淺談有效運用檔案管理推動企業(yè)文化建設(shè)

■楊燕利

江蘇核電有限公司

0 引言

企業(yè)檔案管理存于企業(yè)文化之中，是企業(yè)文化的重要組成部分，有效的檔案管理對企業(yè)文化建設(shè)和企業(yè)發(fā)展均有促進意義。

1 企業(yè)檔案管理和企業(yè)文化的概述

1.1 企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案管理是指對企業(yè)人事、技術(shù)、財務(wù)、信用以及企業(yè)其他經(jīng)營、經(jīng)濟活動資料的管理工作。它具有保密性、準確性、全面性等特征，在構(gòu)建企業(yè)文化、指明企業(yè)發(fā)展方向方面具有重要作用。

1.2 企業(yè)文化

企業(yè)文化是指在市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)經(jīng)過對一系列歷史經(jīng)驗的總結(jié)而得出的精華，既是企業(yè)整體精神面貌、企業(yè)道德觀以及企業(yè)愿景的總和，也是引領(lǐng)企業(yè)長久發(fā)展的精髓。優(yōu)質(zhì)的企業(yè)文化表現(xiàn)為，員工的積極創(chuàng)造性、團結(jié)一致、互幫互助以及每位員工的自我價值與企業(yè)價值的融合。

1.3 企業(yè)檔案管理和企業(yè)文化的關(guān)系

（1）精神層面有機統(tǒng)一。

企業(yè)檔案管理與企業(yè)文化均對企業(yè)經(jīng)濟活動有重要影響，二者均對企業(yè)文化建設(shè)有推動作用，二者在企業(yè)發(fā)展過程中相輔相成、聯(lián)系密切，均是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分。

（2）表現(xiàn)形式有所差別。

企業(yè)檔案管理工作是具體落實到員工的實體性工作，它是在企業(yè)創(chuàng)立之初就伴隨著企業(yè)的，主要收集整理企業(yè)經(jīng)濟活動、社會活動等方方面面的資料信息，具有直觀性；企業(yè)文化是基于企業(yè)發(fā)展程度而來的，是企業(yè)在不斷前進不斷發(fā)展的情況下，積淀而成的，存在于精神世界，具有抽象性。

2 加強企業(yè)檔案管理對企業(yè)文化建設(shè)的作用

企業(yè)檔案資料能夠為企業(yè)文化提供最基本的建設(shè)信息，對企業(yè)歷史經(jīng)驗、戰(zhàn)略方向、管理經(jīng)驗等資料進行提取、加工和創(chuàng)新。企業(yè)文化建設(shè)如果不依托于企業(yè)檔案信息，則難以構(gòu)建切合實際、滿足企業(yè)自身需求的文化，很容易致使企業(yè)發(fā)展與歷史脫軌，對企業(yè)產(chǎn)生不利影響。

2.1 注重企業(yè)檔案管理積淀企業(yè)文化建設(shè)資源

企業(yè)檔案中具有關(guān)于企業(yè)歷史發(fā)展、經(jīng)營模式以及各階段戰(zhàn)略目標的收錄、重大活動的記錄等內(nèi)容，它們與企業(yè)文化息息相關(guān)。只有對企業(yè)檔案深入挖掘，才能夠掌握構(gòu)建企業(yè)文化的最基本要素，如經(jīng)營理念、戰(zhàn)略目標、競爭力等，才能對企業(yè)文化精髓有更好的定位，幫助企業(yè)文化建設(shè)員工有針對性的建設(shè)具有科學(xué)性、體系性的優(yōu)質(zhì)企業(yè)文化。因此，注重企業(yè)檔案管理工作，促進檔案管理人員以嚴謹、積極、負責(zé)的態(tài)度開展工作十分必要。

2.2 加強企業(yè)檔案管理促進構(gòu)建特色企業(yè)精神

企業(yè)檔案信息詳實而生動重現(xiàn)企業(yè)發(fā)展歷史進程和精神。其中企業(yè)實物檔案，例如，企業(yè)不同發(fā)展階段榮獲的證書、獎牌和名人題詞等，應(yīng)用這些檔案舉辦企業(yè)文化展，或者將檔案內(nèi)容編纂成冊作為企業(yè)文化讀物，對于有助于職工了解企業(yè)文化，提高他們對企業(yè)歸屬感和基于企業(yè)的自豪感。

