新時期如何做好檔案管理工作

楊嵐

摘 要：隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理有了新的發(fā)展，卻也面臨著許多亟待解決的問題。只有充分了解新時期檔案管理工作的新面貌，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。為此，本文從檔案管理工作的重要性入手，分析新時期檔案管理工作的新面貌，并就新時期做好檔案管理工作的幾點(diǎn)策略展開探究。

關(guān)鍵詞：新時期；檔案管理；現(xiàn)代化手段

國民經(jīng)濟(jì)的增長，使得公眾對于檔案的利用訴求隨之提升。檔案管理活動實(shí)質(zhì)上是知識管理方式的重要模式之一，因而隨著社會的發(fā)展以及公眾檔案利用意識的提升，其重要性日益隨之凸顯出來。經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的提出，對現(xiàn)今的檔案管理工作提出了全新的范式要求，作為各級檔案管理機(jī)構(gòu)以及檔案管理從業(yè)人員，如何在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)時代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理理念的積極創(chuàng)新，以便使檔案管理工作契合時代發(fā)展脈絡(luò)，滿足公眾檔案信息資源開發(fā)利用的訴求，進(jìn)而創(chuàng)設(shè)系統(tǒng)化、規(guī)范化的全新檔案管理模式，是亟需應(yīng)對解決的現(xiàn)實(shí)問題。

1 檔案管理工作的重要性

從檔案管理工作的特質(zhì)來看，其具有較高的政策性、機(jī)密性以及專業(yè)性特質(zhì)。檔案信息資源乃是對歷史發(fā)展與社會演進(jìn)的客觀呈像，其所收集、整合的一手信息資源能夠真實(shí)的反應(yīng)出機(jī)關(guān)或社會組織的運(yùn)行情況，因而具有特定的、不容抹殺的歷史文獻(xiàn)價值。

2 新時期檔案管理工作的新面貌

新時期檔案管理工作發(fā)生了很多改變，比如檔案管理理念不斷革新，手段不斷創(chuàng)新，對檔案管理人員的要求也不斷提升，檔案事業(yè)的發(fā)展可謂欣欣向榮。

1.檔案管理觀念不斷地革新。思想是行動的先導(dǎo)，檔案管理工作要想跟上時代的步伐，符合新時期的要求，首要的一步是轉(zhuǎn)變以往“重藏輕用”觀念，不斷革新檔案管理觀念。收集和整理檔案信息的最終目的是為了更好地利用它，使其更好地為大眾服務(wù)，因此，我們必須要改變以往“以為檔案管理工作功能不強(qiáng)、作用不大” 的落后觀念，轉(zhuǎn)變墨守成規(guī)的管理理念，樹立開放的、科學(xué)的、現(xiàn)代化的管理意識，根據(jù)實(shí)際需求，將龐雜的、零散的信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，形成一個知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化的檔案資料庫，以便提高檔案信息的利用率，使“死材料”變成“活信息”，進(jìn)而滿足社會和大眾的需要。

2.檔案管理手段不斷地創(chuàng)新。隨著社會的發(fā)展，科技的進(jìn)步，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，構(gòu)建現(xiàn)代化的管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。具體來說，我們應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的、科學(xué)的管理理論、方法、技術(shù)，將先進(jìn)的管理軟件、技術(shù)設(shè)備、技術(shù)成果引入到檔案管理工作中，借助現(xiàn)代化的管理手段，對檔案信息進(jìn)行搜集、整理、歸檔，還可以借助計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，擴(kuò)大獲得信息的搜集渠道，并通過技術(shù)處理將獲取的資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，便于受眾檢索和利用。不斷創(chuàng)新檔案管理手段，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動化、專業(yè)化、現(xiàn)代化，進(jìn)而促進(jìn)了檔案資源的共享。

3.對檔案管理人員要求提升。隨著科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，對檔案管理從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技術(shù)水平提出全新的要求，是否具備專業(yè)化的檔案管理從業(yè)人員隊伍，直接關(guān)系到檔案管理工作的實(shí)效，同時也是經(jīng)濟(jì)新常態(tài)時代背景對檔案管理工作的客觀要求。因此，作為廣大奮戰(zhàn)在一線的檔案管理從業(yè)人員而言，應(yīng)積極進(jìn)行自我職業(yè)技能提升，積極實(shí)現(xiàn)檔案管理理念創(chuàng)新，各級檔案管理部門也應(yīng)針對檔案管理從業(yè)人員存在的技能短板，為其創(chuàng)設(shè)技能提升的契機(jī)，提供各類專業(yè)培訓(xùn)，以便依托專業(yè)化、現(xiàn)代化的檔案管理從業(yè)人員隊伍建設(shè)推動我國檔案管理工作踏上新的臺階。

3 新時期做好檔案管理工作的幾點(diǎn)策略

新時期，要做好檔案管理工作，就需要不斷強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識，更新檔案管理現(xiàn)代化手段，強(qiáng)化檔案管理人員的素養(yǎng)。

