提高中學(xué)檔案工作管理水平探析

黎文采

摘要：社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，人們的教育理念、教學(xué)觀點(diǎn)等都發(fā)生了翻天覆地的變化，這就要求學(xué)校在提升教育水平方面要能夠落實到實處，實際工作中不僅僅要關(guān)注教學(xué)水平的提升，還要注重提高學(xué)校檔案管理的水平，只有這樣，才能真正意義上的提高學(xué)校的實力。就中學(xué)檔案而言，更多的會采用圖片、文字、錄音以及錄像等形式去記錄學(xué)校的各種活動與信息。通過這些信息不僅可以分析學(xué)校的教育系統(tǒng)以及教學(xué)活動，還可以幫助學(xué)校管理者做出科學(xué)的決策，具有較高的利用價值。

關(guān)鍵詞：中學(xué) 檔案工作 管理水平 問題 措施

中圖分類號：G637文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）05（a）-0000-00

眾所周知，學(xué)校管理工作中，最為重要的就是檔案管理工作，其在學(xué)校管理中占有舉足輕重的地位，是提高學(xué)校工作效率、實現(xiàn)教學(xué)改革的前提與基礎(chǔ)，也是衡量學(xué)校教育教學(xué)水平的重要標(biāo)志。值得注意的是，受各種各樣因素比如制度落實不到位、自動化程度較低等的影響，目前我國中學(xué)檔案管理工作中還存在嚴(yán)重的滯后性，這些問題得不到解決，會嚴(yán)重阻礙學(xué)校的進(jìn)步以及發(fā)展。本文筆者結(jié)合自身經(jīng)驗，就新形勢下中學(xué)檔案管理工作中暴露出來的諸多問題以及相應(yīng)的解決措施進(jìn)行了論述，旨在通過建立健全規(guī)章制度、廣泛應(yīng)用自動信息管理技術(shù)等手段，不斷的提高中學(xué)檔案管理水平。

1 中學(xué)檔案管理工作的定義、內(nèi)容以及作用

中學(xué)的檔案管理，更多的是指通過圖片、文字以及聲像等形式記錄學(xué)校的各項活動并加以保存的過程，是學(xué)校教育教學(xué)中的重要組成部分，也是學(xué)校信息資源以及原始記錄的總稱。其涉及的內(nèi)容很多，具體包括學(xué)校教學(xué)活動、日常管理、檔案收集以及信息保管利用等工作，做好這些工作，對學(xué)校來說有著至關(guān)重要的作用，譬如可以充分的整合并優(yōu)化學(xué)校各方面的信息資源、更好更快的促進(jìn)學(xué)校檔案工作的順利進(jìn)行等。

2 新形勢下中學(xué)檔案管理工作中存在的問題

2.1學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏相應(yīng)的重視

作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，檔案管理工作理應(yīng)被學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)所重視。我國《檔案法》以及《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》中明確規(guī)定了學(xué)校檔案的定義，明確指出：中學(xué)檔案是國家檔案的重要組成部分，是學(xué)生檔案的最初形式，必須高度重視其管理工作，任何單位以及個人不得私人占有，也不得拒絕歸檔。但當(dāng)前我國存在的最為普遍的問題就是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視，檔案意識薄弱以及管理難度加大等問題的存在使得學(xué)校檔案收集越來越難，加之檔案室資金投入不足，檔案室逐漸淡出人們的視線，成為被遺忘的冰山一角。領(lǐng)導(dǎo)也只有在上級部門進(jìn)行檢查的時候才會想起要抓緊這方面的工作，檔案室工作人員也一直抱著坐、等、靠等心態(tài)，得過且過，不思進(jìn)取，導(dǎo)致學(xué)生檔案得不到充分的開發(fā)利用。

2.2檔案管理工作缺乏健全的規(guī)章制度

就學(xué)校而言，應(yīng)當(dāng)根據(jù)已有的《檔案法》制定相應(yīng)的各項制度，讓學(xué)校檔案管理工作有章可循、有法可依。但實際工作中我們發(fā)現(xiàn)，我國中學(xué)的檔案管理制度更多的是流于形式，管理分散、混亂，管理方式落后以及整理分類方法不科學(xué)等都成為限制學(xué)校發(fā)展的重要因素?？梢?，在我國中學(xué)檔案管理還存在嚴(yán)重的重藏輕用現(xiàn)象，這是檔案不能充分發(fā)揮教育功能以及服務(wù)功能的根本原因。其中，不健全的規(guī)章制度主要表現(xiàn)在一下幾點(diǎn)：首先，不能按照已有的規(guī)章制度要求檔案案卷形成的全過程，從檔案材料的用紙、收集、整理以及編目的全過程都沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不能實現(xiàn)科學(xué)的分類，更不能保證編目的清晰；其次，管理更多的趨于混亂，各種檔案不能做到分門別類，交接手續(xù)更是模糊不清；最后，檢索工具、檢索體系落后，不能實現(xiàn)有效的檢索。

