我國省級檔案網(wǎng)站現(xiàn)狀調(diào)研與分析

衛(wèi)軍朝（上海大學(xué)圖書情報檔案系，上海，200444）

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我國省級檔案網(wǎng)站現(xiàn)狀調(diào)研與分析

衛(wèi)軍朝
（上海大學(xué)圖書情報檔案系，上海，200444）

［摘要］隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不斷發(fā)展，新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，檔案網(wǎng)站逐漸成為檔案信息共建共享的主要陣地。在新的環(huán)境下，檔案網(wǎng)站的發(fā)展現(xiàn)狀如何，檔案網(wǎng)站應(yīng)該具有哪些功能。文章通過對我國33個省級檔案網(wǎng)站的調(diào)研分析，總結(jié)建設(shè)特點，展現(xiàn)新環(huán)境下我國省級檔案網(wǎng)站的建設(shè)現(xiàn)狀。

［關(guān)鍵詞］檔案網(wǎng)站檔案服務(wù)檔案資源檔案利用檔案服務(wù)［分類號］G271

1　調(diào)研設(shè)計

目前我國有34個省級行政區(qū)，即23個省、4個直轄市、5個自治區(qū)和2個特別行政區(qū)，本文以33個省級檔案網(wǎng)站為調(diào)查對象，臺灣未做統(tǒng)計。調(diào)查指標(biāo)參考中國人民大學(xué)檔案網(wǎng)站調(diào)查和測評項目組制定的指標(biāo)體系［1，2］。需要說明的是，本文采集的調(diào)查指標(biāo)數(shù)據(jù)是各省級檔案網(wǎng)站在2015年10月至11月的數(shù)據(jù)。

2　網(wǎng)站基本信息分析

2.1省級檔案網(wǎng)站命名方式

我國省級檔案網(wǎng)站在名稱上有所不同。大部分網(wǎng)站名稱以“XX檔案信息網(wǎng)”形式呈現(xiàn)，共有19家，占所有省級網(wǎng)站的58%。其余還有“XX檔案網(wǎng)”，共有4家網(wǎng)站以此類命名，例如浙江檔案網(wǎng)?！癤X市檔案信息網(wǎng)”（北京市檔案信息網(wǎng)）、“XX省檔案信息網(wǎng)”、“XX檔案”（例江蘇檔案）、“XX檔案方志信息網(wǎng)”（貴州檔案方志信息網(wǎng)）、“香港政府檔案處”及“澳門歷史檔案館”、以地域名稱和文化名稱命名（瓊蘭閣、晉檔在線）幾種方式。

從整體來看，省級檔案網(wǎng)站的命名普遍包含“省名”和“檔案”兩個詞，既體現(xiàn)了網(wǎng)站的行政級別，也體現(xiàn)了網(wǎng)站的檔案特色，反應(yīng)了網(wǎng)站的本質(zhì)，更方便用戶查找。

2.2網(wǎng)站的可訪問性

網(wǎng)站的可訪問性主要從三個指標(biāo)來調(diào)查：網(wǎng)站地圖、網(wǎng)站語種、外部鏈接。

網(wǎng)站地圖的作用在于使網(wǎng)站利用者在短時間內(nèi)能夠弄清該網(wǎng)站的架構(gòu)層次和各個欄目的設(shè)置，以便于快捷地尋找到自己所需瀏覽的鏈接，對于利用者來說非常實用。調(diào)研結(jié)果發(fā)現(xiàn)，33個省級檔案網(wǎng)站中，有12個網(wǎng)站沒有設(shè)置網(wǎng)站地圖，占到了總數(shù)的1/3。

就網(wǎng)站語種而言，北京、江西、天津、內(nèi)蒙古、黑龍江、湖南6個省市設(shè)置了簡體中文和英語版網(wǎng)站；浙江、香港、江蘇、福建、重慶5個省市設(shè)置了簡體、繁體、英語三種網(wǎng)站；西藏設(shè)置了簡、藏、英三種語種的網(wǎng)站；澳門設(shè)置了簡、繁、英、葡四種語種；吉林設(shè)置了簡、英、韓、日四種語種；其余有19個網(wǎng)站只設(shè)置了簡體中文版網(wǎng)站。

