微信在高校系部辦公秘書(shū)工作中的應(yīng)用

尹翠芳

【摘要】介紹了當(dāng)今流行即時(shí)通訊軟件-微信，并研究微信在高校系部辦公秘書(shū)工作中的應(yīng)用及辦公活動(dòng)中使用微信應(yīng)注意的幾點(diǎn)事項(xiàng)。使用微信，對(duì)辦公秘書(shū)而言，找到一條能更好地為領(lǐng)導(dǎo)及廣大師生服務(wù)的新途徑。

【關(guān)鍵詞】微信；辦公秘書(shū)；應(yīng)用；注意事項(xiàng)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311.52

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，在通信領(lǐng)域，有了即時(shí)通信，現(xiàn)在幾乎人人都在用即時(shí)通信App進(jìn)行語(yǔ)音、文字甚至視頻交流。微信作為一款新生的即時(shí)通信工具，以其簡(jiǎn)便操作、適應(yīng)性強(qiáng)、傳播迅速等特點(diǎn)，迅速得以推廣，它不僅改變了人們的私人社交方式，而且也逐漸滲透到人們的工作當(dāng)中。高校系部辦公秘書(shū)工作是專(zhuān)門(mén)從事高校二級(jí)部門(mén)系部的辦公室工作，在高校中扮演著重要角色，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財(cái)務(wù)及日常事務(wù)，及起著承上啟下和領(lǐng)導(dǎo)與教職工聯(lián)系紐帶等作用。而以信息傳播為生存之本的微信逐漸滲入到秘書(shū)工作當(dāng)中去，并在秘書(shū)工作中發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)作用。

一、微信在秘書(shū)工作中的應(yīng)用

1.微信公眾平臺(tái)的應(yīng)用

個(gè)人或者組織都可以通過(guò)申請(qǐng)微信公眾號(hào)構(gòu)建一個(gè)平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)上可以向目標(biāo)用戶(hù)群推送文字、圖片、語(yǔ)音、視頻等內(nèi)容。建立一個(gè)系部微信公眾號(hào)，該微信公眾號(hào)就是系部的一個(gè)窗口。在秘書(shū)工作中，由于“受眾”群體都是其工作的服務(wù)對(duì)象，受眾更加明確、固定，用微信來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的傳播更加便利?？梢猿浞诌\(yùn)用微信的消息群發(fā)功能，定時(shí)或者不定時(shí)發(fā)送有關(guān)系部的服務(wù)信息，溝通聯(lián)絡(luò)工作，既可以提高秘書(shū)的工作效率，也可以樹(shù)立系部的良好形象。通過(guò)微信公眾號(hào)及時(shí)發(fā)布消息，既凸顯了服務(wù)功能，又降低了秘書(shū)工作所謂的神秘感，更加地開(kāi)放、開(kāi)明，更有利于工作的開(kāi)展。

2.微信語(yǔ)音聊天功能的應(yīng)用

一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)系部的教職員工大概有40-80人，建立辦公微信群，作為用來(lái)傳遞公文、交流信息、組織學(xué)習(xí)、發(fā)布通知等的主要便捷窗口，充分利用微信群的即時(shí)平臺(tái)和共享平臺(tái)提高辦公效率。對(duì)于那些懶得打字的人或者年紀(jì)大點(diǎn)的老教職工來(lái)說(shuō)，運(yùn)用微信的語(yǔ)音聊天功能讓他們感覺(jué)到非常的方便和實(shí)用，通過(guò)微信語(yǔ)音聊天平臺(tái)他們也愿意跟系部秘書(shū)進(jìn)行各種交流。另外，在微信里，對(duì)老師提出的問(wèn)題要禮貌耐心地予以解答，在群里發(fā)通知時(shí)，不能用命令的語(yǔ)氣，可以改為更可愛(ài)的語(yǔ)音聊天方式，如現(xiàn)在流行的淘寶體：“親們，該交材料了。”這樣能增加彼此的親密感。

3.微信互動(dòng)功能的應(yīng)用

微信具有比手機(jī)短信等更強(qiáng)的社交功能，微信的信息傳播中增加了一對(duì)一和一對(duì)多的交互功能，信息發(fā)出之后，可以回復(fù)、可以對(duì)話(huà)交流、可以互相探討甚至可以通過(guò)回復(fù)功能來(lái)確定信息是否被受眾準(zhǔn)確接收，有疑問(wèn)的也可以及時(shí)進(jìn)行交流反饋。這樣秘書(shū)在微信群里既準(zhǔn)確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖，又及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握第一線(xiàn)的最新動(dòng)態(tài)。因此系部秘書(shū)應(yīng)用微信開(kāi)拓了新的信息渠道，能更好地為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀和助手。

