對民國檔案數(shù)字化前整理工作的幾點(diǎn)思考

喻春生

摘要：本文就民國檔案數(shù)字化前整理工作，提出不僅要注意解決標(biāo)準(zhǔn)化、整理編目有機(jī)結(jié)合、業(yè)務(wù)外包、文件級著錄試點(diǎn)等問題，還應(yīng)遵循實(shí)事求是、尊重原基礎(chǔ)、就卷整卷等原則，采取“大部分不動(dòng)，小部分加工，避免打亂重整”的方針，針對不同的全宗檔案采取不同的整理方法。

關(guān)鍵詞：民國檔案檔案數(shù)字化數(shù)字化前整理

中國第二歷史檔案館（以下簡稱二史館）正在開展的民國檔案數(shù)字化項(xiàng)目始于2013年，目標(biāo)是在五年內(nèi)完成檔案數(shù)字化前整理6000萬頁、數(shù)字化加工5000萬頁的工作。這一龐大系統(tǒng)的檔案數(shù)字化工程，包括數(shù)字化前整理、掃描、縮微、質(zhì)檢、驗(yàn)收等十余個(gè)環(huán)節(jié)。數(shù)字化前整理工作是民國檔案數(shù)字化工程的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是指以全宗或?qū)ｎ}為單元，依據(jù)檔案整理的基本原則、程序和方法，對已經(jīng)過初步整理的民國檔案進(jìn)行系統(tǒng)編目，按照卷內(nèi)文件的歷史聯(lián)系進(jìn)行秩序排列，并通過編寫頁碼加以固定，以實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體有序化，方便檔案數(shù)字化加工的過程。[1]本文在對民國檔案數(shù)字化前整理工作的必要性進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)闡述了民國檔案數(shù)字化前整理工作中應(yīng)該注意的問題及遵守的原則、方針和方法，以利于民國檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的更好開展。

一、民國檔案數(shù)字化前整理工作的必要性

（一）“兩步走”方針奠定了民國檔案數(shù)字化前整理工作的基礎(chǔ)并取得一定成效

1950～1960年，二史館主要?jiǎng)?chuàng)建者王可風(fēng)等人，針對“檔案山”“檔案海”和“玉石俱存”“玉石不分”的現(xiàn)實(shí)性，與國家社會(huì)主義改造和建設(shè)對民國檔案需要的迫切性，明確提出檔案整理“兩步走”的方針，即先按全宗進(jìn)行初步整理，條件具備后再進(jìn)行第二步“科學(xué)化、系統(tǒng)化”的細(xì)整。1978年改革開放以后，二史館嘗試按照“科學(xué)化、系統(tǒng)化”的要求，并結(jié)合館藏檔案實(shí)際，采取了切實(shí)可行、靈活多變的整理工作模式，先后對國民政府教育部、經(jīng)濟(jì)部、北洋政府審計(jì)院等全宗檔案進(jìn)行整理。1995年，共計(jì)完成檔案整理918個(gè)全宗，形成檔案189萬個(gè)卷宗。[2]從20世紀(jì)90年代中期開始，在以往檔案整理的基礎(chǔ)上，二史館陸續(xù)啟動(dòng)了“2188袋零散檔案”整理工作以及郵電、銀行、煙草和財(cái)政等檔案的數(shù)字化前整理工作。2012年底，已完成數(shù)字化前整理1800萬余頁?？梢哉f，“兩步走”的檔案整理方針，不僅為二史館民國檔案數(shù)字化前整理工作奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，而且豐富了館藏民國檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，基本滿足了社會(huì)各界對民國檔案信息資源的有效利用。

