立足公眾檔案需求的檔案事業(yè)發(fā)展路徑研究

改革開放以來，我國檔案事業(yè)發(fā)展取得了前所未有的進步，但檔案事業(yè)的前進動力仍然局限于行業(yè)內部的單邊推進，社會公眾還遠沒有表現(xiàn)出應有的檔案自覺和熱情。檔案事業(yè)作為輻射面寬廣的社會事業(yè)，要想展示其勃勃生機并得以持續(xù)發(fā)展，認識并激發(fā)其原動力已成為當務之急。原動力即動力的來源或起始力，檔案事業(yè)的發(fā)展依賴其原動力的強化。

1 公眾檔案需求是檔案事業(yè)發(fā)展的原動力

公眾檔案需求是檔案事業(yè)發(fā)展的原動力，這一點可以從兩個維度進行分析。首先，在市場經(jīng)濟背景下，消費者取向成為行業(yè)競爭的關鍵所在。公眾檔案需求是指公眾對檔案信息和檔案服務的需求，是人們在從事各項實踐活動的過程中，為解決所遇到問題而產生的對檔案信息和檔案服務的不足感和求足感[1]。公眾檔案需求的表達和實現(xiàn)證實了檔案事業(yè)的意義和價值，公眾檔案需求能從根本上推動檔案事業(yè)的發(fā)展，成為檔案事業(yè)不可或缺的原動力。其次，將公眾檔案需求視為原動力還基于對檔案事業(yè)發(fā)展中“公共關系”概念的把握。在檔案事業(yè)發(fā)展的諸多要素中，檔案資源和檔案人自身狀態(tài)的重要性不言而喻。檔案事業(yè)的公共服務特性決定了檔案事業(yè)價值目標與公眾需求的耦合度，事業(yè)發(fā)展運動過程也呈現(xiàn)為一種公共關系的構建和實現(xiàn)。

原動力與其他動力要素的區(qū)別在于其最具活力與張力，它是發(fā)展過程中由內而外的具有方向性的力的作用，也是最為持續(xù)有效的核心力量。公眾檔案需求同樣內含原動力獨具的活力和張力特征，它能夠成為推動檔案事業(yè)發(fā)展的核心力量。一方面，公眾檔案需求在形式上以要求、愿望或欲望等主觀形態(tài)存在，在內容上都以制約它的客觀因素及其規(guī)律性為前提[2]，因此被主觀思想與客觀環(huán)境的改變所賦予的動態(tài)性是其最具活力的重要原因。另一方面，公眾檔案需求以其潛在性而具有相當大的探索、激發(fā)和發(fā)展的可能性，這種潛在能量在提升公眾對檔案事業(yè)的熱情度、推動檔案資源建設、提高檔案服務質量等方面顯示出巨大的張力。因此，公眾檔案需求所體現(xiàn)出的原動力特性賦予了其在檔案事業(yè)動力體系中的特殊地位。

2 公眾檔案需求對檔案事業(yè)發(fā)展的驅動作用

2.1 公眾檔案需求是檔案價值的外化力

從“檔案雙元價值觀”的角度看，檔案是作為行為方式的工具價值和作為記錄或文獻歸屬實體的信息價值的結合體[3]，檔案價值是一種客觀存在，但更是一種關系范疇，需要借助釋放公眾需求得以實現(xiàn)。從力的性質來看，力有大小，也有方向，檔案價值是最為內在的和本質的動力，但這個力的方向并不明確，只有公眾需求得到外化時，這個力才能被賦予明確的方向性?？梢姡姍n案需求作為實現(xiàn)檔案價值的動力，雖然處于檔案事業(yè)的外部，卻可以通過激活內核力量而實現(xiàn)價值外化[4]，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的有效驅動。

