中外檔案網站信息檢索功能比較研究

胡心悅

【摘 要】從數據庫類型、檢索途徑、檢索服務等3個方面對美國國家檔案網站和浙江檔案網站分別進行了實證調查，并對雙方的分類目錄、檢索入口、網頁設計、易用性、服務等方面進行了對比分析。

【關鍵詞】檔案網站；信息檢索；功能比較

【Abstract】This article researches both NARA website and Zhejiang Archives Website from the perspective of database type， retrieval approach and retrieval service. In addition， it analysis their differences from the aspects of classified catalogue， retrieval interface， web design， usability and services.

【Key words】Archives website； Information retrieval； Comparative Study

0 前言

檔案網站是信息時代一種新型的檔案管理模式。自1992年世界上第一個檔案網站“Jefferson Digital Archives”在美國創(chuàng)立以來，各國的檔案機構均陸續(xù)建立了自己的檔案網站，成為檔案機構面向公眾服務的新窗口。①其中為用戶提供給檢索服務是檔案網站的重要職能之一。本文主要通過對美國國家檔案館網站和浙江檔案網的使用，對其信息檢索功能體檢進行對比調查。

1 研究背景

由于信息技術和網站建設更新較快，本文以萬方數據為來源數據庫，對近5年對有關“檔案信息檢索”的文獻進行了調研。其中，張瑩認為檔案網站檢索功能的完善是順應政務信息公開的必然趨勢。②近年來，我國各檔案機構分別建立了檔案信息網站，但整體效果并不理想。謝明生在2009年對我國檔案網站檢索查詢功能的調查中指出目前我國檔案網站存在檢索查詢內容少、途徑單一、檔案形式單一、分類檢索與導航系統(tǒng)不完善等問題。③與謝明生的調查結論相同，楊光羲也提出目前只有少數檔案網站可以提供檢索服務，大多數檔案網站都是以靜態(tài)的HTML頁面為主，不能提供動態(tài)信息檢索，并主要用以發(fā)布政策消息。④在該文中，作者特別提到了浙江當那網的“視頻檔案”是檔案網站形式多樣化的積極示范之一。丁立新等人從信息構建的角度提出檔案網站檢索系統(tǒng)的構建需要從檢索內容的組織、檢索界面的設計、檢索詞的設計、檢索結果的優(yōu)化、以及用戶幫助和個性化服務等方面進行全方位的考慮。⑤鍋艷玲等人針對國內外檔案網站的檢索功能進行了調查研究。⑥其調查結果顯示，部分國外檔案網站流量的綜合排名遠高于我國檔案網站。而“每百萬人中訪問該網站的人數”顯示國內排名最前的為北京檔案信息網和浙江檔案網，其結果分別為0.6和0.4，而加拿大國家檔案館網站為1810。

由此可見，浙江檔案網盡管在國內檔案網站中排名靠前，但與國際水平仍有極大的差距。因此，本文選取浙江檔案網與美國國家檔案館網站進行對比，試圖從使用體驗的角度來探索國內外兩種檔案網站的異同，以求為國內檔案網站的建設提供參考意見。

2 研究方法

本文主要使用實證研究的方法，以美國國家檔案館網站和浙江檔案網為例，對比國內外不同風格的檔案網站檢索體驗。美國國家檔案館（簡稱NARA）是美國國家級綜合性檔案館。NARA在20世紀80年代創(chuàng)立了檔案網站（http：//www.archives.gov/），保存有美國外交及軍事檔案，白宮檔案，及聯邦政府機構檔案等。⑦浙江檔案網（http：//www.zjda.gov.cn）是國內在檔案信息公開和檢索服務領悟比較先進的網站。其在線數據庫涵蓋了自清代以來地方方志、報紙、期刊、報刊，并在線提供圖像、聲像、特色專題等數據庫。