4.微信推送的針對(duì)性應(yīng)用

微信社交，大部分是熟人社交，信息傳播的針對(duì)性更強(qiáng)，可以實(shí)現(xiàn)一對(duì)一或者一對(duì)多的傳送，也更加具有私密性。系部秘書(shū)通過(guò)微信的朋友圈功能進(jìn)行分享推送的信息、資料等，需要此類(lèi)信息的教職員工可以主動(dòng)接收，不需要此類(lèi)信息的教職員工也可以進(jìn)行過(guò)濾，既強(qiáng)化了信息服務(wù)和溝通聯(lián)系的功能，也避兔了信息推送的‘打擾”等麻煩。另外微信公眾平臺(tái)或微信群因?yàn)橛脩?hù)群特定，可以將“正確的信息”發(fā)送給“需要的人”，使信息推送更具針對(duì)性。

5.微信快捷性應(yīng)用

微信是一種信息能在瞬間生成、瞬間傳播、瞬間互動(dòng)的傳播載體，信息的發(fā)布和獲取可以隨時(shí)隨地地進(jìn)行，這使得微信的使用者可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)接受到發(fā)布的信息。比如系部里發(fā)生突發(fā)事件，系部秘書(shū)就可以通過(guò)微信載體在第一時(shí)間向廣大師生發(fā)送實(shí)時(shí)信息，讓他們能夠正確的認(rèn)識(shí)突發(fā)事件，使他們保持鎮(zhèn)定不傳謠不盲從，防止事態(tài)擴(kuò)大化，并及時(shí)消除由此引起的心理恐慌等負(fù)面影響。

6.微信移動(dòng)即時(shí)通訊的應(yīng)用

微信作為一種新興的生態(tài)媒介，基本上依托于智能手機(jī)等移動(dòng)終端，下載應(yīng)用及安裝方便，攜帶更加方便，其運(yùn)用也更加不受時(shí)間、空間、場(chǎng)地等客觀因素的限制。秘書(shū)工作由于其特殊性，除了每天都有大量繁雜的工作要處理外，往往還要隨時(shí)隨地適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，因此，有一部分工作就可以通過(guò)移動(dòng)的微信來(lái)完成，這為秘書(shū)更好地開(kāi)展良好的服務(wù)提供了條件。

7.微信紅包的應(yīng)用

微信推出了微信支付和錢(qián)包服務(wù)，并于2015年及2016年春節(jié)期間推出搶紅包游戲。很多人都在樂(lè)此不疲地?fù)尲t包，事實(shí)上，許多人搶到的也僅僅是幾元，甚至是幾角、幾分錢(qián)，但它給人們帶來(lái)的樂(lè)趣， 帶來(lái)了一種參與感，這些遠(yuǎn)遠(yuǎn)不是金錢(qián)所能衡量的。

二、辦公活動(dòng)中使用微信應(yīng)注意的幾點(diǎn)事項(xiàng)

1.禁止發(fā)布與工作無(wú)關(guān)的信息。建立微信群是為了大家更好地工作和交流，但有些人喜歡發(fā)無(wú)聊的話(huà)題，或者在群里幫朋友打廣告，甚至有些人發(fā)一些未經(jīng)證實(shí)的謠言或小道消息，這就需要加強(qiáng)對(duì)微信群的管理。

2.要消除和克服信息失真現(xiàn)象。辦公室實(shí)際管理工作中，上傳下達(dá)或下傳上達(dá)，都可能出現(xiàn)信息內(nèi)容的添加、省略和改變的失真現(xiàn)象。所以，在信息傳輸過(guò)程中要研究失真的原因，預(yù)防和及時(shí)排除信息失真的現(xiàn)象，保持辦公室工作的謹(jǐn)慎、認(rèn)真的工作態(tài)度[6]。

3.提高保密意識(shí)和防范意識(shí)。任何涉密信息和重要信息都不經(jīng)過(guò)微信等傳送；傳送信息前，應(yīng)向上級(jí)核對(duì)，不能傳送給未被授權(quán)的人；注意涉密計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的使用；不得將手機(jī)帶入重要涉密場(chǎng)所。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，微信作為即時(shí)通訊工具應(yīng)用于高校系部的辦公秘書(shū)工作中，要在掌握微信的特性前提下，合理使用其功能，使其在工作中能更好地發(fā)揮作用，從而使在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下的高校辦公秘書(shū)工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮好其應(yīng)有的職能。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 范蕓蕓.淺談微信在秘書(shū)工作中的運(yùn)用[J].才智，2014（11） ：294-296.

[2] 360百科.微信[EB/OL].http：//baike.so.com/doc/5329667-5564841.html.

[3]中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心.第37次中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告[EB/OL]. http：//cnnic.cn/gywm/xwzx/rdxw/2015/201601/t20160122_53283.htm