2.2 公眾檔案需求是檔案事業(yè)內部建設的引導力

檔案事業(yè)的內部建設主要包括檔案資源體系建設、檔案利用體系建設、檔案安全體系建設以及檔案管理者職業(yè)素養(yǎng)的提升。為體現(xiàn)檔案信息存量與公眾需求之間的耦合，檔案部門會依據(jù)公眾需求開展科學的資源增量建設，通過構建多樣性的檔案資源體系，體現(xiàn)公眾多樣化的檔案信息需求；通過構建信息化平臺、提供便捷的查閱利用方式，滿足當前公眾的檔案利用需求。隨著公眾對檔案信息服務的期望值提高，檔案管理者需要增強對現(xiàn)存檔案資源的熟悉程度和對增量檔案資源的建設熱情，需要加深對檔案資源的公共性與開放利用的認同，還需要創(chuàng)新檔案服務模式、自覺進行專業(yè)學習。因此加強檔案資源建設、提高檔案工作者的素質，都是以公眾需求為導向的內部建設過程。

2.3 公眾檔案需求是檔案事業(yè)外部環(huán)境的改善力

檔案事業(yè)發(fā)展的外部環(huán)境，取決于圍繞檔案形成的文化生態(tài)和社會氛圍。具體而言，檔案事業(yè)的外部環(huán)境主要有檔案資源與工作技術手段、檔案法規(guī)制度和公眾檔案意識，其中公眾檔案意識既包括源于文化心理、文化認同的公眾檔案價值觀，也包括公眾在查閱利用檔案、參與檔案館組織的活動、通過媒體了解檔案與檔案部門的過程中形成的公眾檔案印象，這種檔案印象會深刻地影響到社會的檔案自覺和檔案熱情；在資源與技術層面，檔案資源的持續(xù)有序增加和公眾對多樣化信息平臺的需求，促進了檔案信息化技術的不斷演進，催生了完全區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案服務工作作環(huán)境和服務樣式；面向公眾服務的資源組織和共享措施，推動了檔案信息網(wǎng)絡的構建和技術標準的完善。此外，公眾對政務真相和過程回溯的知情需求，促使檔案機構由傳統(tǒng)的面向政府的工作模式向面向社會的工作模式轉換，這促使了《政府信息公開條例》得以頒布，還使得檔案管理作為重要的記憶構建與維系方式在更廣泛的領域內得以拓展。因而公眾需求是檔案事業(yè)外部環(huán)境改善的源起和歸宿。

3 公眾檔案需求的現(xiàn)狀及原因分析

盡管檔案事業(yè)在社會事務中的作用和意義日益彰顯，但目前公眾對檔案信息乃至檔案事業(yè)的需求表現(xiàn)仍然是淡薄、消極和低迷的。

第一，檔案信息自身的滯后性、潛伏性等是制約公眾需求生發(fā)的首要因素。檔案不具備文件的現(xiàn)行價值，在解密開放之后其信息價值才有可能得以實現(xiàn)；檔案因密級和開放年限等原因，往往導致用戶范圍受到局限、利用環(huán)境出現(xiàn)時差的情況發(fā)生。

第二，檔案資源結構不符合公眾需求是導致公眾態(tài)度淡漠的關鍵因素。相關調查顯示[5]，社會公眾對檔案內容的選擇，主要以與自己生活密切相關的、能解決實際求證問題的檔案為主，還包括能夠滿足求知欲和進行休閑娛樂的檔案。然而就目前檔案館館藏檔案情況來看，這些檔案并不“親民”，公眾對檔案自然不可能抱以熱情。

第三，檔案開放裹足不前是致使公眾檔案利用較為消極的重要因素?！皺n案開放裹足不前”包含兩層意思：第一，目前的《檔案法》對檔案開放利用的權責界定有待進一步明確，且檔案館不愿承擔開放檔案帶來的風險，因而檔案仍以“藏”為主；第二，檔案館在開展檔案鑒定工作中存在困難，大量有價值的歷史檔案的鑒定工作尚未完成，檔案開放利用自然無從談起。這嚴重影響了公眾利用檔案的熱情。

