SRM系統(tǒng)在礦業(yè)公司物資采購(gòu)中的應(yīng)用

劉建海

(河北鋼鐵集團(tuán)礦業(yè)有限公司)

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SRM系統(tǒng)在礦業(yè)公司物資采購(gòu)中的應(yīng)用

劉建海

(河北鋼鐵集團(tuán)礦業(yè)有限公司)

摘要針對(duì)目前礦業(yè)公司ERP系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商管控不強(qiáng)和招投標(biāo)業(yè)務(wù)不夠完善的特點(diǎn)，提出了功能全面的礦業(yè)SRM系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念，在闡述礦業(yè)公司SRM系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)了一整套網(wǎng)上招投標(biāo)、供應(yīng)商準(zhǔn)入與供應(yīng)商考核評(píng)估功能，繼而形成了一種符合礦業(yè)公司實(shí)際采購(gòu)的軟件體系，實(shí)際應(yīng)用中降本增效效果顯著。

關(guān)鍵詞ERPSRM招投標(biāo)考核評(píng)估

SAP SRM系統(tǒng)能夠通過持續(xù)節(jié)約成本、確保采購(gòu)合理透明和縮短采購(gòu)周期，可以為礦業(yè)公司提供戰(zhàn)略價(jià)值。該軟件在發(fā)達(dá)國(guó)家應(yīng)用多年，功能技術(shù)已非常完備，目前已應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)。在全球經(jīng)濟(jì)持續(xù)低迷的時(shí)候，各個(gè)公司都在想盡辦法壓低成本，外部采購(gòu)無疑成為降本增效的重要環(huán)節(jié)。礦業(yè)公司積極引進(jìn)SRM系統(tǒng)，控制整個(gè)供應(yīng)流程，優(yōu)化供應(yīng)商，縮短采購(gòu)周期，建立持續(xù)有效的供應(yīng)商關(guān)系，通過和ERP系統(tǒng)中主數(shù)據(jù)合并所帶來的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)礦業(yè)公司從執(zhí)行到戰(zhàn)略相一致的決策。

1SRM系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)

目前每個(gè)公司針對(duì)采購(gòu)都有一套適合自身的管理軟件，都是以管好本單位的物資處理為前提條件，而SRM系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)理念則不盡相同，它是本著企業(yè)與供應(yīng)商雙贏的原則，優(yōu)化采購(gòu)市場(chǎng)，供應(yīng)商在良性競(jìng)爭(zhēng)中，提高服務(wù)品質(zhì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。

現(xiàn)以SRM系統(tǒng)為基礎(chǔ)，結(jié)合礦業(yè)公司整體采購(gòu)特點(diǎn)，擴(kuò)展系統(tǒng)的部分功能，編制了適合礦業(yè)公司采購(gòu)的網(wǎng)上招投標(biāo)系統(tǒng)。線上采購(gòu)整體流程見圖1。

圖1　線上采購(gòu)整體流程

Web Dynpro是傳統(tǒng)Dynpro編程方法在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的擴(kuò)展，它可以提供非常友好的編程界面，并且能夠?qū)崿F(xiàn)拖拉的開發(fā)方式，對(duì)增加開發(fā)SRM系統(tǒng)的IT人來說很容易上手。它將生成的操作界面很好地嵌入原系統(tǒng)中，令開發(fā)變得簡(jiǎn)單方便。

2SRM系統(tǒng)的功能

2.1供應(yīng)商準(zhǔn)入與評(píng)估

選擇一個(gè)好的供應(yīng)商，直接影響企業(yè)的生產(chǎn)與銷售，對(duì)企業(yè)影響非常大，所以，選擇一個(gè)適合礦業(yè)公司的供應(yīng)商非常重要。在SRM系統(tǒng)中主要采取主動(dòng)邀請(qǐng)的方式，防止供應(yīng)商隨意進(jìn)入企業(yè)，對(duì)于被邀請(qǐng)的供應(yīng)商，會(huì)收到礦業(yè)公司的邀請(qǐng)郵件，根據(jù)地址填入供應(yīng)商自身的必要信息，尤其是一些資質(zhì)、認(rèn)證都可以通過附件的方式上傳到SRM系統(tǒng)，為礦業(yè)公司采購(gòu)人員充分了解、審核供應(yīng)商提供了先決條件。供應(yīng)商上傳附件的界面見圖2。

每月對(duì)供應(yīng)商的交期、交量、品質(zhì)、售后服務(wù)、中標(biāo)后無故放棄等項(xiàng)目追蹤考核，每出現(xiàn)一項(xiàng)就會(huì)在供應(yīng)商的考核得分中減去一分，每次和礦業(yè)公司做成一筆訂單，也會(huì)相應(yīng)加上一分，對(duì)得分較低的供應(yīng)商將進(jìn)行凍結(jié)、封存。表1為供應(yīng)商考核及檢查標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于不合理的扣分，供應(yīng)商可以通過投訴功能說明原因，系統(tǒng)會(huì)做出讓供應(yīng)商滿意的處理。