從網(wǎng)站外部鏈接覆蓋面來看，除了港澳地區(qū)檔案網(wǎng)站，大部分檔案網(wǎng)的外部鏈接基本都包含了省內(nèi)、國內(nèi)、國外檔案網(wǎng)站及省政府網(wǎng)站鏈接。除了介紹省內(nèi)的市級檔案網(wǎng)站外，北京市、上海市、海南省、安徽省、河北省、湖北省、云南省、青海省等還有關(guān)于其他省份地市級檔案網(wǎng)站的鏈接。除了以上檔案及政府網(wǎng)站鏈接外，一些檔案網(wǎng)站上還有其他檔案相關(guān)網(wǎng)站、資訊網(wǎng)、便民服務(wù)網(wǎng)、大學(xué)網(wǎng)、歷史網(wǎng)、圖書館網(wǎng)、博物館網(wǎng)、聯(lián)合國科教文組織網(wǎng)、局館郵箱、技術(shù)支持網(wǎng)站以及大眾常用的搜索引擎鏈接。

2.3網(wǎng)站訪問量

訪問量指標(biāo)不僅說明了訪問該網(wǎng)站的人次數(shù)量，更在深層意義上反映了網(wǎng)站的影響力、知名度以及利用者的滿意度等潛在因素。根據(jù)統(tǒng)計信息，訪問量大于1千萬次的有4家省級檔案網(wǎng)站，分別為北京、上海、湖南、廣東，占總數(shù)的12%。訪問量大于1百萬次且小于1千萬次的網(wǎng)站最多，有8家網(wǎng)站，占總數(shù)的24%。其他尚有12家網(wǎng)站沒有設(shè)計訪問統(tǒng)計模塊，無法統(tǒng)計其訪問量。

2.4網(wǎng)站其他基本構(gòu)成欄目

作為隸屬于各省檔案局的省級檔案網(wǎng)站，具備了政府部門網(wǎng)站的特征。在調(diào)查過程中，幾乎所有的網(wǎng)站都具有版權(quán)所有、主辦單位、技術(shù)支持、聯(lián)系我們、館址地點、郵政編碼等網(wǎng)站基本信息。說明我國省級檔案網(wǎng)站正在走向正軌化、規(guī)范化的建設(shè)路線。

隱私保護是針對檔案網(wǎng)站利用者包括個人及單位在利用網(wǎng)站時可能透露的個人隱私信息，檔案網(wǎng)站保證不會將以上個人信息泄露、丟失或出賣給第三方所利用。調(diào)查結(jié)果顯示所有檔案網(wǎng)站中只有福建、安徽、香港、澳門等4省（特別行政區(qū)）檔案網(wǎng)站設(shè)置了隱私保護欄目。這充分說明國內(nèi)省級檔案館對網(wǎng)站利用者的隱私權(quán)保護意識較弱，而香港、澳門在這個方面則做的較好。

3　網(wǎng)站信息資源與服務(wù)分析

3.1檔案資源一覽與特色資源介紹

從調(diào)研來看，33家省級檔案網(wǎng)站都對本館館藏進行了描述和介紹，主要通過“館藏一覽”“館藏介紹”等欄目來展示。其方式可以歸結(jié)為兩幾種：（1）從綜合性的角度來介紹省館館藏，主要從省檔案館館藏的全宗數(shù)、卷數(shù)、件數(shù)、檔案內(nèi)容種類、檔案載體類型、檔案語言種類、數(shù)字化檔案數(shù)量、檔案破損狀況以及檔案價值等方面來介紹館藏。例如北京市、湖北省、遼寧省和西藏自治區(qū)的檔案網(wǎng)站。（2）從分類的角度把館藏構(gòu)成分成多個類別，依次對每個類別進行介紹。云南檔案信息網(wǎng)從清代檔案、革命歷史檔案、民國檔案、中華人民共和國時期檔案、特殊載體的檔案和有特色的少數(shù)民族檔案這五大部分來介紹館藏。安徽檔案信息網(wǎng)的全宗分為建國后檔案全宗名冊、歷史檔案全宗名冊、革命歷史檔案全宗名冊等三大類別［3］。

