關(guān)于做好新形勢(shì)下節(jié)能減排檔案利用工作的思考

李偉旭

隨著國(guó)家對(duì)節(jié)能減排工作的重視程度不斷增強(qiáng)，節(jié)能減排檔案管理和利用作為節(jié)能減排工作的重要組成部分，也逐漸引起人們的重視。做好節(jié)能減排檔案利用工作，及時(shí)記錄推廣節(jié)能減排工作中的先進(jìn)技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)、做法及重要成果，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為企事業(yè)服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)，發(fā)揮節(jié)能檔案資料最大價(jià)值是檔案工作者一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、節(jié)能檔案資料利用工作中存在問(wèn)題

1.檔案利用意識(shí)淡薄，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

節(jié)能減排工作主要由各級(jí)發(fā)改、建設(shè)、機(jī)關(guān)事務(wù)管理等三個(gè)節(jié)能主管部門(mén)的節(jié)能科室負(fù)責(zé)，部分主管部門(mén)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)節(jié)能減排檔案管理工作不重視，檔案利用意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案管理部門(mén)并無(wú)節(jié)能減排檔案管理利用工作相關(guān)要求，沒(méi)必要將節(jié)能減排檔案管理和利用作為經(jīng)常性專(zhuān)項(xiàng)工作，檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)和分類(lèi)保管的事務(wù)性工作，只要不丟失、不泄密，可以應(yīng)付檢查就行，有的不能及時(shí)收集、整理、歸檔、交存。同時(shí)，投入經(jīng)費(fèi)不足，導(dǎo)致檔案管理長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，難以利用起來(lái)有效為節(jié)能減排工作提供高質(zhì)量的服務(wù)。

2.檔案管理分散，利用模式單一

各級(jí)發(fā)改部門(mén)負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)節(jié)能減排全面管理，各級(jí)建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)建筑節(jié)能，各級(jí)機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)公共機(jī)構(gòu)節(jié)能，三個(gè)部門(mén)各負(fù)一攤，節(jié)能檔案各自保管，三大部門(mén)之間缺乏節(jié)能檔案管理的溝通協(xié)作，目前未實(shí)現(xiàn)有效整合資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享及有效利用。檔案利用需要到各部門(mén)檔案室查詢(xún)、借閱、復(fù)印紙質(zhì)檔案或電話查詢(xún)相關(guān)信息，多數(shù)有潛在需求的利用者對(duì)三個(gè)部門(mén)的工作分工并不清楚，因此，節(jié)能檔案為利用者服務(wù)開(kāi)放面較窄，渠道不順暢，從而導(dǎo)致節(jié)能減排檔案未能充分發(fā)揮其服務(wù)作用，利用有限，與節(jié)能減排工作要求產(chǎn)生脫節(jié)現(xiàn)象。

3.流于被動(dòng)應(yīng)付，缺少調(diào)查研究

在節(jié)能檔案日常管理利用過(guò)程中，基本上是檔案人員墨守成規(guī)保存、管理檔案，工作觀念陳舊，停留在被動(dòng)提供服務(wù)的層面，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，缺少對(duì)檔案利用者的了解，不清楚檔案利用者的具體需求。因此，目前的狀態(tài)是節(jié)能檔案資料利用率不高，檔案管理人員和利用者之間存在著脫節(jié)的現(xiàn)象。

4.人員基礎(chǔ)薄弱，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高

節(jié)能檔案管理工作一般由兼職人員負(fù)責(zé)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作應(yīng)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)和管理技能。在檔案利用中，有些單位檔案管理人員只能按照檔案管理規(guī)范機(jī)械的提供檔案，對(duì)檔案內(nèi)容、價(jià)值了解的不夠。甚至有些單位節(jié)能檔案管理人員更替頻繁，檔案的分類(lèi)、查詢(xún)、文件檢索等基本功能都不能實(shí)現(xiàn)，更談不上專(zhuān)業(yè)的管理利用工作了。因此，現(xiàn)實(shí)問(wèn)題是有的檔案人員不具備給利用者當(dāng)好參謀，提供有意義建議的專(zhuān)業(yè)能力。

二、做好節(jié)能檔案利用工作的幾點(diǎn)建議

檔案工作的根本目的就是開(kāi)發(fā)檔案信息資源，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，檔案利用工作是達(dá)到這一目的的直接途徑，所以，檔案的利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，在整個(gè)檔案工作中占有極為重要的地位。做好節(jié)能檔案利用工作是帶動(dòng)整個(gè)節(jié)能檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵步驟，能夠促進(jìn)節(jié)能檔案工作由被動(dòng)變主動(dòng)，是節(jié)能檔案工作的中心任務(wù)。

