提高檔案管理科學(xué)化水平的探討

張志遠(yuǎn) 李劍波

摘 要：隨著檔案數(shù)量的不斷加強(qiáng)，為加強(qiáng)檔案管理、提高利用效率，檔案科學(xué)化建設(shè)也迫切地?cái)[在檔案工作者面前。本文主要討論如何實(shí)現(xiàn)檔案完整的收集、科學(xué)的分類、妥善的保管工作，最終達(dá)到充分的利用，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，以最大化的發(fā)揮檔案的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案 科學(xué)化 研究

一、引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、改革的深入，檔案管檔案管理工作面臨著很多的問題。檔案管檔案工作，對(duì)新形式下人才隊(duì)伍的培養(yǎng)以及建設(shè)有著非常重要的作用。它是公司、機(jī)關(guān)選拔人才、任用人才的重要依據(jù)。也是了解檔案人員的重要信息的來源。目前，檔案管檔案管理工作呈現(xiàn)出許多弊端，舊的管理方式已經(jīng)不能適用于新形勢(shì)下的發(fā)展需要。產(chǎn)生了一些擅自建檔、扣檔等不正常現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案管理工作。

二、檔案的特點(diǎn)

檔案的建立是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的基礎(chǔ)工作，針對(duì)時(shí)間長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、部門多這些不利條件，怎樣才能有效地建立起一套完善的檔案，它涉及的問題比較多。一是宣傳建檔意義，確立檔案的重要地位。二是作為相關(guān)部門，除了在部門內(nèi)部加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)，確立建檔重要性外，還需向相關(guān)部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識(shí)，使建檔工作引起部門領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，僅靠建檔單位自己是不夠的。

三、檔案管理存在的問題

1.理解性差，認(rèn)識(shí)達(dá)不到一定的高度。目前，許多人認(rèn)為檔案管理工作沒有實(shí)質(zhì)上的意義，它只是保管一類額工作，沒有多大的技術(shù)含量，認(rèn)為只要保管好資料即可，只要需要的時(shí)候可以查詢的到員工的個(gè)人資料就可以了。對(duì)檔案管檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在企業(yè)人力資源管理中的重要作用，造成人員、經(jīng)費(fèi)等情況沒有足夠的保障。

2.檔案管理工作方式單一落后。在檔案管理工作中，并不是所有的企業(yè)都有一套完整而獨(dú)立的檔案管理軟件，很多檔案管還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時(shí)以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

3.多頭管理影響檔案管檔案的完整性。檔案管人員受到多頭的領(lǐng)導(dǎo)，由于人員在政府或企業(yè)不同工作崗位的流動(dòng)，致使檔案管檔案的多頭管理跟不上員工移動(dòng)的節(jié)奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，檔案管檔案管理的信息未隨著員工的流動(dòng)而跟進(jìn)記錄，影響檔案管檔案管理工作的進(jìn)程。此外，隨著企業(yè)的破產(chǎn)、內(nèi)部裁員、員工失業(yè)、再就業(yè)導(dǎo)致勞動(dòng)管理部門、社會(huì)保險(xiǎn)部門等無法及時(shí)的跟進(jìn)信息，造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問題的出現(xiàn)，影響了檔案管檔案管理的完整性。

4.管理檔案工作的人員緊張。我國(guó)檔案管檔案管理工作有著專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。需要專人去保管，但是在實(shí)際的操作中，檔案管理人員編制不夠充足，政府對(duì)這方面的管理工作也不是太重視，很少去培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案管理工作，認(rèn)為沒有必要大費(fèi)周章的培養(yǎng)這樣一個(gè)專業(yè)人才，大多數(shù)的檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調(diào)”，毫無一絲技術(shù)含量可言。即使購(gòu)買了檔案管理軟件，但是由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，沒有充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識(shí)的應(yīng)用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

四、檔案科學(xué)化的建設(shè)與對(duì)策

1.強(qiáng)化檔案管理的法律法規(guī)，建立檔案科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門首先要制定出檔案科學(xué)化管理的規(guī)章制度，保障具體工作的充分落實(shí)；其次要建立檔案科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)，例如在檔案的科學(xué)化錄入時(shí)規(guī)定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護(hù)操作等。在法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的制定時(shí)一方面要邀請(qǐng)相關(guān)專家以座談會(huì)的形式進(jìn)行討論，另一方面也要通過調(diào)查問卷，實(shí)地調(diào)查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個(gè)科學(xué)、有效、規(guī)范的科學(xué)化檔案運(yùn)行機(jī)制。

2.健全和完善檔案科學(xué)化相關(guān)法律制度。建立、健全和完善檔案科學(xué)化相關(guān)法律制度，是實(shí)施依法治國(guó)方略的要求，也是建設(shè)法治政府不可或缺的重要組成部分。檔案科學(xué)化法制建設(shè)，既是對(duì)檔案科學(xué)化成果上升到法律制度層次的規(guī)范和確認(rèn)，也是以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度面對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展和檔案利用者需求的具體體現(xiàn)，對(duì)提升檔案工作和檔案管理水平，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域和提高檔案服務(wù)能力具有積極深遠(yuǎn)的意義。

3.加大檔案科學(xué)化軟硬件設(shè)施的投入。在硬件方面，計(jì)算機(jī)相比傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時(shí)間長(zhǎng)、成本低、更新快等優(yōu)點(diǎn)。由于檔案的特殊性，對(duì)計(jì)算機(jī)的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的投入；在軟件方面，由于檔案的機(jī)密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實(shí)現(xiàn)檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進(jìn)行軟件的更新與維護(hù)，確保軟件的平穩(wěn)安全運(yùn)行。

4.建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。由于檔案的數(shù)據(jù)都是百萬量級(jí)的，因此建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立要滿足一下幾個(gè)方面的要求，一是實(shí)現(xiàn)的信息的準(zhǔn)確錄入和刪除操作、二是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)更新、三是實(shí)現(xiàn)檔案更新的及時(shí)性、四是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存、五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的安全性。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時(shí)更新，使數(shù)據(jù)管理起來更加方方便。

5.建立檔案資源共享機(jī)制。在具體的實(shí)現(xiàn)方式上，單位檔案管理部門內(nèi)部資源共享主要是通過局域網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)的，通過軟件的對(duì)接可以實(shí)現(xiàn)檔案的共享。此外還可以建立檔案信息網(wǎng)站，為外部人員提供查詢平臺(tái)，這方面可以學(xué)習(xí)美國(guó)的經(jīng)驗(yàn)，為申請(qǐng)者提供檔案查看和修改服務(wù)。在建立科學(xué)化共享平臺(tái)上建立技術(shù)規(guī)范和網(wǎng)絡(luò)信息安全管理的制度，依法查閱、利用和共享資源。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案科學(xué)化建設(shè)，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。在軟硬件設(shè)施具備的前提下，檔案科學(xué)化成為可能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)、檢索、查閱、提供利用，建立檔案網(wǎng)絡(luò)化共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案查閱的快捷化，是科學(xué)化的最終目的。

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作者簡(jiǎn)介：張志遠(yuǎn)（1960.—），男，籍貫：山東省威海乳山人，學(xué)歷：大專，畢業(yè)于山東省委黨校；現(xiàn)有職稱：館員；研究方向：檔案管理；李劍波，單位及郵編：乳山市檔案局。