水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理

張勝男

[摘要]水利工程檔案是保證水利工程完成的重要標(biāo)準(zhǔn)，管理檔案以及收集資料并且整理是每個水利工程的管理應(yīng)完成的工作。本篇文章主要講述了水利工程檔案管理以及資料整理。

[關(guān)鍵詞]技術(shù)檔案；管理；重要性；資料整理

1、檔案工作的意義

水利工程檔案是歷史的記錄，是水利科技檔案的重要組成部分。它來源泉于工程建設(shè)全過程，不僅在建設(shè)過程中具有重要作用，而在工程建成后的運行、管理工作中，也是不可缺少的依據(jù)和條件。借助檔案，人們可以查尋需要了解掌握過去的資料與情況，尤其是在建立工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案資料作用的發(fā)揮。所以水利部領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)強調(diào)，水利工程“五不驗收”中，就包括“檔案不合格不驗收”。

2、水利技術(shù)檔案管理的措施

因為水利檔案是管理工程的依據(jù)，而且也是開展與水利工程有關(guān)活動的憑證。水利工程各個部門在交流的時候，也需要利用檔案信息來完成交流。水利工程的檔案出現(xiàn)在工程的所有環(huán)節(jié)中。水利工程檔案的重要性，決定著要合理的管理工程的檔案。

2.1在管理檔案的時候，要讓檔案保持完整，而且確保所有的檔案信息是準(zhǔn)確的，檔案的管理也要有系統(tǒng)性。通常情況下，管理工程的檔案應(yīng)從項目設(shè)立的時候開始，與工程有關(guān)的所有批復(fù)文件都要管理。如果建設(shè)的工程是中小型的工程，那么在收集檔案的時候，盡量做到一次收集。如果建設(shè)的檔案是大型的檔案，在管理檔案的時候，就要從工程的前期開始。由于工程的總施工時間長，設(shè)計環(huán)節(jié)出現(xiàn)的檔案以及施工的檔案等都要分成不同的階段完成。2.2管理檔案的行為要符合有關(guān)的檔案法，管理的思想要切合實際，保證管理的實用性。管理的方法要多樣，工程的檔案管理也要完善的制度。工程的檔案管理比較具體，在管理的時候，要將所有的內(nèi)容精細(xì)化分。從而使檔案管理規(guī)范。

（1）保證使用的檔案管理方法是標(biāo)準(zhǔn)的，在收集檔案的時候，積累檔案以及立卷等到要有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。然后是檔案的程序也要有保準(zhǔn)，各部門之間的工作范圍都要在運行圖中顯示，從而使管理方法走向程序化。（2）在管理檔案的時候，要按照標(biāo)準(zhǔn)的制度管理。水利工程在剛剛開始建設(shè)的時候，具有的批復(fù)文件，在設(shè)計環(huán)節(jié)出現(xiàn)的各類設(shè)計資料，資料的整理以及收集還有回收都有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。這樣的標(biāo)準(zhǔn)也要固定下來。在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度上，還要有合理的獎賞制度，獎賞制度有助于完善檔案資料。部分人員在處理檔案的時候較為粗心，從而使水利工程的檔案管理工作有損失。因此對于這些不利施工的檔案管理工作，必須嚴(yán)厲出分。要選出積極工作的人員給予獎勵，使其成為其他檔案管理人員的榜樣。起到示范作用，使得檔案管理工作能夠做好。（3）在統(tǒng)計檔案的時候也要做到標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)計就是對檔案的類型以及內(nèi)容進行調(diào)查。通過對各類檔案的收集，形成一套完整的檔案管理資料，從而對檔案管理工作監(jiān)督。具體的統(tǒng)計內(nèi)容主要是基本的收入、移出檔案、保存檔案、鑒定檔案的有效性，利用這些檔案來指導(dǎo)其他的檔案管理工作。在統(tǒng)計檔案信息的時候，要有一個標(biāo)準(zhǔn)的格式，使用相同的計量單位，使得檔案信息能夠完整的保存。只有完整的保存了檔案，這樣才能讓水利的檔案信息發(fā)揮作用。在出現(xiàn)可疑問題需要解決的時候，可以使用檔案解決。

