對高校二級學院科研秘書工作的認識與思考

唐建林

【中圖分類號】G647.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）09-0051-02

高等學校二級學院是指一所大學下面的所有學院，它集教學、科研和行政管理于一身。科研秘書是二級學院里從事科研管理工作的專、兼職人員，是學院領導進行科研管理決策的助手，是學?？蒲泄芾聿块T和學院之間、老師之間、師生之間開展科研活動的橋梁和紐帶，是高?？蒲泄芾磉^程中不可或缺的一個重要環(huán)節(jié)。[1]

一、科研秘書的工作職責

科研秘書是高?？蒲泄芾淼闹虚g鏈，它既貫徹學?？蒲泄芾砀黜椚蝿占熬唧w落實，也是學院各項科研活動的紐帶。[2]科研秘書的工作職責主要分為以下四個方面：

1.日常科研管理工作：（1）根據(jù)學?？蒲泄芾聿块T的要求，配合分管科研院長，負責組織學院老師各級各類科研項目、科研獎勵和專利等的申報和管理，并為老師申報提供協(xié)助，并做好各類信息的登記和檔案收集整理工作；（2）做好老師科研成果的統(tǒng)計工作，協(xié)助分管科研院長對老師的年度考核和職稱申報等的科研工作量部分進行審核，并將學院老師取得的科研成果對外宣傳；（3）做好學院的學術會議和學術講座等的組織和策劃事宜，整理收集學術活動的圖片、撰寫文字材料進行宣傳；（4）收集、整理科研工作中的重要資料，保管好各類科研檔案，為學科建設、評估等工作提供材料。[3]

2.文字工作：（1）撰寫學院年度科研工作總結計劃與科研成果宣傳報告；（2）協(xié)助分管領導制定各類科研相關的文件、制度與辦法；（3）協(xié)助分管領導制訂本學院科研工作發(fā)展規(guī)劃、創(chuàng)新科研團隊建設等申報工作。

3.內(nèi)協(xié)外聯(lián)工作：（1）內(nèi)協(xié)工作，學院內(nèi)部上令下達、下情上報，保障學院信息流的通暢；并協(xié)助分管領導化解科研人員內(nèi)部的分歧和矛盾，理順關系，解決問題；（2）外聯(lián)工作，負責學院科研工作的校內(nèi)外宣傳與報道；協(xié)助相關老師策劃和舉辦學術交流活動、與兄弟院校的往來交流等各方面的聯(lián)絡工作。

4.其它工作：完成學?？蒲泄芾聿块T及學院領導布置的其他科研管理等工作，并積極思考，對學校及學院的科研管理工作提出建設性意見。

二、科研秘書的工作特點

根據(jù)前面對科研秘書工作職責的了解，可以總結出科研秘書的工作主要有以下四個方面的特點：

1.輔助性：科研秘書是學院分管領導的參謀和助手。學院領導的工作千頭萬緒，即承擔行政工作，又有教學和科研任務，不可能事事都考慮得很周全，這就需要秘書協(xié)助、提醒。

2.服務性：科研秘書主要服務于學院的老師，是科研信息上情下達、下情上達的服務者，為學院領導決策提供參考信息，為學院老師申報科研項目、科研獎勵、專利等提供相應的服務。

3.繁瑣性：從工作的內(nèi)容來看，學院老師科研項目、獎勵等各類申報工作要通知并進行跟蹤和督促提醒，學校各機關部門經(jīng)常要統(tǒng)計各種科研數(shù)據(jù)，學院舉辦的各類學術活動需要跟學?？蒲泄芾聿块T、宣傳部甚至外事處等部門聯(lián)絡報批等事宜，等等。既有常規(guī)性的管理工作，又有突發(fā)性的異常情況，工作繁瑣而復雜。[4]

4.重復性：科研秘書的工作常有反復出現(xiàn)和辦理的特點。比如，各類科研項目申報等很多流程是一樣或相似，經(jīng)常是收閱文件、通過信息門戶和郵件轉發(fā)、短信通知，緊急事務電話通知。