2.2采購(gòu)申請(qǐng)的創(chuàng)建

為了充分發(fā)揮采購(gòu)計(jì)劃對(duì)SRM系統(tǒng)的驅(qū)動(dòng)作用，根據(jù)各子分公司提報(bào)的采購(gòu)申請(qǐng)制定合理的采購(gòu)目標(biāo)，結(jié)合物資的存貨與使用周期采購(gòu)合理的物資數(shù)量，及時(shí)摸清物資的質(zhì)量情況，做近一步尋源采購(gòu)。根據(jù)平時(shí)低值易耗品的消耗數(shù)量，在ERP系統(tǒng)中制定物料需求計(jì)劃(MRP)，結(jié)合SRM系統(tǒng)后期開發(fā)的增強(qiáng)功能，及時(shí)提報(bào)采購(gòu)申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)無人值守。MRP是ERP系統(tǒng)發(fā)展的初級(jí)階段[1]，需要根據(jù)需求和預(yù)測(cè)來確定未來物料需求,進(jìn)一步提供該物料需求的時(shí)間和數(shù)量，礦業(yè)公司只是在極小的一部分物資中采用了這種申請(qǐng)方式，但是通過幾年的應(yīng)用，加之一些人為干涉，物料需求貼合礦業(yè)公司的實(shí)際采購(gòu)。通過SRM系統(tǒng)的使用，提報(bào)的采購(gòu)申請(qǐng)打破了礦業(yè)公司原來按單審批的傳統(tǒng)，管理更加細(xì)化，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)中的每項(xiàng)物料按行審批，更好地減少了資金占用。

圖2　供應(yīng)商注冊(cè)界面

得分+∞～-30-30～-50-50～-100-100～-∞凍結(jié)時(shí)間正常參與報(bào)價(jià)1個(gè)月3個(gè)月∞個(gè)月

ERP系統(tǒng)中的每一筆采購(gòu)申請(qǐng)都會(huì)隨著審批的通過無縫傳送到SRM系統(tǒng)，供采購(gòu)人員進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)，這一過程看似簡(jiǎn)單，其實(shí)是以犧牲系統(tǒng)資源為代價(jià)，服務(wù)器要實(shí)時(shí)監(jiān)控審批完的業(yè)務(wù)，利用提前設(shè)置好的后臺(tái)作業(yè)，定時(shí)傳輸，保證了2套系統(tǒng)的高度一致。傳輸?shù)纳暾?qǐng)能夠創(chuàng)建多種詢價(jià)單，以滿足不同的業(yè)務(wù)需要。采購(gòu)申請(qǐng)要素同步表見表2。

表2　采購(gòu)申請(qǐng)要素同步表

2.3尋源創(chuàng)建

尋源的過程是礦業(yè)公司采購(gòu)的重要環(huán)節(jié)，需要和供應(yīng)商在線上討價(jià)還價(jià)，爭(zhēng)取礦業(yè)公司利益最大，在砍價(jià)的過程中，還可以采取線上競(jìng)標(biāo)的方式，爭(zhēng)取價(jià)格創(chuàng)新低。再結(jié)合礦業(yè)公司二次議價(jià)的采購(gòu)物點(diǎn)，即使選中了中標(biāo)的供應(yīng)商，仍然組織力量進(jìn)行再次公關(guān)，在中標(biāo)價(jià)的基礎(chǔ)上再次降低。在此環(huán)節(jié)中，SRM系統(tǒng)還提供了一些針對(duì)礦業(yè)公司附加的功能，如歷史最高價(jià)問題，當(dāng)此次采購(gòu)的價(jià)格高出這個(gè)價(jià)格時(shí)，系統(tǒng)是不允許形成采購(gòu)訂單的；招標(biāo)方個(gè)數(shù)問題，普通的采購(gòu)必須滿足至少3位供應(yīng)商的原則，使采購(gòu)變的更加透明、更加公平。

2.4在線評(píng)標(biāo)

礦業(yè)公司對(duì)采購(gòu)的監(jiān)管機(jī)制比較完善，每次開標(biāo)都會(huì)成立評(píng)標(biāo)小組，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)按規(guī)則進(jìn)行打分，選取最優(yōu)的供應(yīng)商、最大的物資。目前在SRM系統(tǒng)中存在2種中標(biāo)方式：最低價(jià)中標(biāo)與綜合評(píng)分。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)總結(jié)了4種評(píng)分表，同時(shí)還有評(píng)分表重定義功能，根據(jù)實(shí)際情況自行定義評(píng)分表。評(píng)委會(huì)根據(jù)評(píng)分因素和所占的權(quán)重給供應(yīng)商打分。為供應(yīng)商細(xì)則打分公式：

(1)

式中，ESi為單項(xiàng)評(píng)審因素得分；αi為因素基值；W為權(quán)重；βi為加減因素。

將每一項(xiàng)因素的得分累計(jì)起來，就是某個(gè)供應(yīng)商的最終得分：

(2)

式中，C為供應(yīng)商最終得分。

最后得分最高的供應(yīng)商即為中標(biāo)單位，充分體現(xiàn)了礦業(yè)公司在中標(biāo)環(huán)節(jié)的公平、公正。在線評(píng)標(biāo)打分見表3。

