建設(shè)項目檔案管理與項目管理的同步實施

康莉華

建設(shè)項目檔案管理與項目管理的同步實施

康莉華

伴隨著建筑企業(yè)的發(fā)展與進步，大部分的企業(yè)為了擴大自身的規(guī)模，對很多建設(shè)項目進行了投資。許多的建設(shè)項目需要投入較大的人力、物力，這些都需要制定一套規(guī)范的工作流程。但是，許多企業(yè)都非常輕視建設(shè)項目檔案管理方面的工作，因此無法保持建設(shè)項目檔案管理與項目管理的同步實施，這種情況帶給企業(yè)不好的影響，并帶來了部分潛在的經(jīng)濟損失。在最近幾年的時間里面，企業(yè)部分的高層管理者越來越重視建設(shè)項目檔案管理與項目管理的同步實施方面的工作，并取得了一些進步，但是，有很多地方還是需要進一步改善的。

一、建設(shè)項目檔案的重要性

在最近幾年，企業(yè)更加重視關(guān)于建設(shè)項目檔案管理。任何的企業(yè)都不可以輕視建設(shè)項目的檔案管理，檔案管理應(yīng)該得到高度的重視，企業(yè)的管理人員應(yīng)該意識到檔案管理與建設(shè)項目的驗收、檢查等是同等重要的。建設(shè)項目的檔案管理在建設(shè)項目竣工的過程中具有不可取代的作用。而且項目檔案對于企業(yè)也起著非常重要的作用與影響，并會產(chǎn)生一定的價值。

二、建設(shè)項目管理與項目檔案管理同步的重要性

工程建設(shè)本身就屬于一個大型的建設(shè)活動，一個合格的工程在投入使用之后，可以使用很多年，如果建設(shè)項目檔案出現(xiàn)丟失、遺漏的情況，極有可能會給今后的工作開展帶來不必要的麻煩。建設(shè)項目并不是一旦建設(shè)成功之后就算完成了全部的工作內(nèi)容，今后使用的維護、改建、擴建等都屬于建設(shè)項目的重要組成部分，任何的建設(shè)項目在建設(shè)之前都必須要進行立項工作。在建設(shè)的過程中需要對施工的方法進行記錄，在今后的日常管理中都會產(chǎn)生較多的資料與文件。這些文件都會記載著這個工作的真實情況與具體的施工情況。一旦該工程項目在日后的使用中產(chǎn)生了某些問題，就可以根據(jù)這些具體的數(shù)據(jù)與資料進行及時的、有效的解決。

在這種種的分析之下，項目管理與項目檔案應(yīng)該是統(tǒng)一進行，而不是孤立的、分離的。因此，做好項目檔案管理工作，是開展一項建設(shè)項目的重要工作基礎(chǔ)。

三、項目管理人員重視項目檔案的必要性

由于建設(shè)項目檔案完整的記錄下建設(shè)項目活動的整個過程與最終的成果，是固定資產(chǎn)進行投資的重要技術(shù)參考與技術(shù)檔案，而且，檔案的主要功能與作用就是利用它所存在的價值。因此，建設(shè)項目的檔案工作與其他項目的工作內(nèi)容、工作流程以及工作要求是不同的，它屬于一項比較特殊的工作，需要全體成員的共同參與，積極配合等。它要求的是在建設(shè)過程中能夠保持真實、完整，需要參與到該項目的每一位工作者都對自己的崗位認真負責(zé)，對各個工作環(huán)節(jié)以及工作流程進行嚴格的把關(guān)，確保建設(shè)項目所有歸檔資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，統(tǒng)一性。所以，建設(shè)項目檔案是否完整、準(zhǔn)確、統(tǒng)一等，會對具體的項目負責(zé)人員的決策、審查、收集與歸檔等產(chǎn)生不同程度上的影響。

