如何做好檔案的管理工作

王月輝

摘 要：做好檔案管理有利于提升企業(yè)的軟實(shí)力，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的現(xiàn)在，提升公司的企業(yè)實(shí)力勢(shì)在必行。為了避免在日常的管理和利用中出現(xiàn)差錯(cuò)，每項(xiàng)檔案管理的工作都需要嚴(yán)格的管理制度以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒?。所以每個(gè)公司都應(yīng)當(dāng)制定適應(yīng)自己的檔案管理制度和流程，并且嚴(yán)格地執(zhí)行制度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙?duì)待每一個(gè)流程。與此同時(shí)還要不斷地跟緊時(shí)代的步伐，不斷地進(jìn)行創(chuàng)新。該研究將對(duì)如何做好檔案的管理工作進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 工作

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）06（a）-0107-02

檔案的管理在一個(gè)企業(yè)內(nèi)是一項(xiàng)重要的工作，做好企業(yè)的檔案管理工作需要工作人員具有相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)公司內(nèi)部還要有相應(yīng)的制度來(lái)進(jìn)行支撐，但是目前企業(yè)的檔案管理工作尚有漏洞，需要進(jìn)行解決，同時(shí)，面對(duì)日益變化的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)形勢(shì)，還需要進(jìn)行不斷的改進(jìn)，不斷的變化，不斷的更新，具體細(xì)化每一個(gè)流程所遇到的問(wèn)題，并及時(shí)實(shí)施正確的解決方案。使檔案的管理工作更好地進(jìn)行。（該研究?jī)H供參考借鑒）

1 對(duì)于檔案管理工作本身要求

1.1 完善檔案管理工作制度

檔案管理工作具有科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性的特點(diǎn)，所以在建設(shè)檔案管理程序時(shí)必須采用科學(xué)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖侄?。?duì)于檔案的管理要確保檔案的時(shí)效性，對(duì)于每一個(gè)部門(mén)的檔案必須按照規(guī)定的時(shí)間來(lái)進(jìn)行歸納整理。與此同時(shí)，還應(yīng)該注重“檔案法”（中華人民共和國(guó)檔案法（1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò)，根據(jù)1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議《關(guān)于修改<中華人民共和國(guó)檔案法>的決定》修正））的不斷推廣。我國(guó)是一個(gè)法治國(guó)家，所以做的所有事情都要在法律的約束之下來(lái)進(jìn)行，該法律保證了檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)不會(huì)動(dòng)搖，公司需要制定一個(gè)可以同時(shí)約束員工和領(lǐng)導(dǎo)的工作制度，不能有所偏頗，這樣才能服眾，不至于檔案管理制度空有其形而不能起到實(shí)質(zhì)性的作用。在人人平等的基礎(chǔ)上才能進(jìn)行良好的管理，所以檔案管理工作需要有相對(duì)平等的制度來(lái)保持平衡。綜上所述，檔案管理的工作制度需要在遵守法律，公平公正，平等對(duì)待員工與老板的基礎(chǔ)上來(lái)進(jìn)行完善并具有一定的時(shí)效性。

1.2 采用科學(xué)手段

現(xiàn)今時(shí)代，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度日益加快，對(duì)于每一家企業(yè)而言，需要進(jìn)行整理的檔案也呈現(xiàn)出加速度的增長(zhǎng)趨勢(shì)，檔案的分類(lèi)也變得更加復(fù)雜，對(duì)檔案的整理工作也有了更高的要求，只靠傳統(tǒng)的檔案管理方法是很難達(dá)到要求的，而在經(jīng)濟(jì)全球化的同時(shí)，科技也在全球化，所以，我們應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，緊跟時(shí)代的步伐，采用科學(xué)的信息化手段來(lái)進(jìn)行檔案的整理工作。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)當(dāng)合理地利用信息化的處理方法來(lái)進(jìn)行檔案的整理、交流以及規(guī)劃。用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案的收集、保管、整理、鑒定等一系列程序。采用科學(xué)的方法才能夠更加的有效率地做好檔案整理工作。

1.3 勇于創(chuàng)新

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展日新月異，非常迅速，已然進(jìn)入高效生產(chǎn)的時(shí)代，那么對(duì)于檔案的整理也就有著更高的要求。為了跟上時(shí)代的步伐，緊跟社會(huì)的腳步，抓住經(jīng)濟(jì)的命脈，我們要有效地利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，以提高檔案整理的效率。但是只是單純地利用大數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行檔案整理是不夠的，檔案管理需要不斷地探索、不斷地改善、不斷地實(shí)踐，開(kāi)辟出一條適合自己公司的方法，在確定的基礎(chǔ)上不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，在固有流程的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行適當(dāng)?shù)母纳啤?/p>