表3　在線評(píng)標(biāo)打分

SRM系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)算出得分最高的供應(yīng)商，并將各個(gè)細(xì)節(jié)展示給評(píng)委，當(dāng)確認(rèn)無誤后，系統(tǒng)還會(huì)以O(shè)A的形式推送給各個(gè)評(píng)委匯簽。通過表3可以很清楚地看到公司1中標(biāo)，整個(gè)評(píng)標(biāo)過程，評(píng)委根本不用見面，減少了相互參照的幾率，真正做到礦業(yè)公司利益最大化。

2.5采購(gòu)訂單

礦業(yè)公司的采購(gòu)分為自采與統(tǒng)采2種方式。自采是各子分公司自行采購(gòu)物資，所發(fā)生的費(fèi)用自身墊付，期末與總部走財(cái)務(wù)的帳務(wù)往來。自采使各子分公司有了一定的采購(gòu)權(quán)力，大大提升了工作熱情。統(tǒng)采是所有的采購(gòu)需求都由總部代買，總部再加2%的管理費(fèi)，再賣給各子分公司，做到了集中管控，充分減少了資金的占用。2種采購(gòu)訂單的形成，都需要總部的有關(guān)部門統(tǒng)一審核，既做到了權(quán)力集中，又做到了權(quán)力下放，使整個(gè)礦山的采購(gòu)工作平衡運(yùn)行。在SRM系統(tǒng)中還對(duì)采購(gòu)訂單的打印進(jìn)行了防偽處理，對(duì)不同時(shí)間的訂單加上了水印效果，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)更加嚴(yán)謹(jǐn)、安全可靠。

由于采購(gòu)的整個(gè)流程都是在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)的，必要的提醒和確認(rèn)還是非常重要的，SRM系統(tǒng)提供了短信提醒和郵件推送的功能，及時(shí)有效地反饋采購(gòu)信息。對(duì)于很難說清楚的問題，還可以實(shí)現(xiàn)線上交流與語(yǔ)音聊天的溝通方式。

3應(yīng)用效果

目前，礦業(yè)公司有11家單位在SRM系統(tǒng)中提報(bào)采購(gòu)申請(qǐng)，形成9種FRx單據(jù)(詢價(jià)/招標(biāo)單)，根據(jù)采購(gòu)的金額、評(píng)標(biāo)的方式，在系統(tǒng)中選擇不同的流程。1 047個(gè)供應(yīng)商供應(yīng)的物資滿足著礦業(yè)公司日常的生產(chǎn)需要。面對(duì)這樣的復(fù)雜采購(gòu)，相關(guān)審批人員只需點(diǎn)幾個(gè)按鈕，采購(gòu)工作就能夠順利完成，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的理念，實(shí)現(xiàn)了陽(yáng)光采購(gòu)的原則，為礦業(yè)公司負(fù)重爬坡、實(shí)干創(chuàng)業(yè)打下了基礎(chǔ)，為建設(shè)國(guó)內(nèi)最大、國(guó)際一流礦業(yè)基地提供了技術(shù)支持。

4結(jié)論

(1)指出了礦業(yè)公司SRM系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合ERP系統(tǒng)原有的主數(shù)據(jù)作為礦業(yè)采購(gòu)過程中的基礎(chǔ)，應(yīng)以降低礦業(yè)庫(kù)存為驅(qū)動(dòng)，物資采購(gòu)為主線，成本控制為核心，提升管理為輔助，制定可擴(kuò)展性和適用性強(qiáng)的系統(tǒng)功能。

(2)指明了礦業(yè)公司未來發(fā)展的一個(gè)方向，即充分利用世界知明的SAP SRM系統(tǒng)，提高公司的外部形象，規(guī)范內(nèi)部的采購(gòu)流程，培訓(xùn)自己的IT團(tuán)隊(duì)，讓這些可貴的資源為礦業(yè)公司服務(wù)。

(3)由于該系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)剛剛興起，礦業(yè)公司對(duì)該系統(tǒng)的使用也處在摸索階段，一些未知的錯(cuò)誤還不曾被發(fā)現(xiàn)，一些好的系統(tǒng)功能還不曾被挖掘，仍需要大量的IT人員進(jìn)行更改、完善，所以該系統(tǒng)的進(jìn)一步優(yōu)化仍需廣大學(xué)者的共同關(guān)注和努力。

(4)盡管礦業(yè)公司設(shè)置了一整套針對(duì)供應(yīng)商準(zhǔn)入、評(píng)估的管理方法，不僅是從礦業(yè)公司自身的利益出發(fā)，采購(gòu)質(zhì)量好的、價(jià)格便宜的物資，也是為了供應(yīng)商能在所經(jīng)營(yíng)的行業(yè)中更加規(guī)范自己，成為同行業(yè)的佼佼者。

參考文獻(xiàn)

[1]黃佳.SAP程序設(shè)計(jì)[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2005.

(收稿日期2016-01-15)

劉建海(1982—)，男，工程師，063000 河北省唐山市。