醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)研究

黃巖

（三明市第一醫(yī)院，福建 三明 365000）

隨著大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)的不斷優(yōu)化進步，強化檔案數(shù)據(jù)資料的信息化建設(shè)成為醫(yī)院等企事業(yè)單位管理工作重點的重要內(nèi)容。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)可以為醫(yī)院等單位整體發(fā)展、規(guī)劃提供可靠的辦事依據(jù)和憑證[1]。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作具有綜合性、多樣性、技巧性，而建立完整、健全、準(zhǔn)確、真實的檔案信息數(shù)據(jù)庫既可以充分挖掘出檔案信息資料的價值，還能對醫(yī)院等單位的日常管理運營工作開展發(fā)揮承上啟下的重要作用，很大程度上幫助醫(yī)院提升管理能力，提高管理效率，確保各項工作有條不紊、高效有序進行[2]。

一、加強檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的意義

優(yōu)化和完善醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理，有利于降低醫(yī)院檔案信息管理的風(fēng)險，提高醫(yī)院檔案信息的利用效率，在一定程度上有利于提高醫(yī)院信息服務(wù)的質(zhì)效[3]。相對而言，僅僅依靠改善外部科學(xué)技術(shù)進步帶動醫(yī)療行業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的發(fā)展是遠遠不夠的，還需要醫(yī)院自身從內(nèi)部重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃、建設(shè)和管理，在醫(yī)院日常檔案信息管理過程中重視信息數(shù)據(jù)庫的管理質(zhì)效提升，規(guī)避檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中的各種影響因素，提高醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率[4-5]。當(dāng)前，在實踐過程中對于醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)還存在一些問題，比如缺乏必要的數(shù)據(jù)使用功能等?；诖耍疚慕Y(jié)合相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)知識，嘗試較為系統(tǒng)全面的分析醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的相關(guān)問題，找出醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在的問題，并提出優(yōu)化醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的對策建議[6-7]。相關(guān)研究不僅可以豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的相關(guān)研究內(nèi)容，而且有助于醫(yī)院提高其檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)效，在一定程度上為我國醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)提供有益指導(dǎo)[8]。

二、加強檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要性

1.檔案信息數(shù)據(jù)庫更具便捷性

相比于傳統(tǒng)檔案信息管理，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫存在諸多優(yōu)勢，比如在檔案信息數(shù)據(jù)庫中可以實現(xiàn)快速查閱檔案資料，實現(xiàn)檔案資料的多重備份避免檔案資料的丟失或者損毀。同時，相比于傳統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫需要在紙質(zhì)文件中查閱的繁瑣，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)可以為讀者提供電子檢索、查閱等功能，在極大提高查找、利用效率的同時，還可以避免對一些珍貴檔案原件的反復(fù)查閱造成的磨損[9]。

此外，通過規(guī)范化的檔案信息數(shù)據(jù)庫的流程建設(shè)，可以確保在有效降低檔案信息數(shù)據(jù)管理人員工作量的基礎(chǔ)上，提升檔案數(shù)據(jù)資料管理的質(zhì)量。而科學(xué)規(guī)范、管理有效地檔案信息數(shù)據(jù)庫可以給檔案利用工作注入新的生機和活力。因此在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)相對更具有便捷性[10-11]。

2.檔案信息數(shù)據(jù)庫更具安全性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息資料在傳輸、處理的過程中，一旦出現(xiàn)錯誤，往往存在難以及時發(fā)現(xiàn)錯誤，且糾錯過程相對麻煩，尤其對于一些有著較高機密的數(shù)據(jù)信息資料，如果出現(xiàn)錯誤或者被惡意篡改可能產(chǎn)生嚴(yán)重后果[12]?；诋?dāng)前電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，建設(shè)以電子文件為主要載體的檔案信息資料數(shù)據(jù)庫，通過一定的信息加密、身份認(rèn)證等技術(shù)，可以有效提高檔案信息資料管理人員責(zé)任心、職責(zé)感，進而使得相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)資料的錄入和管理更嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確，也在一定程度上有效提高檔案信息數(shù)據(jù)資料的安全性、原始性[13]。

