事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策分析

李玉艷

摘要：檔案管理工作在事業(yè)單位管理工作中具有重要的作用和地位，想要提升事業(yè)單位的工作質(zhì)量和水平，必須要高度重視檔案管理工作。而想要做好檔案管理工作，必須要制定相應(yīng)的規(guī)范、規(guī)章、政策等，國(guó)家還要不斷健全自身的法制，使檔案管理工作有章可循。此外，還要及時(shí)發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，針對(duì)問題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，并且不斷總結(jié)自身的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。本文就對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）04（c）-0000-00

當(dāng)前形勢(shì)下，社會(huì)得到高速發(fā)展，信息化程度越來越高，我國(guó)不斷改革和完善事業(yè)單位的檔案管理工作。雖然在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化技術(shù)和管理手段得以運(yùn)用，并且獲得一定成效。但是，隨著管理方式的不斷創(chuàng)新，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了一定問題。下面就分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀和問題，提出相應(yīng)的解決問題的對(duì)策。

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題

（一）檔案管理信息化水平低

伴隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，各個(gè)事業(yè)單位和政府部門均采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，運(yùn)用信息化系統(tǒng)，這從本質(zhì)上提升了事業(yè)單位和政府部門自身的工作效率。縱觀事業(yè)單位檔案管理工作，我們不難發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位的檔案管理工作正在向信息化轉(zhuǎn)化。但是，一些事業(yè)單位僅僅運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檢索、排序以及錄入，沒有真正實(shí)現(xiàn)資源共享。這從本質(zhì)上降低了事業(yè)單位檔案資料利用率，很多檔案管理工作的效能無法發(fā)揮出來。

（二）檔案管理制度存在缺陷

規(guī)矩是一切企業(yè)良好運(yùn)行管理的基礎(chǔ)，任何職工做任何工作都需要遵循規(guī)章制度和道德規(guī)范，事業(yè)單位檔案管理工作更是如此。然而，很多事業(yè)單位并沒有健全的檔案管理制度，這從本質(zhì)上降低了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。如案卷標(biāo)題信息模糊，檔案序號(hào)繁亂，檔案卷內(nèi)目錄不全等，甚至有些事業(yè)單位沒有借閱檔案、檔案保密、檔案保護(hù)、檔案收集、檔案整理等制度。有些事業(yè)單位雖然存在檔案管理制度，但是管理人員并沒有根據(jù)規(guī)章制度開展工作，導(dǎo)致檔案管理規(guī)章制度成為一種擺設(shè)，喪失了檔案管理規(guī)章制度的效能。

（三）檔案管理缺少經(jīng)費(fèi)

事業(yè)單位自身的檔案管理工作屬于涉及多個(gè)部門、十分復(fù)雜的工作，想要做好檔案管理工作，必須要對(duì)多方面要求進(jìn)行滿足。首先，事業(yè)單位檔案管理工作必須要具有十分健全和完善的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備，并且經(jīng)費(fèi)充足。但是，當(dāng)前形勢(shì)下，很多事業(yè)單位根本無法滿足這些要求。近些年來，辦公系統(tǒng)越來越完善，紙質(zhì)檔案材料和電子檔案共同存在。但是，有些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，資金欠缺，很多事業(yè)單位并沒有完善的檔案基礎(chǔ)設(shè)施，沒有建設(shè)規(guī)范的檔案材料庫房，檔案管理的條件很差，沒有控制濕度和溫度，導(dǎo)致一些紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變。

