現(xiàn)代商務(wù)英語信函撰寫方式之研究

賈黎麗

(黃淮學(xué)院,河南　駐馬店　463000)

現(xiàn)代商務(wù)英語信函撰寫方式之研究

賈黎麗

(黃淮學(xué)院,河南駐馬店463000)

[摘要]自從中國加入WTO后，國家之間貿(mào)易往來逐漸增加，商務(wù)英語在其中起到了高效的溝通作用。商務(wù)英語能夠促進(jìn)國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時也能形成良好的國際貿(mào)易形象，這一點離不開商務(wù)英語的特點和撰寫方式，商務(wù)英語具有簡潔、準(zhǔn)確、專業(yè)化的特點，因此在商務(wù)英語信函的撰寫方式中需注意延續(xù)商務(wù)英語的特點，使商務(wù)英語信函整體表達(dá)委婉、注重禮節(jié)、用辭簡明，以便于提高國際貿(mào)易工作效率。

[關(guān)鍵詞]現(xiàn)代商務(wù)英語；信函；語言特點；撰寫方式

加入WTO組織后，深入地對外開放經(jīng)濟(jì)，使我國在國際貿(mào)易中得到了發(fā)展的機(jī)會。在全球貿(mào)易逐漸一體化的情況下[1]，外資企業(yè)開始進(jìn)入中國市場發(fā)展投資和開拓企業(yè)市場，中國企業(yè)在全球貿(mào)易的浪潮中也開始利用相關(guān)的對外投資優(yōu)惠政策擴(kuò)展海外市場。這種不同國家之間的市場進(jìn)入，語言交流就成為了首先應(yīng)面對的問題，國際通用語言英語成為了在語言不同的貿(mào)易交流中首先使用的工具[2]，這種與一般英語語言有特殊差異的貿(mào)易語言被稱為現(xiàn)代商務(wù)英語，現(xiàn)代商務(wù)英語在國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易往來中起著十分關(guān)鍵的作用，在國際經(jīng)濟(jì)一體化的趨勢下，現(xiàn)代商務(wù)英語的重要性也逐漸顯現(xiàn)。

一、現(xiàn)代商務(wù)英語概述

現(xiàn)代商務(wù)英語是一門在國際商務(wù)往來中所使用的英語，通常是指以英語為媒介進(jìn)行商務(wù)往來活動。以往商務(wù)英語多以信件和口頭的方式運(yùn)用，運(yùn)用范圍多為票據(jù)往來、貨物海關(guān)通報等。而如今隨著時代發(fā)展，電子商務(wù)也逐漸興起，所包含的內(nèi)容也涉及商務(wù)活動的各個方面，主要是以在職場生活中有關(guān)的場景中使用為主體[3]。如今商務(wù)英語的使用結(jié)合當(dāng)下的信息通訊方式，使商務(wù)英語使用范圍拓展更廣，如電子郵件形式的商務(wù)英語信函等。現(xiàn)代商務(wù)英語在國際貿(mào)易中以及各個行業(yè)中都有十分廣泛的運(yùn)用[4]。

在這種全球貿(mào)易背景下使用的英語由于其有一定的特點，因此定義為以商務(wù)活動為目的使用的英語，通常稱為現(xiàn)代商務(wù)英語。從現(xiàn)代商務(wù)英語的構(gòu)造成分來說，現(xiàn)代商務(wù)英語主要是由商務(wù)相關(guān)的背景和知識組成，同時組成現(xiàn)代商務(wù)英語的還有商務(wù)活動中的交流技巧和商務(wù)活動中的專用語言?，F(xiàn)代商務(wù)英語和普通英語相比較，它的基本語法和詞匯的使用仍然是以普通英語為基礎(chǔ)，但由于其在商務(wù)活動中的運(yùn)用具有某些獨(dú)特性，例如一些專用的商務(wù)用語詞匯和使用方式?，F(xiàn)代商務(wù)英語在總體上和普通英語相比較，其擁有較強(qiáng)的專業(yè)性?，F(xiàn)代商務(wù)英語在運(yùn)用過程中需要更多貿(mào)易方面的知識，通常需要對管理、商務(wù)、金融、會計等都有了解。商務(wù)英語信函是商務(wù)活動的組成部分，因此在現(xiàn)代商務(wù)英語信函寫作中，延續(xù)了商務(wù)英語所具有的特點，比如使用的詞匯多與商務(wù)知識相關(guān)或以商務(wù)英語知識為背景。所以，兩者是相互聯(lián)系，相互依存的。

