淺談?wù)袠藱n案管理的規(guī)范化

【摘要】隨著社會的不斷發(fā)展，各項工作對檔案管理工作的要求越來越多，特別是招標活動中，對檔案管理的工作要求會更加嚴格，因為很多招標活動涉及到的都是國家和社會的切身利益，所以做好檔案管理工作有著重要的意義。筆者通過對檔案管理在招標活動中的重要性進行分析，提出加強檔案管理規(guī)范化的幾點對策，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】招標；檔案管理；規(guī)范化

招標過程中的檔案管理工作，對于規(guī)范招標秩序起著重要的作用，所以在進行檔案管理的過程中必須要以實際的工作作為出發(fā)點，通過規(guī)范化、科學(xué)化、標準化的檔案管理工作，更好地促進招標工作的有序進行，維護社會和國家的切身利益，所以要想更好地發(fā)揮檔案管理工作在招標活動中的作用，就要對檔案管理的重要性進行了解。

1、檔案管理在招標活動中的重要性

1.1記錄真實的招標活動。招標顯而易見是通過公平正當(dāng)?shù)男问絹頎幦≈袠说臋C會，很多社會性質(zhì)的招標活動與國家、社會、人民的利益息息相關(guān)，要想保證招標活動安全、有序的進行，必須要通過檔案管理工作來進行規(guī)范，它可以實現(xiàn)對招標全過程的真實記載，避免了一些不正當(dāng)現(xiàn)象的發(fā)生。

1.2規(guī)避招標風(fēng)險、明確法律責(zé)任。招標活動需要在一種公平的環(huán)境下進行，所以招標單位的組織、實力、信譽等都有著嚴格的要求，而且評標過程是需要嚴格保密的，安全有效的招標活動不僅可以給企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟利益，也可以更好地為社會的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。而檔案工作的有效進行正是實現(xiàn)這一發(fā)展要求的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，其可以規(guī)范招標的環(huán)境，更好地規(guī)避風(fēng)險，并對于維護社會的利益和企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益有著重要的作用。

1.3強化內(nèi)部管理提高招標質(zhì)量。招標過程中的檔案管理工作是有著明確的目標的，其主要是對整個招標過程進行管理，包括一些檔案資料的整理歸檔，以及使用過程中是否符合相應(yīng)的操作規(guī)范等，而且招標過程中的檔案管理工作還具有另一個特點，就是服務(wù)性，這一特點主要體現(xiàn)在檔案的利用過程中，在招標過程中很多機構(gòu)為了招標過程更加規(guī)范，紛紛引進質(zhì)量認證體系，這對于提高檔案管理工作的規(guī)范性和安全性有著重要的幫助。

2、檔案管理規(guī)范化的對策

2.1加大宣傳力度。要想保證檔案管理工作安全有效的落實，首先招標的機構(gòu)要加強對一些檔案法的宣傳力度，通過在機構(gòu)內(nèi)部組織宣傳活動，來提高內(nèi)部人員對檔案法的重視程度，從法律的層面上做出保證，使得員工可以自覺遵守檔案法的規(guī)定要求，為提高規(guī)范化的檔案管理創(chuàng)造一個優(yōu)良的工作氛圍。

2.2提高工作人員的素質(zhì)。招標檔案管理工作都是由招標代理機構(gòu)來完成的，而招標代理又是一個服務(wù)型的行業(yè)，要更好地規(guī)范檔案管理工作，與機構(gòu)內(nèi)部的組成人員有著密切的關(guān)系，所以必須要通過提高工作人員的素質(zhì)來提升檔案管理的水平，要通過組織相應(yīng)的學(xué)習(xí)活動來增加其自身的職業(yè)素質(zhì)和思想道德水平，以及一些相關(guān)專業(yè)的知識，使其在工作過程中可以更加靈活的運用，通過自身素質(zhì)的提高，和奉獻精神的加強可以更好地完成招標檔案管理的工作。