2.3 其它方面檔案存放的庫房管理也要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，庫房標(biāo)準(zhǔn)化管理要有一套標(biāo)準(zhǔn)的辦法，庫房的建設(shè)包括防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠等，均有一定的標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，還要設(shè)有良好的通風(fēng)設(shè)備，保持庫房通風(fēng)，濕度等項指標(biāo)都要達(dá)到《檔案法》的要求。檔案庫房的設(shè)計還應(yīng)有檔案柜架的平面布置圖及檔案存放位置圖，達(dá)到利用查找迅速、準(zhǔn)確。目前檔案查找效率多半根據(jù)檔案人員對檔案的熟悉程度而定。但是隨著檔案的增多，時間的延長，人員的更替，只靠記憶是不行的，由于技術(shù)檔案專業(yè)性較強，其檔案不能象書架上的書刊那樣可直接挑選，借閱者必須借助于檢索工具，才能找到所需的技術(shù)檔案，因而檢索工具也要做到標(biāo)準(zhǔn)化。

3、整理工程資料

3.1工程資料整理的意義和現(xiàn)狀。水利工程資料是指在水利工程建設(shè)管理工作中直接形成的、有保存價值的各種表格、文字、圖紙、圖片、報告等不同形式與載體的各種記錄，是對工程項目進行稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收及運行、維護、改造的需要依據(jù)。工程資料的整理是監(jiān)理工程師對工程建設(shè)管理的重要組成部分，工程資料的整理水平體現(xiàn)了監(jiān)理工程師對工程建設(shè)的管理水平，規(guī)范齊全的竣工資料來之于規(guī)范的建設(shè)管理和嚴(yán)格的質(zhì)量控制。水利工程大多地處偏僻，工地條件較差，工程建設(shè)一般要歷時半年以上，工程師在保存好原有資料的同時，還要不斷地對新資料進行整理存檔，而且各種表格、檢驗報告如果保存不好，很容易丟失、污損、造成不必要的損失。多數(shù)水利工程因工期和冬季無法施工等種種原因，工程資料整理偏后的現(xiàn)象普遍存在。

3.2如何快速便捷地整理工程資料。3.2.1 建立資料庫。根據(jù)不同的資料形式建立不同的資料庫：（1）對工程建設(shè)中的評定表格、檢驗表格、施工日志等各種資料，可直接建立保存到相應(yīng)的資料目標(biāo)。（2）對于照片、圖紙、攝像等資料可通過數(shù)碼相機、掃描儀、數(shù)碼攝像機傳入計算機，存入相應(yīng)的資料庫。（3）對于工程文件，如：工程建設(shè)的有關(guān)單位批文、工程批復(fù)文件、征地用地批文等，用掃描儀可對文件原件進行掃描，存入相應(yīng)的文件夾中。3.2.2 資料庫的管理。首先要對當(dāng)天的評定、檢驗表格等有關(guān)資料及時歸檔，分類做好登記和鏈接。對于不再修改的資料要進行寫保護或設(shè)成只讀，同時，要對資料及時備份，防止丟失，另外，要做好計算機防病毒工作，將計算機保持在實時監(jiān)控狀態(tài)。

4、結(jié)束語

綜上所述，在水利工程建設(shè)施工過程中要注意對技術(shù)檔案的整理和歸納，保證技術(shù)檔案的完整性，為以后水利工程的維修和維護提供完整的數(shù)據(jù)支持。

參考文獻

[1]姚麗娟.淺析水利工程文件歸檔與管理[J].黑龍江水利科技，2007.

[2]龔義壽.水利水電工程造價管理[J].中國科學(xué)技術(shù)出版社，2011.