淺析醫(yī)院檔案管理

[摘要]本文通過對醫(yī)院檔案管理存在的問題進行分析，提出進一步提高醫(yī)院檔案管理的對策與建議。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；檔案管理

醫(yī)院檔案管理工作屬于醫(yī)院的基礎(chǔ)管理范疇，滲透于各項職能管理和其它基礎(chǔ)管理之中，是其它管理工作的基礎(chǔ)和條件。加強醫(yī)院檔案管理工作，需要積極吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作經(jīng)驗，為醫(yī)院管理者提供完整、可靠、原始的信息，這對積極推進醫(yī)療改革，大力控制醫(yī)療費用，協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系等方面也都有著十分重要的作用。

1、醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

1.1檔案意識不強，檔案利用率低。一些檔案工作者對檔案工作的重要性認識不足，長期以來重“藏”輕“用”，甚至一些有關(guān)人員為圖方便，將檔案材料留在自己部門保管，歸己所有，導(dǎo)致檔案材料的丟失或損壞現(xiàn)象時有發(fā)生。有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更是從不過問檔案管理情況，認識不到檔案工作的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.2檔案管理制度不完善，存在分頭管理。從實際情況看，我院檔案管理與其他行業(yè)檔案管理相比存在著較大差距，主要表現(xiàn)在沒有建立明確的檔案管理制度，除病案管理方面還比較規(guī)范外，其他部門基本沒有合理的檔案管理制度。醫(yī)院對各部門、各科室納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求或統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。

1.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低。在醫(yī)院檔案管理的工作者中，大多數(shù)人員沒有接受專業(yè)的技能培訓(xùn)，檔案知識的了解比較缺乏。有些檔案人員是從別的部門調(diào)過來的，不熟悉檔案管理的流程，不能即時對檔案進行更新，不懂得管理常識，對檔案的進行不正規(guī)的填寫與存放，造成檔案數(shù)據(jù)出錯失去應(yīng)有的價值。

1.4現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用比較差，醫(yī)院的檔案管理水平有待提高。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，雖然計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中得到了廣泛的運用，但是在醫(yī)院檔案管理方面卻沒有得到體現(xiàn)，很多醫(yī)院的檔案管理工作還停留傳統(tǒng)的手工整理收集階段，這樣嚴重的影響了醫(yī)院檔案的開發(fā)、利用以及收集。醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)還處在需要不斷的探索、發(fā)展的階段，出現(xiàn)了對檔案管理的投資資金不足、人員素質(zhì)不高等多種難題需要去解決，不僅有技術(shù)方面的難題，還有非技術(shù)方面的難題。

2、加強醫(yī)院檔案管理工作的對策與建議

2.1加強《檔案法 》的學(xué)習(xí)，增強全員檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，是重要的信息資源，檔案工作的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)。因此，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。此外，要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。開發(fā)檔案資源 ，為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù) 。檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。

2.2健全管理機制。一是建立專門的醫(yī)院檔案管理機構(gòu)。醫(yī)院的檔案管理工作要有專門的機構(gòu)來負責(zé)，因此，要建立與醫(yī)院整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機構(gòu)，如綜合檔案室等。二是建立并完善各項檔案管理制度。必須要依據(jù)《檔案法》和醫(yī)院的實際來建立完善的檔案管理制度，如檔案收集和歸檔制度、保管制度、開發(fā)利用制度等，從而依法治檔，實現(xiàn)有序化管理。三是建立完善的檢查、監(jiān)督、考核機制，保證檔案管理工作有序進行。首先，要做好檢查和監(jiān)督工作，即要組織相關(guān)部門進行定期或不定期的檢查，讓各部門發(fā)揮好監(jiān)督作用，促使檔案管理工作走向規(guī)范化的軌道。其次要完善考核機制，對檔案管理人員和醫(yī)務(wù)人員一視同仁，在職務(wù)晉升、工資待遇等方面平等對待，調(diào)動檔案管理人員的積極性。同時，要將檔案管理內(nèi)容納入科室綜合目標(biāo)責(zé)任制，使科主任重視檔案管理工作，抓好歸檔材料的收集、整理工作，促進檔案工作的健康發(fā)展。

2.3加強檔案人才隊伍建設(shè)。

2.3.1提高對檔案管理工作重要性的認識。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案工作納人醫(yī)院的議事日程，使檔案工作完全融人到醫(yī)院管理中，以便能夠及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中的問題，創(chuàng)造檔案管理水平提高的條件。此外，也可建立相應(yīng)的激勵措施，將檔案管理作為檔案人員的評價內(nèi)容，借此提高檔案管理的質(zhì)量。

2.3.2積極參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)。檔案管理工作的專業(yè)性比較強，因此，醫(yī)院應(yīng)時常對檔案人員進行培訓(xùn)，以幫助他們更好的掌握檔案管理的新知識和新技術(shù)，以及對醫(yī)療知識方面的了解，從而提高服務(wù)能力，為醫(yī)院信息化建設(shè)更好的服務(wù)。

2.3.3積極參加學(xué)術(shù)研究和交流活動。參加學(xué)術(shù)研究和交流活動，有助于扎實檔案管理人員的工作基礎(chǔ)。在與同行相互交流的同時，檔案管理人員可以提高自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，并且通過對比，可以發(fā)現(xiàn)自身的不足，以便日后進行合理改進。

2.4構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)體系，加強檔案信息資源管理。構(gòu)建一個有效的信息網(wǎng)絡(luò)體系，使得檔案工作的各個流程都歸納在這個體系之下，從而實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與科學(xué)管理。當(dāng)然，這是一個系統(tǒng)且龐大的工程，需要根據(jù)實際情況一步步地實施。

3、結(jié)束語

總之，檔案管理工作是一項政策性、保密性、系統(tǒng)性、專業(yè)性較強 的工作，它 是“記錄歷 史，傳 承 文明，服務(wù)現(xiàn)在”的一種極其重要的信息載體，應(yīng)充分認識其重要性，特別是在新形勢和新醫(yī)改提出了新要求的今天，檔案管理工作“任重而道遠”，只有不斷增強檔案管理理念，不斷改進檔案管理方法，不斷健全檔案管理制度，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，真正地做到檔案管理工作的“與時俱進”，才能推動檔案管理工作邁上新的臺階。

參考文獻

[1]曾妙診.醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)的途徑與方法[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2011（3）：184

作者簡介

張新，1967年11月，男，副研究館員。