2 對(duì)于檔案管理工作人員要求

2.1 充分了解檔案管理工作的重要意義

有部分公司職員對(duì)于檔案管理工作的重要意義還不是很了解，導(dǎo)致對(duì)檔案的管理工作不夠重視。檔案作為公司的第一手資料，很直觀地記錄了公司的發(fā)展歷程、發(fā)展規(guī)劃等等過(guò)程，檔案見(jiàn)證了歷史的變遷，一個(gè)企業(yè)的“過(guò)去”對(duì)于任何一個(gè)機(jī)構(gòu)檔案的管理都至關(guān)重要，它可以記錄下曾經(jīng)的輝煌，也可以記錄下曾經(jīng)過(guò)失。古人常言“學(xué)史使人明智”那么了解自己的過(guò)去就更加能夠明白自己的不足，從而能夠改善不足，更加努力地向前進(jìn)。不僅如此，隨著文明的發(fā)展，檔案管理已經(jīng)深深地扎根到日常生活當(dāng)中，對(duì)于社會(huì)的經(jīng)濟(jì)文明建設(shè)和科技的進(jìn)步都有著極其重要的意義。甚至于對(duì)于一個(gè)國(guó)家而言，檔案的管理有利于提高一個(gè)國(guó)家的文化軟實(shí)力，對(duì)于檔案管理工作的良好利用可以豐富國(guó)家的文化底蘊(yùn)。所以建立完善的檔案是必要的，對(duì)此，毋庸置疑，檔案的管理工作必須受到重視，這樣小到一個(gè)機(jī)構(gòu)，大到一個(gè)國(guó)家才能在銘記過(guò)去的同時(shí)得到更加良好的發(fā)展。綜上所述，檔案管理工作是一項(xiàng)具有十分重要意義的工作，所以，做此工作的人應(yīng)該更加重視自己的工作，而公司的其他部門(mén)應(yīng)當(dāng)盡力地配合這項(xiàng)工作，公司的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)在檔案的管理工作上予以應(yīng)有的重視，應(yīng)當(dāng)時(shí)常地查看檔案，更新檔案的管理工作方法。

2.2 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

檔案的管理工作是一項(xiàng)需要具有較高服務(wù)意識(shí)的工作。檔案管理職員需要對(duì)自己所做的工作具有非常強(qiáng)烈的保密意識(shí)，檔案的管理服務(wù)于大眾，服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于機(jī)構(gòu)，服務(wù)于國(guó)家。但是，與此同時(shí)，檔案的具體內(nèi)容，具體的查詢(xún)方法，都需要有相當(dāng)高程度的保密意識(shí)，對(duì)于一部分檔案而言應(yīng)當(dāng)給更加機(jī)密的保護(hù)，不能夠?qū)⑵湫孤冻鋈?。?duì)于一個(gè)公司而言，檔案里保存著這個(gè)公司的商業(yè)機(jī)密，以及一些不能夠向外部泄露的商業(yè)經(jīng)驗(yàn)，這是十分重要的也是不能夠向外泄露的，對(duì)于公司做檔案的管理工作人員而言，需要嚴(yán)格地遵守“檔案法”，對(duì)于不能夠泄露的秘密，即使離開(kāi)了公司也不能夠泄露，這涉及到法律與個(gè)人的人品問(wèn)題，所以做檔案管理工作的職員最應(yīng)當(dāng)做好的就是對(duì)于所整理檔案的保密工作。要做到絕對(duì)不可以泄露，這是一個(gè)合格的員工的基本素養(yǎng)。而一個(gè)國(guó)家的檔案所包含的就不只是簡(jiǎn)單的商業(yè)機(jī)密，一個(gè)國(guó)家的檔案需要保密的事情更加繁多，也更加的復(fù)雜化，這就不只是一個(gè)員工的基本素質(zhì)，這還涉及到一個(gè)國(guó)人基本的愛(ài)國(guó)觀念。對(duì)于國(guó)家而言，每一個(gè)中國(guó)人都應(yīng)該守護(hù)我們的國(guó)家，都應(yīng)該愛(ài)護(hù)我們的國(guó)家。所以，增強(qiáng)檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)至關(guān)重要。

2.3 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

該研究多次強(qiáng)調(diào)檔案的管理工作十分重要，檔案的管理方法需要跟上時(shí)代的步伐來(lái)進(jìn)行改善，當(dāng)然，不僅檔案管理方法本身需要科學(xué)化、可持續(xù)地進(jìn)行，工作人員的素質(zhì)需要進(jìn)行優(yōu)化，提升，來(lái)與時(shí)代共同進(jìn)步。時(shí)代發(fā)展速度不斷地加快，對(duì)于檔案管理的需求加大，對(duì)于檔案管理員工的要求更加高。所以，工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高具有極其重要的意義。工作人員需要掌握最新的科學(xué)技術(shù)來(lái)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，同時(shí)也要對(duì)以前的檔案管理方法有所了解，這樣才能在需要調(diào)出以前的材料時(shí)更加的順暢。檔案管理的工作人員需要定時(shí)的進(jìn)行培訓(xùn)，但是在培訓(xùn)的同時(shí)要尤其注意的是，需要根據(jù)自己公司的特點(diǎn)進(jìn)行培訓(xùn)。適合的才是最好的。

3 結(jié)語(yǔ)

該研究從檔案管理工作本身以及檔案管理工作人員的要求兩個(gè)大的方面來(lái)進(jìn)行闡述，對(duì)于檔案整理工作本身需要完善制度，采用科學(xué)的方法，及時(shí)進(jìn)行完善。對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，要明白檔案管理工作的重要性，提升服務(wù)質(zhì)量，做好保密工作。與此同時(shí)，還要定期地進(jìn)行適合自己機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)，抓住時(shí)代的脈搏，跟上時(shí)代的腳步。這樣才能夠做好檔案的管理工作。

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