芻議中外合資合作經(jīng)營企業(yè)檔案管理的特點

徐春梅

摘 要：隨著社會的繁榮發(fā)展，在合資企業(yè)的經(jīng)營模式發(fā)展上也比較突出，中外合資經(jīng)營過程中的檔案管理是重要的管理內(nèi)容。由于是中外合資的企業(yè)，所以在經(jīng)營企業(yè)的檔案管理特征上也比較鮮明，基于此，本文主要就檔案形成的特征以及檔案組織的特征進行分析，然后就中外合資經(jīng)營企業(yè)的檔案管理特征和具體的管理策略加以深入探究，希望此次理論研究對實際的檔案管理有著積極作用。

關(guān)鍵詞：中外合資；檔案管理；特征

中外合資經(jīng)營企業(yè)是為能夠擴大國際經(jīng)濟合作以及技術(shù)交流，允許外國的公司企業(yè)以及經(jīng)濟組織、個人等，按照平等互利的原則并經(jīng)政府批準在國內(nèi)和中國的企業(yè)公司等進行的合作。在改革開放三十多年來，吸收外資的工作作為基本國策的一個構(gòu)成，中外合資經(jīng)營就是比較好的模式，在這一過程中檔案形成的背景相對比較復(fù)雜化，并有著諸多的環(huán)節(jié)，所以在發(fā)展中就會有比較鮮明的特點。

1 檔案形成的特征以及檔案組織的特征分析

1.1 檔案形成的特征分析

檔案形成的特征層面，在內(nèi)容上外商投資企業(yè)檔案就有企業(yè)創(chuàng)建階段形成的文件，以及經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)活動形成的文件等。外商投資企業(yè)都是屬于跨國公司，所以在轉(zhuǎn)讓技術(shù)材料的形成者的復(fù)雜特點就相對比較突出。首先是外方所提供的文件材料有著比較多樣的形式，在提供的圖樣上主要是PDF格式的光盤，也有著底圖以及文字材料等，同時還有多種系統(tǒng)軟件。這些材料文件的材質(zhì)以及規(guī)格層面都有著比較大的差別。

另外，在材料文件的來源多樣性上比較突出，由于國別比較多合作商遍布，所以在形成文件材料的國家也比較多。這些方面的特征對實際的檔案管理有著很高的要求，管理的程序也就會比較多。

1.2 檔案組織的特征分析

首先，檔案收集的來源較為廣泛。外商投資企業(yè)檔案材料的渠道來源較為廣泛，且檔案資料所涉及的范圍也較寬廣，導致檔案收集需要花費大量的人力和物力，檔案收集和整理工作較為煩瑣，困難重重。這與我國國內(nèi)的檔案收集方式不同。我國多數(shù)企業(yè)以及科技文件材料等保存形式都有著成套性的特征，但是合資企業(yè)在管理方式和成套管理的原則上與我們國家有著很大的區(qū)別，他們所引進的技術(shù)檔案材料中，檔案的編號以及排列缺乏相連性和成套性。

再者，中外合資經(jīng)營企業(yè)對檔案管理人員的工作要求相對較高。由于檔案的內(nèi)容所涉及的行業(yè)，以及專業(yè)類別，會由于外商投資企業(yè)的因素存在著多樣性和復(fù)雜性等因素導致檔案管理的要求提高。外商投資企業(yè)對高額利潤的追求目標，使得組織結(jié)構(gòu)設(shè)置以及人員配合的高效性方面也有著高要求。

2 中外合資經(jīng)營企業(yè)的檔案管理特征與具體的管理策略

2.1 中外合資經(jīng)營企業(yè)的檔案管理特征分析

對于中外合資經(jīng)營企業(yè)的檔案管理特征也是體現(xiàn)在多方面的，其中在法律性的文件以及涉外性的文件比較多，中外合資企業(yè)的各方權(quán)益以及經(jīng)營生產(chǎn)方式都是在合同下簽署規(guī)定的。所以一旦遇到法律糾紛就會通過法律性的文件規(guī)定來實施解決。管理過程中是堅持以我國檔案法為準則進行展開的。要能夠嚴格遵守以及貫徹中國人民共和國檔案法的相關(guān)規(guī)章制度，外資企業(yè)也要能夠在這一法律的學習以及宣傳和培訓層面進行加強，在相關(guān)的法律認識上能夠深化。