2.3建立健全檔案管理的工作制度。檔案管理工作的有效進行，離不開相關(guān)制度的支持，所以招標機構(gòu)要根據(jù)實際的工作情況，以及國家的法律要求，來制定相應(yīng)的工作制度，一方面是為了規(guī)范工作人員的行為，另一方面也是保證檔案管理工作的有效落實，使得對檔案的整理、歸檔有依據(jù)可循，作為招標機構(gòu)而言，也要把檔案管理工作的內(nèi)容加入到考核的內(nèi)容中，使得檔案管理的工作更加系統(tǒng)規(guī)范。

2.4加強檔案管理工作的保密性。招標檔案管理工作對于保密性的要求十分嚴格，在招標的過程中會涉及到一些企事業(yè)單位的商業(yè)機密，以及企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)等，這些內(nèi)容招標檔案管理機構(gòu)必須要予以保密，在檔案整理的過程中要嚴格按照規(guī)定進行，特別是一些涉及到國家和社會利益的檔案時，必須要提請相關(guān)部門進行監(jiān)督完成，在檔案整理完畢歸檔后，要采取嚴格的保密措施進行管理，以免一些不法人員進入后對檔案進行盜取，近而產(chǎn)生嚴重的經(jīng)濟損失，如果經(jīng)過相關(guān)部門同意需要查閱檔案時，要做好相應(yīng)的登記手續(xù)，在使用完畢后要當(dāng)場進行清查，以免時候發(fā)生機密泄露甚至材料丟失的現(xiàn)象。

2.5加強招標檔案工作的信息化管理。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，給檔案管理工作帶來極大的便利，招標檔案管理機構(gòu)要加強與信息技術(shù)企業(yè)的合作，很多技術(shù)企業(yè)可以根據(jù)實際的工作情況，量身定制一些管理系統(tǒng)，招標檔案管理機構(gòu)可以與其進行合作，通過電子技術(shù)系統(tǒng)的建立，來更好地規(guī)范檔案管理工作。通過計算機及網(wǎng)絡(luò)進行招標檔案信息化管理，己成為當(dāng)今招標檔案管理的趨向，為招標檔案信息化管理提出了更高的要求：首先，要對原有的招標檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?。以往日積月累的招標檔案，必然形成了大量的文字、數(shù)據(jù)、圖像等資料，這就要充分利用現(xiàn)有的計算機檔案管理系統(tǒng)，逐步把原有的招標檔案資料輸入計算機，使所有檔案成為電子檔案為日后實行標準化管理打下良好基礎(chǔ)。其次，在網(wǎng)上進行的招標活動中形成的電子信息，檔案管理人員也要善于把這些電子信息進行有效的鑒定、分類歸檔，輸入電子檔案目錄。最后，檔案管理人員在做好電子資料整理的基礎(chǔ)上，還要與電子資料對應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)進行有效聯(lián)接，實現(xiàn)目錄信息和全文信息的有效管理。同時可通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把項目立項批復(fù)材料、項目招標材料、項目開標材料、項目評審材料、項目的中標材料、項目采購階段的材料、項目工作總結(jié)等實時信息，通過內(nèi)部網(wǎng)進行傳送，供招標工作人員和領(lǐng)導(dǎo)隨時查詢。還可利用檔案管理系統(tǒng)進行信息查閱對歷史檔案資料、對現(xiàn)有檔案進行快速、準確地查找提高檔案工作效率為項目單位和全社會服務(wù)。

3、總結(jié)

社會的不斷發(fā)展，對檔案管理工作的要求不斷提高，特別是在招標活動中，很多都是涉及到國家和社會的利益，對于規(guī)范性和安全性的要求就很高，所以為了更好地提高檔案管理的規(guī)范化水平，就要不斷提高對招標檔案管理工作重要性的認識，更好地促進檔案管理工作規(guī)范化進行。

參考文獻

[1]李雙.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].現(xiàn)代國企研究，2015（14）.

作者簡介

安琪，女，1983年生，現(xiàn)就職于哈爾濱工業(yè)大學(xué)檔案館。