三、科研秘書應具備的素質(zhì)能力

科研秘書工作雖說是高等學校最基層的管理工作崗位，但是要把工作做好，還是需要科研秘書擁有以下出色的素質(zhì)能力：

1.過硬的政治思想素質(zhì)：科研秘書與領導接觸和交往的機會多，還通常接觸大量內(nèi)部文件，參加重要會議，往往會比其他人多了解一些內(nèi)部信息。因此，科研秘書必須擁有過硬的政治思想素質(zhì)，才能保證能嚴守機密，不會在不宜場合透漏應保密或回避的信息。[5]

2.廣博的科學文化素質(zhì)：科研秘書服務的對象為高校老師，他們學歷層次高、知識面廣。如果科研秘書自身科學文化素質(zhì)不高，在具體工作實踐中就會遇到阻礙，因此科研秘書必須擁有：行政管理學知識、心理學知識、計算機知識和相關專業(yè)的基本專業(yè)知識等科學文化素質(zhì)。只有不斷充實，才能夠與服務的老師進行深入溝通、了解和掌握其工作狀況，便于對科研過程中出現(xiàn)的問題做出合理判斷和有效處理。

3.較強的組織協(xié)調(diào)與人際交往能力：在科研管理過程中，科研秘書要正確領會相關精神、統(tǒng)籌時間安排、分清主次關系?？蒲忻貢€需要同學?？蒲泄芾聿块T、學院領導和同事等人員打交道，擁有較強的人際交往能力才能更好的利用相關資源為科研提供完備的服務和保障。[6]

四、提高科研秘書工作水平的措施

高校二級學院的科研秘書作為連接學?？蒲泄芾聿块T與學院科研人員的紐帶，發(fā)揮著重要的作用。因此提高科研秘書自身素質(zhì)是高校整體建設中的一個重要環(huán)節(jié)。具體措施為：

1.設立專職的科研秘書崗位：科研秘書工作繁瑣而且?guī)в幸欢ǖ膶I(yè)性，從長遠角度上看，專職的科研秘書能夠從各種繁瑣的雜務中解脫出來專心搞好科研服務工作，使其能完善對科研管理工作的認識，實現(xiàn)工作的專職化專業(yè)化，促進科研秘書管理素質(zhì)的穩(wěn)步提高。

2.建立健全的激勵機制：在充分了解科研秘書工作現(xiàn)狀的基礎上，逐步完善科研管理方法和制度，建立健全的激勵競爭機制，激勵他們在崗位上發(fā)揮自己的聰明才智，提高自身的綜合素質(zhì)，為高校科研管理提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

3.建立科學的培訓制度：高校應該采取多種途徑對科研秘書開展有計劃和系統(tǒng)性的培訓，使其不斷適應科研管理崗位的新需求。如定期舉辦各種項目申報、專利申請等專業(yè)培訓；邀請優(yōu)秀的科研管理人員到校作相關專題講座；組織科研秘書到具有良好管理經(jīng)驗的高?；蚩蒲袡C構的科研管理部門參觀學習和交流。[7]

參考文獻：

[1]安利清.淺談新形勢下高校二級學院科研秘書自身素質(zhì)的提高[J].赤子（中旬），2014，02：40.

[2]張仙玉.產(chǎn)學研結合背景下加強高?？蒲忻貢犖榻ㄔO探析[J].長春教育學院學報，2014，11：120-122.

[3]屈路明.做好高?？蒲忻貢ぷ鞯膸c思考[J].科教導刊（上旬刊），2014，09：19-20.

[4]周小青.淺談研究所教學科研秘書的工作、特點和要求[J].經(jīng)營管理者，2015，25：392.

[5]馬國強，陳惠齡，薛令娟.淺談新形勢下高?？蒲忻貢穆毮芏ㄎ慌c素質(zhì)要求[J].科教文匯（上旬刊），2011，04：181+208.

[6]鄭中原.淺談高?？蒲忻貢墓ぷ魉仞B(yǎng)提升[J].經(jīng)營管理者，2012，22：276.

[7]馬玉平.論高校科研秘書角色的兩重性及素質(zhì)的提高[J].教育教學論壇，2014，37：21-22.