二、現(xiàn)代商務(wù)英語信函語言特點

現(xiàn)代商務(wù)英語信函是現(xiàn)代商務(wù)英語應(yīng)用中最為常見的一種形式。從現(xiàn)代商務(wù)英語信函基本格式方面分析，商務(wù)信函與一般英語書信基本格式相同?，F(xiàn)代商務(wù)英語信函在國際貿(mào)易中常用的有4種類型。第一，信息類。發(fā)盤、還盤、詢盤、訂單通知等。第二，勸說類信件。如推銷、求職、推薦信件等。第三，處理問題類信件。索賠、仲裁、謝絕信件等。第四，表示友好意。如祝賀信等。因此可從現(xiàn)代商務(wù)英語信函的類別中看出，現(xiàn)代商務(wù)英語主要是強(qiáng)調(diào)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，從而簡潔有效地傳遞信息，具體特點如下。

(一)簡潔

現(xiàn)代商務(wù)英語信函中一般不需多余的修飾性表達(dá)，語言內(nèi)容一般要讓讀者可以盡快地了解其內(nèi)容，從而迅速地做出反應(yīng)。如信函中常用的訂單回函模式：In reply to your letter of July 15，we are gald to book your order for shoes.(應(yīng)您方七月十五號來函，我方欣然接受您方所要求的鞋類訂單。)該句可體現(xiàn)出商務(wù)信函開門見山直奔主題的語言特點[5]。

商務(wù)人士業(yè)務(wù)繁多，非常注重實效性，因此商務(wù)信函語言需盡可能的簡練，使商務(wù)人士可一目了然，提高工作效率。在信函中通常應(yīng)用省略句、簡短并列句和簡潔句等。比如Your invoice No.200 has been received.(您方200號發(fā)票已收到。)在信函中語言的使用需要盡量做到一個詞能表達(dá)一個完整的意思，your是您方，invoice發(fā)票，received表示已經(jīng)收到，具有一目了然的效果。在一般的現(xiàn)代商務(wù)英語信函寫作中，為了行文簡潔易懂，通常會將可用簡單詞匯進(jìn)行表達(dá)的意思通過短語書寫。比如使用consider(考慮)替代take into consideration(再三考慮)；用solve(解決)替代arrive at a solution(找到一個解決方案)。在發(fā)送樣品的信函書寫中，如As what you have requested，we are sending your our new catalog(如您所要求的，我們將發(fā)送您的新產(chǎn)品目錄)中what you have requested的意思可以直接使用as requested的動詞短語進(jìn)行表達(dá)[6]。

(二)準(zhǔn)確

現(xiàn)代商務(wù)英語信函的寫作必須用詞精準(zhǔn)，內(nèi)容清晰，說明詳細(xì)具體，整個敘述必須完整。如用詞含糊不清，整體敘述詞不達(dá)意將會引起誤會，導(dǎo)致商務(wù)活動事務(wù)遭受損失。

現(xiàn)代商務(wù)英語信函寫作用詞精準(zhǔn)化主要是因為現(xiàn)代商務(wù)英語信函具有世界通用性，每個地區(qū)不同的商務(wù)人員的英語水平存在差異化，因此，自選詞方面必須選擇那些歧義少、解釋簡單、較為常用的詞句，避免使用那些復(fù)雜、生僻和歧義多的詞句，以免造成不必要的麻煩。例如hegemony可以使用leadership替代等。

