試論個(gè)人對(duì)人事檔案的知情權(quán)

高德朋　隋軍杰

【摘要】筆者認(rèn)為，在一定技術(shù)條件支持下，部分人事檔案信息可以為個(gè)人提供開放查詢服務(wù)。本文對(duì)人事檔案信息對(duì)個(gè)人開放的必要性，以及檔案信息對(duì)個(gè)人開放的支持進(jìn)行了論述。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；知情權(quán)；開放

一直以來，人事檔案都給人一種神秘的感覺，很多人從來都沒有機(jī)會(huì)查看到自己的人事檔案，至于檔案中的材料及保存管理情況更是一無所知。近年來，伴隨著社會(huì)的進(jìn)步和人們法治意識(shí)的增強(qiáng)，因?yàn)槿耸聶n案管理問題而引發(fā)的糾紛也逐漸增多。人事檔案到底能否對(duì)個(gè)人開放？本人到底有沒有對(duì)自己人事檔案的知情權(quán)？相關(guān)爭論一直沒有停過。

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

被制度鎖在籠子里的人事檔案。很多人問：我自己為什么不能查閱自己的人事檔案？根據(jù)《干部檔案工作條例》第七章中規(guī)定：任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。正因如此，一直以來，人事檔案在各級(jí)組織人事部門的“保護(hù)”下漸漸蒙上了一層神秘的面紗，也逐漸失去了它應(yīng)有的價(jià)值。對(duì)于很多普通人可能從一參加工作自始至終在一個(gè)單位工作直至退休，而他的人事檔案在檔案室也就這樣靜靜地躺了幾十年。除了檔案管理人員不定期的對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理之外，幾乎沒有人能接觸到他們，以致很多人甚至已經(jīng)淡忘了自己還有人事檔案的存在。

三、人事檔案信息對(duì)個(gè)人開放的必要性

（一）有利于接受個(gè)人監(jiān)督，保證人事檔案的嚴(yán)肅性、真實(shí)性、客觀性。目前，人事檔案管理工作的監(jiān)管，主體是上級(jí)組織部門和本單位主管負(fù)責(zé)人，而且他們的監(jiān)管方式主要以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主，檔案監(jiān)管為輔。因此，管理人員可以輕易地對(duì)檔案進(jìn)行修改和整理，管理人員水平的高低直接決定了檔案管理水平的高低。而引入本人參與人事檔案的監(jiān)管，一方面可以做到對(duì)檔案進(jìn)行針對(duì)性地監(jiān)管，另一方面對(duì)檔案管理人員也起到了有效的監(jiān)督作用，從而保證人事檔案的嚴(yán)肅性、真實(shí)性和客觀性。

（二）有利于人事檔案的開發(fā)和利用?，F(xiàn)如今的人事檔案管理模式不利于人事檔案的開發(fā)和利用。例如，很多人在填寫履歷或者加入黨團(tuán)時(shí)間的時(shí)候，由于時(shí)間久遠(yuǎn)想查看下原始材料。但由于受到不允許個(gè)人翻閱查看檔案管理規(guī)定，很多人只能憑借模糊記憶填寫，而所填寫的材料恰恰將來也要存入個(gè)人人事檔案，這樣就造成了檔案記載時(shí)間前后不一致的問題，人事檔案管理工作變成了簡單的材料收集，失去了它的參考和利用價(jià)值。而自2014年至今，從中央到地方各級(jí)組織部門進(jìn)行的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，其中一項(xiàng)就是對(duì)記載前后不一致的情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。通過審核發(fā)現(xiàn)，有大部分是因?yàn)橛洸磺宄斐傻奶顚懬昂蟛灰恢隆Ｒ虼?，人事檔案信息對(duì)個(gè)人的開放有利于避免此類現(xiàn)象的發(fā)生，也可以達(dá)到檔案利用的最大化。

（三）有效避免大量死檔、棄檔的出現(xiàn)。一方面由于管檔部門和單位對(duì)人事檔案的過度保護(hù)，在一定程度上阻礙了人才的自由流動(dòng)。另一方面，由于個(gè)人對(duì)檔案中的情況不夠了解，人事檔案漸漸成為了“雞肋”，從而出現(xiàn)了大量的死檔和棄檔，增加了管理人員的工作量和管檔難度。因此，人事檔案對(duì)個(gè)人適度的開放，可以促進(jìn)人才的自由流動(dòng)和增進(jìn)個(gè)人對(duì)人事檔案的了解，有效解決大量死檔和棄檔的出現(xiàn)。

四、檔案信息對(duì)個(gè)人開放的支持

（一）檔案管理工作的信息化。檔案管理工作的信息化是人事檔案對(duì)個(gè)人開放的先決條件和基本保證。為了保證人事檔案的安全，人事檔案對(duì)個(gè)人提供開放服務(wù)的途徑必須采用電子信息化的方式，即將檔案內(nèi)容數(shù)字化和信息化，使個(gè)人在查詢個(gè)人檔案相關(guān)信息，了解保管情況時(shí)不用直接接觸檔案原件即可完成。這樣，即保護(hù)了檔案原件，又達(dá)到了利用和參考的目的。

（二）對(duì)檔案管理工作的資金支持。檔案管理工作的信息化是對(duì)個(gè)人開放的先決條件和基本保證，而有力的資金支持則是檔案管理信息化建設(shè)的基本保障。主要包括電腦、影像采集設(shè)備、管理軟件、人員培訓(xùn)、后期維護(hù)等產(chǎn)生的費(fèi)用。這就需要檔案單位負(fù)責(zé)人給予足夠的重視和財(cái)政部門的大力支持。

（三）檔案對(duì)個(gè)人開放工作的日常管理。根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)檔案管理人員操作流程、個(gè)人查閱范圍、審批流程、查閱登記制度等方面建立嚴(yán)格完善的規(guī)章制度和操作流程，是檔案對(duì)個(gè)人開放的制度保證。原本被重重保護(hù)起來的人事檔案對(duì)個(gè)人開放，無論對(duì)于檔案管理者還是個(gè)人無疑都是一個(gè)新課題和新生事物，在開放過程中必然會(huì)遇到各種問題。制度和流程制定的過于嚴(yán)格和教條則達(dá)不到理想效果，過于簡單則不利于人事檔案的保護(hù)。因此，制度和流程是否科學(xué)全面，決定了對(duì)個(gè)人開放工作的實(shí)效。

根據(jù)工作需要對(duì)管檔單位負(fù)責(zé)人、管檔人員以及個(gè)人設(shè)置不同的權(quán)限是檔案對(duì)個(gè)人開放工作的技術(shù)保證。

（四）對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求。人事檔案對(duì)個(gè)人開放后，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求必須更加嚴(yán)格。管檔人員素質(zhì)的高低在一定程度上決定了檔案對(duì)個(gè)人開放工作的成功與否。這就需要檔案管理人員在主動(dòng)提高自身素質(zhì)的同時(shí)，上級(jí)組織部門應(yīng)該加大對(duì)管檔人員的監(jiān)督和考核力度，為人事檔案對(duì)個(gè)人開放工作筑起一道堅(jiān)固的堡壘。