3 檔案管理促進企業(yè)文化建設(shè)的路徑探析

3.1 企業(yè)檔案管理助推企業(yè)樹立正面形象

企業(yè)形象的積極正面性對于企業(yè)內(nèi)外部經(jīng)濟活動的開展與管理具有積極作用，在內(nèi)部能夠促進企業(yè)的經(jīng)營管理和人員流動的有序進行；在外部，優(yōu)質(zhì)形象也可以帶來經(jīng)濟社會效益，增加消費者認可程度，提高企業(yè)外部競爭力，促進企業(yè)發(fā)展。基于企業(yè)檔案管理與企業(yè)形象建構(gòu)，它們對于企業(yè)的長遠發(fā)展均有重要作用，亦是企業(yè)文化建設(shè)過程中必須予以重點關(guān)注的環(huán)節(jié)。具體而言，企業(yè)檔案包括企業(yè)的初建、發(fā)展、轉(zhuǎn)型等各個階段的重大事項，能夠為促進樹立企業(yè)正面形象提供大量典型素材。由此可見，企業(yè)檔案與企業(yè)形象樹立密不可分，它們都是企業(yè)發(fā)展過程中的寶貴財富，都具有創(chuàng)收的效用，對于企業(yè)的生存和發(fā)展至關(guān)重要。鑒于此，企業(yè)檔案管理部門與企業(yè)形象構(gòu)建部門應(yīng)當(dāng)通力合作，在深層挖掘企業(yè)檔案的前提下，加大企業(yè)形象宣傳力度，拓展企業(yè)形象宣傳范圍，從而共同推動企業(yè)文化建設(shè)。例如，企業(yè)檔案部門可以將企業(yè)重大經(jīng)濟活動、企業(yè)榮譽等單獨收錄成冊，集中統(tǒng)一管理，通過運用該檔案中的優(yōu)質(zhì)案例，構(gòu)建積極向上的企業(yè)形象，為企業(yè)文化的建設(shè)工程添磚加瓦，為企業(yè)非物質(zhì)性資產(chǎn)的積累進行奠基[1]。

3.2 發(fā)揮檔案管理效用堅持以人為本

建設(shè)企業(yè)文化對于企業(yè)長久發(fā)展而言十分重要，它是企業(yè)的精神和靈魂，包括企業(yè)日常經(jīng)營管理活動、企業(yè)經(jīng)濟活動以及企業(yè)發(fā)展方向、發(fā)展戰(zhàn)略等方方面面的內(nèi)容，但其核心是以增強企業(yè)內(nèi)部職工凝聚力，激發(fā)職工工作熱情，提高職工對企業(yè)的歸屬感為目標。由此可見，企業(yè)文化建設(shè)要想成功必須堅持以人為本的理念，將人文價值與企業(yè)價值相結(jié)合。同時，在發(fā)揮企業(yè)檔案管理對于促進企業(yè)文化建設(shè)的作用時也必須堅持以人為本的理念。具體而言，可以從下述幾方面著手，一方面，提高檔案管理人員工作熱情，開發(fā)其創(chuàng)造性，促進其積極主動提供服務(wù)；一方面，提高企業(yè)內(nèi)部全部員工的檔案意識，即使得員工充分了解和認識到檔案對于企業(yè)的重要性，以及檔案工作對于企業(yè)的重要意義，從而鼓勵員工自覺遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，配合檔案管理人員的工作，積極主動將工作材料進行歸檔；一方面，發(fā)揮檔案管理功能，將員工工作表現(xiàn)、職業(yè)道德等內(nèi)容計入檔案，輔助企業(yè)人力資源管理，即充分發(fā)揮輔助性作用，為企業(yè)改進與更新提供助益。

