剖析優(yōu)化企業(yè)辦公室管理的途徑

張旭東

摘 要：社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，使得作為市場(chǎng)主體的企業(yè)所發(fā)揮的作用越來(lái)越重要。企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要參與者，在新的形勢(shì)下，要實(shí)現(xiàn)自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力提高，就需要把握市場(chǎng)發(fā)展的動(dòng)向，結(jié)合自身的實(shí)際狀況，加強(qiáng)內(nèi)部建設(shè)和管理。辦公室作為企業(yè)內(nèi)部的綜合性管理服務(wù)部門(mén)，是構(gòu)成企業(yè)整體結(jié)構(gòu)的重要部分，它的管理工作質(zhì)量在很大程度上影響著企業(yè)總體的經(jīng)營(yíng)狀況，本文主要分析了企業(yè)辦公室管理工作的具體優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室；管理工作；措施

在企業(yè)管理工作中，辦公室管理工作主要講的是在企業(yè)內(nèi)部管理中，辦公室工作人員協(xié)同決策層和管理層，有效處理辦公室事務(wù)的反饋活動(dòng)、執(zhí)行、控制以及其他相關(guān)行政性事務(wù)。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢(shì)下，企業(yè)辦公室管理工作的重要性不斷凸顯，對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)，要確保自身經(jīng)營(yíng)質(zhì)量的良好，提高管理水平，就需要重點(diǎn)強(qiáng)化辦公室管理工作的重要性，依據(jù)辦公室管理工作的自身特點(diǎn)，采取有效措施實(shí)現(xiàn)其進(jìn)一步的創(chuàng)新和完善。

一、企業(yè)辦公室管理工作的重要性分析

1.實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)

企業(yè)的辦公室管理工作是從企業(yè)的整體管理角度出發(fā)的，對(duì)于某些重要問(wèn)題可以進(jìn)行生層次的研究和分析。辦公室作為企業(yè)內(nèi)部的重要部門(mén)，可以在把握企業(yè)不同發(fā)展動(dòng)態(tài)的基礎(chǔ)上，為決策層的決策制定提供重要的參考作用，從而確保決策者可以進(jìn)行全方位、多角度的分析，使各項(xiàng)決策更為合理。企業(yè)在制定某一階段的規(guī)劃目標(biāo)時(shí)，辦公室管理可以從全局角度出發(fā)，在滿(mǎn)足企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層管理要求和不同部門(mén)的職能基礎(chǔ)上來(lái)科學(xué)安排各項(xiàng)工作，保證企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間在工作開(kāi)展上可以相互合作，有機(jī)協(xié)調(diào)[1]。

2.明確分工，細(xì)化崗位責(zé)任

企業(yè)作為市場(chǎng)主體，在實(shí)際運(yùn)行管理過(guò)程中會(huì)涉及到諸多方面，需要各個(gè)崗位之間有密切的配合，是需要多個(gè)崗位進(jìn)行合作完成的，基于此，對(duì)于辦公室管理工作來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行實(shí)際工作的開(kāi)展過(guò)程中就要嚴(yán)格細(xì)化各個(gè)崗位的職位分工，強(qiáng)化崗位責(zé)任制。此外，辦公室管理工作還可以對(duì)不同崗位工作的權(quán)責(zé)進(jìn)行合理的劃分，確保不同的職位以及工作人員都可以做到盡守盡職，做好本分工作，進(jìn)而使企業(yè)的生產(chǎn)效率提高，提高經(jīng)濟(jì)效益。

3.提高企業(yè)管理的信息化水平

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展為企業(yè)的各項(xiàng)管理工作注入了新的動(dòng)力，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的普及，使得企業(yè)辦公室管理工作效率得到了大大提升。在信息化管理模式下，企業(yè)的辦公室管理工作可以實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)辦公效率的提升，進(jìn)而為企業(yè)建立一個(gè)高效率、高質(zhì)量以及高智能的辦公體系，這樣的話(huà)就可以更好的為決策層決策提供參考作用，同時(shí)也可以簡(jiǎn)化工作人員的工作量，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理工作的進(jìn)一步完善，這對(duì)于企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力提高也是十分有利的。