因此，本文的實證調研主要從兩個網站提供檢索的數據庫類型、檢索途徑、檢索服務三個方面來展開。

3 美國國家檔案館

3.1 數據庫的類型

以數據庫所含信息內容為檔案數據庫的基本分類標準，將檔案數據庫分為目錄數據庫、事實數據庫和全文數據庫。

NARA網站上的目錄數據庫有三個，分別是：Archival Research Catalog（ARC）、Access to Archival Databases（AAD）、Online Public Access Catalog-Library（OPA）。這三個數據庫的搜索結果均為檔案的元數據或鏈接，沒有直接提供原文，因此為目錄數據庫。

事實數據庫是一種存放某種具體事實、知識數據的信息集合。在對現實世界進行定性和定量描述或研究時，往往需要事實情報，如化合物的結構式或分子式，物質和材料的特性，指數，設備型號，地名等。⑧根據這個定義，NARA的事實數據庫包括“Guide to Federal Records”和“Archival Research Catalog（ARC）”中的“People”和“Organizations”檢索。

NARA也提供全文數據庫的檢索。利用NARA首頁的搜素框檢索“declaration of independence”的結果之一，可以發(fā)現該數據庫既提供了數字化的檔案全文，又提供了原件的掃描件。

3.2 檢索途徑

NARA支持的檢索技術主要包括：分類檢索、全文檢索。多媒體檢索技術沒有直接體現，但仍可以通過分類檢索和全文檢索的方式實現對多媒體資源的檢索。

檢索途徑的選擇，是根據用戶的檢索提問選擇合適的檢索途徑，決定檢索入口。選擇合適的檢索途徑和運用恰當的檢索技術是密切相關的，二者統(tǒng)一于整個檢索實踐過程中。因此，筆者將二者同時進行，在分類檢索、全文檢索、多媒體檢索的實驗過程中選擇合適的檢索途徑。

3.2.1 分類檢索

進入NARA的首頁，可以看到醒目的五大板塊：（1）Research Our Records（研究本站檔案）：通過本站提供的文件、照片和檔案來探索美國歷史。（2）Veterans Service Records（退伍軍人服役記錄）：索取軍事檔案，了解本站為你和你的家庭成員提供的其他相關服務。（3）Teachers Resources（教學資源）：為學生提供課程計劃和其他的課堂材料。該板塊主要提供的資源主要包括：教學中需要用到的原始文件的副本（reproducible copies of primary documents）、國家檔案館提供的在線教學工具（online teaching tool）、為教師和圖檔工作者提供的研討（workshop）會等。（4）Our Locations （我們的地址）：實地訪問最近的機構，查詢地址和服務。該板塊分別提供了2D和3D版本的地圖。并且，該板塊按照不同的檔案機構的特點或館藏內容對其進行了分類，方便用戶按照自己的需求進行選擇。（5）Shop Online：在線訂購書籍、禮品、影音副本、文件副本等。

在首頁底部，提供了類似網站地圖的檢索分類，其內容主要包括：（1）information for …（分類信息）；（2）Publications（出版物）；（3）Orgs & Offices（機構和辦公室）；（4）About Us（關于我們）；（5）I Want To…（面向用戶個人的服務）；（6）Participate（參加相關活動）；（7）Resources（資源分類檢索）；（8）Connect With Us（聯系我們）。

上述的兩種檢索分類在細節(jié)上有重合的地方，而其區(qū)別也是很明顯的：第一種按照網站的功能板塊進行分類，概括性強；而第二種更偏重于從用戶信息需求的角度出發(fā)進行分類，目標性強。

此外，NARA的首頁十分簡潔，除了這兩個分類目錄部分，還包括網站LOGO、簡單檢索條、滾動新聞條、該年度的項目主題鏈接。而這兩個“分類”的板塊占據了首頁近80%的版面。運用科學的分類和基于用戶體驗的設置，使得NARA與國內首頁內容繁多的檔案網站相比，既保留了信息的豐富性，又易于使用。

在首頁五個板塊中的Research Our Records下的子版塊中，又根據主題、載體類型、政府機構等進行了目錄細分。其中每一個分類同樣也是一個鏈接，點進鏈接后，可以看到更細致的子目錄?？梢钥吹?，NARA的分類檢索結構十分細致，且邏輯清晰，層層遞進。