3.3 建立健全企業(yè)檔案管理文化機制

以企業(yè)檔案管理為視角探析企業(yè)文化的建設(shè)工作，立足于當(dāng)今社會市場發(fā)展，應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)檔案管理工作側(cè)重保管的理念，而轉(zhuǎn)型為側(cè)重于編研應(yīng)用企業(yè)檔案的管理理念，其一，檔案管理員工應(yīng)當(dāng)對“文化性”明顯的資料，即設(shè)計企業(yè)精神和文化的活動資料進行統(tǒng)一管理；其二，開展檔案編撰工作，例如，可以通過編寫《企業(yè)歷史》、《企業(yè)戰(zhàn)略》、《企業(yè)前景》等書刊資料的方式展現(xiàn)企業(yè)形象、企業(yè)精神以及企業(yè)發(fā)展前景等；其三，應(yīng)用先進科技手段，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，例如，可以編制微信、官網(wǎng)頁面，創(chuàng)設(shè)專門文化平臺展現(xiàn)企業(yè)文化，或者應(yīng)用短視頻等方式多角度宣傳企業(yè)文化。除此之外，在進行企業(yè)檔案管理時也應(yīng)當(dāng)注重員工管理理念的創(chuàng)新，要讓其充分認識到企業(yè)文化的重要性，工作的重要性，促進其積極投身于工作中。例如，可以創(chuàng)設(shè)企業(yè)檔案管理機制，讓員工通過特定流程了解企業(yè)發(fā)展、企業(yè)理念以及企業(yè)價值，從而增加員工的歸屬感和對企業(yè)的認可度。

3.4 遵循企業(yè)檔案管理規(guī)范開展工作

企業(yè)檔案管理人員在開展工作的過程中應(yīng)當(dāng)嚴格遵循企業(yè)檔案管理規(guī)范，并督促企業(yè)其他員工按照規(guī)范進行歸檔。具體而言，企業(yè)檔案有企業(yè)自創(chuàng)設(shè)以來各個時期的經(jīng)濟活動資料，有基于社會、國家與企業(yè)的互動歷史資料，這對于企業(yè)而言極具保存價值，因此，企業(yè)管理員工在日常管理工作中應(yīng)當(dāng)依據(jù)資料的不同屬性、價值進行明確細致的分類，從而使得檔案發(fā)揮最大的效益。另外，企業(yè)與企業(yè)員工均應(yīng)當(dāng)開展基于提高檔案重要性意識的活動，促進企業(yè)職工依據(jù)規(guī)范進行將文件歸檔，以促進企業(yè)內(nèi)部檔案工作的順利進行。在建設(shè)優(yōu)質(zhì)企業(yè)文化方面更離不開企業(yè)檔案的幫助，它在一定程度上能夠幫助企業(yè)分析客戶以及市場走向，為企業(yè)文化建設(shè)指明具有良好發(fā)展的方向，幫助企業(yè)收獲客戶資源，占據(jù)有利的市場競爭地位[2]。

3.5 構(gòu)建科學(xué)檔案管理流程推動企業(yè)文化建設(shè)

有效的且極具科學(xué)性的檔案管理流程對于企業(yè)檔案管理工作的順利進行以及企業(yè)文化建設(shè)進程的推進具有重要意義。具體而言，一方面企業(yè)應(yīng)當(dāng)對檔案信息依據(jù)其內(nèi)容、形式以及規(guī)律進行初步分類，在此基礎(chǔ)上，對每一類別檔案所代表的經(jīng)濟經(jīng)營活動以勞動投入和勞動產(chǎn)出為視角進行預(yù)算，從而便利企業(yè)對自身發(fā)展狀態(tài)的全方位掌握；另一方面企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立專門的檔案管理部門并設(shè)立專業(yè)化的檔案管理制度，對歷史檔案統(tǒng)一收集分析研究，可以依照檔案對具體部分的分析以及目前企業(yè)發(fā)展程度構(gòu)建基于各部門的部門文化特色，同時，還可以依照企業(yè)自身人才流動程度，實行計算機歸檔，方便檔案的管理，避免檔案遺失，從而為建設(shè)企業(yè)文化提供更加準確的數(shù)據(jù)信息。

4 總結(jié)

企業(yè)檔案管理在建設(shè)優(yōu)質(zhì)企業(yè)文化方面具有不可替代的作用，它自身的服務(wù)性功能，既能夠幫助企業(yè)對自身經(jīng)濟活動經(jīng)驗進行分析處理，又能保證企業(yè)文化經(jīng)久不衰。因此，應(yīng)當(dāng)堅持不懈探求企業(yè)檔案管理在建設(shè)優(yōu)質(zhì)企業(yè)文化中的有效應(yīng)用路徑，從而為構(gòu)筑可持續(xù)發(fā)展的企業(yè)文化提供助益。