絕大多數(shù)省級檔案網(wǎng)站都包含“特色檔案”欄目。例如，北京市檔案信息網(wǎng)“查檔服務(wù)”欄中“館藏速寫”對館藏的圓明園圖、為彭家珍烈士修墓建祠檔案、中華教育改進社檔案等特色檔案進行了介紹；安徽檔案信息網(wǎng)“館藏介紹”的“特色檔案”一欄中有王步文檔案介紹、日軍侵華罪行的鐵證——《支那事變畫報》、明代徽州土地產(chǎn)權(quán)變動和管理文書等。

3.2在線檔案查詢

（1）在線數(shù)據(jù)庫形式。從調(diào)研來看，省級檔案網(wǎng)站在線數(shù)據(jù)庫建設(shè)分為兩種：目錄式數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。所有省級檔案網(wǎng)站中，有26家網(wǎng)站建設(shè)了目錄數(shù)據(jù)庫，北京、上海、浙江、湖北、天津、內(nèi)蒙古、貴州、甘肅等8家網(wǎng)站建設(shè)了全文數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫成為省級檔案網(wǎng)站的基本模塊，而只有不到1/3的網(wǎng)站可以查詢到全文，說明我國省級檔案館全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)還比較落后。就提供全文數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)站來看，相對于館藏資源及目錄數(shù)據(jù)庫，全文數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)量仍然非常小。例如北京市檔案信息網(wǎng)目錄檢索提供6個數(shù)據(jù)庫共81萬余卷、81萬余條數(shù)據(jù)，原文檢索只能提供了6個數(shù)據(jù)庫1.5萬余卷、19664條數(shù)據(jù)。

（2）檢索方式。省級檔案網(wǎng)站在線檔案檢索主要包括兩種檢索方式：關(guān)鍵詞檢索和組合檢索。關(guān)鍵詞檢索指通過輸入所需資料的任意關(guān)鍵詞來進行查詢。在檢索界面往往僅設(shè)置一個檢索框，這個檢索框內(nèi)可以輸入用戶希望查詢的任意關(guān)鍵詞。這種檢索方式檢索結(jié)果不夠精確，檢全率高，而檢準(zhǔn)率低。例如北京市檔案信息網(wǎng)的網(wǎng)上查檔，在目錄檢索和全文檢索方面，都采用關(guān)鍵詞查詢，導(dǎo)致檢索結(jié)果較多，還需用戶二次篩選。其他上海市、江西、浙江等26個提供在線檔案庫的網(wǎng)站都提供關(guān)鍵詞檢索功能。

組合檢索指以檔案相關(guān)元數(shù)據(jù)信息為檢索點，在檢索界面設(shè)置多個檢索框，每個檢索框代表一個方面，采用邏輯匹配的方式進行組合檢索，以提高查準(zhǔn)率。例如湖北省檔案信息網(wǎng)在檢索界面提供檔號、組織機構(gòu)、關(guān)鍵詞、地名、人物、起始間、止時間的組合檢索來提高檢準(zhǔn)率；上海檔案信息網(wǎng)的開放檔案一站式查詢提供標(biāo)題、檔案存址、起始日期、終止日期、檔號、目錄類型、保管期限、檔案價值等級、責(zé)任者、主題詞等10項元數(shù)據(jù)進行組合檢索。目前上海、浙江、安徽、湖北、遼寧、云南、香港、吉林、江蘇、山東、河南、湖南、廣東、寧夏等14家檔案信息網(wǎng)提供在線檔案的組合檢索。

（3）檢索結(jié)果的呈現(xiàn)。目錄數(shù)據(jù)庫的輸出結(jié)果多為列表或條目形式顯示，大致包含題名、責(zé)任者、檔號、起止時間、來源或存放地等信息。有些檔案網(wǎng)站還提供更詳細(xì)的結(jié)果信息，例如內(nèi)蒙古檔案信息網(wǎng)除提供簡單的結(jié)果列表外，還通過預(yù)覽功能，可以提供檔號、全宗號、目錄號、案卷號、卷內(nèi)順序號、電子文件號、題名、并列題名、年度、保管期限、機構(gòu)、主題詞、文件編號、文種、語種、責(zé)任者、成文時間、歸檔時間、內(nèi)容描述、密級等22種檔案元數(shù)據(jù)信息。