在現(xiàn)代商務(wù)英語信函中所運(yùn)用的詞句都要圍繞所談?wù)摰闹攸c而展開，尤其是時間、地點、價格等關(guān)鍵信息，避免由于信息不清重復(fù)詢問而降低工作效率。如Your order No.1000 will be shipped this afternoon and should reach you by the end of July.(你方1000號訂單，我方將于今天下午發(fā)貨，貨物在七月底前到達(dá)。)從這句話中可以清楚的知道是幾號訂單什么時候發(fā)貨和什么時候到達(dá)，解決對方有關(guān)訂單發(fā)貨時間以及到達(dá)時間的疑問[7]。

(三)表達(dá)專業(yè)化

和普通英語信函文件不一樣，現(xiàn)代商務(wù)英語信函在涉及相關(guān)商貿(mào)活動時，會大量使用縮略語和專業(yè)術(shù)語以及標(biāo)準(zhǔn)商務(wù)術(shù)語，目的在于使商務(wù)人士對信件內(nèi)容一目了然。比如約定俗成的FOB=離岸價free on board、CIF=到岸價cost，insurance and freight、L/C=信用證letter of credit、BL=提單bill of landing、CIF=成本、保險加運(yùn)費(fèi)價cost、insurance and freight、AS=即期at sight、EAT=預(yù)計達(dá)到時間estimated arrival time等。

按照國際慣例和約定，國際商務(wù)活動會產(chǎn)生一些約定俗稱的商務(wù)術(shù)語，這些商務(wù)術(shù)語多建立在長期的國際貿(mào)易時間基礎(chǔ)上，如有些普通英語單詞在現(xiàn)代商務(wù)英語領(lǐng)域中使用時具有不同的含義。如claim=索賠、firm offer=實盤、quote=叫價、discount=折扣、draft=匯票、market price=市場價、promotional price=促銷價、royalty=提成費(fèi)等。

在現(xiàn)代商務(wù)英語信函寫作中有一些固定句式。如If you’re any questions please let me know.(如有任何問題，請告訴我)；Please refer tentative schedule as follow(請參照下面的暫定劃)；We are following your instruction on the basis of your confirmation.(我們在您確認(rèn)的基礎(chǔ)上按您的指示行事)

三、現(xiàn)代商務(wù)英語信函撰寫方式研究

由于商務(wù)英語具有簡潔、準(zhǔn)確、專業(yè)化的特點，因此在商務(wù)英語信函的撰寫方式中需注意延續(xù)商務(wù)英語的特點，主要在商務(wù)英語信函撰寫方式中體現(xiàn)注重禮節(jié)、用辭簡明，表達(dá)委婉。

(一)注重禮節(jié)

現(xiàn)代商務(wù)英語信函撰寫時需注意禮節(jié)，比如常使用you attitude(收信人的態(tài)度)，要具體明了，符合對方利益。如In reply to your letter of July 15，we are gald to book your order for shoes.(應(yīng)您方七月十五號來來函，我方欣然接受您方所要求的鞋類訂單)和we are shipping your order of July 15 this afternoon.前者在時間和貨號等方面做出了補(bǔ)充說明，完全為對方考慮，因此前一句的效果優(yōu)于后一句。

出于禮節(jié)，商務(wù)信函要從積極的一面商談問題，而不是從負(fù)面入手。讀者在一般情況下都比較喜歡事務(wù)積極的方面。比如He bank will not allow you to charge more than $ 1,000 on your VISA account.(銀行不允許您方信用卡支付超過1000美元額度)和you can charge $ 1,000 on your VISA (銀行允許你支出1000美元額度)，從中可以看出，后一句的允許更加符合讀者利益，且簡潔，基于人性偏喜歡允許的字眼，因此在現(xiàn)代商務(wù)英語信函中應(yīng)委婉的表達(dá)[8]。