2.3重文字檔案輕實物檔案且檔案編研工作滯后

很多時候，我們對檔案的理解就只是簡單的對一般文字資料的管理，實際生活中我們發(fā)現(xiàn)，對檔案的管理確實大多是以文字資料為主，但這并不表示實物檔案要被輕視，可見，我國的實物資料也需要科學(xué)的進(jìn)行管理。很多學(xué)校在編寫校史紀(jì)念冊和建設(shè)校史陳列室時會發(fā)現(xiàn)自身面臨的嚴(yán)重問題，即學(xué)校檔案資料嚴(yán)重不足。其中各種紙質(zhì)的文件資料確實能夠滿足學(xué)校的基本需求，但實物檔案、歷史照片等則嚴(yán)重匱乏，有的學(xué)校甚至?xí)G失重要的獎杯以及錦旗。從這些方面不難看出，我國中學(xué)檔案中實物資料的缺失異常嚴(yán)重，且這些檔案的丟失都是學(xué)校難以彌補(bǔ)的，因此，學(xué)校必須高度重視自身實物檔案的收集工作。此外，我國中學(xué)檔案的編研也比較滯后，存在著編研成果少、編研檔次低等一系列問題，這些都給檔案編研人員的工作帶來了較大的困難。

3 改善當(dāng)下中學(xué)檔案管理工作的措施

3.1努力提升管理人員素質(zhì)

當(dāng)下，專業(yè)培訓(xùn)成為提升工作人員自身素質(zhì)的重要途徑，這也是最直接有效的方式。中學(xué)檔案管理工作人員，無論是兼職還是全職的工作人員，都必須經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，都必須到檔案館或者是其他學(xué)校進(jìn)行研修，只有這樣才能更好更快的適應(yīng)中學(xué)的檔案管理工作。中學(xué)的檔案管理工作人員，不僅要能夠自學(xué)相關(guān)的專業(yè)知識，還要勇敢的將學(xué)到的理論知識應(yīng)用到實踐中去。學(xué)校在招聘工作人員時要著重聘用那些專業(yè)的檔案管理人才，這可以最大限度的避免人才資源的浪費(fèi)。此外，針對在職的檔案管理工作人員，也要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，不斷的加強(qiáng)工作人員的計算機(jī)操作能力，通過現(xiàn)代化的管理手段不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，最終實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代化的接軌?？梢姡袑W(xué)檔案管理工作人員必須具備良好的服務(wù)觀念，具有較高的職業(yè)道德與責(zé)任感，在工作中更要保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度以及兢兢業(yè)業(yè)的素養(yǎng)?？傊?，中學(xué)檔案管理水平的提高很大程度上取決于檔案管理人員，這就要求工作人員要能夠從自身出發(fā)，不斷提高自身的管理水平，通過各種學(xué)習(xí)以及培訓(xùn)不斷的提升自己的專業(yè)技能，繼而實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化以及規(guī)范化。

3.2提高領(lǐng)導(dǎo)重視度，樹立正確的檔案觀

學(xué)校檔案管理部門可以充分的利用學(xué)校的板報以及校園網(wǎng)，切實做好檔案知識宣傳工作，讓人們可以明確檔案管理的重要性，從而引起學(xué)生、教師乃至領(lǐng)導(dǎo)者對檔案的重視程度。作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者，要能夠堅持以身作則，將檔案管理工作納入到教學(xué)管理工作以及學(xué)校責(zé)任考核體系中去，從而提高學(xué)校對檔案工作管理的重視程度。又或者，檔案室可以在校園內(nèi)積極的宣傳《國家檔案法》的相關(guān)知識，讓全校師生都可以認(rèn)識到檔案管理的重要性，自覺的投身到檔案管理工作中去。就學(xué)校而言，還要根據(jù)自身檔案管理工作中存在的問題，不斷的完善自身的管理體制，通過完善規(guī)章制度中的分類、排列檢閱以及檢索等工作，確保檔案管理工作的科學(xué)化。現(xiàn)實生活中我們會發(fā)現(xiàn)一系列重視文字資料輕視實物資料管理的現(xiàn)象，而這一現(xiàn)象存在的最重要原因便是人們?nèi)狈φ_、科學(xué)的檔案觀，這就要求學(xué)校要給與相關(guān)檔案管理人員專業(yè)的培訓(xùn)，幫助其形成正確的檔案觀，同時，檔案管理人員要能夠從自身出發(fā)，樹立正確的服務(wù)觀，明確檔案管理的本質(zhì)。中學(xué)檔案管理并不是為了管理而管理，相反的，它是學(xué)校全面發(fā)展的前提和基礎(chǔ)，是新形勢下學(xué)校謀求發(fā)展的根本途徑。

