信息時(shí)代我國(guó)檔案管理體制的思考

張忠文

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)的不斷進(jìn)步，我國(guó)的檔案管理體制方面也越來(lái)越完善。如今進(jìn)入了信息化的時(shí)代，檔案管理體制也應(yīng)該緊跟時(shí)代的步伐，順應(yīng)當(dāng)今的潮流。實(shí)現(xiàn)檔案管理體制的信息化。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；檔案管理體制；創(chuàng)新

1.我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀與創(chuàng)新

我國(guó)的檔案管理體制存在一定的弊端。檔案機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系不穩(wěn)定，領(lǐng)導(dǎo)體制不統(tǒng)一。自從我國(guó)建立了檔案局，其中的隸屬關(guān)系一直很不穩(wěn)定，這樣就導(dǎo)致了以后檔案機(jī)構(gòu)的規(guī)模、規(guī)格、職權(quán)等具有很大的隨意性，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理事業(yè)的進(jìn)展。檔案的集中統(tǒng)一和分級(jí)管理之間的沖突問題嚴(yán)重。在我國(guó)以前的檔案管理都是遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，但是在實(shí)際應(yīng)用中，這兩種原則存在著矛盾，那就是地方檔案行政管理部門和系統(tǒng)專業(yè)主管部門雙重管理和指導(dǎo)的矛盾，矛盾也在逐漸的變大，“條塊分割”的現(xiàn)象多存在與地方檔案管理中。文件管理和檔案管理的割裂。在檔案管理方面雖然和西方的國(guó)家有些相似，但是在實(shí)際工作中，缺少一個(gè)主管檔案工作的行政機(jī)關(guān)。文件管理和檔案管理目前在我國(guó)是相互獨(dú)立的。兩者的不統(tǒng)一在管理方面帶來(lái)了許多困擾。檔案管理的工作人員缺乏經(jīng)驗(yàn)，使得文件管理質(zhì)量較低，這樣檔案的管理質(zhì)量也隨之受到影響。由于文件形態(tài)不一致就會(huì)使檔案的管理帶來(lái)麻煩；文件管理不到位，就會(huì)影響檔案管理的準(zhǔn)確性，降低了檔案的使用價(jià)值。文件管理需要超前的管理和控制，而檔案管理滯后的過(guò)于嚴(yán)重，處于被動(dòng)的情況，一方面也是因?yàn)闄n案管理這份工作不能引起足夠的重視。自從改革開放以來(lái)，我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，取得了顯著的成績(jī)，各種各樣的企業(yè)不斷增多，新型企業(yè)不斷增多，這也就導(dǎo)致檔案的類型與數(shù)量的不斷增多，達(dá)到了有史以來(lái)的高峰。如今已經(jīng)是信息化時(shí)代與數(shù)字化時(shí)代，信息資料對(duì)各行各業(yè)來(lái)說(shuō)都很重要，檔案資料和同類資料的管理在企業(yè)的管理中都占有重要的地位。但是我國(guó)當(dāng)今的檔案管理體制還有許多地方存在不足，所以在這個(gè)信息化、數(shù)字化的大背景下，檔案管理體制的改革勢(shì)在必行，也是推動(dòng)我國(guó)大難管理事業(yè)的重要措施。