3.檔案信息數(shù)據(jù)庫更符合時代發(fā)展趨勢

當(dāng)前，以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)不斷深入發(fā)展，這為檔案數(shù)據(jù)資料的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。在信息技術(shù)驅(qū)動發(fā)展的新形勢下，醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)遵循現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫建設(shè)管理原則制定適用于醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)庫類型和管理流程，不僅可以實現(xiàn)隨時隨地根據(jù)需求調(diào)整和完善醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫，還可以對檔案信息數(shù)據(jù)管理過程中存在的風(fēng)險和不足進行優(yōu)化，避免各種風(fēng)險因素對檔案信息數(shù)據(jù)的影響[14]。

三、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在的主要問題

1.檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)人才不足

在醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)實施過程中，多數(shù)醫(yī)院存在的主要問題是缺乏專業(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)人才，這種缺乏主要表現(xiàn)在人力資源、人才激勵等投入不足方面[15]。眾所周知，必要的薪酬待遇激勵、晉升通道是有效吸引醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫管理人才的條件，但從當(dāng)前我國醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的現(xiàn)狀來看，多數(shù)醫(yī)院尚未有充分吸引檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)人才的薪酬待遇和晉升途徑。醫(yī)院要想實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)代化建設(shè)需要，在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢，就需要擁有充足的專業(yè)檔案數(shù)據(jù)人才資源[16]。目前，很多醫(yī)院沒有具有吸引力的薪酬待遇和晉升機遇導(dǎo)致很多檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)人才不愿意進入醫(yī)院行業(yè)，因而很大程度上影響了醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

2.檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在認(rèn)識誤區(qū)

從我國醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫管理實踐現(xiàn)狀來看，很多醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)庫管理工作存在明顯的認(rèn)識誤區(qū)，基層檔案管理人員面對所在醫(yī)院相對有限的檔案、服務(wù)對象，往往認(rèn)為現(xiàn)有管理模式“熟門熟路”的固有思維，對于現(xiàn)代化檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不熱心也不主動[17]。并且，考慮到多數(shù)醫(yī)院是為人民服務(wù)的事業(yè)單位，其檔案管理的人員相比于開放市場的私營醫(yī)院和外資醫(yī)院缺乏足夠競爭力和現(xiàn)代意識，在接觸當(dāng)前電子檔案信息數(shù)據(jù)管理方法和管理設(shè)備存在相對不熟悉的情況，習(xí)慣上也有抵觸現(xiàn)代化電子檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的相關(guān)工作環(huán)境和內(nèi)容的情緒，這種認(rèn)識上的誤區(qū)也在一定程度上影響檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

3.檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在功能欠缺

由于當(dāng)前醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫在建設(shè)的過程中主要考慮維護醫(yī)院治病救人的主業(yè)、服務(wù)醫(yī)院正常運營為主要目標(biāo)，在考慮檔案信息數(shù)據(jù)庫的社會化、功能化建設(shè)方面存在不足，并沒有過多的考慮檔案信息資料的使用效率和互聯(lián)互通等內(nèi)容。因而很多醫(yī)院在建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫時，往往是盲目的購買通用的檔案管理軟件，或者請“懂編程”的技術(shù)人員開發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。這種缺乏針對性的檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)往往導(dǎo)致本醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在明顯的功能缺失，這主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫往往查詢速度慢、索引文件容易遭到破壞，沒有數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能。甚至有一些醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)庫在需要升級的過程中出現(xiàn)原有數(shù)據(jù)無法使用的嚴(yán)重問題。這些問題的存在很大程度上都是因為功能缺失造成的[18]。

4.檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范

當(dāng)前的醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)在適應(yīng)新時代新形勢下的變革還存在缺乏制度規(guī)范的問題，比如很多檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)沒有相應(yīng)的項目規(guī)范，數(shù)據(jù)類型之間無法實現(xiàn)互聯(lián)互通，不同醫(yī)院之間也無法做到相互銜接和互通。這很大程度上是因為缺乏相關(guān)的制度規(guī)范，一方面，從政府角度來看，社會管理者缺少規(guī)范的制度引導(dǎo)，醫(yī)院沒有相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的框架指引，醫(yī)院在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中各自為營，也導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在亂象。另一方面，從醫(yī)院自身來看，在不同部門和科室之間的檔案信息數(shù)據(jù)管理和利用沒有形成有效地協(xié)同配合，對檔案信息資料的管理和實際需求無法充分匹配[19]。

四、優(yōu)化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的對策建議

1.加強檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)人才培養(yǎng)

醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)人才不足問題的出現(xiàn)很大程度上說明醫(yī)院在開展檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中存在重視不足的情況。醫(yī)院缺乏相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)專業(yè)技能人才導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)和發(fā)展水平不高，進而拉低了檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)效。一個醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)庫人才儲備決定了自身檔案管理水平和管理能力，很大程度上也影響著醫(yī)院高效經(jīng)營方式的變革和現(xiàn)代化改革的進程，因此，應(yīng)當(dāng)鼓勵醫(yī)院加大對檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)專業(yè)技能人才的培養(yǎng)，通過內(nèi)部培養(yǎng)和外部引才的方式組建專業(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)運營和管理團隊，內(nèi)部培養(yǎng)需要醫(yī)院制定合理的檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)人才培訓(xùn)方案，培養(yǎng)檔案信息數(shù)據(jù)專業(yè)人才的管理能力和水平，在新形勢下以現(xiàn)代科學(xué)管理理念驅(qū)動醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平的提升[20]。

2.轉(zhuǎn)變檔案信息數(shù)據(jù)建設(shè)觀念

通過對醫(yī)院檔案管理相關(guān)管理者和工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其固有思維，培養(yǎng)重視大數(shù)據(jù)時代下利用電子檔案信息數(shù)據(jù)庫價值的觀念，不斷擺脫習(xí)慣思維和慣性思維，通過廣泛的宣傳和培訓(xùn)，使得醫(yī)院所有員工都能意識到電子化、智能化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性和價值，從而在內(nèi)部觀念上營造建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫的氛圍。另外，通過外部專業(yè)機構(gòu)的調(diào)研和分析，形成本醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)優(yōu)劣勢情況的分析，對當(dāng)前醫(yī)院建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫存在的問題、建設(shè)的必要性等內(nèi)容進行分析，從而為決策提供依據(jù)和信息。

3.豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫功能

在加強人才培養(yǎng)，轉(zhuǎn)變觀念的基礎(chǔ)上，還要不斷從技術(shù)、功能等方面強化檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。一方面，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)管理方，要充分考慮檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實際需求，并結(jié)合經(jīng)濟社會發(fā)展、醫(yī)院戰(zhàn)略規(guī)劃等內(nèi)容，不斷豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫的功能項目。不僅滿足醫(yī)院當(dāng)前的實際需求，還能為未來功能的增加預(yù)留空間。另一方面，還要注重對檔案信息數(shù)據(jù)庫開發(fā)專業(yè)技術(shù)人才的利用，使得相關(guān)建設(shè)、開發(fā)人員不僅能充分運用自身計算機、數(shù)據(jù)庫建設(shè)的知識和經(jīng)驗，還能熟悉醫(yī)院檔案管理的各個環(huán)節(jié)，從而豐富醫(yī)院數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，建設(shè)完成功能完備、運行高效的檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

4.完善檔案信息數(shù)據(jù)庫制度規(guī)范

在上述檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的對策建議基礎(chǔ)上，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)通過完善檔案信息數(shù)據(jù)庫制度體系進行進一步保障。

對于醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)庫制度機制體制的完善，需要根據(jù)醫(yī)院的實際情況展開，因而難以形成具體可參考的制度，但在建立的過程中需要遵循一些科學(xué)性原則，具體包括如下方面：（1）全面性原則。在對醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫制度規(guī)范機制的制定中，需要全面綜合的考慮各個方面，在進行分析研究的過程中，需要充分學(xué)習(xí)其他行業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫制度的優(yōu)點，并結(jié)合具體醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)實際，多個角度全方位地對檔案信息數(shù)據(jù)庫制度進行設(shè)計，盡量做到全面完備，只有這樣才能使得檔案信息數(shù)據(jù)庫制度規(guī)范機制具有充分的保障作用。（2）客觀性原則。在醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫制度規(guī)范機制的設(shè)計過程中涉及多個方面，多種因素，因此在進行設(shè)計的過程中，要秉持公平、公正、客觀的原則，圍繞醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展的目標(biāo)，避免過分注重對單一部門或者具體項目的考慮。并且檔案信息數(shù)據(jù)庫制度規(guī)范機制的制定需要充分借鑒專業(yè)技術(shù)人才的評估和意見才能保持客觀性。（3）科學(xué)性原則。醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫制度規(guī)范機制的制定應(yīng)當(dāng)堅持科學(xué)性原則，就是說相關(guān)制度的建立應(yīng)當(dāng)是在遵循科學(xué)研究規(guī)律和充分考慮醫(yī)院當(dāng)前實際的基礎(chǔ)上進行的，這也是避免因片面考慮導(dǎo)致影響醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展的重要原則。