以AAD（Access to Archival Databases）數據庫為例，在檢索頁面的“Search AAD”一欄下方，緊接著是“Browse by Category”（按照分類瀏覽）。該目錄給出了兩種分類：一是，按時間段（Time spans）分類；二是，按主題分類。如果點擊“Browse by Subjects”，可以看到所有的分類按照首字母排列，幾乎涵蓋了所有內容。

3.2.2 全文檢索

NARA提供了多種不同的數據庫系統(tǒng)的全文檢索。包括OPA、ARC、AAD等。NARA的全文檢索又分為簡單檢索和高級檢索。

（1）簡單檢索（Basic Search）

筆者以“declaration of independence”（獨立宣言）為檢索詞，在NARA提供的幾個檢索系統(tǒng)進行了檢索，主要目的為對比檢索記錄的數量。在不加任何其他限定的情況下，其檢索結果統(tǒng)計表格如表1：

按照常理，各個系統(tǒng)之間的數據可以重合，但全站檢索或OPA一站式聯機檢索的記錄應該最多。但結果顯示，AAD的檢索記錄（2095）大于首頁的檢索記錄（1406），遠大于OPA（125）。這說明首頁的檢索框并非全站檢索，且一些系統(tǒng)數據庫包含站外信息。

事實上，在隨機選取瀏覽了以上幾種不同檢索方式的檢索結構后，筆者發(fā)現利用首頁檢索框檢索出的結果，大部分是檔案原件的掃描件或電子版，均可提供檔案的原文進行閱讀、甚至下載；而在ARC和ADD中，只有檔案文件的著錄信息，雖然有提供檔案拷貝（Archived Copies）和數字拷貝（Digital Copies）的欄目，但需要聯系檔案館，才能獲取。此外，OPA的檢索提供的是針對檢索式的一個集成的索引，也就是在OPA的每一個檢索結果下，包含與檢索式內容相關的多個鏈接。

（2）高級檢索（Advanced Search）

ARC對內容進行了四項分類，分別為：“Archival Descriptions”、“Digital Copies”、“People”、“Organizations”。高級檢索提供了多種篩選結果的方法，包括對檢索詞的限定、僅搜索標題等。對于專業(yè)檔案工作者來說，還可以在“by description identifier”一欄填寫檔案標示符，進行更精準的查找。例如限制結果數量、檔案材料的種類（圖紙、手工制品、數據文件、地圖或圖表、動影像、照片和圖像材料、聲音檔案、文本檔案、網頁）、檔案的館藏地點、檔案的描述等級（全宗群、全宗、案卷、卷、件）、檔案的數據范圍（時間范圍、描述時間更新范圍）等。目前ARC支持布爾邏輯檢索、運用引號進行詞組的精確檢索和截詞檢索。

綜上所述，NARA的ARC檢索方法與之前學過的網絡學術期刊數據庫類似，對于有過信息檢索基礎的人來說，比較簡單。即使沒有任何檢索知識和經驗，可以在短時間內掌握。并且，從ARC的檢索實驗結果來看，其檢索的效果是比較有效的。

3.2.3 多媒體檢索

多媒體存儲與檢索技術是指將文本、數值、圖形、圖像、聲音等多種類型的檔案信息進行綜合處理的技術。由于沒有找到直接提交圖像、聲音、視頻進行查找的功能，筆者按照目錄和全文的思路對NARA的多媒體資源進行了探索。

（1）目錄檢索中的媒體資源分類

NARA在目錄的一些分類里有各種媒體資源，例如，在首頁下方的目錄索引的“I want to”目錄下，有“View online exhibits”這一項，其中NARA提供了大量的精選展品，有豐富的照片、原件復印件、flash等資源。