圖1　現(xiàn)代商務(wù)英語信函一般寫作格式

(二)用辭簡明

圖1為現(xiàn)代商務(wù)英語一般寫作格式，可從中看出整體給人十分簡潔明了之感，便于閱讀、記錄。因此現(xiàn)代商務(wù)英語信函也同樣要簡明扼要，首先用詞方面需要杜絕使用意義相近甚至重復(fù)的詞匯。如new和original意義十分相近，如在句式中同時運(yùn)用會顯得多余和繁瑣。

(三)表達(dá)委婉

當(dāng)現(xiàn)代商務(wù)英語信函中需要表達(dá)一些消極意義的信息，比如干涉方面、限制方面、規(guī)定方面等，可使用委婉且得體的表達(dá)方式。如You should never use this kind of paper in the copy machine.(你不應(yīng)該在這種復(fù)印機(jī)了使用這種紙張)和That type of paper doesn’t work well in the copy machine.(這臺復(fù)印機(jī)使用這種紙張會無法順利工作。)從這兩句話中可以看出，第一句使用you顯得很強(qiáng)勢，從對方身上出發(fā)，顯得問題較為尖銳，有命令和責(zé)怪的意味，而第二句則是從客觀事物角度出發(fā)，講述事物客觀允許情況，則不存在沖突。消極色彩和否定意義的詞句可以轉(zhuǎn)換為積極色彩的詞句，可使意思表達(dá)效果較好。

1.避免使用帶有消極含義的表達(dá)方式

在現(xiàn)代商務(wù)英語信函撰寫過程中，通常會避免使用帶有消極意義的英語單詞，除了否定副詞外，另外還包括帶有否定含義的前后綴式的派生詞。否定含義的前后綴式的派生詞如disapprove、indifferent、unresolved、loveless等。比如It’s impossible to repair the vacuum cleaner today.(今天真空吸塵器怕是無法修好了呢)可以改成Your vacuum cleaner will be ready by Friday.(你的真空吸塵器星期五可以修好)

另外在現(xiàn)代商務(wù)英語信函撰寫中，有一些本身并沒有消極色彩的單詞運(yùn)用起來也會帶來消極效果。比如The magic shows that now Liu takes better.(這個劉的魔術(shù)表演需要更好=現(xiàn)在劉的魔術(shù)表演很糟糕)可以換成The magic shows that now Liu takes even better.(這個劉的魔術(shù)表演比以前好多了)

2.對消極信息進(jìn)行解釋

如果無法避免消極信息的傳達(dá)可以加上合理的解釋使讀者更容易接受，避免產(chǎn)生排斥心理。比如They would not sell shoes less than 10.(他們少于10的價格不會賣)可以換成To keep down packaging costs and to help customers save on handling expenditures, they sell shoes only in lots of 10 or more.(為了降低包裝成本，幫助客戶節(jié)省開支，他們銷售鞋子只賣10及以上)

綜上所述，現(xiàn)代商務(wù)英語是國際貿(mào)易中必不可少的交際工具，由于國際貿(mào)易工作的高效率要求，現(xiàn)代商務(wù)英語信函以簡潔、準(zhǔn)確、表達(dá)專業(yè)化為原則，要求在撰寫過程中需要注意：禮節(jié)性，從積極的一面商談問題；簡明性，便于閱讀、記錄；表達(dá)委婉。避免使用帶有消極含義的表達(dá)方式或者對其進(jìn)行合理解釋。遵循以上原則特性和使用以上商務(wù)英語信函撰寫方法，能使國際貿(mào)易商務(wù)人士更為快速、準(zhǔn)確地讀寫商務(wù)信函，從而達(dá)到提高工作效率的現(xiàn)代需求。

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(責(zé)任編輯：高堅)

收稿日期：2016-01-20

[中圖分類號]H313

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[文章編號]1673-8535(2016)02-0101-04

[作者簡介]賈黎麗(1985-)，女，河南省駐馬店市人，黃淮學(xué)院教師，碩士研究生，研究方向：商務(wù)英語。