關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考

劉曉杰

摘 要：隨著中國(guó)社會(huì)主義的發(fā)展和進(jìn)步，政治和經(jīng)濟(jì)制度的不斷完善，檔案管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)變得越來(lái)越重要，檔案機(jī)構(gòu)管理作為其工作高效、有序的進(jìn)行，正在受到人們?cè)絹?lái)越多的關(guān)注。由于檔案管理對(duì)有效管理人事起著非常重要的作用，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步人們對(duì)檔案管理的形式和要求的產(chǎn)生了新的標(biāo)準(zhǔn)。本研究在此對(duì)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行了思考和討論，在分析事業(yè)單位檔案處理中出現(xiàn)的問(wèn)題提出相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

檔案管理是對(duì)檔案的收集，整理，存儲(chǔ)，識(shí)別，統(tǒng)計(jì)，并提供相應(yīng)服務(wù)的統(tǒng)稱。具體的檔案管理工作是很復(fù)雜的，包括檔案的收集，整理，存儲(chǔ)，檢索，統(tǒng)計(jì)，并提供查詢關(guān)聯(lián)對(duì)象文件的服務(wù)。隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的改革不斷的進(jìn)行深化，事業(yè)單位通過(guò)改革和重組已經(jīng)獲得了新的發(fā)展機(jī)會(huì)。為此，建立相應(yīng)的機(jī)制對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行科學(xué)和民主的管理是非常有必要的，它在檔案管理的建設(shè)和發(fā)展中有著非常重要的意義，它可以有效地保證事業(yè)單位檔案管理工作高效，協(xié)調(diào)的進(jìn)行。

一、目前事業(yè)單位檔案管理工作中所存在的問(wèn)題

1.管理制度落實(shí)不到位，形式化嚴(yán)重。事業(yè)單位在檔案管理中所面臨的主要問(wèn)題就是檔案管理系統(tǒng)混亂，不少單位都沒(méi)有給予檔案管理足夠的重視，缺乏對(duì)國(guó)家頒布的《檔案法》和《檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的認(rèn)知，沒(méi)有建立健全相關(guān)的管理制度，一些建立了管理制度的事業(yè)單位因?yàn)閳?zhí)行能力較差，往往流于形式，沒(méi)有任何實(shí)際作用。檔案管理人員缺乏責(zé)任心，在檔案室中檔案文件堆成小山般，檔案收集不全面，缺失現(xiàn)象非常的普遍。特別是一些沒(méi)有履行相關(guān)外借手續(xù)的外借檔案，經(jīng)常是有借無(wú)還。還有不少人鉆事業(yè)單位檔案管理的漏洞，在未經(jīng)授權(quán)的的情況下對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行私自修改，對(duì)檔案的真實(shí)性造成嚴(yán)重的損壞。

2.檔案室環(huán)境簡(jiǎn)陋，工作效率低下。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，人們處理信息的效率得到大大的提高，在日常生活和工作中很常見(jiàn)管理工具在使用的過(guò)程中隨著時(shí)間不斷的進(jìn)步。但令人遺憾的是，大多數(shù)事業(yè)單位沒(méi)有積極的將這項(xiàng)技術(shù)引入到日常的檔案管理工作中去，仍然使用效率低下的人工管理檔案文件，檔案管理效率非常低下，錯(cuò)誤率也非常高。此外，檔案管理辦公室的條件非常簡(jiǎn)陋，文件柜陳舊，檔案室的相關(guān)設(shè)施建設(shè)相當(dāng)落后。許多單位使用電腦只是作為輸入輸出的工具，繼續(xù)使用的老式的紙質(zhì)檔案方式。有的單位甚至檔案室，辦公室，接待室都同處一室，檔案室環(huán)境簡(jiǎn)陋，工作條件差，設(shè)備老化，缺乏檔案保護(hù)裝置，有極大的可能會(huì)嚴(yán)重?fù)p壞檔案，不利于檔案的收集，整理和讀取。

3.缺少擁有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員。許多事業(yè)單位都忽視了檔案工作，檔案管理人員大都缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，相當(dāng)數(shù)量的工作人員沒(méi)有受到過(guò)專業(yè)的檔案管理知識(shí)技能培訓(xùn)，專業(yè)意識(shí)淡薄。一人身兼數(shù)職或工作人員變動(dòng)相當(dāng)?shù)念l繁，這些都是直接影響到檔案管理的連續(xù)性和穩(wěn)定性的因素。事實(shí)上，進(jìn)行檔案管理工作的工作人員需要有一定的專業(yè)素質(zhì)來(lái)進(jìn)行艱巨檔案管理工作，我們必須提及的是，現(xiàn)在的事業(yè)單位中的絕大多數(shù)管理管理人員不具備檔案管理相關(guān)的專業(yè)理論知識(shí)和大量的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的積累，無(wú)論是在專業(yè)素質(zhì)和文化水平都有著極大的欠缺。不合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。因?yàn)閷?duì)檔案管理的高層管理者對(duì)檔案管理的重視程度不夠，導(dǎo)致許多基層管理者的工作積極性普遍偏低，工作態(tài)度上消極散漫，浮于形式，這大大降低了檔案管理的效率，影響了管理信息的收集和處理。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新問(wèn)題的對(duì)策