3.3運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式，不斷開發(fā)檔案的信息資源

中學(xué)檔案之所以重要，是因為其能夠為學(xué)校的管理活動、學(xué)校的發(fā)展以及學(xué)校的其他社會活動提供有用的信息支持，由此可見檔案信息資源開發(fā)利用的重要性以及必要性。如今，各行各業(yè)面臨的競爭日益加劇，這在一定程度上揭露了信息資源爭奪的激烈程度，科學(xué)技術(shù)以及生產(chǎn)力高速發(fā)展的今天，信息已然成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)中不可或缺的組成部分，檔案管理工作人員要做的就是不斷的適應(yīng)信息化程度的加深，緊跟時代發(fā)展的步伐，積極革新傳統(tǒng)的管理理念、方式方法以及管理機(jī)制，通過建立科學(xué)有效的溝通方式、傳播新型管理方法等手段，不斷的豐富檔案管理工作的手段，讓中學(xué)檔案管理能夠更好的滿足時代發(fā)展的需求。檔案信息資源的開發(fā)是新形勢下人們最為重視的問題，由此可見提高檔案信息資源量的重要性以及必要性。為此，檔案工作人員必須充分的利用該類信息資源，通過各種各樣的檔案管理手段、檔案管理方式方法，為檔案信息資源的開發(fā)提供便利的條件。具體教學(xué)中，可以根據(jù)學(xué)校教學(xué)管理的實際需要，制作相應(yīng)的檔案信息資源，譬如《校園大事記》、《學(xué)校榮譽(yù)總編》以及《學(xué)校革新風(fēng)雨》等，通過這些信息的展示，不斷提升學(xué)校在公眾面前的形象以及口碑，為學(xué)校的未來發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.4制定切實可行的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案的信息化管理

當(dāng)下，學(xué)校必須著手完善自身的檔案管理體制，要能夠從自身實際出發(fā)，建立健全學(xué)校檔案的分類、檢索以及配列，最終實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化。同時，學(xué)校還要努力完善自身的檔案資料收集工作，在做好紙質(zhì)檔案收集的同時，做好電子檔案的收集工作，針對那些借閱了檔案的，也要做好相應(yīng)的登記與記錄，根據(jù)實際的情況進(jìn)行分析、收集與補(bǔ)充，最終保證檔案的完整。針對更新的內(nèi)容，要時時保持更新與補(bǔ)充，整理與歸檔要做到嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)，確保檔案閱覽制度以及外借制度的規(guī)范化，只有這樣，才能更好的將中學(xué)檔案的服務(wù)功能發(fā)揮出來。檔案的信息化管理，具體的是指學(xué)校在檔案管理的過程中充分的應(yīng)用先進(jìn)的方式，不斷的提高檔案的管理效率以及實際操作水平，同時學(xué)校還要加大在檔案管理方面的投入，建立起開放性較強(qiáng)的、能夠為教學(xué)活動提供有效參考意見的檔案管理體系，這不僅有利于學(xué)校各種資料以及數(shù)據(jù)的收集整理，也能夠為中學(xué)檔案管理工作提供依據(jù)。

4 結(jié)語

綜上所述，中學(xué)檔案管理工作是學(xué)校發(fā)展過程中必不可少的組成部分，但目前我國中學(xué)檔案管理工作中還存在諸多問題。切實解決這些問題，更多的去鉆研中學(xué)檔案管理工作，是實現(xiàn)學(xué)校全面、健康發(fā)展的前提和基礎(chǔ)，是衡量一個學(xué)校綜合素質(zhì)的重要標(biāo)準(zhǔn)。因此，我們必須在檔案管理的過程中及時的發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，最終建立起高效、務(wù)實的檔案管理模式。

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