基于數(shù)字化校園網(wǎng)辦公系統(tǒng)的探索開(kāi)發(fā)與實(shí)現(xiàn)

摘 要：辦公系統(tǒng)即OA系統(tǒng)，英文全稱（Office Automation），它主要是通過(guò)一些網(wǎng)絡(luò)共享和工作流的技術(shù)，以數(shù)據(jù)庫(kù)為支撐信息進(jìn)行搭建，讓整體的數(shù)據(jù)共享、權(quán)限管理、有序組織信息得到極大提升的一種模式。應(yīng)用領(lǐng)域有企事業(yè)單位、行政部門(mén)、醫(yī)療和學(xué)校等各個(gè)領(lǐng)域。本文主要探討的是基于校園網(wǎng)辦公系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：辦公系統(tǒng)；校園網(wǎng)；數(shù)字化

1 確立合理的可行性研究

首先，應(yīng)該對(duì)辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)在校園中的必要性和需求做一個(gè)分析。因?yàn)?，在傳統(tǒng)的辦公環(huán)境中，我們依賴的純手工填寫(xiě)和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，靠的是筆和紙。人工模式長(zhǎng)期以來(lái)就有操作繁瑣，整理存儲(chǔ)信息困難等弊病，既要具備綠色辦公又要具備提高管理效率的能力，有一套自己的辦公系統(tǒng)也就顯得尤為重要。另外，我們還需要考慮的是開(kāi)發(fā)經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。由此引申出了另一待以選擇的就是，究竟是依自身力量開(kāi)發(fā)辦公系統(tǒng)還是把辦公系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)外包給其他的公司去做。在系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)中要注意軟硬件的配置情況，硬件上要服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)方面的支持，在軟件方面需要考慮的是數(shù)據(jù)的安全性和人員開(kāi)發(fā)的經(jīng)驗(yàn)和水平等。特別是外包給其他公司做辦公系統(tǒng)的時(shí)候，更要考慮培訓(xùn)過(guò)后的自身員工是否能夠勝任今后的辦公系統(tǒng)的維護(hù)和管理職能。

2 建立嚴(yán)密邏輯性強(qiáng)的結(jié)構(gòu)

在可行性研究過(guò)后，應(yīng)該對(duì)各個(gè)功能模塊進(jìn)行充分的研究，在結(jié)構(gòu)的搭建中各個(gè)模塊既相互獨(dú)立又相互依存。一些數(shù)據(jù)可能只有在某一個(gè)模塊中才有，但是很多的字段和部分?jǐn)?shù)據(jù)也和其他的模塊有所關(guān)聯(lián)。所有數(shù)據(jù)都是基于校園網(wǎng)的辦公系統(tǒng)平臺(tái)，同時(shí)又在某一個(gè)區(qū)域具有著獨(dú)立性。要解決這種統(tǒng)一與獨(dú)立，較為常見(jiàn)的就是設(shè)置用戶權(quán)限，通過(guò)對(duì)用戶權(quán)限的分配，達(dá)到對(duì)各個(gè)公共信息部分和獨(dú)立信息部分的讀取和寫(xiě)入限制。整體的功能模塊結(jié)構(gòu)的搭建，對(duì)于該加入的部分不能遺漏，同時(shí)，對(duì)于不該加入的部分也不要強(qiáng)行加入，避免數(shù)據(jù)的冗余產(chǎn)生。

3 數(shù)據(jù)分析和設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)

經(jīng)過(guò)功能模塊的搭建后，就進(jìn)入到了對(duì)于數(shù)據(jù)的分析和設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)階段。每個(gè)部門(mén)，每個(gè)功能模塊需要哪些字段，如何定義數(shù)據(jù)類(lèi)型和長(zhǎng)度等。這些都需要和各個(gè)部門(mén)之間通力配合，反復(fù)溝通后才能得出結(jié)論。例如，學(xué)生管理模塊中，需要哪些字段應(yīng)該和學(xué)工部門(mén)進(jìn)行溝通，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)的來(lái)源就是學(xué)工，學(xué)生在進(jìn)入學(xué)校的時(shí)候就需要建立學(xué)生檔案信息，這些信息包含哪些內(nèi)容，只有學(xué)工部門(mén)最為清楚。另外有些特殊的字段，必須特別加以關(guān)注。避免今后在開(kāi)發(fā)的過(guò)程中或開(kāi)發(fā)過(guò)后進(jìn)行大面積的調(diào)整。如果是該系統(tǒng)外包給公司做，由于很多公司做好的辦公系統(tǒng)模樣都差不多，但是不一定具備符合自己學(xué)校特點(diǎn)的數(shù)據(jù)配比，所以不管是外包給公司做還是自己做辦公系統(tǒng)，都要慎重考慮數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)問(wèn)題。

