工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理之我見

陳芳

摘 要：工人文化宮檔案管理至關(guān)重要，在信息時(shí)代下，有必要探討工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理之間的關(guān)系，工人文化宮應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時(shí)代趨勢，明確電子檔案管理的重要性和必要性，提升電子檔案管理水平，以此來做好檔案工作，充分發(fā)揮工人文化宮檔案的重要作用?；谝陨?，本文簡要分析了工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的區(qū)別、聯(lián)系及對(duì)策，旨在為相關(guān)工人文化宮檔案管理實(shí)踐提供參考。

關(guān)鍵詞：工人文化宮；傳統(tǒng)檔案；電子檔案；檔案管理

文化工作是中國特色社會(huì)主義建設(shè)的重要工作，工人文化宮是工會(huì)所屬的重要公益性群眾文化事業(yè)單位，是公共文化體系的關(guān)鍵組成，是精神文明建設(shè)的重要陣地，其在我國文化建設(shè)事業(yè)上有著重要的作用。工人文化宮檔案中承載著重要的社會(huì)文化資源，是文化教育的重要載體，因此，應(yīng)當(dāng)做好工人文化宮檔案管理工作。在電子信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案的管理是檔案管理發(fā)展的重要趨勢。

基于以上，本文針對(duì)工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理提出了幾點(diǎn)建議和意見。

1 傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理之間的區(qū)別與聯(lián)系

1.1 管理理念方面

相較于傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理在管理思想和管理理念方面有著一定的轉(zhuǎn)變，例如前端控制思想等。在傳統(tǒng)檔案管理中，事先形成檔案資料之后再進(jìn)行管理，而電子檔案管理中則可以同步進(jìn)行檔案生成和檔案管理工作。在管理意識(shí)方面，電子檔案管理可以減少資料的人為流失，因此遵循的是一種后保管意識(shí)。

1.2 管理方法方面

從管理方法上來看，電子檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新，從傳統(tǒng)手工作業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜?jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理[ 1 ]。此外，管理模式也從單套制度轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗p套制度，不僅對(duì)工人文化宮原始的檔案資料進(jìn)行管理，同時(shí)也以電子檔案的方式在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)，這使得工人文化宮的電子檔案管理在檢索、整理及利用方面要更加便捷。

1.3 管理原理方面

從管理原理方面來看，電子檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的繼承和發(fā)展，例如工人文化宮宗卷的分類，雖然在電子檔案管理方式下進(jìn)行了細(xì)微調(diào)整，但總體原則并沒有發(fā)生變化。

2 電子檔案管理優(yōu)勢分析

首先，電子檔案管理能夠有效節(jié)約占用空間，工人文化宮檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，涉及到的內(nèi)容較多，例如工會(huì)檔案、職工檔案、工人文化宮活動(dòng)檔案等等，電子檔案管理以磁盤、移動(dòng)硬盤等為存儲(chǔ)介質(zhì)，有著信息容納量大、傳輸速度快等優(yōu)勢，能夠節(jié)省檔案占用空間[ 2 ]。

第二，電子檔案管理能夠提升工作效率，工人文化宮檔案管理相對(duì)復(fù)雜，電子檔案管理模式下，能夠充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，管理人員通過簡單的操作就能夠查詢和利用檔案，打破了傳統(tǒng)手工編目、查詢的局限性，能過大大減輕管理人員工作量，讓工人文化宮檔案管理人員從繁重的信息收集和編撰工作中解放出來，從而提升工作效率，對(duì)于促進(jìn)工人文化宮檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展也有著積極的意義。

3 提升工人文化宮電子檔案管理的對(duì)策

3.1 做好電子文件的收集和積累工作

在傳統(tǒng)檔案管理方式中，檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)，其對(duì)后續(xù)環(huán)節(jié)影響重大，例如公會(huì)歷史檔案、工會(huì)業(yè)務(wù)檔案等的管理都以檔案收集為基礎(chǔ)，以此來更好的進(jìn)行開發(fā)利用[ 3 ]。而對(duì)于工人文化宮電子檔案管理來說，也應(yīng)當(dāng)以電子文件的收集為基礎(chǔ)，例如對(duì)工人文化宮活動(dòng)舉辦電子文件的收集，對(duì)工人文化宮歷史電子檔案的收集等，但需要注意的是，電子文件的收集方法、積累范圍及收集要求等于紙質(zhì)文件有著明顯的區(qū)別，例如對(duì)于工人文化宮活動(dòng)草稿文件來說，其沒有正式文件功能，因此在收集的過程中可以不予保留。

3.2 歸檔管理

對(duì)于工人文化宮電子文件歸檔來說，主要指的是需要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行整理，確定檔案屬性，之后從存儲(chǔ)器上拷貝或刻錄到存儲(chǔ)載體上，以便長期保存[ 4 ]。

工人文化宮電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)電子文件不同的產(chǎn)生條件來確定歸檔方法，如果工人文化宮有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，則記錄歸檔表示或轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫即可完成歸檔工作，如果工人文化宮電子文件在存儲(chǔ)載體上傳遞，則需要進(jìn)行輔助和認(rèn)證工作，并與紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。具體來說，工人文化宮電子檔案歸檔應(yīng)當(dāng)遵循以下兩個(gè)要求：

首先，應(yīng)當(dāng)以一年度為時(shí)間期限將工人文化宮電子文件刻錄到存儲(chǔ)載體上，例如光盤等，以此來便于今后的查詢和利用[ 5 ]。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)上的工人文化宮業(yè)務(wù)電子文件，例如開展的活動(dòng)記錄、各級(jí)文化館資源、職工培訓(xùn)檔案等，應(yīng)當(dāng)在網(wǎng)上進(jìn)行備份，且原電子文件和備份文件不能在同一服務(wù)器上存儲(chǔ)；

第二，從數(shù)量方面來看，為了保證工人文化宮電子文件的真實(shí)性，便于后續(xù)利用，應(yīng)當(dāng)建立兩個(gè)版本，一個(gè)版本由工人文化宮檔案管理部門保管，另一個(gè)版本由工人文化宮業(yè)務(wù)部門報(bào)關(guān)，同時(shí)歸檔的電子文件格式應(yīng)當(dāng)采用常用格式，例如文檔采用TXT、DOC等格式，圖像采用JPG格式。

3.3 完善電子檔案管理檢查審核制度

在工人文化宮電子檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)積極完善檢查審核制度，定期對(duì)工人文化宮文書及檔案部門進(jìn)行管理和檢查，檢查工人文化宮檔案文件管理的完整性，是否符合歸檔要求等，以此來提升工人文化宮檔案管理的全面性和規(guī)范性。

4 結(jié)論

綜上所述，工人文化宮檔案管理有著一定的特殊性，其涉及到的內(nèi)容較多，不僅要管理工人文化宮活動(dòng)檔案，還要管理職工檔案和工會(huì)檔案，相較于傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理能夠提升工人文化宮檔案管理效率和質(zhì)量，節(jié)約空間，因此工人文化宮檔案管理部門應(yīng)當(dāng)做好電子檔案管理工作。

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