1.提高認(rèn)識(shí)，集中管理，提供檔案工作基礎(chǔ)支持

為了扎實(shí)有效地推進(jìn)節(jié)能檔案利用工作，首先應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案工作意識(shí)。各級(jí)檔案部門(mén)要以培訓(xùn)、文件要求等方式使各級(jí)節(jié)能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和從事檔案工作的人員提高對(duì)節(jié)能檔案工作的重視程度，在思想上充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，熟悉掌握節(jié)能檔案管理利用的基本方法。其次，要集中管理節(jié)能檔案，各級(jí)檔案部門(mén)要積極與節(jié)能主管部門(mén)協(xié)調(diào)溝通，各級(jí)節(jié)能主管部門(mén)要主動(dòng)爭(zhēng)取檔案部門(mén)的技術(shù)支持，整合資源，統(tǒng)籌考慮，共同研究節(jié)能減排檔案管理利用工作。最后，要搞好基礎(chǔ)建設(shè)。有關(guān)部門(mén)要提供必要的技術(shù)和資金支持，將檔案管理、利用工作的配套設(shè)備落到實(shí)處。

2.建章立制，分類(lèi)側(cè)重，夯實(shí)利用基礎(chǔ)

各節(jié)能主管部門(mén)要參照檔案管理相關(guān)法規(guī)，建立本部門(mén)節(jié)能檔案管理制度，以制度規(guī)范節(jié)能檔案的管理，扎實(shí)做好定期、專(zhuān)項(xiàng)的節(jié)能檔案的收集、整理、歸檔工作，確保節(jié)能檔案歸檔的及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確、完整。針對(duì)節(jié)能檔案特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，主要有三大類(lèi)節(jié)能檔案。一是節(jié)能技術(shù)檔案。主要反應(yīng)節(jié)能減排的新產(chǎn)品、科研成果、先進(jìn)技術(shù)和成果轉(zhuǎn)化等方面的檔案。二是節(jié)能宣傳活動(dòng)資料。主要包括反映當(dāng)?shù)攸h委、政府、企事業(yè)單位開(kāi)展節(jié)能減排活動(dòng)的文件、照片、錄像等材料及各新聞媒體對(duì)節(jié)能工作、活動(dòng)的報(bào)道等。三是節(jié)能減排工作檔案。包括各級(jí)黨委、政府、企事業(yè)單位節(jié)能減排主要工作措施，取得成果，有關(guān)數(shù)據(jù)等。針對(duì)不同類(lèi)別節(jié)能檔案的利用特點(diǎn)，歸檔工作側(cè)重于不同方面：節(jié)能技術(shù)檔案，在紙制檔案齊全的基礎(chǔ)上，要側(cè)重于配套電子檔案和索引的建立完善，主要為便于網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)、面向全社會(huì)公開(kāi)；節(jié)能宣傳活動(dòng)資料檔案在收集、整理、歸檔的同時(shí)，要對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)編研，并按照工作需要及時(shí)迅速提供給相關(guān)媒體或刊物，服務(wù)于節(jié)能工作；節(jié)能工作檔案，在歸檔過(guò)程中要側(cè)重于檔案的真實(shí)性、全面性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映工作進(jìn)展情況，為上級(jí)檢查和領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力依據(jù)。做好檔案收集、整理、歸檔工作是利用好檔案的前提，只有規(guī)范檔案管理，建立充實(shí)完善的節(jié)能減排檔案資源，才能給檔案利用提供扎實(shí)的基礎(chǔ)。

