檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析

張曄

【摘要】檔案記憶觀是檔案管理工作中新型的研究角度，企業(yè)檔案就是企業(yè)組織記憶的根本所在，在收集檔案的時(shí)候，要從多個(gè)角度進(jìn)行收集，并有科學(xué)的鑒定引導(dǎo)，從而為檔案工作帶來(lái)較好的服務(wù)基礎(chǔ)，這項(xiàng)新的檔案記憶觀有幫助企業(yè)組織記憶的構(gòu)建以及傳承，讓企業(yè)檔案管理也更加方便。本文分析了企業(yè)檔案管理在檔案記憶觀視野下的工作內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；管理；檔案記憶觀

檔案記錄不光是一個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的具體表現(xiàn)，也具有記憶社會(huì)經(jīng)歷的功能，檔案是一種社會(huì)記憶形態(tài)，但它也對(duì)社會(huì)記憶基礎(chǔ)和相關(guān)措施進(jìn)行控制。人們對(duì)檔案都是比較重視的，主要就是檔案在社會(huì)活動(dòng)中所具有的記錄功能，各個(gè)企業(yè)也在檔案管理中將記憶觀念引入進(jìn)來(lái)，這樣對(duì)所有的工作都進(jìn)有所記錄，讓員工能認(rèn)真履行工作職責(zé)，尤其是檔案工作人員，在面對(duì)檔案管理工作中，重點(diǎn)的工作內(nèi)容還是社會(huì)記憶和集體記憶。

一、檔案記憶觀的屬性

對(duì)于檔案記憶觀來(lái)說(shuō)，它是在檔案基本屬性以及社會(huì)記憶屬性這兩個(gè)本質(zhì)性認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)上形成的，檔案界對(duì)其有著較高的重視度。它的根本出發(fā)點(diǎn)就是社會(huì)記憶理論，檔案記憶研究的主要就是社會(huì)記憶性能還有社會(huì)記憶體制，并從控制和傳承的角度對(duì)其進(jìn)行分析，主要的目的就是讓企業(yè)的工作人員在工作中能發(fā)揮出積極的作用，這一點(diǎn)是從保護(hù)社會(huì)記憶以及創(chuàng)建社會(huì)記憶角度來(lái)進(jìn)行的，從而全面創(chuàng)建社會(huì)記憶。首先，檔案得到了社會(huì)記憶這一角度的認(rèn)可和肯定的，檔案的價(jià)值還有意義也都從國(guó)家記憶角度和社會(huì)記憶角度得到了認(rèn)可。 其次，檔案所具有的作用是社會(huì)構(gòu)件以及社會(huì)記憶這一角度得到很肯定的，檔案價(jià)值以及檔案的使命也在社會(huì)發(fā)展和變化中得到實(shí)現(xiàn)。最后，檔案記憶保護(hù)以及保存依據(jù)也得到了相關(guān)記憶工程的支撐和保護(hù)。根據(jù)檔案記憶觀的有關(guān)理論，檔案館的意義除了具備文件庫(kù)的作用之外，還兼具知識(shí)庫(kù)和記憶庫(kù)的作用。有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)記憶的保存必須從企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程必須能夠從其檔案館中得到體現(xiàn)，是企業(yè)的整個(gè)發(fā)展歷史能夠?yàn)楹笕怂A(yù)覽和學(xué)習(xí)了解。

二、在檔案記憶觀視野下企業(yè)檔案的服務(wù)管理

企業(yè)經(jīng)過(guò)生產(chǎn)、研發(fā)、管理和經(jīng)營(yíng)等各種活動(dòng)，將就價(jià)值的信息保存下來(lái)并記錄就是企業(yè)檔案，對(duì)企業(yè)創(chuàng)建、傳承、塑造和維護(hù)企業(yè)組織具有重要的作用。

1、企業(yè)檔案要將現(xiàn)階段企業(yè)的活動(dòng)脈絡(luò)給把握住。企業(yè)是不斷發(fā)展的，其研發(fā)和生產(chǎn)，還有經(jīng)營(yíng)和管理等相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)在每個(gè)階段都是有所改變的，企業(yè)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟就要將企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行完善，然后轉(zhuǎn)變管理理念，最后再對(duì)經(jīng)營(yíng)方向進(jìn)行調(diào)整。而企業(yè)檔案的收集工作主要就是選取目前企業(yè)活動(dòng)的相關(guān)資料，通俗地說(shuō)的，檔案收集工作關(guān)鍵就是企業(yè)在不同階段所從事的活動(dòng)資料。在企業(yè)檔案管理工作中工作規(guī)范是很重要的，相應(yīng)的也要有足夠的時(shí)間去進(jìn)行管理，而檔案收集工作中，最主要的還是企業(yè)活動(dòng)經(jīng)絡(luò)情況，這對(duì)構(gòu)建組織記憶來(lái)說(shuō)是很重要的。