二、解決事業(yè)單位檔案管理問題的對(duì)策

（一）運(yùn)用信息化方法

伴隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，人們工作和生活的各個(gè)領(lǐng)域中均大量運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，檔案管理工作也要走向信息化。相關(guān)實(shí)踐表明，現(xiàn)代化的檔案管理方式，能夠從根本上提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平、質(zhì)量以及效率，更可以準(zhǔn)確、及時(shí)反饋檔案信息，人們通過信息技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速查找檔案，并且借閱檔案。正因如此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層必須要充分重視檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，加強(qiáng)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，組織職工開展信息化管理學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，學(xué)習(xí)十分先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，如聲像技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等。除此之外，還要學(xué)習(xí)、參考和借鑒國(guó)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。由于當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作正在面臨著新的挑戰(zhàn)和新的機(jī)遇，因此，事業(yè)單位加強(qiáng)自身檔案管理的信息化和現(xiàn)代化進(jìn)程，能夠促進(jìn)檔案管理最大程度發(fā)揮自身的職能。此外，還可以對(duì)信息社會(huì)發(fā)展需求進(jìn)行滿足和適應(yīng)，更可以從本質(zhì)上為社會(huì)提供服務(wù)，為事業(yè)單位開展各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

（二）提升檔案管理工作者素質(zhì)

由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業(yè)性特征以及復(fù)雜性特征，檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質(zhì)，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)技能和知識(shí)，還要有很高的責(zé)任心和政治素養(yǎng)，可以說，檔案管理工作者自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此，事業(yè)單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質(zhì)。事業(yè)單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動(dòng)，使檔案管理隊(duì)伍具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。此外，事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理工作者的培訓(xùn)和教育，促使工作者具備良好的綜合素質(zhì)。由于檔案管理工作需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，所以，事業(yè)單位對(duì)工作者進(jìn)行培訓(xùn)和考核，促使工作者對(duì)原有知識(shí)進(jìn)行不斷總結(jié)和更新，注重提升工作者的職業(yè)道德，提升工作者的職業(yè)道德觀念以及榮譽(yù)感，這些均能夠從本質(zhì)上提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

（三）健全和完善相關(guān)制度

管理制度是開展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，所以，檔案管理部門必須要有完善和健全的規(guī)章制度，促使檔案管理人員有章可循和有法可依。因此，事業(yè)單位不僅要加強(qiáng)宣傳檔案管理工作的意義，促使事業(yè)單位職工和干部配合整理和搜集檔案材料，還要高度完善檔案設(shè)施，嚴(yán)格考核和督查檔案管理工作，將事業(yè)單位檔案管理設(shè)施納入到事業(yè)單位資金預(yù)算之中，實(shí)施年底考核。此外，檔案管理工作者還要對(duì)事業(yè)單位項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、人事勞動(dòng)、行政管理等過程中所產(chǎn)生和搜集的文件材料進(jìn)行移交，建全獎(jiǎng)懲制度和移交制度，保證各個(gè)門類的檔案能夠搜集全面，包括實(shí)物、圖片、文字、聲像等。

（四）加大檔案管理資金投入

想要提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量，不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作，還要在物質(zhì)上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行支持。因此，事業(yè)單位必須要加大資金投入，促使檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施得以逐步完善，更加有序、安全以及科學(xué)的存放檔案資料。首先，要求事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作的作用、重要性以及地位進(jìn)行高度重視，為檔案管理部門撥放充足的資金，逐漸完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施。促使檔案管理部門建設(shè)檔案庫房，做到防火防潮，還要購買檔案柜。這樣可以對(duì)檔案進(jìn)行妥善的保存，杜絕發(fā)生檔案材料損壞等情況。其次，要求檔案管理工作者必須要對(duì)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的檢查，包括檔案柜、空調(diào)、滅火設(shè)施等，一旦設(shè)施出現(xiàn)損壞，必須要及時(shí)上報(bào)，申請(qǐng)維修。

結(jié)語：

縱觀當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在著一定的問題。正因如此，要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須要充分重視檔案管理工作，檔案管理人員還要主動(dòng)、積極投身于工作中。并且及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題和總結(jié)問題，杜絕問題再次出現(xiàn)，不斷豐富自身的工作經(jīng)驗(yàn)，通過采取各種具有很強(qiáng)針對(duì)性的措施和方案，逐個(gè)擊破和解決問題。此外，檔案管理人員還要不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，堅(jiān)持不懈的學(xué)習(xí)，真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化和科學(xué)化。

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