高職院校圖書館開放狀態(tài)下圖書抽樣清查的實踐與思考

作者簡介：郭小江（1980—），男，漢族，廣東湛江人，館員，大學本科，研究方向：高校圖書館管理與讀者服務。

摘要：高職院校圖書館圖書清查是一項重要的工作，同時也是一項復雜和艱苦的工作。本文以廣東科學技術職業(yè)學院圖書館為例，從圖書抽樣清查的背景、圖書清查前的準備工作、圖書清查的工作流程和圖書清查工作的思考4個方面，詳細介紹在正常開放狀態(tài)下如何開展圖書抽樣清查工作。

關鍵詞：高職院校；圖書館；圖書清查

中圖分類號：G253.4文獻標志碼：A文章編號：2095-9214（2016）10-0204-02

圖書資產(chǎn)清查是圖書館的一項基礎性工作，是圖書館館藏資源建設的重要組成部分。但是，由于清查的工作量大，歷時長，情況復雜，又要正常開館，因此要做到全面性清查圖書資產(chǎn)成為了一大難題。

如何處理“重要”與“難題”之間的矛盾呢？下面以廣東科學技術職業(yè)學院圖書館為例，介紹在圖書館正常開放狀態(tài)下，開展圖書資產(chǎn)抽樣清查工作的實踐。

一、圖書抽樣清查的背景

按照《廣東省教育廳關于做好2016年行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)清查工作的通知》的要求，依照學校資產(chǎn)清查工作的統(tǒng)一部署，圖書館的圖書資產(chǎn)清查工作自6月22日起至7月15日結束。

在時間短、工作量大、人手不足，并且圖書館的服務工作不能停止，圖書館的一切工作也要正常開展的情況下，經(jīng)向學校申請獲批，圖書館抽樣清查圖書資產(chǎn)十分之一（我館總共有紙質(zhì)圖書150多萬冊，約抽樣15萬冊）。

二、圖書清查前的準備工作

圖書清查是一項復雜的工作，為了使清查工作順利、有序開展，必須做好充分的準備工作。

（一）確定抽查圖書的種類

既然是抽樣清查，就要抽查有代表性，盡量能反映實際情況的圖書。通過管理系統(tǒng)查詢統(tǒng)計得知，近年來，我館可借圖書一年的利用率在8%左右，綜合考慮了圖書利用率、可借數(shù)量、館藏分布情況、自然科學和社會科學圖書、易操作性等因素后，確定對C類、G類、K類、TG類圖書進行清查。

（二）購買圖書清查采集器

圖書清查的方式有多種，我館采用數(shù)據(jù)采集器進行在架圖書條碼采集，然后再通過電子表格處理數(shù)據(jù)的方式。由于原有采集器不支持圖書的條碼號采集，因此，需要購買先進的數(shù)據(jù)采集器。經(jīng)過向學校申請同意，共購買了北京人天圖書公司的圖書采集寶8臺，每臺約4000元。

（三）清查工作人員安排和任務分配

在圖書清查期間，圖書館的服務工作不能停止，圖書館的其他工作也要正常開展。因此，我們臨時從各部抽調(diào)16名老師參加清查工作，16人分為8個小組。為了提高工作效率、保證工作質(zhì)量以及事后驗收核查，實行清查任務具體化，做到任務到組，責任到人。

（四）召開圖書清查工作動員和培訓會議

圖書清查是一項十分辛苦的工作，工作量大，工作情況復雜，未免有人提出不同看法。因此，有必要召開一次動員大會，傳達中央和廣東省有關此次資產(chǎn)清查的通知精神，說明資產(chǎn)清查工作的重要性以及本次圖書清查的來龍去脈，讓全體館員從思想上引起重視，統(tǒng)一思想，積極投入到工作中去。另外，需要對參與清查工作的人員進行培訓。通過培訓，讓大家明白圖書清查工作的流程、掌握采集器的使用方法、注意清查工作中可能出現(xiàn)的問題以及如何去解決等。

三、圖書清查工作流程

在圖書清查期間，圖書館的借還書業(yè)務正常開展。為了保證清查數(shù)據(jù)的準確性，在條碼采集開始前，需要先通過圖書管理系統(tǒng)統(tǒng)計導出有關數(shù)據(jù)，為條碼采集后的數(shù)據(jù)處理提供客觀且準確的依據(jù)。