先進性是中外合資經(jīng)營企業(yè)檔案管理的又一突出特征，具體表現(xiàn)為：其檔案的形成時間領(lǐng)先于其他類型的企業(yè)；項目洽談到合約簽訂過程中所產(chǎn)生的一系列文件材料的歸檔時間明顯先于其他企業(yè)；此外，還有部分的材料檔案在歸檔之后會成為合資企業(yè)最先產(chǎn)生的檔案。另外，多元性也是檔案管理的特征之一，具體體現(xiàn)為檔案來源的多元性以及文書檔案形式的多元性。

再有，就是檔案管理的實用性特征，在這一方面主要體現(xiàn)在檔案在企業(yè)經(jīng)營活動中所發(fā)揮的依據(jù)性作用，在維護合資者合法權(quán)益上有著法律效益，這成為了組織以及檢驗企業(yè)工作的必要依據(jù)。

2.2 中外合資經(jīng)營企業(yè)的檔案具體的管理策略

對中外合資經(jīng)營企業(yè)的檔案管理進行有效優(yōu)化，要從多層面進行措施的實施，在管理層面要能得到強化管理，并要能將合資企業(yè)歸入到檔案監(jiān)督指導的范圍當中；在管理職能上進行明確化，并要能夠建立必要管理體制，不能無序和隨意地建立檔案管理，要把建立檔案管理機構(gòu)以及管理制度雙管齊下，參照國內(nèi)企業(yè)檔案工作機構(gòu)的設(shè)置方法實施靈活性的設(shè)置。然后制定檔案管理的有效標準，進而來避免由于標準的不同造成管理上的混亂問題發(fā)生。

再者，對中外合資經(jīng)營的檔案管理要在宣傳上加強提高認識，對檔案的管理要能主動了解及掌握多樣化的信息，并要能和外經(jīng)委的相關(guān)部門進行密切的配合。要能讓更多的人以及中外企業(yè)的領(lǐng)導干部加強檔案管理的意識，在領(lǐng)導的帶頭下將檔案管理工作得到有效完善。在實際的管理過程中要能因地制宜一起分類指導，對各部門的管理要能得到分散管理。

另外，要能對中外合作經(jīng)營企業(yè)的檔案管理辦法得到規(guī)范化，并要能夠在檔案管理的業(yè)務(wù)建設(shè)層面得到有效強化。對文件材料的收集整理以及分類立卷等具體辦法的實施要細致，在方法的應(yīng)用上也要能夠靈活的變通，為能夠適應(yīng)保密工作的需要，針對一些比較特殊性的文件材料要采取特殊的方法進行管理。

檔案的管理過程中要加強檔案管理人員的培訓工作，能夠通過專業(yè)化的培訓方式加強檔案管理水平。建立中外合資企業(yè)相適應(yīng)的檔案管理形式，在檔案管理上既要能夠統(tǒng)一化，也要能夠分散化進行管理，這樣才能將檔案工作的作用得到充分發(fā)揮。

3 結(jié)語

總而言之，對于中外合作經(jīng)營企業(yè)的檔案管理過程中，要能通過多種管理方法并用的形式，針對性的加以實施。只有從實際出發(fā)才能夠發(fā)揮中外合作經(jīng)營企業(yè)的檔案管理工作的良好作用，也才能夠保障中外企業(yè)的合作效率提升。此次主要從中外合資企業(yè)經(jīng)營檔案管理的特征及具體管理方法進行了簡要分析，希望能對實際檔案管理有所啟發(fā)。

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