淺析檔案的編研工作

馮丹東

摘 要：在新形勢下，傳統(tǒng)的單一的管理方式已不能完全滿足檔案管理工作需要，加快推進(jìn)檔案編研工作勢在必行。本文從概念、特點(diǎn)、程序多方面對檔案編研進(jìn)行論述，對單位提升檔案管理質(zhì)量起到了重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案；編研；利用；匯編

0 引 言

隨著我國科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展，國家對企事業(yè)檔案的科學(xué)管理也提出了更高的要求。在目前的檔案管理活動中，已將檔案的編研列為考核的一項(xiàng)任務(wù)，要求我們的檔案部門從只提供原始的、單一的、零散的信息轉(zhuǎn)變到提供綜合加工的高層次的信息，這就促使我們檔案人員要學(xué)習(xí)研究編研知識，具備編研能力。編研工作是檔案利用工作發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，它是其他工作方式所不能代替的一項(xiàng)工作。編研工作以館藏檔案信息為主要對象，以滿足社會利用檔案信息的需要為主要目的，在研究的基礎(chǔ)上編輯評介材料和原始素材，加工資料和專門著述，以便進(jìn)行檔案信息反饋。它是幫助我們提高處理信息的速度和質(zhì)量、擴(kuò)大信息反饋影響的一種必不可少的特殊方式。在實(shí)際工作中，我們的編研工作在認(rèn)識和理論上還有許多問題值得進(jìn)一步研究和探討，這里僅對檔案編研過程中一些具體問題進(jìn)行簡單探討。

1 編研的概念

編研就是對檔案進(jìn)行匯編和研究，就企業(yè)檔案的編研具體講就是根據(jù)需要按一定的專題將檔案經(jīng)過加工匯編成各種參考資料，撰寫專著和論文，編史修志等都屬于檔案編研的內(nèi)容。檔案編研成果的范疇就是對一次文獻(xiàn)（原始檔案）進(jìn)行二次加工得到的二次文獻(xiàn)，在二次文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行加工得到的三次文獻(xiàn)，以此類推到多次文獻(xiàn)。什么是匯編呢？匯編是根據(jù)本單位中心或?qū)ｍ?xiàng)工作的需要按照一定的題目對原始檔案進(jìn)行加工，綜合匯編而形成的檔案編研成果。匯編又分摘錄式、全文式、介紹式三類。摘錄式匯編以一個(gè)專題或一個(gè)階段為課題對一組檔案材料的關(guān)鍵和主要內(nèi)容進(jìn)行摘錄或論述，采取總編輯的形式而形成的參考資料。如各種檢索工具以及分類卡片、著錄卡片、各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、獲獎(jiǎng)科技成果匯編、設(shè)備圖冊匯編等；另一類匯編是全文式匯編，按照某個(gè)專題將利用頻繁的檔案原件匯集成冊，如歷年批復(fù)文件集、違法違紀(jì)人員的處理決定文件匯編等。還有一類匯編是介紹式匯編，根據(jù)生產(chǎn)、建設(shè)、科研的需要以文字?jǐn)⑹龅姆绞綄⒂嘘P(guān)某個(gè)專題、工程項(xiàng)目或產(chǎn)品作專門的報(bào)道。如全宗介紹、科研成果簡介、大事記等，匯編主要是對檔案進(jìn)行二次加工的產(chǎn)物。

2 檔案編研的目的和特點(diǎn)

檔案是信息系統(tǒng)中最重要的一個(gè)組成部分，編研的目的就是為了迅速、完整、準(zhǔn)確地提供篩選、提煉和綜合加工的信息，以滿足利用者的需求，為各項(xiàng)工作開展超前服務(wù)和定向服務(wù)，使我們的提供利用工作變被動為主動。

企事業(yè)檔案的編研不同于檔案館的編研，它的特點(diǎn)一是：第一，偏重于現(xiàn)實(shí)和對經(jīng)濟(jì)建設(shè)有參考價(jià)值的檔案信息的加工，而不是偏重過去，偏重于歷史史料的加工；第二，主要是為本單位利用、查考，因此多為內(nèi)部刊??；第三，是以編為主，編研相結(jié)合。根據(jù)企事業(yè)各項(xiàng)工作的需要也要產(chǎn)生一些高層次的深加工的編研成果。

3 編研的程序和編研成果的內(nèi)容結(jié)構(gòu)

編研的基本程序?yàn)椋哼x題——選材——加工編排——加按作序——校對審核——刊印6個(gè)環(huán)節(jié)。

選題是編研的重要環(huán)節(jié)，選題即確定匯編的題目，必須依據(jù)三個(gè)條件。一是根據(jù)現(xiàn)實(shí)和本單位中心工作的需要，要遵循為企事業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、科研和管理服務(wù)的原則，選題要立足于實(shí)際工作中對生產(chǎn)、科研和管理工作中尚未解決的問題；二是根據(jù)庫藏檔案完整齊全情況，檔案不齊不全就影響編研的質(zhì)量；三是考慮編研的力量。

選材是編研的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，編研成果的價(jià)值如何，對實(shí)際工作的指導(dǎo)作用如何，主要取決于編研的內(nèi)容，選材最基本的要求是其真實(shí)性。檔案材料的加工、編排，需要認(rèn)真地研究，要按照一定的邏輯關(guān)系和有機(jī)聯(lián)系分類排列，正確處理好文字、標(biāo)記等方面的問題。

編研成果的內(nèi)容為：封面——前言——目錄——正文——封底。

封面寫編研的標(biāo)題、責(zé)任者和編輯時(shí)間，目錄要指明所選編材料的名稱和所在頁數(shù)，正文是編研的主體部分，另外再附上封底、頁碼，這就構(gòu)成了一本完整的編研材料。

我們作為企事業(yè)檔案室的工作人員，應(yīng)加強(qiáng)信息編研，努力改善利用條件。企事業(yè)檔案室應(yīng)全面履行綜合性職能，一方面要積極編制各種檢索工具，改變以往檢索工具單一、分類檢索工具和輔助檢索工具少的狀況，適應(yīng)開放型、多層次、高效率提供服務(wù)對象的需要。從企業(yè)實(shí)際出發(fā)，區(qū)別不同門類檔案的特點(diǎn)，按照方便保管和利用的原則，并考慮到從當(dāng)前的手工檢索向?qū)淼挠?jì)算機(jī)檢索過渡的長遠(yuǎn)需要，在編制全宗介紹、案卷目錄等檢索工具的同時(shí)，注意加強(qiáng)專題檢索卡片和主體標(biāo)引卡片等的編制；另一方面要投入力量，深化檔案信息編研工作，對檔案信息進(jìn)行分析、研究、歸納、綜合、加工編制專題匯編、專題資料、大事記等參考資料，提供二、三次文獻(xiàn)資料和反映綜合性、規(guī)律性、對比性的信息，為各項(xiàng)工作服務(wù)。

總之，企事業(yè)檔案室的編研工作應(yīng)當(dāng)使檔案檢索工具編制得更加科學(xué)適用，更有效地揭示檔案信息的內(nèi)容，以增加利用的深度和廣度，提高查準(zhǔn)率和查全率，方便開發(fā)利用。

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