作為一名建設(shè)項目管理的工作人員，必須要清楚在項目實施的過程中所會產(chǎn)生的一切文件與資料，并清楚地掌握這些文件與資料的真實情況，檔案管理人員只有清楚地了解項目實施過程中文件情況，才能夠相應(yīng)地規(guī)范其指定所需要的文件材料。比如，在某個分項工程中，根據(jù)招投標(biāo)文件以及合同的具體內(nèi)容，都說明了在某項工程里面。但是，在實際的施工過程中，施工單位方面出現(xiàn)了資質(zhì)不足的問題，于是便放棄該部分的工程量，檔案管理人員也沒有參與到工程的管理過程中，于是便不了解該部分的內(nèi)容，于是在之后的工程檔案中就會缺乏該部分的資料。只有工程管理人員了解該部分的內(nèi)容，這就需要該項目的工程管理人員與檔案工作人員進行溝通與協(xié)調(diào)，檔案工作人員在收集與編制檔案的時候，才能夠?qū)⒃擁椆こ痰氖┕の募３滞暾?/p>

總的來說，項目管理人員必須要高度認識到項目檔案的重要性，這也是保證檔案的完整、準(zhǔn)確的一個有效途徑與方法。

四、項目檔案管理工作必須要提前介入

因為每一個建設(shè)項目，尤其是投資比較大的，建設(shè)周期比較長的項目，建設(shè)程序也比較復(fù)雜的，工作流程與環(huán)節(jié)多，參與建設(shè)的單位也比較多，所以形成的項目文件與資料也就會更多且復(fù)雜。出于分工的不同，項目檔案的形成與運轉(zhuǎn)也是分散到各個部門與參建單位的，項目管理部門對檔案管理的內(nèi)容并不是非常清楚，不了解項目檔案的組織管理、歸檔的具體范圍與保管的要求等。只有等到工程項目竣工驗收之后，提到了項目檔案驗收，才可以知道項目檔案還有整理、驗收要求等多方面的內(nèi)容。

但是，在這個時候，已經(jīng)積壓了很多工作需要進行處理，使得檔案管理人員處于一種比較被動的環(huán)境中，對檔案的收集與管理也會產(chǎn)生較多的問題與漏洞。如果是在一個建設(shè)工期很長的情況之下，就會產(chǎn)生部分工作人員的調(diào)動，工作交接不及時的問題，增加檔案管理人員收集的難度。所以，需要建設(shè)單位檔案管理部門提前介入，對項目檔案的收集、整理展開工作，制定具有針對性的工作制度與工作流程，并及時地跟蹤建設(shè)項目的工作進度，從項目開始實施，檔案管理就應(yīng)該展開同步的工作，對項目管理人員、參與建設(shè)的單位的檔案工作進行專業(yè)的、具體的培訓(xùn)與指導(dǎo)，做到事前關(guān)心，事中控制、介入、事后同步跟蹤等，從而進一步地保證建設(shè)項目檔案的完整性、應(yīng)收與必收等，并為之后項目檔案管理打下一個良好的工作基礎(chǔ)。

五、項目檔案管理與項目管理同步實施的主要措施

各級的領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該高度重視項目檔案工作，建立健全相應(yīng)的項目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。由于建設(shè)項目的建設(shè)規(guī)模比較大，建設(shè)工期也比較長，所以形成的文件與資料也是比較多且復(fù)雜的，尤其是參加建設(shè)單位與工作環(huán)節(jié)較多的。因此，為了在建設(shè)項目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，需要依靠多方面的共同努力，比如相應(yīng)的檔案管理部門，項目管理部門，具體的規(guī)章制度與標(biāo)準(zhǔn)等。做好項目檔案工作的前提，就是要使項目檔案管理在整個過程中有法可依，有制度可以尋找。同時要進一步明確項目檔案工作的管理部門，建立一個完整的檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)機制與體系，明確每一位檔案管理工作人員的職責(zé)。

六、結(jié)語

項目檔案是各種檔案中最復(fù)雜與系統(tǒng)的，項目的檔案管理屬于一項比較龐大的工程，需要與項目的管理同步進行。注重文件與資料的收集與整理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性以及系統(tǒng)性，進一步規(guī)范檔案管理人員的行為?？傊?，就是要保證檔案管理與項目管理的同步實施，為項目的順利進行提供一個堅實的基礎(chǔ)。

（作者單位：中核四川環(huán)保工程有限責(zé)任公司工程項目部）