第四，公眾信息權意識薄弱導致檔案信息需求低迷。檔案信息權又稱檔案知情權、檔案獲取權，是指社會成員擁有自由平等地獲取、利用和傳遞檔案信息的權利，其權利意識包括權利認知意識和權利主張意識[6]。目前，公眾雖然擁有檔案信息利用權，但對權利的行使并無自覺，也就是信息權意識意識薄弱，這導致了公眾檔案信息需求低迷。

第五，公眾檔案信息利用經(jīng)歷缺少正反饋。由于年齡、地區(qū)和文化層次的差異，公眾個體的檔案利用能力各不相同，部分用戶難以判斷其所需信息的范圍及相關資源的分布情況，甚至不知道如何快速便捷地獲取信息[7]。而提供檔案利用服務作為功能性服務，檔案提供者的勞動是否有價值，完全取決于利用者的需求是否能夠得到滿足[8]，但當前檔案利用程序的復雜性造成了檔案提供者，即檔案館工作人員即使付出了艱辛的勞動，公眾需求卻難以得到滿足的現(xiàn)象。

4 以公眾檔案需求強化檔案事業(yè)發(fā)展的路徑

計劃變革理論創(chuàng)始人庫爾特·盧因認為，組織的變革要經(jīng)歷原有組織平衡狀態(tài)被打破，即解凍，接著推行變革措施，出現(xiàn)新的狀態(tài)后要再加以凍結[9]，以維持變革穩(wěn)定性的過程。強化公眾檔案需求，無異于一場深刻的組織變革，同樣也可以由“解凍——激發(fā)、變革——響應、再凍結——穩(wěn)固”三個階段來實現(xiàn)（如圖1）。

圖1 公眾檔案需求強化檔案事業(yè)發(fā)展的路徑

4.1 解凍——激發(fā)公眾檔案需求

解凍需要激發(fā)足夠的變革迫切感，并減少變革中的阻礙，從而打破目前的狀態(tài)。激發(fā)公眾檔案需求，首先要喚醒公眾的隱性需求。

4.1.1 強化需求動機

變革的迫切感來源于強烈的動機，因為動機是激發(fā)人們進行活動的心理層次上的原因[10]，也是根本原因。對于綜合檔案館來說，應在檔案宣傳方面借助傳統(tǒng)媒體和新媒體，通過“6·9國際檔案日”和其他紀念日進行檔案公布與檔案開放，并揭示檔案與政治生活、社會活動及經(jīng)濟文化的關聯(lián)度，輔以相關活動，讓公眾了解檔案的形式特征與信息價值，拉近檔案與公眾的距離，從而增強公眾檔案需求。此外，綜合檔案館應加強家庭檔案建設，積極指導公眾建立家庭檔案并利用好家庭檔案，以有效提升公眾檔案需求。另外，機關、企事業(yè)單位可在其管理規(guī)章內納入檔案管理工作的相關要求，明確工作模式與方法、明晰工作職責，這樣可以有效拉動公眾檔案需求。

4.1.2 弱化需求障礙

變革的過程之所以艱難，是因為組織中還存有變革的制動力。在激發(fā)公眾檔案需求的過程中，只有弱化在信息公開、信息共享、利用途徑、需求主體知識水平等多方面的障礙，才能有效減弱激發(fā)公眾需求的制動力。我國需要充分借鑒發(fā)達國家信息無障礙立法的經(jīng)驗，制定符合我國國情的檔案信息無障礙利用法規(guī)[11]，以此加強檔案信息公開程度，強化公民的信息權；同時還要提升檔案資源的系統(tǒng)性、豐富性和親民度，進而完善與檔案信息資源建設相關的標準體系，真正促進檔案資源共享。此外，綜合檔案館應摒棄繁瑣的檔案利用程序，可通過電子身份認證等手段增強信檔案利用的便捷性，并建立適用于不同年齡層次、不同類型群體的檔案利用平臺，切實保障社會公眾，特別是弱勢群體的檔案信息利用權。