（二）對二史館向數(shù)字化檔案館轉(zhuǎn)型具有重要意義

隨著傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館的逐步轉(zhuǎn)型，二史館也在積極推進(jìn)民國檔案數(shù)字化工程。在推進(jìn)數(shù)字化的過程中，二史館的檔案整理工作存在一定問題，主要體現(xiàn)在初整階段。例如，“一卷多宗”“厚卷”“雜卷”問題亟待解決；館藏檔案近九成卷內(nèi)文件次序沒有固定、未編頁碼；部分案卷標(biāo)題與內(nèi)容不一致；郵票、商標(biāo)、書稿、字畫、照片、實(shí)物等特殊檔案未作標(biāo)識等，這些問題制約著檔案數(shù)字化加工，進(jìn)而影響到二史館向數(shù)字化檔案館的順利轉(zhuǎn)型。對于上述問題，究其原因在于：一是既有民國時(shí)期各中央機(jī)關(guān)整理檔案時(shí)的遺留問題，又有新中國成立后二史館在不同時(shí)期整理檔案帶來的問題。二是技術(shù)上的缺位制約著民國檔案的整理工作，使民國檔案資源在相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)處于封閉狀態(tài)。三是20世紀(jì)90年代檔案整理理論不斷出現(xiàn)，使檔案整理工作處于探索階段。因此，做好當(dāng)前的民國檔案數(shù)字化前整理工作，對二史館向數(shù)字化檔案館成功轉(zhuǎn)型具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、民國檔案數(shù)字化前整理工作應(yīng)解決的問題

（一）數(shù)字化前整理工作必須標(biāo)準(zhǔn)化

《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。”二史館的民國檔案數(shù)字化前整理工作，也同樣需要標(biāo)準(zhǔn)化。在民國檔案數(shù)字化前整理的實(shí)踐中，二史館需著重解決以下問題：一是不斷認(rèn)識和了解民國檔案的特性和規(guī)律。在每一個(gè)全宗檔案整理結(jié)束時(shí)，都需要編寫整理說明，詳細(xì)記錄檔案數(shù)字化前整理方法及解決檔案整理中所遇到的問題，以期為編制《館藏全宗級目錄》及修訂《中國第二歷史檔案館指南》積累資料。二是建立工作制度和完善業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。例如，總結(jié)制定《民國檔案數(shù)字化前整理規(guī)則》、《案卷標(biāo)題問題及處理辦法》、《案卷審查要求》、《館藏檔案卷內(nèi)文件編制頁號實(shí)施細(xì)則》等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

（二）整理編目有機(jī)結(jié)合

民國檔案數(shù)字化前整理工作還需要將整理編目有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立館藏目錄數(shù)據(jù)庫，以便開放利用。該數(shù)據(jù)庫應(yīng)具有：（1）館藏各類目錄數(shù)據(jù)的高度整合。集全宗、案卷、文件等信息于一體，實(shí)現(xiàn)一站式檔案信息檢索，是檔案調(diào)出、歸位等實(shí)體管理的依據(jù)。（2）設(shè)有包括檔案全文信息檢索在內(nèi)的眾多檢索入口。利用者可以通過某個(gè)檢索入口進(jìn)行初級檢索，也可以運(yùn)用靈活的方式進(jìn)行提問式等高級檢索。（3）利用鏈接功能。除掌握目錄利用情況外，還能知曉利用者的反饋信息。（4）除滿足利用者以不同方式查找所需內(nèi)容外，還可根據(jù)需要打印完整的全宗目錄、案卷目錄、各種專題目錄以及原始檔案版面。（5）保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)都有清晰的利用使用權(quán)限。（6）多樣化目錄形式。隨時(shí)公布目錄的采集與開發(fā)信息，滿足不同類型、不同行業(yè)、不同規(guī)模利用者個(gè)性化的檔案信息需求。

（三）引入檔案數(shù)字化前整理業(yè)務(wù)外包

一是加快了整理速度。1998～2008年整理檔案600萬頁，2013年利用外包服務(wù)后，數(shù)字化前整理數(shù)量達(dá)1300萬頁。二是提高了整理質(zhì)量。引進(jìn)外包服務(wù)后，整理標(biāo)題差錯(cuò)率低于1‰。三是澄清館藏檔案疑案，摸清了家底。通過數(shù)字化前整理的規(guī)范化運(yùn)作，“多宗”“大卷”“缺卷”“漏號”及“抽重”等現(xiàn)象不再存在，統(tǒng)計(jì)結(jié)果更加清晰。盡管如此，也要從檔案法律法規(guī)的高度制定規(guī)章制度，確保外包公司認(rèn)真履責(zé)，并督促做好外包公司檔案安全和信息保密工作。

