電子會計檔案管理初探

夏晉杰

【摘 要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了會計電算化，會計電算化對電子會計檔案管理提出了更加嚴(yán)格的要求。此篇文章先對電力會計檔案的概念進(jìn)行了簡單介紹，之后對當(dāng)前電子會計檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行說明，最后對加強(qiáng)電子會計管理提出了一些措施，希望對我國會計檔案管理有一定的積極作用。

【關(guān)鍵詞】電子會計；檔案管理；措施；研究

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，對各個企業(yè)和事業(yè)單位的會計檔案管理工作提出了更高的要求，會計電算化逐漸代替了會計手工操作，這樣大大減少了財務(wù)人員的工作量，并且會計檔案管理的工作效率得到了提升。傳統(tǒng)的會計管理體系不能適應(yīng)社會發(fā)展的要求。為此，各個企業(yè)和事業(yè)單位需要對傳統(tǒng)的會計管理體系進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，此項工作成為現(xiàn)階段企業(yè)和事業(yè)單位重要任務(wù)之一。

一、電子會計檔案的定義

會計檔案在我國檔案中占據(jù)著重要的位置，同時也是各個企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質(zhì)的形式進(jìn)行存儲的會計核算的專業(yè)材料，電子會計檔案對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行及時的記錄，是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料依據(jù)。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質(zhì)進(jìn)行存儲、依賴計算機(jī)硬件環(huán)境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。

二、電子會計檔案管理現(xiàn)狀分析

第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因為電子會計檔案對我國企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認(rèn)識和了解，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度對電子會計檔案進(jìn)行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發(fā)揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業(yè)和事業(yè)單位重要的任務(wù)。

第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性?，F(xiàn)階段，我國多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設(shè)，并且在建設(shè)完成后將財務(wù)會計軟件系統(tǒng)進(jìn)行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進(jìn)行總結(jié)和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。

第三，電子會計檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)有待提高。目前會計電算化在企業(yè)的事業(yè)單位使用的時間尚短，一些企業(yè)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化沒有足夠的認(rèn)識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進(jìn)行簡單的篩選，這樣的情況導(dǎo)致電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術(shù)等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進(jìn)行，工作效率非常低，與此同時，企業(yè)和事業(yè)單位不能定期的對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，管理人員只能一直沿用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行管理，不能滿足社會發(fā)展對電子會計檔案管理的要求。

第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤和光盤等介質(zhì)中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進(jìn)行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業(yè)和事業(yè)單位帶來了一定的負(fù)面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進(jìn)行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟(jì)損失。

三、提高電子會計檔案管理的措施

第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定的要求對企業(yè)和事業(yè)單位的相關(guān)賬簿、會計報表、記賬憑證、現(xiàn)金記賬和銀行存款記賬等書面材料進(jìn)行打印并且進(jìn)行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機(jī)制進(jìn)行完善，建立科學(xué)的電子會計檔案保存管理機(jī)制，選擇質(zhì)量較好的磁盤介質(zhì)對電子會計檔案進(jìn)行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨立保存，對電子會計檔案的存儲介質(zhì)采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進(jìn)行分類和編號；其三，對現(xiàn)有的電子會計檔案借用制度進(jìn)行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經(jīng)過財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，辦理相應(yīng)的借用手續(xù)。

第二，對電子會計檔案的特征進(jìn)行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認(rèn)識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會計檔案信息具有一定的獨立性，工作人員可以隨時對其進(jìn)行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現(xiàn)自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因為其具有不穩(wěn)定性的特點導(dǎo)致會計檔案信息可能會發(fā)生一些改變；其三，當(dāng)一些新技術(shù)應(yīng)用到電子會計檔案管理中時，信息會出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進(jìn)行明確，并且對各個特征可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的措施對其進(jìn)行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進(jìn)行，并且取得較好的效果。

第三，對電子會計檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確。對電子會計檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進(jìn)行的重要前提。隨著會計電算化的應(yīng)用出現(xiàn)了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)和光盤中存儲的會計數(shù)據(jù)以及電腦打印的書面會計數(shù)據(jù)，會計數(shù)據(jù)主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用和定點開發(fā)軟件相結(jié)合會計軟件的整套開發(fā)文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進(jìn)行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準(zhǔn)確性，除此之外，我國相關(guān)法律規(guī)定電子會計檔案資料的來源必須真實可靠，為了保證其真實性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進(jìn)行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準(zhǔn)確。

第四，配備專業(yè)管理人員，增強(qiáng)電子會計檔案風(fēng)險意識。電子會計檔案具有一定的動態(tài)性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風(fēng)險，所以必須要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會計電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會計核算被計算機(jī)取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機(jī)的磁盤中，如果發(fā)生火災(zāi)和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現(xiàn)象發(fā)生，我國企業(yè)和事業(yè)單位需要強(qiáng)化電子會計檔案風(fēng)險管理意識，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行防范。主要包括如下內(nèi)容：其一，對電子會計檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護(hù)措施。電子會計檔案管理人員應(yīng)該對數(shù)據(jù)材料進(jìn)行及時的備份，在進(jìn)行備份時需要對光盤的質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證其質(zhì)量不會出現(xiàn)任何問題，根據(jù)所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進(jìn)行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分類，并且需要明確標(biāo)明數(shù)據(jù)的內(nèi)容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業(yè)和事業(yè)單位可以在電子會計檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備，如果出現(xiàn)任何異常時在第一時間發(fā)出提示。

四、結(jié)束語

上述文章對電子會計檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業(yè)和事業(yè)單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。

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