2.信息時(shí)代檔案管理體制的創(chuàng)新方法

首先要促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。信息化時(shí)代發(fā)展迅速，網(wǎng)絡(luò)與媒體在各行各業(yè)都有應(yīng)用。如今獲取和發(fā)布信息的最重要的方式就是信息化和數(shù)字化。在新時(shí)代的背景下，在檔案管理方面應(yīng)該借助于信息時(shí)代的力量，應(yīng)該具有創(chuàng)新性。首先檔案管理體制應(yīng)不斷的實(shí)現(xiàn)信息化，使信息化的進(jìn)程有所推進(jìn)，使企業(yè)的管理水平不斷提高。在這個(gè)過(guò)程中，不能盲目的改革，需要制定一個(gè)切實(shí)有效的方案，需要加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化程度。加強(qiáng)檔案資源的整合統(tǒng)一。在我國(guó)檔案管理中檔案資源整合是重要的指導(dǎo)思想，它與我國(guó)的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)項(xiàng)適應(yīng)，符合宏觀管理的原則。由于從前的檔案管理體制有缺陷，現(xiàn)在采用整合統(tǒng)一的模式，對(duì)我國(guó)檔案的管理起著重要的作用。首先，檔案管理工作需要得到政府的重視和監(jiān)督，這樣檔案的管理開發(fā)才能更加深入，使檔案管理統(tǒng)一和諧的發(fā)展。在統(tǒng)一規(guī)劃的同時(shí)，還需要進(jìn)行科學(xué)合理的整合，爭(zhēng)取做到真正的檔案綜合管理，滿足社會(huì)對(duì)檔案資源的需求。檔案管理體制還需實(shí)現(xiàn)多樣化。檔案的所有權(quán)發(fā)展越來(lái)越多元化，這都是市場(chǎng)化促進(jìn)的作用，而檔案所有權(quán)的多元化又使檔案管理體制變的多元化。我國(guó)過(guò)去的經(jīng)濟(jì)體制影響著檔案管理體制，有些機(jī)關(guān)單位和企業(yè)的檔案資料要求統(tǒng)一管理，在當(dāng)時(shí)看來(lái)是合理的。但是在今天，有些地方還在應(yīng)用國(guó)有企業(yè)的檔案管理體制，但是非國(guó)有和私有企業(yè)的檔案管理需要根據(jù)其自身的情況進(jìn)行體制的制定。因?yàn)檫@些企業(yè)具有檔案管理的自主權(quán)利，不同的企業(yè)管理方式可以有所不同，管理方式可以使集中統(tǒng)一，也是可以是分布管理，或者兩者結(jié)合運(yùn)用。檔案管理應(yīng)該與文件管理有效的結(jié)合。檔案管理在有些地方和文件管理有些相似，可以說(shuō)是文件管理的發(fā)展和延續(xù)，文件管理也給檔案管理打下了基礎(chǔ)。在信息時(shí)代，文件管理與檔案管理不能分開，應(yīng)該互相結(jié)合管理，這樣會(huì)也會(huì)促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案與文件之間的管理在工作上的加強(qiáng)，有利于檔案部門的工作，既能減少工作量也能提高檔案資料的質(zhì)量。我們可以通過(guò)搭建文件與檔案一體化的平臺(tái)，降低檔案管理的成本，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理與文件管理的結(jié)合。還應(yīng)做到政企分開，職責(zé)分明。這是我國(guó)的機(jī)構(gòu)改革的方向，但是在檔案管理中也同樣使用，檔案館和檔案行政管理部門之間要做到分工明確，各自發(fā)揮各自的特點(diǎn)。檔案館在集中管理檔案資料的同時(shí)也可以提供不同分管范圍的資料。檔案館屬于事業(yè)單位，可以有屬于自己的創(chuàng)新。檔案行政管理部門屬于我國(guó)的行政體系，它通過(guò)實(shí)施法律手段對(duì)檔案工作進(jìn)行管理。

3.探索檔案管理體制的改革

由于我國(guó)的歷史悠久，所積累的檔案資源也就比其他國(guó)家多很多，近些年，隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案的形式多種多樣，也就越發(fā)難以管理。實(shí)行集中統(tǒng)一管理，整合檔案資源，實(shí)行“大檔案建設(shè)”。我國(guó)的檔案工作經(jīng)過(guò)不斷的實(shí)踐，集中統(tǒng)一管理可以彌補(bǔ)我國(guó)在舊時(shí)代時(shí)在檔案管理體制上存在的弊端，可以促進(jìn)我國(guó)檔案管理的工作。我們應(yīng)該在黨和政府的領(lǐng)導(dǎo)下，確保國(guó)家檔案資料的安全。在做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)檔案資料的同時(shí)，還要對(duì)資源進(jìn)行整合，實(shí)施“大檔案建設(shè)”，不要受到時(shí)間和區(qū)域的限制，打破這種局限的格局，對(duì)所有資源進(jìn)行整合。建設(shè)“大檔案”能使我國(guó)的檔案資源配置更為優(yōu)化。在實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化的時(shí)候，要建立完善的文檔歸檔制度，在單位、企業(yè)和團(tuán)體之間要做到文件部門和檔案部門融為一體，建設(shè)一體化平臺(tái)。根據(jù)區(qū)域與時(shí)間的不同，利用集約建立檔案管理中心和文件管理中心，降低成本，這樣也會(huì)給檔案管理機(jī)構(gòu)提供新的方法。改革開放以來(lái)，實(shí)行宏觀管理和分類指導(dǎo)的機(jī)制，在新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，檔案工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，同時(shí)問題也隨之而來(lái)。在經(jīng)濟(jì)主體多元化的形勢(shì)下，國(guó)有企業(yè)的改革和現(xiàn)代企業(yè)制度的完善，改革開放逐漸成型，檔案管理的工作需要不斷的適應(yīng)這樣的新形勢(shì)，這時(shí)檔案工作人員在在堅(jiān)持原有原則的同時(shí)需要不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整工作方式，形成新的、更適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的工作思路，宏觀管理、依法行政的新機(jī)制需要受到重視并建立推行。

參考文獻(xiàn)

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