4 制訂針對(duì)性強(qiáng)的辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)流程

辦公系統(tǒng)最早并不是應(yīng)用與學(xué)校，而是企業(yè)。所以很多學(xué)校都具有各自的特點(diǎn)和特殊需求，在開(kāi)發(fā)的時(shí)候應(yīng)特別注意。首先，如果是外包給公司做，公司對(duì)于學(xué)校的情況是不是很了解，還是一味的照搬照套企業(yè)辦公系統(tǒng)或者別的辦公系統(tǒng)。對(duì)于辦公系統(tǒng)的個(gè)性化開(kāi)發(fā)，怎樣制定針對(duì)性強(qiáng)的辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)流程，對(duì)于自身學(xué)校的開(kāi)發(fā)人員來(lái)說(shuō)無(wú)疑是有優(yōu)勢(shì)的，因?yàn)楸拘５拈_(kāi)發(fā)人員可以在充分掌握需求和分析的基礎(chǔ)上有針對(duì)的進(jìn)行開(kāi)發(fā)和制作，避免盲目的跟大流，從而讓一些原本不需要、不實(shí)用的功能混入其中。

在學(xué)校中的群體主要由兩大部分組成，一個(gè)是學(xué)生，一個(gè)是教師。這兩個(gè)群體體現(xiàn)在辦公系統(tǒng)的管理中各自的數(shù)據(jù)和模塊有明顯的區(qū)別。例如，學(xué)生管理中主要涉及的是學(xué)生的信息管理、學(xué)生的成績(jī)管理、學(xué)生的宿舍管理等部分組成。而教師，則是由教師的基本信息、工資、文件、班級(jí)、成績(jī)錄入等組成。這里同樣要區(qū)分各自教師使用各自帳號(hào)登錄后管理自己的信息。另外，如果涉及到招生的學(xué)校，還有招生信息查詢等。

制定流程時(shí)，應(yīng)該充分考慮開(kāi)發(fā)的周期性，不宜把戰(zhàn)線拉的過(guò)長(zhǎng)。因此要制定一個(gè)完善的工作流程，在時(shí)間上控制開(kāi)發(fā)的進(jìn)度。每一個(gè)時(shí)段進(jìn)行到什么程度應(yīng)該在制定流程時(shí)體現(xiàn)出來(lái)。

5 測(cè)試和驗(yàn)收過(guò)程中的問(wèn)題

當(dāng)整個(gè)辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)出來(lái)了以后，就進(jìn)入了功能的測(cè)試和驗(yàn)收階段。

首先，在使用的便捷性上，使用者是整個(gè)教師隊(duì)伍。其中不乏有一些年齡稍長(zhǎng)的教師，他們?cè)谑褂棉k公系統(tǒng)的過(guò)程中往往比年輕教師入門(mén)要慢。所以，應(yīng)該盡可能的往易用性方面靠，盡量少設(shè)置復(fù)雜的操作，讓這些從事管理或工作的教師能夠及時(shí)的適應(yīng)這個(gè)新開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)，當(dāng)然必要的新系統(tǒng)培訓(xùn)也是盡快實(shí)現(xiàn)快速提升使用效率的途徑。開(kāi)發(fā)的平臺(tái)可以選擇使用軟件安裝方式，即客戶端方式，也可以選擇網(wǎng)頁(yè)登錄的方式。無(wú)論是軟件的安裝方式還是客戶端方式運(yùn)行，都不可避免的考慮到兼容性問(wèn)題，以安裝模式運(yùn)行的系統(tǒng)，需要考慮操作系統(tǒng)的差異，是Windows系統(tǒng)還是Linux或者是Unix系統(tǒng)；以網(wǎng)頁(yè)方式登錄，需要考慮瀏覽器的差異，是IE還是火狐，或者國(guó)內(nèi)的一些瀏覽器是否能夠正常運(yùn)行。美工上要兼顧美觀，讓使用者在看到該系統(tǒng)的時(shí)候能夠愿意使用。

其次，在健壯性方面，應(yīng)該統(tǒng)籌整個(gè)辦公系統(tǒng)的運(yùn)行情況，對(duì)各個(gè)功能模塊進(jìn)行梳理，防止遺漏重要的模塊或字段信息。特別是對(duì)于一些重要的字段或者模塊，哪怕是出現(xiàn)了一點(diǎn)紕漏，都可能釀成重大后果。例如，財(cái)務(wù)信息或?qū)W生對(duì)接的重要學(xué)生信息等。

另外，在系統(tǒng)的安全性上要特別重視，不同權(quán)限的人員進(jìn)入不同的模塊，即合適的人在合適的時(shí)間得到合適的所需信息。網(wǎng)頁(yè)版的系統(tǒng)，還要考慮到網(wǎng)絡(luò)木馬病毒的侵入，這些木馬和病毒對(duì)于信息的外泄及信息的完整性破壞具有重大威脅。

校園數(shù)字化現(xiàn)在已經(jīng)成為了學(xué)校建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的一項(xiàng)重要工作，辦公系統(tǒng)的搭建尤為重要。整個(gè)過(guò)程從可行性研究到框架搭建、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，從制作到驗(yàn)收，每一個(gè)過(guò)程都需要整個(gè)學(xué)校的各個(gè)部門(mén)通力合作。這樣才能組建快捷、便利高效的平臺(tái)，更好的為學(xué)校管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]張大斌，李玉海，陳緒君.數(shù)字化校園的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)研究[J].現(xiàn)代教育技術(shù)，2005，15（1）：69-73.

[2]藺媛，王國(guó)成，韓建新.數(shù)字化校園建設(shè)中的OA系統(tǒng)[J].機(jī)械管理開(kāi)發(fā)，2007（1）：155-156.

作者簡(jiǎn)介：

易敏，男，1981年，江西省贛州市，漢，教師，職稱：講師，研究方向：計(jì)算機(jī)