探索江南古典園林檔案管理新模式
——以常熟市為例

錢曉嵐（常熟市城市古跡名勝區(qū)管理處，江蘇常熟，21155550000）

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探索江南古典園林檔案管理新模式
——以常熟市為例

錢曉嵐
（常熟市城市古跡名勝區(qū)管理處，江蘇常熟，21155550000）

常熟虞山十八景之一——曾園荷香

中國古典園林是人類文明的重要遺產，被舉世公認為世界園林之母，而江南古典園林是中國古典園林的典型代表。江南古典園林歷史悠久，集建筑、風光、文化于一身，自然景觀和人文景觀兼具，有著豐厚的文化遺產和濃厚的歷史積淀。江南古典園林在其漫長的發(fā)展過程中形成了大量具有保存和利用價值的圖文、聲像、實物、電子等不同形式的檔案資料，真實地記錄了園林不同時期的風貌和發(fā)展歷史，是重要的無形資產和寶貴財富。因此，如何加強江南古典園林檔案的收集和管理，使其得到妥善保管和有效利用，是園林旅游管理部門面臨的一個重要課題。

一、常熟市古典園林檔案管理工作存在的問題

1.古典園林的歷史檔案缺失

常熟的古典園林均位于常熟古城內，為明清時期的私家園林，仿宋或明清建筑。園林的主人大多為在歷史上有一定地位或成就的文人學士或退隱后的官吏，如曾任臺灣知府的蔣元樞，兩江總督曾國藩的幕僚趙烈文，清末政治家、企業(yè)家盛宣懷，晚清四大譴責小說之一《孽?；ā返淖髡咴鴺?。建國后，這些園林曾一度被用作學?；騿挝晦k公用房。上世紀80年代起，常熟市政府開始實施歷史文化名城建設保護規(guī)劃，對古典園林進行保護、修復并對外開放。由于歲月更迭、園林主人的更換以及園林用途的變更，使得留存于世的建筑功能規(guī)劃的圖文史料較少。園林歷史檔案的缺失對于常熟歷史文化的研究、部分景點的恢復以及景點功能的利用都帶來了一定影響。

2.古典園林工程檔案建管主體分離

近年來，隨著現(xiàn)代經濟社會的不斷發(fā)展和旅游需求的快速增長，常熟市逐步加大了對古典園林的規(guī)劃建設力度，隨之也產生了大量具有保存價值的工程檔案。但是園林建造由建設單位負責規(guī)劃建設，工程建設中形成的工程檔案沒有向園林管理單位移交而分散保管于不同的規(guī)劃建設單位，造成園林工程檔案建管主體分離。例如：1998年和2002年方塔園的改擴建工程、2004年趙園的改擴建工程的工程檔案均存放于常熟市旅游局，2008年燕園改擴建后的工程檔案資料由常熟市城投公司保存，均沒有存放于園林管理單位。園林工程檔案建管主體的分離，使工程檔案分散管理，容易造成檔案缺失，不便于開發(fā)利用檔案資源。

3.檔案資料收集不全

常熟的古典園林與常熟碑刻博物館、常熟名人館以及廉政文化主題公園等專題場館聯(lián)系緊密，其歸檔內容牽涉到文物保護、綠化養(yǎng)護、工程建設、園事活動、名人檔案等方方面面，收集范圍廣，來源部門多，形式多樣。由于建檔時間短，歷史存檔少，加上近幾年歸檔機制不完備，歸檔流程不合理，檔案人員檔案意識淡薄，很多應歸檔材料未能得到及時歸檔，造成檔案的遺失或不完整。比如園林的照片檔案中缺少背景材料、人文故事、文字說明，綠化養(yǎng)護檔案中經常出現(xiàn)檔案資料不完整、記錄不實或描述不清的現(xiàn)象，紙質材料有一定的歸檔，但視頻材料和電子文件卻寥寥無幾。

4.檔案管理制度執(zhí)行不到位

園林管理部門雖然制訂了檔案管理各項規(guī)章制度，明確了管理責任，加大崗位考核力度，但在日常管理中也存在部分管理松懈、管理制度執(zhí)行不到位現(xiàn)象，再加上近年來由于園林屬地的劃分和單位建制的調整變化，檔案員更換頻繁，造成新老檔案員之間缺乏足夠時間進行工作交接，致使檔案資源有所遺失。

二、加強古典園林檔案管理工作的對策思考

1.多渠道多元化地開展園林歷史檔案收集工作

園林歷史檔案展示了一座城市厚重的城市記憶，是不可再生的寶貴資源，我們應充分發(fā)揮內外優(yōu)勢，多渠道多元化地開展園林歷史檔案的收集工作。

一是征集。可通過網(wǎng)絡、廣播電視以及報刊等媒體向公眾發(fā)出通告，征集園林舊影或有關園林的詩文、字畫、手稿、音像等檔案資料。還可以通過與收藏者溝通、協(xié)商等方式獲得捐贈。比如近期，已故常熟籍著名花鳥畫家陸抑非的子女向方塔園捐贈了百余件陸老生前的手稿、書畫作品以及生活用品，為陸抑非書齋充實了展陳內容。

常熟虞山十八景之一——方塔風鈴

二是復制。可到圖書館、檔案館等查找關于園林主人的生平經歷、文學創(chuàng)作、政壇業(yè)績等人文史料以及有關園林各個時期的影像、圖文資料，然后通過復印、掃描等方式復制保存。美國普林斯頓大學收藏有翁炯孫（目錄學家，清末曾任四川通省大學堂總辦，相當于當時的四川大學校長）給曾樸先生的信函；臺北故宮博物院收藏了趙烈文的《能靜居日記》原稿，記錄了當時大量重要人物與著名歷史事件，是研究太平天國和晚清歷史的極好材料。對于這些名人的作品、信函、手稿等，可以與保管單位協(xié)商復制，豐富檔案收藏。