1.提高責(zé)任意識(shí)。想要讓事業(yè)單位檔案管理工作的有序開(kāi)展，我們必須要建立健全檔案管理制度，讓相關(guān)的檔案管理人員在相關(guān)制度中明確自己所需要負(fù)的責(zé)任。隨著檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)逐步的走上正軌，檔案的使用者的檔案管理意識(shí)也得到了加強(qiáng)。事實(shí)上，加大檔案管理宣傳力度是做好檔案管理工作的必要前提條件，但是這種宣傳的前提條件是有著一個(gè)健全的檔案管理制度。通過(guò)宣傳這一有效途徑，可以讓事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，同時(shí)還要完善事業(yè)單位的檔案管理機(jī)制，明確每個(gè)人的相關(guān)責(zé)任，也可根據(jù)實(shí)際情況在內(nèi)部組織管理人員在事業(yè)單位按照時(shí)間性質(zhì)建立一個(gè)文件管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理從而提高檔案管理的效率。作為檔案管理人員，應(yīng)該有務(wù)實(shí)求真的科學(xué)態(tài)度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代變化，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)甚至是超前的服務(wù)。努力開(kāi)拓思維來(lái)創(chuàng)新檔案管理，豐富檔案管理的內(nèi)容。

2.建立現(xiàn)代化的檔案管理體系。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一個(gè)非常重要的因素，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理流程中，以此來(lái)提高管理精度，使檔案管理可以適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)解決檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，從而提高了檔案的利用效率。這既能滿足現(xiàn)代社會(huì)的客觀需要和信息技術(shù)的發(fā)展，也能滿足檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展和改革的需要。為了提高檔案的利用效率，使檔案資源利用得到最大程度的發(fā)揮，有必要對(duì)檔案的管理和先進(jìn)的信息技術(shù)相結(jié)合，把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)用于檔案管理機(jī)構(gòu)，從而改善檔案利用效率以及使用壽命。要做到這一點(diǎn)，事業(yè)單位要及時(shí)的改善檔案管理信息的時(shí)效性從而對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)，準(zhǔn)確的傳輸?shù)模皇聵I(yè)單位可以利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)和掃描器裝置的技術(shù)中將檔案中的數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)文件中，利用相關(guān)的軟件和技術(shù)來(lái)把文字，聲音，圖像和視頻等其他信息轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)流，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案和紙質(zhì)檔案共存；此外，要充分利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)可以共享在全球范圍內(nèi)的非機(jī)密檔案。通過(guò)向社會(huì)提供高效，優(yōu)質(zhì)的檔案信息，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，既提高了非機(jī)密檔案的重復(fù)利用效率，同時(shí)也提高了檔案管理的效率。在檔案管理過(guò)程中引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)信息技術(shù)操作，使他們能夠熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案管理工作完全自動(dòng)化和電子化處理。

3.培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理人員。想要做好事業(yè)單位的檔案管理工作，一定要重視人才的輸入和培養(yǎng)。請(qǐng)專業(yè)人士培訓(xùn)檔案管理人員專業(yè)的檔案管理知識(shí)是最為關(guān)鍵的。為單位招收擁有優(yōu)秀業(yè)務(wù)技術(shù)和管理能力的人才，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)使其能夠更好地認(rèn)識(shí)和處理相關(guān)的檔案管理工作。為了加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域能力，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合單位具體工作進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，它可以使理論知識(shí)和實(shí)際工作很好地結(jié)合起來(lái)。要加強(qiáng)檔案管理人員的工作態(tài)度培養(yǎng)，改變以前當(dāng)一天和尚撞一天鐘的工作態(tài)度，把獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制結(jié)合到檔案管理工作中，以提高管理人員的工作積極性?；跈n案的管理人員和機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)和職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，比如參觀考察，調(diào)研工作，不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí)，這樣不僅可以有效提高其使用當(dāng)今先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，促進(jìn)單位之間的溝通，加快推廣新方法，從而提高最終目標(biāo)，即事業(yè)單位檔案管理工作者的檔案管理水平得到整體的提升。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位在檔案管理問(wèn)題上尤為明顯，要解決這些問(wèn)題，記需要加強(qiáng)的工作管理人員的責(zé)任意識(shí)，推進(jìn)管理制度的發(fā)展和完善，從而使事業(yè)單位的檔案管理工作更加具有規(guī)范性。所以在檔案管理工作中遇到問(wèn)題，必須采取針對(duì)性的措施。我國(guó)現(xiàn)在正在對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行全面改革，這既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。每個(gè)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)抓住機(jī)遇，更新觀念，不要總是認(rèn)為檔案管理并不重要，同時(shí)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行更新，采取有效的措施，積極探索現(xiàn)代檔案管理方案。

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