（2）通過簡單檢索直接查找媒體資源

在首頁的搜索欄中輸入“video”，檢索結果有2067條，隨機選擇其中幾條進行觀察，發(fā)現站內的視頻文件是通過外連到Youtube進行提供的。

（3）對媒體資源進行精確查找

通過對General Type限定，檢索特定媒體類型的檔案，如影像、聲像、圖像等。

3.3 檢索服務

（1）NARA的檢索指南包括基本使用方法和常見問題，基本可以解決初次使用NARA的用戶的問題。

（2）RSS定制服務。RSS定制服務是針對NARA的新聞、更新資源、和活動信息的定制服務。雖然跟檢索不直接相關，但對于用戶隨時了解NARA動向十分方便。

（3）Shop Online 在線商店。用戶可以通過在線商店訂購NARA的出版物。

（4）標記與分享。在首頁右上角，用戶可以通過Bookmark & Share，選擇不同的社交網絡、郵件、博客等方式將感興趣的內容與別人分享。

可以看出，NARA的十分重視用戶體驗，也可以感受到NARA是為了服務用戶來進行網站設計的。各種功能與當下流行的網絡工具聯系緊密，讓用戶感覺十分親切、實用、想用?？傮w上來說，使用NARA的體驗是非常良好的。

4 浙江檔案網

4.1 數據庫的類型

（1）目錄數據庫

浙江省檔案網提供的革命歷史檔案、民國檔案、建國后檔案、館藏資料均為目錄數據庫，檢索出的檔案只有目錄，沒有提供原文。在館藏資料中有些檔案可以付費下載。

（2）事實數據庫

專題數據庫應屬于事實數據庫，其內容是對人名的檢索。

（3）全文數據庫

現行文件數據庫是全文數據庫，可以進行全文檢索。

4.2 檢索途徑

浙江檔案館也支持分類檢索和全文檢索，同樣也提供了多種檢索途徑。

4.2.1 分類檢索

浙江省檔案館提供了四種分類：檔案檢索、視頻點播、圖片資料、網上資源。其中“檔案檢索”是一個全站檢索，除了包含視頻點播、圖片資料、網上資源、專題數據庫外，主要包括革命歷史檔案目錄、民國檔案目錄、建國后檔案目錄、館藏資料目錄等?！耙曨l點播”是浙江新聞的視頻數據庫，可以進行關鍵詞檢索，可以在線觀看?！皥D片資料”是英士大學和之江大學這兩所建國前的浙江省著名大學的圖片資料，內容豐富，可以進行檢索，瀏覽免費，下載需要付費。“網上資源”則是外部數據庫的鏈接。

4.2.2 全文檢索與多媒體檢索

（1）簡單檢索

在首頁的簡單檢索框中，可以按照分類欄目進行檢索，其分類包括：站內檢索、政務公開、動態(tài)信息、公告、館藏資源、現行文件、視頻資料、招聘資料、珍品波蘭、檔案查閱、查檔服務、熱點宣傳、檔案公布、網上展廳等。在“建國后檔案文件級”全文檢索項中輸入“城市規(guī)劃”進行檢索，但由于網絡問題，經多次試驗無法顯示檢索結果。

（2）高級檢索

在“全文”下拉菜單中選擇“高級”，彈出對話框，可以對文件的“題名”、“責任者”、“文件時間”、“開放控制符”進行限定來進行高級檢索，以精確檢索結果。

4.3 檢索服務。

浙江檔案網為用戶提供會員服務。在注冊成為浙江省檔案網的會員后，可以在“用戶面板”進行個用戶操作管理。用戶可以再“我要提問”欄目下對專家進行在線提問。在“個人賬戶管理中”，用戶可以通過支付寶對賬戶進行充值，并可以直接對需要付費查閱的檔案進行訂購。

5 美國國家檔案網與浙江省檔案網的對比

本文主要從分類目錄、檢索入口、網頁設計、易用性、檢索服務等5個方面對美國國家檔案網和浙江省檔案網進行了對比。

（1）分類目錄

NARA和浙江檔案網均提供分類檢索和全文檢索。除了運用分類檢索和全文檢索中的基本途徑外，NARA還提供的各種專用索引來檢索。例如NARA提供了種類豐富的Subject Index，以個人興趣為出發(fā)點的各種活動索引，以及站外鏈接。通過此類途徑也可以達到一定的檢索目的。此外，NARA沒有提供多媒體檢索，即不能直接提交聲頻、圖像或視頻進行檢索。不過目錄檢索和全文檢索在一定程度上可以實現多媒體資源檢索的功能。