（四）適時(shí)開展文件級著錄試點(diǎn)工作

民國檔案數(shù)字化前整理工作完成或即將完成案卷級目錄時(shí)，應(yīng)適時(shí)開展文件級著錄試點(diǎn)工作。原因在于：一是案卷級目錄數(shù)據(jù)概括性強(qiáng)，難以準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容；二是檔案中有很多重要信息還藏于案卷中未被開發(fā)，只有深入文件級目錄才能完整揭示；三是案卷級中有不宜開放的檔案，只有揭示到文件級才能區(qū)分。具體要注意三個(gè)方面的內(nèi)容：第一，充分利用已有的數(shù)字化成果，直接在計(jì)算機(jī)上對畫幅進(jìn)行操作，切忌再利用檔案原件；第二，更新、開發(fā)、制作適合文件級著錄軟件。如靈活編輯畫幅、抽取所需關(guān)鍵詞等軟件；第三，結(jié)合以往文件級著錄經(jīng)驗(yàn)，集思廣益，制定文件級著錄規(guī)范。

三、開展民國檔案數(shù)字化前整理工作應(yīng)遵循的原則、方針及方法

（一）原則

1.實(shí)事求是。客觀地說，二史館的每一全宗檔案在整理時(shí)，都分別采取了不同的整理方法，甚至是同一個(gè)全宗檔案也存在著前后整理方法不一致的問題。這些不同的方法適應(yīng)了各個(gè)全宗檔案實(shí)體的具體實(shí)際。新時(shí)期，在開展民國檔案數(shù)字化前整理工作中，應(yīng)采取實(shí)事求是的態(tài)度，對歷史上民國檔案整理方法的合理部分予以繼承。

2.尊重原基礎(chǔ)。尊重原基礎(chǔ)是二史館民國檔案數(shù)字化前整理工作的總原則，即充分利用檔案原有基礎(chǔ)，不改變原有檔案的實(shí)體狀況。以全宗為單位、以案卷為基礎(chǔ)，區(qū)別對待檔案的不同狀況，針對檔案基礎(chǔ)狀況良好、一般和較差的不同情況，采取不同的整理方法，做到方便檔案數(shù)字化和提供利用。

3.就卷整卷。民國檔案數(shù)字化前整理在尊重全宗檔案原基礎(chǔ)的前提下，堅(jiān)持就卷整卷，不再重新進(jìn)行區(qū)分全宗、并宗、破卷等破壞原有檔案實(shí)體的工作。只對卷內(nèi)文件次序混亂、案卷標(biāo)題明顯不反映內(nèi)容、政治性標(biāo)題等進(jìn)行相應(yīng)處理。同時(shí)，對霉、破、脆等特殊情況的檔案進(jìn)行標(biāo)注，提示在數(shù)字化加工或修裱中注意。

（二）方針：大部分不動(dòng)，小部分加工，避免打亂重整

“大部分加工”是指對大部分已按照一定方法進(jìn)行分類整理，編有案卷目錄，可查找利用的全宗檔案不予變動(dòng)。“小部分加工”是指對少部分有嚴(yán)重缺陷和問題，難于管理和查找利用的全宗檔案，采取必要的加工整理，避免將所有檔案打亂重整。

（三）方法

一是不更改全宗號，案卷號視整理結(jié)果決定沿用或新編。保留全宗本號與子號不變，就卷整卷。新編案卷號與原卷號做好對照，以備核查。二是制定不同全宗的不同整理方案。針對各個(gè)全宗檔案的不同情況，重點(diǎn)解決多宗、厚卷等問題，化宗為卷，重新擬定案卷標(biāo)題，編擬案卷號。三是排列、固定卷內(nèi)文件次序，編寫頁碼。四是對同一全宗或案卷內(nèi)成本成冊的重復(fù)文件，在案卷目錄和卷內(nèi)備考表注明，提示不予掃描。五是破損、霉變等無法掃描的檔案，及時(shí)送修補(bǔ)裱?？梢話呙枭行栊揆训臋n案，做出標(biāo)識登記，先掃描后修裱。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]中國第二歷史檔案館整理編目處.民國檔案數(shù)字化前整理工作手冊[Z].2014：10.

[2]曹必宏.光輝歷程——中國第二歷史檔案館60年[M].北京：九州出版社，2011：47.