二、企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化措施

1.提高企業(yè)辦公室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平

上述提到企業(yè)的辦公室管理工作對(duì)于企業(yè)的總體經(jīng)營(yíng)發(fā)展來(lái)說(shuō)是具有重要作用的，那么要做好辦公室管理工作，就需要重視對(duì)辦公室人員的教育和培訓(xùn)工作，因?yàn)檗k公室管理工作的主體是辦公人員。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要盡可能的采用企業(yè)的有利條件來(lái)開(kāi)展多樣化的培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)辦公人員積極參與其中，不斷完善自身素質(zhì)，例如上崗前的培訓(xùn)工作、各種技術(shù)等級(jí)的考證等等，促使辦公人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到提高，可以對(duì)辦公工作所涉及到各個(gè)方面有正確的處理，并且對(duì)企業(yè)可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)有正確分析。

2.進(jìn)一步優(yōu)化人力資源配置

在當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)辦公室管理工作中，由于受到傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)機(jī)制的影響，導(dǎo)致工作開(kāi)展在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中面臨著被動(dòng)的地位，實(shí)際所發(fā)揮的作用并不明顯，基于此，就需要企業(yè)管理者改變企業(yè)管理的理念，樹(shù)立新形勢(shì)下的求真務(wù)實(shí)管理風(fēng)尚，對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行合理的安排和管理，實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作與企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)活動(dòng)相協(xié)調(diào)，達(dá)到精益求精的效果，同時(shí)還要對(duì)辦公室員工的結(jié)構(gòu)構(gòu)成進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，使之更貼近于現(xiàn)實(shí)的管理實(shí)際，而辦公室管理工作人員也要進(jìn)一步提高檔案開(kāi)發(fā)的意識(shí)，對(duì)于現(xiàn)行產(chǎn)業(yè)政策和決策動(dòng)向有認(rèn)真的把握和分析，使之具備實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)信息分析能力[2]。

3.對(duì)辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理分工

辦公室管理工作對(duì)于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層來(lái)說(shuō)，可以說(shuō)是充當(dāng)著一個(gè)輔助決策的作用，同時(shí)還可以起到連接上下級(jí)之間的作用，因此，從這方面來(lái)講它就必須要具備有咨詢(xún)、信息、服務(wù)等的多樣化職能。那么要促進(jìn)辦公室管理工作的科學(xué)性，就需要對(duì)其內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理的配置優(yōu)化，把具體的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，細(xì)化工作分工，這樣就可以大大降低管理工作中各種問(wèn)題的發(fā)生機(jī)率，此外，在進(jìn)行工作崗位的具體分配以及工作人員職責(zé)安排時(shí)，需要按照企業(yè)發(fā)展的實(shí)際狀況，堅(jiān)持最大程度的利用現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的高效率利用。

4.正確處理各個(gè)部門(mén)間的關(guān)系

如果從企業(yè)運(yùn)營(yíng)的整體角度來(lái)講，辦公室管理工作所充當(dāng)?shù)淖饔镁褪窍喈?dāng)于工作樞紐，在它的作用下可以對(duì)各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系進(jìn)行正確的協(xié)調(diào)，使部門(mén)間更好的進(jìn)行配合合作，減少工作問(wèn)題的遺漏點(diǎn)。在進(jìn)行部門(mén)間的工作協(xié)調(diào)時(shí)，對(duì)于辦公室管理工作人員來(lái)說(shuō)，就要自覺(jué)主動(dòng)的完成各項(xiàng)工作任務(wù)，擁有堅(jiān)持不懈的精神[3]，同時(shí)還要把企業(yè)管理層會(huì)議中的各項(xiàng)內(nèi)容和決策在第一時(shí)間傳遞到各個(gè)部門(mén)，能夠?qū)鶎訂T工的工作情況進(jìn)行客觀的反映。

綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展推動(dòng)下，作為市場(chǎng)主體的企業(yè)所起到的作用越來(lái)越重要。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中，辦公室管理工作是重要的組成部分，它是企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)間實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)配合的重要保障，使企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理決策更為科學(xué)合理，在新形勢(shì)下對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，就要結(jié)合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，采取有效措施提高辦公室管理工作的質(zhì)量和效率，減少不必要的管理問(wèn)題產(chǎn)生，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]聶海榮.辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的缺陷及對(duì)策研究[J].財(cái)經(jīng)界.2014，（09）：285.

[2]董南北.優(yōu)化企業(yè)辦公室管理的途徑探索[J].科研，2015，（18）：149.

[3]朱焱.優(yōu)化企業(yè)辦公室管理的途徑探索[J].中小企業(yè)管理與科技.2015，（13）：82.