淺談加強(qiáng)電子檔案的管理

劉艷娥

摘 要：隨著目前信息化程度的日益增強(qiáng)，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為政府、單位日常辦公中不可缺少組成部分，而電子檔案越來越多，電子檔案和紙質(zhì)檔案一樣需要妥善的管理，本文正基于此，探討如何對電子檔案進(jìn)行有效管理和利用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子

一、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

（1）電子檔案有利于減輕檔案管理人員的勞動強(qiáng)度。傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案，需要投入大量的人力、物力、財力才能得以保存。而且受水、火的影響很大，稍有不慎就有損壞的危險。計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，大大減輕的檔案人員的勞動強(qiáng)度，在歸檔、檢索上明顯有著傳統(tǒng)不可比擬的優(yōu)勢，有效提高了檔案的利用效率。（2）電子檔案管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。以往的紙質(zhì)檔案遇到文件遺漏，想要補(bǔ)缺是非常繁瑣的，必須要拆開卷宗增加后重新裝訂，是非常不方便的。而改為電子檔案。更加省時省力，提高工作效率。（3）電子檔案管理更有利于文檔的保密。電子檔案和以前的紙質(zhì)檔案有所不同，當(dāng)檔案查閱者在閱讀某一段時期的檔案卷宗時，只是授權(quán)查看某一份文檔，但事實(shí)上，同時可看到整個卷宗的內(nèi)容。無形中造成了泄密。而改為電子檔案就可很輕松的避免這種情況，有效保護(hù)了檔案的機(jī)密。（4）電子檔案管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理的目的在于參閱，在于從檔案中發(fā)現(xiàn)有價值的內(nèi)容加以利用，而傳統(tǒng)的檔案管理絕大部分時間浪費(fèi)在歸檔上面，這為查閱檔案人員帶來了極大的不便。而采用了電子檔案后，檔案管理人員就可以從重復(fù)勞動的繁雜整理卷宗中解放出來，更多的時間可以用來進(jìn)行檔案編研，或者加強(qiáng)檔案的利用率的開發(fā)上面。就樣就更能提高檔案的價值和利用率，

二、做好電子檔案管理的措施

（1）要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。首先做到在文件管理與檔案管理上統(tǒng)籌安排。使兩者同步進(jìn)行。其次，將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門重要的工作內(nèi)容。再次，要制定科學(xué)、規(guī)范的電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)。最后，檔案部門在接收電子檔案時，對電子檔案的內(nèi)容時行真實(shí)性鑒別。（2）要嚴(yán)格保證電子檔案的安全。首先是計算機(jī)漏洞的防護(hù)，安裝正版操作系統(tǒng)，及時更新，保證計算機(jī)無漏洞。其次做好檔案文件的加密。最后是做好資料的備份。對原始的檔案，備份保存。由于計算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨(dú)立性以及計算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。（3）加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在信息化如此飛速發(fā)展的今天，培養(yǎng)一批既懂得檔案管理又懂得計算機(jī)知識的復(fù)合型人才是當(dāng)務(wù)之急。一方面是引進(jìn)專業(yè)院校培養(yǎng)的新型人才，業(yè)務(wù)強(qiáng)、素質(zhì)高，有志于檔案事業(yè)的青年力量。另一方面，是對現(xiàn)有檔案管理隊伍進(jìn)行有效的培訓(xùn)，提高他們駕馭計算機(jī)軟件和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)知識的能力，通過在做中學(xué)，逐步提高檔案管理人員的知識更新的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（4）檔案室做到資料保存完整、歸檔及時、取用方便，提高工作效率。一是保守黨和國家機(jī)密，認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳和貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法規(guī)和方針政策，有較高的思想認(rèn)識和覺悟。二是認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、修復(fù)等工作，功夫在日常，功夫在恒久，在甘于寂寞，立志做好檔案工作。三是編制案卷目錄、卡片等檢索工具，積極開展檔案利用工作。四是做好檔案室防火、防盜、防蟲害、防霉變工作，貫徹“安全第一，預(yù)防為主。”方針。

三、做好電子檔案利用的措施

（1）建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。檔案管理的目的在于提高利用率，但不是泛濫的隨意查閱，也不是封閉的任何人不能接觸。必須建立相應(yīng)的審批制度和管理制度。對檔案的級別進(jìn)行有效劃分，在查閱時，授予相應(yīng)的權(quán)限。在電子檔案中，檔案管理制度同樣適用，要把電子檔案的查閱權(quán)限的紙質(zhì)檔案等同起來，實(shí)行檔案的嚴(yán)格管理。（2）規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失。電子檔案因其傳播的簡易性，一般情況下，不允許閱讀時進(jìn)行復(fù)制攜帶。大多數(shù)情況下，只允許平面閱讀，以圖片的形式展示。在采取網(wǎng)絡(luò)化查閱檔案的同時，同時對文檔做好加密，保證檔案不被泄密。（3）加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識。電子檔案由于必須依賴電子設(shè)備，因此必須要加強(qiáng)檔案管理人員對電子檔案的保護(hù)意識，電子產(chǎn)品是很脆弱的，不像紙質(zhì)一樣經(jīng)得起摔打，一冊卷宗隨意放置均無損壞。但電子檔案在管理過程中，無論是硬盤、光盤、U盤都要輕拿輕放，稍有不慎，就可能因跌落、振動等原因損壞。還有一些存儲設(shè)備應(yīng)防止病毒的侵害。不能隨意插拔在不知情況的電腦上。在不連接電腦時，要選擇安全退出，不能硬插拔，這些都是看似小的事情。但均能引起資料的損壞。

總之，電子檔案工作將有效推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，這是大勢所趨。作為一名合格的檔案管理人員，應(yīng)不斷提高電子檔案的管理水平，不僅要注重硬件設(shè)備的建設(shè)，利用好計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)這個重要的平臺，。同時要注重電腦應(yīng)用軟件的學(xué)習(xí)，提高電子檔案編輯整理的駕馭能力。只有這樣，才能不斷為社會和單位提供有價值的參考資料，才能發(fā)揮檔案的服務(wù)工作，才能勝任當(dāng)前檔案管理工作的重任。