全文數(shù)據(jù)庫的輸出結(jié)果則不太相同。北京、上海以圖片形式展現(xiàn)全文檔案，天津則以翻閱案卷的虛擬實景進行展示，湖北以電子書方式展現(xiàn)，貴州以掃描件的形式提供檔案全文，浙江所提供的全文則是指可有償提供的300DPI以上的精圖。

3.3政府信息公開服務(wù)

檔案網(wǎng)站的功能之一就是政府文件的公開和查詢。調(diào)查中所有的省級檔案網(wǎng)站都設(shè)置了有關(guān)政府信息公開或政務(wù)公開的欄目。主要的設(shè)置方式有兩種：一是檔案網(wǎng)站自身建立政府信息公開欄目。例如福建、安徽、江蘇、浙江等。二是鏈接到省級網(wǎng)站的政府信息公開平臺。例如江西省檔案信息網(wǎng)的政府信息公開欄目就是鏈接到本省政府信息公開平臺中的檔案局部分。

3.4網(wǎng)上展覽

網(wǎng)上展覽指檔案館利用文書檔案、照片檔案、音頻或視頻檔案等資料進行在線展示各種專題檔案，是檔案展覽在新時期下的一大舉措。從調(diào)研來看，我國省級檔案網(wǎng)站都建立了網(wǎng)上展覽功能，類目名稱的設(shè)置一般為精品檔案、珍檔薈萃、特色館藏、館藏珍品、網(wǎng)上展覽、專題展覽、在線展廳等。各省網(wǎng)上展覽發(fā)展參差不齊。例如北京市檔案信息網(wǎng)以其111個網(wǎng)上展覽數(shù)量高居榜首，在這些展覽中有些會在實體檔案館中同步展出，滿足了大眾觀看展覽的各種需求。西藏檔案信息網(wǎng)則利用“虛擬展廳”的形式，通過鼠標(biāo)控制來模擬人在實體檔案館中的前進、后退與方向，體驗三維動態(tài)的感覺。

3.5檔案編研

從檔案編研來看，調(diào)查中未在海南、安徽、香港、澳門、湖南、重慶、四川、新疆等8個省市和特別行政區(qū)檔案網(wǎng)站上找到檔案編研欄目，其他25個省級檔案網(wǎng)站都設(shè)置了該欄目。各省編研成果信息數(shù)量也大不相同。編研成果數(shù)量最多的是上海檔案信息網(wǎng)，共有227條編研記錄，其次是青海檔案信息網(wǎng)和遼寧省檔案信息網(wǎng)，分別擁有57和51條編研記錄，除了江西、河北、寧夏、甘肅，其他省份的編研記錄數(shù)目均在10條或10條以上。從調(diào)研來看，各省普遍存在編研成果信息數(shù)量少、成果舊、更新緩慢的問題，有些網(wǎng)站上所有的更新日期都是同一時間，然后就再無變化，未能及時將最新的編研成果上網(wǎng)，沒有形成良好的更新機制。

3.6網(wǎng)上交互

網(wǎng)上交互的主要形式有網(wǎng)上論壇、網(wǎng)上調(diào)查、網(wǎng)上咨詢?nèi)N。調(diào)查顯示，只有8家省級檔案網(wǎng)站建立了網(wǎng)上論壇，占所有網(wǎng)站的24.2%。全國有17家省級檔案網(wǎng)站設(shè)置了網(wǎng)上調(diào)查欄目，占總數(shù)的51.5%。網(wǎng)上咨詢的方式主要包括留言咨詢、表單咨詢等方式，我國有26家省級檔案網(wǎng)站建立了網(wǎng)上咨詢欄目，占總數(shù)的78.8%。

3.7站內(nèi)檢索

站內(nèi)檢索指對網(wǎng)站所有內(nèi)容的全文檢索，檢索范圍是網(wǎng)站內(nèi)部。通過站內(nèi)檢索可以快速查找本網(wǎng)站信息內(nèi)容，是網(wǎng)站信息服務(wù)的一種主要方式。調(diào)查顯示，我國省級檔案網(wǎng)站除遼寧、云南、廣東、四川、貴州5省外，大都建設(shè)了站內(nèi)檢索功能，且放在首頁比較醒目的位置。例如北京市檔案信息網(wǎng)將站內(nèi)檢索放置在右面列表最上端，上海檔案信息網(wǎng)放在左邊別表最上端。浙江檔案網(wǎng)則將其直接放置在整個網(wǎng)站最上端，一目了然。