（一）統(tǒng)計導出“借出未還”和“全部館藏”圖書明細

在圖書條碼采集開始前，及時通過圖書管理統(tǒng)計導出“借出未還”圖書的明細和“全部館藏”圖書明細兩組數(shù)據(jù)，每一條數(shù)據(jù)包括條碼號、書名和索書號。導出的數(shù)據(jù)，為后期的數(shù)據(jù)處理做好準備。

（二）采集“在架”圖書條碼號

條碼采集是圖書清查工作最主要，也是最辛苦的環(huán)節(jié)。

為了提高條碼采集的效率，專門購買了北京人天圖書公司的便攜式智能圖書采集器，此采集器有以下優(yōu)點：體積小、重量輕、采集速度快、數(shù)據(jù)保存和傳輸安全等。

每天，各小組根據(jù)分配的任務，到各自的清查范圍依次采集圖書條碼。在采集條碼開始和結束時，要嚴格按照要求，準確填寫“圖書清查登記表”。登記表的登記內(nèi)容包括清查人員、日期、開始時間、圖書類別、起始索書號結束索書號、結束時間和清查冊數(shù)。每天做好清查登記，目的在于明確責任，做為事后驗收核查的依據(jù)。

為了保證數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)丟失，做到每天備份采集數(shù)據(jù)。

（三）統(tǒng)計導出“采集期間借出”圖書明細

在圖書清查期間，圖書館的借還書業(yè)務正常開展。在架圖書條碼采集結束后，要及時統(tǒng)計導出清查期間借出的圖書明細，防止數(shù)據(jù)的遺漏。

（四）數(shù)據(jù)處理

在架圖書條碼采集工作結束后，按類匯總采集的數(shù)據(jù)，形成C類、G類、K類、TG類4個電子表格文件；通過管理系統(tǒng)導出的“借出未還”和“采集期間借出”圖書明細也分別按類形成4個電子表格文件；然后按類對三組數(shù)據(jù)進行合并，形成“實際館藏表”；“實際館藏表”與管理統(tǒng)計導出的“全部館藏表”進行篩選，得到“丟失圖書明細表”。

（五）數(shù)據(jù)處理結果的核查和處理

對于“丟失圖書明細表”里的圖書，并不一定全是實際丟失的圖書?？赡艽嬖谝韵聨追N情況，第一是條碼采集過程中，圖書館正常開放，有一些圖書可能被在館閱覽；第二是工作失誤，遺漏采集在架的圖書；第三是遺失賠償（賠錢）的圖書?；谝陨蠋追N情況，各小組依照采集任務分配的范圍，對照“丟失圖書明細表”到書庫逐一查找。

經(jīng)過核查，最后得出“實際丟失圖書明細表”。對于實際丟失圖書，我館采取兩種處理辦法，第一是流通率低，沒有流通價值的圖書，把書刊狀態(tài)改為“遺失”，第二是流通率高的圖書，補充購買復本，以滿足讀者的借閱需求。

四、圖書清查工作的思考

我館2008年底啟用新館，實行全開放，大開架，藏、借、閱一體化的管理模式。這一管理模式為讀者提供了方便、快捷、舒適、高效的借閱環(huán)境，從而極大的提高了圖書的利用率和讀者的進館數(shù)量。但是，存在美中不足之處，經(jīng)過長期的觀察和一些讀者反映的意見，我們發(fā)現(xiàn)圖書的丟失情況，特別是I、K類等流通率高的圖書的丟失情況十分嚴重。

近幾年來，我館一直計劃對圖書進行清查，以摸清圖書丟失情況，但由于種種原因未能實現(xiàn)。這一次，借著全國國有資產(chǎn)清查的東風，實現(xiàn)了我們的愿望，也了解到了我館圖書丟失的一些情況。

雖然允許一定的圖書丟失率，但圖書丟失反映了圖書館工作存在的缺陷。比如管理不到位、工作人員防盜意識不強、防盜系統(tǒng)落后和對讀者愛護圖書方面的培訓、教育、宣傳力度不夠等，這為圖書丟失提供了條件。因此，在今后的工作中，我們要重點從以上幾個方面入手，加強管理、提高防盜意識，加大讀者的教育和宣傳力度，以減少或避免圖書丟失現(xiàn)象的發(fā)生。

（作者單位：廣東科學技術職業(yè)學院）

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