3.創(chuàng)新機(jī)制，完善服務(wù)，拓展多種利用模式

檔案信息資源是一種潛在的有價(jià)值的信息，開(kāi)發(fā)及時(shí)、應(yīng)用得法，就會(huì)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，推動(dòng)節(jié)能減排發(fā)展，進(jìn)而也可以最大限度地發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。各級(jí)節(jié)能主管部門(mén)要根據(jù)節(jié)能減排工作特點(diǎn)，發(fā)揮節(jié)能檔案價(jià)值，建立健全檔案資源信息化體系和檔案人性化利用服務(wù)體系，積極開(kāi)展節(jié)能減排檔案利用工作，做到節(jié)能減排開(kāi)展到哪里，檔案信息就服務(wù)到哪里。一是創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，建立節(jié)能主管部門(mén)檔案協(xié)作機(jī)制。檔案管理部門(mén)定期召開(kāi)由各節(jié)能主管部門(mén)檔案人員參加的節(jié)能系統(tǒng)檔案協(xié)作會(huì)議，整合各部門(mén)節(jié)能檔案資源，對(duì)各部門(mén)節(jié)能檔案管理工作進(jìn)行自查及互查，為各節(jié)能主管部門(mén)互通有無(wú)、資源共享創(chuàng)建平臺(tái)。二是完善服務(wù)手段，定向提供節(jié)能檔案利用服務(wù)。各節(jié)能主管部門(mén)要結(jié)合節(jié)能工作涉及面廣、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、橫向溝通較多等特點(diǎn)，將節(jié)能技術(shù)檔案主要索引予以發(fā)布，定向?yàn)樗鑶挝惶峁┎樵?xún)服務(wù)。三是拓展利用渠道，實(shí)現(xiàn)節(jié)能檔案資源廣泛共享。利用現(xiàn)有辦公條件，加強(qiáng)節(jié)能檔案的信息化管理，便于檔案利用及資源共享。加大節(jié)能檔案網(wǎng)絡(luò)化遠(yuǎn)程利用力度，結(jié)合政府信息公開(kāi)工作，開(kāi)展節(jié)能信息遠(yuǎn)程查閱服務(wù)。

4.摸清需求，開(kāi)展編研，提升節(jié)能檔案利用價(jià)值

檔案編研是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要手段之一，是提供檔案服務(wù)的一種重要方式，也是檔案利用的便捷渠道。節(jié)能檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思維，搞好調(diào)查預(yù)測(cè)，摸清檔案利用者的需求，要了解檔案利用者需要解決些什么問(wèn)題、要利用哪些類(lèi)型的檔案信息、利用檔案的問(wèn)題點(diǎn)、時(shí)間點(diǎn)在哪。在此基礎(chǔ)上，將檔案中有參考利用價(jià)值的信息進(jìn)行分析、研究、匯集、編撰，積極開(kāi)展檔案編研工作，按照需求特點(diǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案人員要利用豐富的檔案信息資源，認(rèn)真選題，多方面開(kāi)展檔案編研工作，例如利用節(jié)能檔案做好大事記、年鑒、總結(jié)、節(jié)能減排設(shè)備登記、節(jié)能減排工作紀(jì)實(shí)、節(jié)能減排產(chǎn)品圖文集的編寫(xiě)、節(jié)能減排趨勢(shì)分析等，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的參考資料，為廣大利用者提供所需內(nèi)容，展示節(jié)能減排工作的發(fā)展歷程等。

5.結(jié)合實(shí)踐，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案從業(yè)人員綜合素質(zhì)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案工作對(duì)檔案人員要求很高，檔案人員的學(xué)習(xí)尤為重要。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照節(jié)能檔案管理相關(guān)規(guī)范，結(jié)合節(jié)能工作特點(diǎn)，對(duì)節(jié)能檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行示范性培訓(xùn)，提高節(jié)能檔案管理人員的實(shí)踐操作能力，將節(jié)能檔案人員納入檔案系統(tǒng)人員的統(tǒng)一管理，做到節(jié)能檔案管理人員持證上崗，參加年度檔案工作的評(píng)先評(píng)優(yōu)，調(diào)動(dòng)工作積極性。檔案人員不能僅僅局限在熟知本身崗位的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要掌握相關(guān)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域知識(shí)，做一個(gè)具備檔案管理水平和掌握專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)的綜合性管理人員。檔案人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)補(bǔ)充主要來(lái)源為三個(gè)方面：一是參加各類(lèi)檔案部門(mén)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，全面學(xué)習(xí)檔案工作規(guī)范，并把學(xué)到的知識(shí)運(yùn)用到檔案工作中；二是在實(shí)踐中摸索經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)自學(xué)，掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)；三是通過(guò)交流學(xué)習(xí)其它單位的管理經(jīng)驗(yàn)，從實(shí)際出發(fā)找出本單位需要改善的薄弱環(huán)節(jié)，不斷完善自身工作。針對(duì)檔案利用，檔案人員要學(xué)習(xí)掌握信息化技術(shù)，利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，搭建檔案利用平臺(tái)，為節(jié)能檔案利用者提供快捷優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，促進(jìn)節(jié)能減排工作發(fā)展。

中圖分類(lèi)號(hào)G273.5文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A

（作者單位：秦皇島市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局）