檔案的保管方式，給我們帶來(lái)的是庫(kù)房、檔案架、鐵皮柜櫥和排列整齊、裝訂漂亮檔案卷宗。而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，根本無(wú)需這些東西，電子文件載體所容納的信息量是傳統(tǒng)檔案根本無(wú)法比擬的。在檔案館（室）中，我們只能看到現(xiàn)代辦公設(shè)備和電子文件載體。也許我們辦公桌的抽屜里或計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，就裝著一個(gè)單位的檔案庫(kù)。傳統(tǒng)意義上的檔案庫(kù)已經(jīng)不復(fù)存在，它被電子時(shí)代的電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)所取代。

（五）檔案利用

同樣，對(duì)電子文件的利用，也與傳統(tǒng)檔案館（室）的利用方式發(fā)生了巨大的變化。在利用紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，檔案工作人員可以對(duì)用戶(hù)進(jìn)行直接、有效的控制，利用的主動(dòng)權(quán)掌握在檔案工作人員手中。在辦公信息管理系統(tǒng)中，存貯的電子文件由機(jī)關(guān)干部們共享；在網(wǎng)上的數(shù)字檔案館中，檔案信息更是實(shí)現(xiàn)了全球性的信息共享。檔案工作通過(guò)對(duì)系統(tǒng)購(gòu)管理和控制，來(lái)執(zhí)行檔案利用的服務(wù)工作。這就使得檔案工作人員不再在檔案利用過(guò)程中處于支配地位，而是我們?cè)O(shè)計(jì)的程序系統(tǒng)在人的指令下運(yùn)行；電子文件也隨時(shí)面臨著被修改、盜竊甚至銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)。

總之，電子文件這一新型信息載體的出現(xiàn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作具有歷史性的影響，它使檔案工作擺脫了手工勞動(dòng)的特點(diǎn)，而進(jìn)入現(xiàn)代化的智能管理階段。

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