淺議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化

王楠

[摘要]互聯(lián)網(wǎng)的普及使我國社會(huì)逐步進(jìn)入信息化時(shí)代，這給行政事業(yè)單位檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。檔案管理在行政事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮的作用是不容忽視的。所以，在信息化背景下如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化成為相關(guān)部門所面臨的一項(xiàng)重大課題。鑒于此，本文首先對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行介紹，并在此基礎(chǔ)上探討如何實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，以此來切實(shí)提高行政事業(yè)單位檔案管理的水平。

[關(guān)鍵詞]信息化 行政事業(yè)單位 檔案管理

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2016）02-0129-01

21世紀(jì)已經(jīng)步入信息化時(shí)代，信息資源成為各個(gè)領(lǐng)域的重要戰(zhàn)略資源。行政事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，往往忽視了檔案的重要性，對(duì)檔案在單位發(fā)展中的作用認(rèn)識(shí)不足，還沒有完善檔案科學(xué)化管理工作。檔案管理看似簡單，實(shí)際上包含著一定的技術(shù)性，做好檔案管理工作，不僅可以提高單位整體的管理水平，而且對(duì)推動(dòng)行政事業(yè)單位的長足發(fā)展也具有重要意義。因此，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理至關(guān)重要，這應(yīng)該引起相關(guān)部門的高度重視。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作缺乏足夠的重視

從我國行政事業(yè)單位信息檔案管理工作的整體水平來看，較之一些發(fā)達(dá)國家，仍然有很大差距。究其原因，主要是因?yàn)椴糠中姓聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，工作開展中缺乏健全的制度作為支撐，加上檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，從而導(dǎo)致管理效果達(dá)不到要求。

（二）檔案管理現(xiàn)代化水平不高

隨著我國科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)被引入到事業(yè)單位檔案管理工作中，但由于對(duì)這些設(shè)備和技術(shù)缺乏充分利用，從而導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平仍然相對(duì)較低，檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為混亂，這又導(dǎo)致了檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強(qiáng)，沒有明確的檔案管理工作目標(biāo)及科學(xué)的管理手段。此外，也沒有結(jié)合部門的實(shí)際情況制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理模式，而且對(duì)于檔案資料的開發(fā)與利用也相對(duì)較為薄弱，這些問題造成了事業(yè)單位檔案管理工作水平得不到有效的提升。

（三）管理人員素質(zhì)參差不齊

目前，很多從事檔案管理的人員在業(yè)務(wù)技能和管理能力方面都無法滿足檔案管理的根本需求，尤其是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的檔案管理人員，無論是專業(yè)水平還是文化程度都相對(duì)較低，甚至還有些管理人員是從其他部門轉(zhuǎn)借來的，這類人員往往身兼數(shù)職，無法將全部精力放在檔案管理工作上，從而導(dǎo)致檔案管理水平低下，檔案利用率不高。除此之外，事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求在不斷提高，但對(duì)員工的培訓(xùn)工作卻并沒有得到有效開展，從而使員工的業(yè)務(wù)水平和技術(shù)能力落后，在開展管理工作的時(shí)候顯得力不從心，無法提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的措施

（一）建立健全的檔案管理制度

目前，我國大部分行政事業(yè)單位并沒有制定完善的檔案管理制度。想要提升檔案管理工作的質(zhì)量，必須建立起一套科學(xué)、完善的檔案管理制度，管理制度中要對(duì)檔案管理工作人員的工作流程、日常行為等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，從而推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。首先，事業(yè)單位要根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，制定科學(xué)的制度，制度要涉及檔案的收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索及安全保管等方面，在不斷的實(shí)踐中進(jìn)行摸索，逐漸將其完善，并且要采取有效手段，保證制定的各項(xiàng)措施得到有效落實(shí)。其次，對(duì)立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，保證檔案的及時(shí)性，做好案卷的裝訂工作，提高案卷管理質(zhì)量。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在各個(gè)領(lǐng)域均發(fā)揮著重要作用。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)信息化技術(shù)。紙質(zhì)檔案經(jīng)過核查，沒有任何錯(cuò)誤后，用掃描儀將其掃描到電腦上，形成電子檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行檢索關(guān)鍵詞設(shè)置，其目的是便于查詢檔案信息。除此之外，要對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行編號(hào)，通過輸入編號(hào)就可以進(jìn)行調(diào)檔。為了防止檔案丟失，可以對(duì)其進(jìn)行備份。將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，只需要一臺(tái)電腦即可實(shí)現(xiàn)，這降低了檔案管理的成本，而且只需要在搜索欄中輸入關(guān)鍵詞即可，查詢起來也更加方便，易于管理。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作看似簡單，實(shí)際上專業(yè)性很強(qiáng)，對(duì)于檔案管理工作人員的要求極高，既要有專業(yè)的管理知識(shí)，又要有責(zé)任心和使命感。此外，還要具備一定的管理能力，尤其是在信息化時(shí)代背景下，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件、掌握先進(jìn)的管理方法。檔案管理人員自身要不斷學(xué)習(xí)，用知識(shí)武裝自己、提升自己，企事業(yè)單位要做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，只有掌握了相關(guān)的法律規(guī)定，具備較高的職業(yè)道德和綜合素質(zhì)，掌握先進(jìn)的管理方法，才能切實(shí)做好檔案管理工作。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息化背景下，行政事業(yè)單位檔案管理工作還有很多有待完善的地方。面對(duì)這種情況，事業(yè)單位必須重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合單位發(fā)展實(shí)際情況，將計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分利用起來，完善管理制度，創(chuàng)新管理方法，進(jìn)而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化水平，以此來為行政事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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責(zé)任編輯：楊柳