三是收購。對散存于社會團體和民間，收藏者不愿捐贈或寄存的，可根據(jù)其價值和經濟能力，有選擇性地購買。

四是建立口述檔案。園林管理單位通過成立口述歷史組，主動尋找園林主人的后裔或了解園林歷史的人，進行有計劃的訪談，建立口述檔案，搶救這些具有珍貴史料價值的“活歷史”“活檔案”。

五是建立拓片檔案。對于民間散存的金石碑刻等文物，如果對方不愿捐贈或出售，也可以通過拓片副本等方式保存。

六是建立測繪檔案。對于園林原有建筑以及地下管道、排水系統(tǒng)等圖紙的缺失，可以組建專業(yè)技術人員隊伍，通過測繪記錄或拍照、錄像等方式進行彌補。

七是制作模型檔案。對于已經毀損或不復存在的歷史遺跡、園林建筑，可利用保存的原始圖片、文字記載以及口述檔案等資料按比例制作模型進行歷史復原，然后通過展陳的方式向公眾展示。

2.強化現(xiàn)有檔案收集和管理

一是明確歸檔范圍。檔案的收集是檔案工作的起點，也是整個檔案工作的基礎。隨著旅游需求的持續(xù)快速增長和古典園林管理的不斷發(fā)展，形成的資料逐年增多，再加上園林檔案涉及面廣，這就要求園林管理部門根據(jù)單位工作實際，不斷完善檔案管理機制，明晰歸檔范圍，完善歸檔內容。比如可將原來未列入歸檔范圍的景點講解詞、名人手跡、視頻等材料列入歸檔范圍，并把歸檔范圍和收集整理計劃發(fā)放至各部門。只有歸檔范圍明晰才能確?？茖W合理的歸檔。二是落實歸檔責任。要保質保量完成單位檔案的歸檔，只靠一個部門、一個檔案員的力量是無法應對的，應依靠完善的組織和制度。管理部門可增配1名兼職檔案人員，除完成本部門的工作任務外，還需負責收集本部門的檔案材料，兼職檔案員的檔案收集完成情況列入年度考核。

3.集中式管理園林檔案

目前，常熟市古典園林的檔案分散保管于常熟市城投公司、旅游局、城市古跡名勝區(qū)管理處等單位，檔案員均為兼職。這樣的管理模式造成檔案分散，不利于統(tǒng)一規(guī)劃和管理，難以發(fā)揮檔案的價值。因此園林管理部門應集中式管理園林檔案，明確專職檔案員，設立綜合檔案室，建立統(tǒng)一的庫房，統(tǒng)一制定科學的檔案管理制度。

4.發(fā)揮古典園林檔案資源服務效能

檔案保管的目的是為了利用，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)。因此，檔案人員要解放思想，轉變觀念，創(chuàng)新工作思路，進一步發(fā)揮檔案信息資源在文化旅游建設中的服務功能和“信息庫”“聚寶盆”作用，將檔案文化內涵及價值挖掘出來，變“死檔案”為“活信息”。

一是發(fā)揮宣傳推介作用?？梢园殉墒斓穆糜钨Y源、環(huán)境建設、旅游項目建設等拍攝成照片，制作CD片、宣傳圖冊、展板等直觀的宣傳資料，通過新聞媒體、旅游推介會、網(wǎng)絡宣傳等形式展現(xiàn)古典園林優(yōu)美的風景和悠久的歷史價值、文化價值，提高園林知名度。

趙園

二是制作文化長廊?？衫檬占降牟煌姹镜膱@林門票、不同時期的園林照片以及園林相關史料制作文化長廊，展示古典園林景觀和樣貌的變遷，揭示古典園林的發(fā)展歷程。

三是發(fā)揮愛國主義教育基地作用。檔案是重要的文化教育資源，有著很強的說服力和感染力。我們應該充分利用豐富的館藏資源，把枯燥的檔案文化資料變成有趣的故事，通過開展活動、舉辦展覽、網(wǎng)絡推廣等多種形式發(fā)揮檔案傳承文明、資政育人的宣教功能，形成檔案宣傳教育的特色。

5.加快檔案管理現(xiàn)代化信息化建設

古典園林檔案要創(chuàng)新管理，就要加快檔案現(xiàn)代化信息化建設，建立古典園林的數(shù)字化檔案。

一是紙質檔案數(shù)字化。在保管好紙質檔案的同時，加快實現(xiàn)紙質檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)對檔案原件的有效保護，提高檢索和利用效率。

二是在線收集和利用。在檔案室與各部門之間搭建一個統(tǒng)一的網(wǎng)絡信息平臺，完善各類數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)電子文件的形成、收集、整理、歸檔、查詢、審批、借閱、統(tǒng)計等檔案管理的全自動化。根據(jù)信息公開條列，將可以公開的檔案目錄上傳到網(wǎng)站，供利用者自主查詢，提高檔案信息利用的深度和廣度，實現(xiàn)檔案資源社會共享。

三是虛擬現(xiàn)實展示。借鑒陜西數(shù)字博物館的成功經驗，利用古典園林的獨特資源，嘗試進行虛擬現(xiàn)實展項建設，即用三維成像技術建設虛擬古典園林展廳，讓游客享受一種足不出戶便如同親臨現(xiàn)場的全新體驗。

參考文獻

［1］陳會改.基層國土所檔案管理存在問題與思考［J］.檔案與建設，2013 （08）.

［2］張羽.現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案管理模式探索［J］.檔案與建設，2014（06）.