提升檔案管理信息化的思考

張曉婷 鐘鵬

[摘要]文書(shū)信息已經(jīng)是我國(guó)文書(shū)研究的重要資料來(lái)源，而文書(shū)檔案流程信息也是一個(gè)不斷積累的過(guò)程。針對(duì)各種復(fù)雜有序的數(shù)據(jù)，如果我們可以使用計(jì)算機(jī)通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化，將有利于促進(jìn)對(duì)文書(shū)的研究。文書(shū)檔案信息化的特點(diǎn)是準(zhǔn)確、快捷，而且它所帶來(lái)的系列優(yōu)勢(shì)不但可以促進(jìn)改善文書(shū)檔案信息系統(tǒng)化，更有利于加快文書(shū)研究。從最早的手工管理逐漸發(fā)展成為檔案一體化管理，拋開(kāi)了以往繁冗、復(fù)雜的管理方式，不僅避免了紙質(zhì)管理不能長(zhǎng)久保存的問(wèn)題，還節(jié)省了人力、物力。計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用使檔案領(lǐng)域進(jìn)入了電子時(shí)代，使之更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]信息化 檔案管理 建議

[中圖分類(lèi)號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2016）02-0131-01

在當(dāng)今信息時(shí)代，檔案管理的現(xiàn)代化已成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。作為新時(shí)代的檔案管理者，在思想意識(shí)上要超前，不僅要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本知識(shí)，還要學(xué)會(huì)建立各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)。方便快捷的查詢方式，讓以往查詢檔案繁瑣復(fù)雜、效率低的情況成為過(guò)去式，檔案現(xiàn)代化成為辦公自動(dòng)化和管理現(xiàn)代化的有力支柱。

一、信息化背景下檔案管理遇到的問(wèn)題

（一）缺少真正懂行的決策者

一般來(lái)講，信息化的建設(shè)是存在人們思維潛意識(shí)中觀念的轉(zhuǎn)變，文書(shū)檔案的信息化建設(shè)亦是如此。決策者如檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管檔案的信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)，在檔案信息化管理方面起到了舉足輕重的作用。因此，領(lǐng)導(dǎo)的信息化程度會(huì)直接影響檔案信息化的成敗。然而，就目前的我國(guó)有關(guān)檔案部門(mén)中，有相當(dāng)大的一部分檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)未達(dá)到要求，所能識(shí)別的信息化技術(shù)不高；另一方面由于受到思想的禁錮又懶于接受新知識(shí)，更談不上進(jìn)行專項(xiàng)研究了，這就導(dǎo)致了決策上的不科學(xué)。

（二）缺少信息化專業(yè)人才

整體來(lái)看，文書(shū)檔案的信息化管理部門(mén)中不但復(fù)合型人才短缺，而且也存在管理部門(mén)、機(jī)構(gòu)的不合理，整體素質(zhì)有待提高。檔案的信息化管理是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，需要大批的專業(yè)化信息人才來(lái)滿足工作的需求，但現(xiàn)在的體制還遠(yuǎn)遠(yuǎn)未達(dá)到，和其他部門(mén)相比，文書(shū)檔案部門(mén)的社會(huì)地位以及現(xiàn)有資源都處于一種劣勢(shì)。比如，很多在單位兼職的管理人員面對(duì)繁鎖的工作，使得他們沒(méi)有時(shí)間去研究關(guān)于檔案管理的方法和技巧?；谶@方面的原因，檔案部門(mén)難以引進(jìn)復(fù)合型人才，而內(nèi)部原有的檔案信息人才的流失無(wú)一不加劇了檔案部門(mén)信息化人才的匱乏，特別是在中小城市，這種的現(xiàn)象尤為突顯。另外，有關(guān)檔案管理部門(mén)也缺少規(guī)范有序的培訓(xùn)機(jī)制，這種現(xiàn)象也是檔案信息化管理中人才短缺的又一原因。

二、信息化背景下檔案管理工作的措施

（一）完善文書(shū)檔案的信息化管理機(jī)制

在文書(shū)資料檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，了解和采用新的方法來(lái)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)資料的管理。在實(shí)際的工作中，從可持續(xù)發(fā)展的角度看檔案資料規(guī)整工作，應(yīng)對(duì)文書(shū)資料的檔案電子化后遇到的新問(wèn)題，不斷地提高文書(shū)資料的檔案管理科技水平。電子文件具有體積小、信息容量大、檢索快速的長(zhǎng)處，但也有安全問(wèn)題的缺點(diǎn)，如可以篡改原稿致使無(wú)法識(shí)別，對(duì)硬件和軟件的依靠性強(qiáng)等；紙質(zhì)文件的長(zhǎng)處是真實(shí)性和可靠性，但也存在信息存儲(chǔ)量小，占用空間較大的缺點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理中的長(zhǎng)處仍需發(fā)揚(yáng)，同時(shí)改革傳統(tǒng)的辦公檔案管理中落后的治理方法、技術(shù)。我們不妨開(kāi)放思維，利用文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)信息，使用新的方法來(lái)指導(dǎo)文書(shū)資料檔案治理的現(xiàn)代化，完善管理機(jī)制，把傳統(tǒng)的辦公檔案管理方法和現(xiàn)代化的辦公室檔案管理方式緊密結(jié)合。

（二）提高相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)

加強(qiáng)治理職員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)學(xué)習(xí)和實(shí)際操縱技能，幫助他們更快地掌握信息化技巧。另外，檔案管理職員還需要不斷地學(xué)習(xí)新知識(shí)，只有不斷地?cái)U(kuò)充新知識(shí)，才能輔助自己提升檔案管理的綜合能力。只有提高老員工的實(shí)際操作技術(shù)，才能更好地融入當(dāng)今現(xiàn)代化的檔案管理工作，使相關(guān)文書(shū)檔案的管理職員盡快適應(yīng)現(xiàn)代化的現(xiàn)狀，從而更好地為單位乃至整個(gè)社會(huì)服務(wù)。需要提前制定可行的相關(guān)培訓(xùn)計(jì)劃及目標(biāo)。根據(jù)業(yè)務(wù)水平的不同，因材施教、循序漸誘、因人而異，內(nèi)容涉及職員的崗前培訓(xùn)、專業(yè)查找等。跟隨信息化的步伐，傳統(tǒng)的檔案治理方法已經(jīng)無(wú)法跟上當(dāng)今工作信息化的發(fā)展需要，文書(shū)管理相關(guān)單位需要培育一批高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理職員，以應(yīng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)。

三、結(jié)語(yǔ)

除了最大限度地提高查找效率，文書(shū)信息化管理還方便各類(lèi)管理分析和決策工作，能充分地發(fā)揮信息化技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，提高相關(guān)有效資源的利用。在文書(shū)研究過(guò)程中，文書(shū)檔案的信息化管理工作在涉及到的工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，需要高度重視文書(shū)檔案信息化的現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)人才的培養(yǎng)，從而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化管理方面的持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳昕.信息化在檔案工作中的應(yīng)用[J].科技信息，2010

（27）.

[2]林華.信息時(shí)代如何做好檔案管理工作[J].科技信息，

2010（21）.

[3]李春竹.淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2009（19）.

[4]封曉玲.檔案信息資源的規(guī)范化管理思考[J].黑龍江科技信息，2011（14）.

責(zé)任編輯：張麗