1.強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識。基于實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的考量，必須實(shí)現(xiàn)管理觀念與管理理念的雙重更新。作為管理觀念而言，其乃是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的要旨所在，檔案管理現(xiàn)代化要求檔案管理從業(yè)人員應(yīng)具備現(xiàn)代化的檔案服務(wù)觀，進(jìn)而依托科學(xué)管理的模式，為公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)。同時，轉(zhuǎn)變以往檔案管理工作中被動服務(wù)的理念，以主動服務(wù)為工作導(dǎo)向，推動檔案管理工作實(shí)現(xiàn)全面的現(xiàn)代化發(fā)展路徑轉(zhuǎn)向。

2.更新檔案管理現(xiàn)代化手段。現(xiàn)代化檔案管理工作的踐行在于提升檔案服務(wù)質(zhì)量，即依托現(xiàn)代信息技術(shù)，為公眾創(chuàng)設(shè)便捷、高效的檔案服務(wù)線上信息平臺，如此既能夠使公眾足不出戶便能夠滿足檔案信息資源的利用訴求，同時能夠有效的提升檔案信息資源的管理質(zhì)量，加強(qiáng)檔案信息資源的館際利用，從而實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的最大化利用。

3.強(qiáng)化檔案管理人員的素養(yǎng)。檔案管理工作的具體落實(shí)情況優(yōu)良如與否，最終取決于檔案管理從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技術(shù)能力水平。因此，應(yīng)從下述方面實(shí)現(xiàn)對檔案管理從業(yè)人員隊伍的科學(xué)建設(shè)：首先應(yīng)著力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中的領(lǐng)導(dǎo)層建設(shè)。遴選政治素質(zhì)過硬、為人正派，責(zé)任意識較強(qiáng)的人員擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，同時依托專項(xiàng)培訓(xùn)提升其職責(zé)意識，使其能夠勤勉履職；其次注重專業(yè)檔案人才配置。檔案管理工作的專業(yè)性突出，因而對于檔案管理從業(yè)人員而言，必須具備良好的專業(yè)技能，同時，考慮到檔案管理工作面向大眾的服務(wù)性特質(zhì)，因而作為檔案管理人員而言，應(yīng)具備高度責(zé)任意識與高度服務(wù)意識。各級檔案管理部門應(yīng)注重對員工開展各類專業(yè)培訓(xùn)，使其職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)能力得以快速提升，掌握現(xiàn)代化檔案管理信息技術(shù)，進(jìn)而為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)。

4.采用信息化管理手段。當(dāng)前隨著信息時代的到來，信息化成為各個社會領(lǐng)域與行業(yè)的發(fā)展趨向。信息化使傳統(tǒng)的檔案管理工作迎來全新發(fā)展機(jī)遇，即應(yīng)依托現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率以及檔案信息資源服務(wù)公眾的整體提升?，F(xiàn)今，域外發(fā)達(dá)國家的檔案機(jī)構(gòu)已經(jīng)相繼依托信息技術(shù)創(chuàng)設(shè)檔案信息資源管理系統(tǒng)，而國內(nèi)諸多高校也逐步重視檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)工作。從檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的踐行路徑看，關(guān)鍵在于使檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)以及技術(shù)能力得以切實(shí)提升。基于此種考量，檔案管理部門應(yīng)注重踐行員工培訓(xùn)工作，具體而言，第一，檔案管理部門應(yīng)注重對高素質(zhì)檔案從業(yè)人員的吸引與遴選，依托薪酬待遇的給予，使具備較高檔案管理學(xué)科背景、專業(yè)技能突出的人才得以引進(jìn)；其次，檔案管理部門應(yīng)注重對在職員工進(jìn)行內(nèi)部挖潛，依托績效考核模式洞察員工的技能短板，進(jìn)而為其提供在職教育、專項(xiàng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)等契機(jī)，使其業(yè)務(wù)技能得以增進(jìn)，以便為公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源利用服務(wù)；最后，檔案管理部門應(yīng)創(chuàng)設(shè)薪酬激勵機(jī)制，進(jìn)而使員工能夠強(qiáng)化組織認(rèn)同感，從而提升其檔案管理工作投入度。其次，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作是目前和今后一段時間刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時期，新行業(yè)、新領(lǐng)域、新技術(shù)不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出新的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，來提高檔案管理工作人員自身素質(zhì)。

4 結(jié)語

經(jīng)濟(jì)新常態(tài)時代背景下，檔案管理工作迎來全新的挑戰(zhàn)與發(fā)展契機(jī)，唯有切實(shí)提升檔案管理工作水平，提升檔案管理工作效度，方才能夠?yàn)楣娞峁﹥?yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，并且推動我國檔案管理事業(yè)走向新的歷史時期。希望本文的論述能為相關(guān)人員提供參考，以更好地促進(jìn)新時期的檔案管理工作。

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