3.8社交媒體推廣

社交媒體應(yīng)用已經(jīng)成為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下主流的信息交流模式，我國省級檔案網(wǎng)站也陸續(xù)開始支持社交媒體的應(yīng)用，如表1所示。

表1　省級檔案網(wǎng)站社交媒體應(yīng)用

從結(jié)果來看，我國省級檔案網(wǎng)站應(yīng)用社交媒體的依然不多，主要應(yīng)用方式包括微博、微信、RSS訂閱、移動App、二維碼五種方式。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案機構(gòu)也應(yīng)該加強在社交媒體方面的應(yīng)用，提升服務(wù)水平。

4　業(yè)務(wù)建設(shè)功能分析

我國省級檔案網(wǎng)站還包括對檔案局（館），檔案動態(tài)以及檔案政策法規(guī)建設(shè)等業(yè)務(wù)類功能的介紹。調(diào)查主要通過本省局館簡介、下級局館簡介、本省動態(tài)、國內(nèi)動態(tài)、國際動態(tài)、政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)6個指標(biāo)展開。調(diào)查顯示，幾乎所有的省級檔案館網(wǎng)站都包含本省局館簡介欄目，66%的網(wǎng)站也對下級局館有所介紹。對于業(yè)務(wù)動態(tài)指標(biāo)來說，除香港政府檔案處外，其余所有的省級檔案網(wǎng)站都刊登了本省動態(tài)，有64%的省級檔案網(wǎng)站上有關(guān)于國內(nèi)即其他省份的業(yè)務(wù)動態(tài)信息；而只有36%的省級檔案館登載了國際上的檔案業(yè)務(wù)動態(tài)。關(guān)于檔案業(yè)務(wù)的政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，各個省份在數(shù)量和類別上都有所差別。因為各省檔案網(wǎng)站除了擁有統(tǒng)一的國家級政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)外，還擁有按照各省省情制定的只適用于各省自身的檔案政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。

5　結(jié)論

本文對我國省級檔案網(wǎng)站進行了調(diào)查和分析?？傮w來看，我國所有省級檔案館都已建設(shè)檔案網(wǎng)站，且網(wǎng)站已經(jīng)具有一定的功能，甚至有些網(wǎng)站建設(shè)還比較先進。然而也存在一些問題，例如網(wǎng)站信息更新存在滯后，網(wǎng)站信息資源建設(shè)的數(shù)量和質(zhì)量有待加強，網(wǎng)站與用戶互動功能不足，網(wǎng)站教育功能偏弱，檔案知識普及性不夠等問題。希望通過本文的調(diào)研，能夠?qū)ξ覈〖墮n案網(wǎng)站建設(shè)起到借鑒作用。

參考文獻

［1］中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院檔案網(wǎng)站調(diào)查和測評項目組.我國省級檔案網(wǎng)站測評項目綜述［J］.檔案學(xué)通訊，2017（4）: 4-9.

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［3］李曉，蔣冠.國內(nèi)省級檔案網(wǎng)站數(shù)字檔案資源服務(wù)現(xiàn)狀分析［J］.檔案學(xué)通訊，2013（6）: 70-93.

衛(wèi)軍朝，上海大學(xué)圖書情報檔案系講師，主要研究方向為數(shù)字圖書館系統(tǒng)與技術(shù)。

Status Survey and Analysis of Provincial Archives Websites in China

Wei Junchao
（Department of Library，Information and Archives of Shanghai University，Shanghai，200444）

Abstract:How the development and what function should have for provincial archives website，With the evolving of network environment and emerging of new technology，as the main positions of archives information resources sharing platform. This paper attempted to make clear the current status of Provincial archives website，summarizes the construction characteristics，by status survey of 33 provincial archives website.

Keywords:Archives Website；Archive Services；Archival Resources；Archive Service；Archive Us?age

［作者簡介］