檔案信息化管理存在的問題與對(duì)策

王琦

檔案信息化是檔案管理部門適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，也是檔案管理部門對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理和優(yōu)化配置的必要手段。自上世紀(jì)末期提出檔案信息化以來，我國的檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)初見成效，全新的信息化檔案管理模式也得到了社會(huì)的普遍認(rèn)可。但對(duì)檔案管理整體工作來說，檔案信息化還屬于比較新鮮的事物，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理也屬于一種全新的管理方式，在嘗試的過程中難免會(huì)走彎路。目前檔案信息化建設(shè)中還存在一些不足，需要在管理過程中進(jìn)一步完善和創(chuàng)新。本文針對(duì)當(dāng)前檔案信息化管理中存在的若干問題，提出了自己的幾點(diǎn)看法。

一、檔案信息化應(yīng)該注重適用性和有效性

檔案信息化建設(shè)應(yīng)該注重適用性和有效性的原則，建設(shè)過程中突出重點(diǎn)，并且以點(diǎn)帶面地進(jìn)行各項(xiàng)信息建設(shè)工作。從實(shí)際出發(fā)注重建設(shè)的時(shí)效性，在追求投資效益的同時(shí)也不能搞形式主義。加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)建設(shè)工作的統(tǒng)籌兼顧，做到重點(diǎn)突出、循序漸進(jìn)。檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)應(yīng)該具有一定的高度，但在實(shí)際建設(shè)過程中應(yīng)該分階段實(shí)施，按照適用性和有效性的原則有步驟的進(jìn)行建設(shè)。檔案信息建設(shè)過程中不能盲目追求系統(tǒng)的完整性，或者是缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)復(fù)雜性的估計(jì)，導(dǎo)致預(yù)期目標(biāo)不符合實(shí)際，可能出現(xiàn)后期投入經(jīng)費(fèi)不足、建設(shè)時(shí)間無法保障等問題，甚至讓已有的投入付之東流，帶來巨大的人力、財(cái)力損失。檔案信息化建設(shè)應(yīng)該以基礎(chǔ)業(yè)務(wù)為依托，并且和基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)相互協(xié)調(diào)、相互兼顧，兩者之間取長補(bǔ)短，以保障信息化建設(shè)能夠發(fā)揮最大的功能和效益。

二、增強(qiáng)檔案信息化利大于弊的思想意識(shí)

一些檔案管理工作者由于自身工作經(jīng)歷、年齡層次和文化程度的差異，在一定程度上存在墨守成規(guī)、因循守舊的思想。他們大多缺乏對(duì)現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的了解，習(xí)慣于以往的手工操作方式，對(duì)于檔案信息化管理抱有懷疑的態(tài)度，大多認(rèn)為檔案信息化管理存在很多弊端，甚至可能出現(xiàn)抵觸情緒。具體表現(xiàn)為一些人認(rèn)為信息化屬于高投入、低產(chǎn)出的事物；紙質(zhì)檔案在數(shù)字化傳輸過程中容易受到破壞；檔案信息化管理中進(jìn)行網(wǎng)上信息傳輸時(shí)，機(jī)器設(shè)備容易出現(xiàn)故障，檔案的安全得不到保障等。檔案信息化作為一種處于發(fā)展中的新生事物，目前我國的檔案信息化管理水平和發(fā)達(dá)國家的標(biāo)準(zhǔn)還有一定的差距，只有經(jīng)過不斷摸索和完善才能適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的需求。從長遠(yuǎn)的發(fā)展角度來看，檔案信息化管理不僅不會(huì)影響紙質(zhì)檔案的安全和使用，還能延長檔案的保存和使用期限。由于紙質(zhì)檔案需要較高的保存條件，占用的儲(chǔ)存空間也比較大，只用在條件適宜的情況下才能延長檔案的保存期限。但這種延長并不是絕對(duì)意義上的延長，紙質(zhì)檔案不管使用何種方式保存，也無法避免紙張最后的老化，而對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理就不會(huì)出現(xiàn)這些問題。在短期內(nèi)由于一些檔案管理工作者思想觀念跟不上，無法完全駕馭這種新的工作模式，導(dǎo)致工作效率暫時(shí)低下，也屬于十分正常的事情。但相信通過一段時(shí)間的學(xué)習(xí)和適應(yīng)，這些困難都可以得到解決，檔案信息化也會(huì)給檔案管理工作帶來很多便利。檔案信息化在信息量和信息傳輸速度等方面的優(yōu)勢(shì)是紙質(zhì)檔案無法企及的，但檔案信息化的缺點(diǎn)是受人員和設(shè)備的影響比較大。在目前現(xiàn)有的信息技術(shù)和經(jīng)濟(jì)條件下，電子檔案還不能完全取代紙質(zhì)檔案，這兩種方式必須在一段很長的時(shí)間內(nèi)并存并且相互支持，以實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的“雙套制”。

三、檔案信息化應(yīng)該區(qū)別于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息化建設(shè)包括對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)等方面，它是一項(xiàng)涉及多方面內(nèi)容的系統(tǒng)工程，需要管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃，并且結(jié)合實(shí)際有計(jì)劃、有步驟的進(jìn)行，分階段逐步實(shí)施完成。檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化只屬于信息化建設(shè)中的信息資源建設(shè)，是檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作的一部分。因此，檔案信息化應(yīng)該區(qū)別于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。很多人將檔案信息化和檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的概念相互混淆，這是很不對(duì)的，這也是沒有弄清檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)，沒有理解檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)的、有規(guī)劃的建設(shè)。檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)應(yīng)該將信息資源建設(shè)作為核心，將電子信息管理作為重點(diǎn)內(nèi)容，保障電子文件信息的真實(shí)性、完整性和安全性。同時(shí)以互聯(lián)網(wǎng)作為信息基礎(chǔ)，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)步伐，對(duì)檔案電子文件進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的有效管理和實(shí)時(shí)利用，并且實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。

四、總結(jié)

檔案信息化是適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，也是檔案管理部門對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理和優(yōu)化配置的必要手段。檔案管理人員應(yīng)該增強(qiáng)檔案信息化利大于弊的思想意識(shí)，注重信息化建設(shè)的適用性和有效性，以此進(jìn)一步提高檔案信息化管理水平。