兩個檔案館的館藏具有各自的特點導致兩者在分類目錄上有所不同。筆者認為，NARA將簡單、易用的分類放在網站比較醒目的地方，將將盡的分類放在鏈接中；浙江省檔案網的分類也采用了這種形式，但總體上來說邏輯層次沒有NARA清晰，對于專門的檔案人員比較實用，對于普通用戶來說，使用可能需要探索很久。

（2）檢索入口

兩個網站都有各自特色的數據庫，都有簡單檢索和高級檢索。NARA的高級檢索非常專業(yè)，與學術期刊數據庫類似；相比之下，浙江省檔案網的高級檢索顯得過簡單了。從檢索效果上看，NARA也要好于浙江省檔案網。

（3）網頁設計

NARA以白、深藍、綠為主要色調，整體的風格顯得專業(yè)、清新；浙江省檔案館以棕色、淺牛皮色為主色調，整體風格顯得古樸、嚴肅，我國大部分檔案網站均是此風格。

從網頁設計的風格也可以看出美國和我國對待檔案工作的態(tài)度。美國更為開放，我國稍顯保守。筆者認為，檔案的最終目的是服務社會、服務公民，在現在這個信息社會，網絡給檔案提供了一個很好的平臺。因此檔案網站從設計上進行轉變，變得更“親民”、更有趣，或許是我們檔案工作者現在應該認真思考的。

（4）易用性

基本上，NARA的所有檢索都是以最簡潔的“簡單檢索”為入口，點擊“簡單檢索”上的鏈接，可以進入專業(yè)檢索。在高級檢索的頁面，可以很方便的找到Help和Search Tips等幫助指南。特別注意到的是，NARA根據訪問用戶的IP地址自動做的調整。在檢索結果的頁面，部分重要的提示自動翻譯成了中文。

浙江檔案網同樣設置了簡單檢索到專業(yè)檢索以滿足不同檢索水平用戶的需求。但是注冊會員制度給使用制造了一定的門檻，并且部分資源僅有目錄，沒有內容。

（5）檢索服務

NARA對用戶體驗的重視、對服務的重視，是值得我們學習的地方。只要轉變了思維方式，在建設檔案網站時，不僅關注館藏的編排，更要關注如何以簡單、專業(yè)、有趣的方式向公眾提供檢索利用，這樣才能將檔案的價值發(fā)揮到最大。

【參考文獻】

[1]王岑曦，吳建華.基于用戶體驗的檔案網站檢索平臺評價指標體系研究[J].浙江檔案，2014（7）：8-11.

[2]鍋艷玲，段愛峰.完善我國檔案網站檢索功能之研究[J].浙江檔案，2012（4）：14-16.

[3]張瑩.面向公眾的國內檔案網站檢索服務體系構建研究[D].山東大學，2012：9.

[4]楊光羲.檔案網站檢索服務研究[J].黑龍江檔案，2011（2）：54.

[5]丁立新，祝鑫一.信息構建對檔案網站檢索系統(tǒng)建設的啟示[J].蘭臺世界，2011（24）：47.

[6]謝明生.關于我國檔案網站檢索查詢功能的調查分析[J].法制與社會，2009，1（中）：273.

注釋：

①張瑩.面向公眾的國內檔案網站檢索服務體系構建研究[D].山東大學，2012：9.

②張瑩.面向公眾的國內檔案網站檢索服務體系構建研究[D].山東大學，2012：9.

③謝明生.關于我國檔案網站檢索查詢功能的調查分析[J].法制與社會，2009，1（中）：273.

④楊光羲.檔案網站檢索服務研究[J].黑龍江檔案，2011（2）：54.

⑤丁立新，祝鑫一.信息構建對檔案網站檢索系統(tǒng)建設的啟示[J].蘭臺世界，2011（24）：47.

⑥鍋艷玲，段愛峰.完善我國檔案網站檢索功能之研究[J].浙江檔案，2012（4）：14-16.

⑦邊瑩.美國國家檔案館網站的特色[J].中國檔案，2007（4）：57-58.

⑧肖秋會.檔案信息檢索[M].武漢：武漢大學出版社，2011：178.

[責任編輯：楊玉潔]