淺談協(xié)同辦公系統(tǒng)的部署實(shí)施

徐曉玲 劉衛(wèi) 崔偉

【摘要】 隨著教育信息化發(fā)展的不斷深入，高校在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的基礎(chǔ)上，開展協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)辦公的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化和協(xié)同化，本文以蘭州城市學(xué)院協(xié)同辦公系統(tǒng)為例，詳細(xì)闡述了蘭州城市學(xué)院協(xié)同辦公系統(tǒng)整體架構(gòu)，實(shí)踐證明該系統(tǒng)對(duì)提高辦公效率、規(guī)范辦事流程有很大作用。

【關(guān)鍵詞】 協(xié)同辦公 信息化技術(shù)

一、引言

隨著教育信息化發(fā)展的不斷深入，高校在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的基礎(chǔ)上，開展協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)辦公的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化和協(xié)同化。協(xié)同辦公系統(tǒng)的引入對(duì)高校提高辦公效率、規(guī)范辦事流程、提升管理水平、實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策有著重要意義[1]。

二、協(xié)同辦公系統(tǒng)的概念

協(xié)同辦公系統(tǒng)是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展基礎(chǔ)上的新概念，是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化辦公和現(xiàn)代化辦公功能相結(jié)合的新型辦公方式[2]。它的核心是工作流，理念是協(xié)同工作。工作流（Workflow）包括能夠自動(dòng)運(yùn)行的工作流引擎和對(duì)流程進(jìn)行配置的工具，解決的主要問題是：為某個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，在眾多的參與者之間，讓計(jì)算機(jī)按預(yù)定規(guī)則自動(dòng)傳遞信息、文檔或任務(wù)。協(xié)同工作是通過柔性協(xié)作流程的使用，以網(wǎng)狀溝通為技術(shù)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)信息、業(yè)務(wù)和資源三方面的協(xié)同。與傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相比，協(xié)同辦公系統(tǒng)具有跨平臺(tái)化、個(gè)性化和隨時(shí)辦公的特點(diǎn)。

三、蘭州城市學(xué)院協(xié)同辦公系統(tǒng)的總體架構(gòu)

該系統(tǒng)架構(gòu)主要包括以下幾個(gè)方面：（1）用戶接入層的內(nèi)網(wǎng)門戶網(wǎng)站平臺(tái)（2）業(yè)務(wù)層的業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái) （3）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺(tái)（4）應(yīng)用支撐平臺(tái)。

用戶接入層的功能如下：用戶接入層通常采用B/S結(jié)構(gòu)，主要擔(dān)負(fù)用戶與業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件的

對(duì)話功能，通常由用戶登錄界面和單位門戶網(wǎng)站前臺(tái)構(gòu)成。

業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)的功能如下：整個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的全部功能都是通過業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)實(shí)現(xiàn)，

且業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)更多關(guān)注的是功能之間的關(guān)聯(lián)。對(duì)于用戶接入層提出請(qǐng)求，業(yè)務(wù)層根據(jù)不同的請(qǐng)求提供不同的服務(wù)，并且返回最終結(jié)果。業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)包括輔助工作平臺(tái)和辦公應(yīng)用平臺(tái)。其中輔助工作平臺(tái)能實(shí)現(xiàn)以下功能：即時(shí)交流、短信通知、電子郵件、移動(dòng)（手機(jī)）辦公、查詢統(tǒng)計(jì)、全文檢索。辦公應(yīng)用平臺(tái)是整個(gè)協(xié)同辦公的核心，能實(shí)現(xiàn)公務(wù)管理、會(huì)議管理、信息管理以及綜合辦公的功能。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺(tái)的功能如下：： 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺(tái)是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心，集中存儲(chǔ)所有文檔、資料和信息， 并提供數(shù)據(jù)資源和信息交換服務(wù)，包括政務(wù)辦公數(shù)據(jù)庫(kù)、應(yīng)急處理數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)庫(kù)。

應(yīng)用支撐平臺(tái)的功能如下：以工作流技術(shù)為核心，通過該技術(shù)實(shí)現(xiàn)政務(wù)管理、政務(wù)處理等功能，并搭建內(nèi)部辦公、信息門戶以及內(nèi)容管理等系統(tǒng)。通過統(tǒng)一用戶和統(tǒng)一權(quán)限管理、實(shí)現(xiàn)用戶的單點(diǎn)登錄，對(duì)信息資源進(jìn)行統(tǒng)一管理和維護(hù)。該應(yīng)用支撐平臺(tái)不但提供二次開發(fā)接口，而且提供異構(gòu)系統(tǒng)間的集成，跨部門的業(yè)務(wù)整合等功能。應(yīng)用支撐平臺(tái)主要包括系統(tǒng)硬件平臺(tái)、系統(tǒng)軟件平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)三個(gè)部分。

四、結(jié)束語

本文以蘭州城市學(xué)院協(xié)同辦公系統(tǒng)整體架構(gòu)為例，具體闡述了用戶接入層、業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺(tái)、應(yīng)用支撐平臺(tái)這四個(gè)部分的主要功能。該協(xié)同辦公系統(tǒng)充分考慮電子政務(wù)的建設(shè)需求和通用性，注重功能組合和信息資源整合，是各單位領(lǐng)導(dǎo)日常處理政務(wù)和業(yè)務(wù)的支撐系統(tǒng)，在提高辦公效率的同時(shí)也規(guī)范了行政流程，提高了學(xué)校行政管理水平、公眾服務(wù)水平和社會(huì)滿意度。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]徐曉玲，劉衛(wèi)，崔偉.淺析無紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的策略[J].通訊世界，2016，2： .

[2] 高蘭蘭，徐效麗，柴大萍. 高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀及發(fā)展方向研究 [J]. 東華大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2013，13（2）：135-137.

[3]李 灝，葉柏龍，鄧 軍.工作流技術(shù)在協(xié)同辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用研究[J].微計(jì)算機(jī)信息，2010，26（03）：176-177.