4.1.3 發(fā)揮小眾引力

在群體動力學的研究中，盧因發(fā)現(xiàn)團體規(guī)模的大小是決定其成員參與程度和人數(shù)的主要因素，群體規(guī)模越大，成員參與程度越高。同理，公眾對檔案顯性需求越多，越能激發(fā)隱性需求，因此發(fā)揮小眾引力尤為重要。從群體對個人的作用來看，集體能產生高度的無私和奉獻精神[12]，群體的從眾性也會淹沒個體的自私性，這樣能夠降低社會公眾對于新狀態(tài)的排斥、減少對舊狀態(tài)的依戀。當公眾需求的驅動力增強、制動力減弱時，社會公眾的隱性檔案需求就會進入相對活躍的“檔案興奮時期”。因此，只有通過小眾示范引發(fā)檔案需求效應不斷放大，公眾知檔、用檔和關心檔案事業(yè)才能蔚然成風。

4.2 變革——響應公眾檔案需求

變革是通過具體措施，使成員形成新的態(tài)度和行為的過程。當公眾對待檔案的態(tài)度從自發(fā)到自覺、從被激勵轉變?yōu)樽杂X時，響應公眾需求便水到渠成了。

社會生活的多元化使公眾對檔案信息的需求呈現(xiàn)多樣性，因而構建多元化的檔案資源體系是響應公眾需求的首要條件。綜合檔案館要加強檔案資源體系建設，并增強檔案資源與公眾生活的耦合度，此其一。其二，要注重開發(fā)特色檔案產品，依據(jù)檔案館所處區(qū)域的文化特色開發(fā)檔案產品，如，武漢市檔案館開發(fā)了關于武昌首義的檔案產品、蘇州市檔案館開發(fā)了與絲綢類知識相關的檔案產品，等等，都產生了較好影響，并形成了一定的公眾關注度。其三，充分利用新媒體優(yōu)勢開展檔案文化宣傳，如，檔案館可以開發(fā)APP宣傳檔案文化，更好地展示檔案的歷史感，并且使得檔案信息的傳播更為專業(yè)和個性化；也可以通過微信培育公眾對檔案休閑娛樂功能的需求。需要注意的是，實現(xiàn)變革的前提應當是檔案館將服務公眾作為工作的出發(fā)點和落腳點之一，檔案館開展檔案文化宣傳、多途徑提供檔案利用服務，這些工作都需要建立在對公眾的檔案責任和檔案關懷之上。

4.3 再凍結——穩(wěn)固公眾檔案需求

組織逐漸轉向新的狀態(tài)之后，需要通過“再凍結”將其穩(wěn)定在新的平衡狀態(tài)上。公眾檔案需求的穩(wěn)固可以從全面構建反饋機制，以及制定并完善檔案工作標準制度兩方面來實現(xiàn)。

首先，當公眾需求由隱性被激發(fā)為顯性并得到有效的需求響應之后，構建反饋機制顯得尤為重要，一方面可以通過對檔案信息利用狀況的數(shù)據(jù)進行分析，獲取有關檔案資源建設的參照系，并通過采集檔案用戶意見獲知需求響應效果或滿意度；另一方面可以建設交流平臺鼓勵公眾對檔案工作進行評論，由此獲得間接的公眾需求信息。此外公眾參與評論還能發(fā)揮一定的公眾監(jiān)督作用，有助于檔案館提升工作質量、提高工作效率。其次，隨著當前科學技術的發(fā)展，檔案的類型發(fā)生了變化，因而檔案管理工作的方式方法也發(fā)生了巨大變化。要制定符合時代發(fā)展要求的檔案工作標準制度，從而完善檔案資源體系結構，規(guī)范檔案事業(yè)的開展。

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