2、企業(yè)檔案記憶的完整性要有所保證。首先，檔案標(biāo)準(zhǔn)要制定的足夠完善，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，所有的工作人員都要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并分配檔案管理責(zé)任人，明確每一個(gè)檔案人員的工作職責(zé)，這樣有利于完善管理意義。企業(yè)在指定檔案管理規(guī)章體系的同時(shí)，還要考慮到企業(yè)檔案工作開展的實(shí)際情況，依據(jù)相關(guān)的檔案管理要求對(duì)檔案進(jìn)行收集和管理，從而形成有利用價(jià)值的檔案，對(duì)建立完善的檔案歸檔規(guī)定，明確檔案歸檔時(shí)間范圍、文件的保存時(shí)間還有接收和發(fā)放保密文件等相關(guān)工作。同時(shí)，還要做好檔案鑒定工作，在研究鑒定工作的時(shí)候，要注意和相關(guān)部門的配合，讓所有工作人員都能重視檔案記憶管理觀念，從而完善檔案管理的制度，這是最關(guān)鍵的。其次，收集和管理數(shù)字檔案，企業(yè)在數(shù)字信息領(lǐng)域上的建設(shè)程度直接影響著檔案資源記憶的完整性。當(dāng)前的社會(huì)已經(jīng)是經(jīng)濟(jì)一體化發(fā)展，且網(wǎng)絡(luò)信息的技術(shù)在快速進(jìn)步的時(shí)代，企業(yè)要想更好地發(fā)展，就要走向信息化管理，從而讓企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力有所提升。而且信息化技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)了檔案管理領(lǐng)域，企業(yè)也應(yīng)該認(rèn)清這一發(fā)展趨勢(shì)，去完善企業(yè)的信息化建設(shè)，在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中有效利用信息技術(shù)，而在檔案管理中，利用信息技術(shù)能讓檔案信息有著較高的保存價(jià)值。要想讓企業(yè)組織記憶有較高的完整性，讓要有效利用信息技術(shù)去收集每一個(gè)類型的文檔信息，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的管理。

3、企業(yè)檔案應(yīng)不斷豐富檔案的利用服務(wù)。人類對(duì)身份的認(rèn)同以記憶為基礎(chǔ)，企業(yè)內(nèi)部員工被認(rèn)同的關(guān)鍵在于企業(yè)組織記憶。而這對(duì)員工的歸屬感和自豪感具有重要的意義，對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有積極意義。而員工通過(guò)傳承和激活組織記憶等來(lái)認(rèn)同企業(yè)。著名學(xué)者保羅·康納頓指出，原始的外來(lái)資料幫助人類恢復(fù)記憶，這其中檔案的價(jià)值尤其重要，集體記憶中需要追溯和保存的主要內(nèi)容與檔案中記錄的社群、民族和個(gè)體等有極大的關(guān)聯(lián)性。由此可見，檔案對(duì)集體記憶其中間性作用，對(duì)記憶具有激活的作用，但是，釋放記憶功能單靠檔案館中被動(dòng)存放的資料是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，只有充分的利用檔案才能使其價(jià)值得到發(fā)揮，對(duì)企業(yè)的組織記憶才能進(jìn)行有效的激活。

利用是管理檔案的中級(jí)目的，檔案是為廣大人民提供服務(wù)，國(guó)家檔案局在建設(shè)“三個(gè)體系”的方案中對(duì)此也有設(shè)略。企業(yè)檔案在具體的工作中有許多種利用方式，其中發(fā)揮價(jià)值最為明顯的就是其情報(bào)價(jià)值與憑證價(jià)值。在傳承和激活企業(yè)組織記憶的過(guò)程中，有關(guān)工作人員必須更加系統(tǒng)、深入的整合檔案資源，以生動(dòng)形象、易于接受的方式，主動(dòng)將組織記憶呈現(xiàn)給企業(yè)員工，在潛移默化中實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織記憶的激活與傳承。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，在現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作中，需要記錄和積累企業(yè)發(fā)展歷程里產(chǎn)生的所有檔案，這些檔案是組織的記憶，是企業(yè)發(fā)展的歷史見證，也是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要參考依據(jù)。因此，在實(shí)際的管理中，企業(yè)一定要積極引進(jìn)新的檔案管理理念，發(fā)揮檔案記憶的作用，落實(shí)檔案管理的各項(xiàng)價(jià)值和作用，使檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)的持續(xù)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。

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